 |
Основные требования к документам.
|
|
|
|
Документы должны быть подготовлены до начала активной деятельности фирмы.
Бизнес документы должны быть достоверными, отражать действительную картину положения дел на фирме и ее окружения.
Документы должны быть аргументированными и обоснованными.
Объем документов, как правило, не должен превышать 50 страниц машинописного текста (без приложений, таблиц, схем, чертежей, пояснительных записок и др.).
Бизнес документы могут составляться в нескольких вариантах (в полном и сокращенном вариантах, по отдельным разделам, по частям) в зависимости то того, кто ими будет пользоваться.
Кто разрабатывает документы:
Руководители фирмы;
Специалисты:
Экономисты, юристы, инженера, социологи и др.,
Эксперты (рекомендации по исполнителям по соответствию или несоответствию документов реальной практике).
Пути повышения качества планирования.
· Поддержка внешнего руководства и участие его в процессе
планирования.
· Ответственность за процесс планирования.
· Обучение планированию.
· Создание эффективной системы обмена информацией.
· Связь планирования с системой награждения.
· Открытая реакция на сопротивление.
Выводы по теме.
1. Планирование - это одна из основных функций управления. С данной функцией начинается процесс управления и от ее качества в значительной мере зависит успех организации.
2. Одним из элементов внутрифирменного планирования выступает прогнозирование. Существуют различные виды прогнозов. Для реализации прогноза уровня продаж используют количественные и качественные методы прогноза.
3. Среди планов организации по времени их реализации выделяют стратегические планы, планы развития организации, тактические планы.
|
|
|
4.Стратегическое планирование представляет собой процесс выбора целей для организации и решения о том, что следует сделать для их достижения. Стратегическое планирование обеспечивает основу для всех управленческих решений.
5. В текущем планировании организации выделяют функциональные планы, единовременные планы, стабильные планы.
Тема. Контроль - как функция управления.
Общее понятие о контроле.
При рассмотрении этого вопроса необходимо обратить внимание на то, что управление, как процесс - это, прежде всего неопределенность с точки зрения возможности достижения поставленных целей. Множество факторов внутренней и внешней среды организации могут помешать достигнуть целей. Это требует такого процесса, как контроль.
Контроль можно определить как действие, процесс определения правильности реализации решений руководства и необходимости корректировать управленческие решения.
Необходимость контроля вызвана:
- неопределенностью достижения целей организации;
- предупреждение возникновения кризисных ситуаций;
- поддержание успеха (всего того, что является успешным в деятельности организации);
- широтой контроля (в организации существует много направлений и необходимо держать под контролем основные сферы ее деятельности);
- возрастающей сложностью организаций, вследствие роста их размера и масштаб решаемых задач.
Виды и процесс контроля.
При рассмотрении этого вопроса надо дать характеристику видов контроля.
Он может быть:
- внутренним и внешним;
- охватывать отдельные вопросы (финансовые, технические, пропускного режима, противопожарные и т.д.) или характеризоваться комплексностью.
Но наиболее часто при анализе видов контроля выделяют, прежде всего:
Предварительный контроль.
В процессе предварительного контроля менеджеры определяют ресурсы или моменты в организационном процессе, которые определяют успех всего процесса. Они сосредотачивают деятельность по контролю на выборе лучших ресурсов, тем самым, избегая проблемы до того, как она возникает. Проводится до начала работ.
|
|
|
В предварительном контроле обращается внимание на:
- контроль поступающих материальных ресурсов (их качества, соответствие запасов, цены);
- контроль человеческих ресурсов (отбор, обучение, оценка);
- контроль финансовых ресурсов (эффективность использования капитала).
Текущий контроль.
Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники.
Заключительный контроль.
По завершении работ или заранее оговоренного периода сравниваются полученные результаты с требуемыми.
Процесс контроля.
Включает в себя следующие этапы:
Выработка стандартов и критериев.
Стандарт - это желаемый результат или ожидаемое событие, с которым менеджеры могут сравнивать последующую деятельность, исполнение и изменение.
Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.
При этом определяют масштаб допустимых отклонений, проводят измерение результатов и их оценку. Важно, чтобы была также осуществлена передача информации о стандартах и полученных результатах до лиц, отвечающих за конкретный участок работы.
Принятие необходимых корректирующих действий.
Могут выбираться следующие линии поведения:
- ничего не предпринимать (если результаты получены, удовлетворяющие организацию);
- устранить отклонения (принятие мер по устранению недостатков в той или иной области внутренней среды организации);
- пересмотр стандартов (в случае нереальности самих стандартов).
Поведенческие аспекты контроля.
Возможные негативные последствия:
- поведение, ориентированное на контроль;
- получение необъективной информации.
Рекомендации по проведению эффективного контроля:
- устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;
- устанавливайте обсуждение с подчиненными тех или иных аспектов контроля;
- избегайте чрезмерного контроля;
|
|
|
- вознаграждайте за достижение стандарта;
- регулярно переоценивайте контроль, чтобы убедиться, что он еще необходим и соответствует ситуации;
- остерегайтесь подчиненных, которые выступают против контроля, потому что они не хотят быть слишком ограниченными и потерять свободу.
Характеристика эффективного контроля:
- стратегическая направленность контроля;
- ориентация на результаты;
- соответствие контролируемому виду деятельности;
- своевременность контроля;
- гибкость, простота и экономичность контроля.
Выводы по теме.
1. Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей в организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.
2. Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.
3. Процесс контроля включает в себя следующие этапы: выработка стандартов и критериев, сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами, принятие необходимых корректирующих действий.
4. Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, гибок, прост и экономичен.
Глоссарий
1. Управление – функция биологических, социальных, технико-организационных систем, которая обеспечивает сохранение их структуры, поддерживает определенный режим деятельности.
2. Менеджмент – совокупность принципов, методов и форм управления производством с целью повышения эффективности производства и его прибыльности.
3. Менеджмент – процесс оптимизации человеческих, материальных и финансовых ресурсов для достижения организационных целей.
|
|
|
4. Менеджмент – искусство получения работы, сделанной посредством других.
5. Делегирование – передача задач и полномочий лицу, которое принимает ответственность за их выполнение.
6. Ответственность – обязательство выполнить имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение.
7. Полномочие – ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых его членов на выполнение определенных задач.
8. Связь – выражение отношений между элементами организации.
9. Уровень управления в организации – та ее часть, в рамках которой могут приниматься самостоятельные решения без их обязательного согласования с выше расположенными частями.
10. Интеграция – процесс достижения единством усилий всех подсистем (подразделений) организации для реализации ее задач и целей.
11. Бюрократическая организационная структура – характеризуется высокой степенью разделения труда, развитой иерархией управления, цепью команд, наличием многочисленных правил и их деловым и профессиональным качеством.
12. Департаментализция – процесс деления организации на отдельные блоки.
13. Проектная организация – временная структура, создаваемая для решения конкретной задачи.
14. Матричная структура – структура, в которой члены проектной группы подчиняются как руководителю проекта, так и руководителю тех функциональных отделов, в которых они работают постоянно.
15. Мотивация человека и деятельности – совокупность движения сил человека к осуществлению определенных действий.
16. Менеджер – член организации, осуществляющий управленческую деятельность и решающий управленческие задачи.
17. Разделение труда менеджеров – специализация управленческих работников на выполнение определенных видов деятельности, разграничение полномочий, прав и сфер ответственности, на основе которых решается проблема повышения результативности труда управляющих.
18. Планирование – один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление целей всех членов организации к достижению ее общих целей.
19. Прогноз – предположительная оценка будущего состояния объекта.
20. Показатель – выполнение планового задания на основе использования упорядоченной системы признаков количественных и качественных.
21. Контроль – процесс определения правильности реализации решений руководства и необходимости корректировать управленческие решения.
22. Цель организации – конечное состояние, желаемый результат, которого стремиться добиться любая организация.
|
|
|
23. Миссия организации – программное заявление фирмы, четкое сжатое определение направления работы компании, предназначенное для мотивации всех его членов.
24. Организация – социальная общность, состоящая из групп людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или системы целей + /правовые и организационные формы организации/.
25. Адаптация – процесс приспособления организации к изменяющимся условиям внешней среды.
26. Адаптативная структура – организационная структура, позволяющая гибко реагировать на изменения в окружающей среде.
27. Жизненный цикл организации – период в течение которого организация проходит такие стадии своего функционирования как рождение, рост, зрелость и спад.
28. Организационная структура – совокупность управленческих подразделений, между которыми установлена система взаимосвязей, призванных обеспечить реализацию различных видов работ, функций управления и осуществления процессов для достижения определенных целей.
29. Стратегия – долгосрочный план, направленный на реализацию миссии и целей организации.
30. Линейный руководитель – должностное лицо, несущее прямую ответственность за результаты работы организации или ее подразделения и наделенное властью и полномочиями отдавать распоряжения подчиненным.
31. Плоская структура управления – организационная структура, в которой сокращено число уровней иерархии и менеджера имеют сравнительно большое количество подчиненных.
32. Функциональный руководитель – менеджер, ответственный за специализированную функцию управления, например маркетинг, персонал, производство и т.д.
33. Экономичность – показатель соотношения между объемом выпуска и потребностями для его производства затратами
Модуль 5
|
|
|
