 |
1.4. Ввод текста и изменение внешнего вида документа
|
|
|
|
1. 4. Ввод текста и изменение внешнего вида документа
На данном шаге можно ввести необходимый текст (или изменить существующий) и добавить информацию о получателе (Блок адреса, Строка приветствия, Почтовая марка или Другие элементы ).
Замечание
Для того чтобы получить возможность использования электронной почтовой марки, необходимо установить дополнительное программное обеспечение. Для получения дополнительной информации обратитесь к Web-узлу Microsoft Office.
Чтобы добавить в текст документа Блок адреса:
1. Щелкните по ссылке Блок адреса. На экране появится диалоговое окно Вставка блока адресов.
2. Для включения в адрес имени получателя необходимо установить флажок Вставить имя получателя в формате. Формат имени получателя можно выбрать из соответствующего списка.
3. Для того чтобы в адрес была включена информация о месте работы получателя, необходимо установить флажок Вставить название организации.
4. Для отображения почтового адреса получателя необходимо установить флажок Вставить почтовый адрес.
Замечание
Если выбрать переключатель никогда не включать в адрес страну, то информация о стране проживания получателя не будет включена в адрес. Если же выбран переключатель всегда включать в адрес страну, то информация о стране проживания получателя всегда будет включаться в адрес. Переключатель включать страну, только если она отличается от служит дня того, чтобы информация о стране проживания включалась в адрес только в том случае, если она отличается от введенной в соответствующем окне.
5. Если нажать на кнопку Подбор полей, на экране появится диалоговое окно Подбор полей, которое служит для определения соответствия между полями источника данных и полями, используемыми Мастером слияния при выводе информации на экран.
|
|
|
Чтобы добавить в текст документа приветствие:
1. Щелкните по ссылке Строка приветствия. На экране появится диалоговое окно Строка приветствия.
2. Для выбора формата отображения приветствия используется ряд раскрывающихся списков в группе Формат строки приветствия.
3. С помощью раскрывающегося списка Строка приветствия для неправильно заданных имен получателей можно задать текст приветствия, который будет отображаться в случае, если имя получателя задано неправильно.
4. В группе Просмотр отображается вид приветствия, соответствующий текущим установкам.
Для того, чтобы самостоятельно определить поля для вставки в документ слияния:
1. Щелкните по ссылке Другие элементы. На экране появится диалоговое окно Добавление поля слияния.
2. При выборе переключателя Поля базы данных предоставляется возможность вставить поле из источника данных, а если выбрать переключатель Поля адреса, то доступными станут поля Мастера слияния.
Для того, чтобы добавить поле в документ, выберите соответствующее поле из списка и нажмите кнопку Вставить.
Чтобы определить соответствие между полями, используемыми Мастером слияния и полями базы данных, нажмите кнопку Подбор полей.
Для перехода к следующему шагу щелкните по ссылке Далее: Просмотр писем.
1. 5. Предварительный просмотр
На данном этапе можно просмотреть подготовленные документы.
Чтобы просмотреть экземпляр документа для определенного получателя (пункта перечня и т. п. ) можно:
Ø воспользоваться кнопками движения по списку для перехода к определенному получателю;
Ø щелкнуть по ссылке Найти получателя и ввести текст для поиска.
Для того чтобы отредактировать список получателей:
1. Щелкните по ссылке Изменить список. На экране появится диалоговое окно Получатели слияния.
|
|
|
2. Измените список получателей и нажмите кнопку ОК.
Для того чтобы исключить получателя из списка, нажмите кнопку Исключить получателя.
Для перехода к заключительному этапу щелкните по ссылке Далее: Завершение слияния.
1. 6. Завершение слияния
Для того чтобы отпечатать получившиеся приглашения, необходимо щелкнуть по ссылке Печать.
На экране появится окно диалога Составные печатные документы.
1. Выберите переключатель все, чтобы при создании результирующего документа использовались все адресаты из списка.
2. При выборе переключателя текущую запись в результирующий документ будет включен только текущий получатель.
3. Если выбрать переключатель с и указать начальное и конечное знания в соответствующих полях, то в результирующий документ будут включены только те получатели, которые попадают в заданный интервал.
4. Завершите слияние, нажав кнопку ОК.
Если щелкнуть по ссылке Изменить часть писем, то экране появится диалоговое окно Составные новые документы.
После завершения слияния Word создаст новый документ. Его можно сохранить, нажав кнопку Сохранить.
§2. Создание каталога
Создание документа-каталога практически идентично созданию письма, того чтобы создать документ-каталог:
1. Выберите переключатель Каталог и щелкните по ссылке Далее: Открытие документа.
2. Выберите способ создания документа слияния: Текущий документ, Шаблон или Существующий документ и щелкните по ссылке Далее: Выбор получателей.
3. Выберите способ создания списка получателей: Использование списка, Контакты Outlook или Создание списка и щелкните по ссылке Далее: Разработка каталога.
4. Введите необходимый текст. Выберите тип информации о получателе, которую необходимо добавить в текст (Блок адреса, Строка приветствия, Почтовая марка или Другие элементы ), и щелкните по ссылке Далее: Просмотр каталога.
5. Теперь можно просмотреть текст для каждого получателя, отредактировать список получателей (с помощью ссылки Изменить список )или исключить получателя из списка рассылки (с помощью кнопки Исключить получателя ). Для перехода к заключительному шагу щелкните по ссылке Далее: Завершение слияния
|
|
|
6. На данном шаге нужно завершить слияние, щелкнув по ссылке В новый документ. Word создаст новый документ, содержащий результаты слияния.
|
|
|
