Система коммуникаций в организации

Для нормальной, эффективной организации труда, для управления совместной координированной деятельностью большое значение имеют прием, передача и обработка информации. Многое зависит от самой организации — как построена ее коммуникационная структура, насколько эффективны коммуникационные системы и связи.

Коммуникационная структура может быть представлена как сеть каналов или путей, по которым в организации происходит обмен информацией и мнениями. Любая структура или организация обладает внутренними и внешними коммуникационными потоками: внешние задают ее отношение с общественностью, внутренние — с собственными сотрудниками.

Внешняя среда для организации, целями которой является бизнес, представляет сложную совокупность субъектов, систем и их взаимоотношений как между собой, так и с организацией. Эта совокупность может быть разделена на два сектора. К первому, который является пространством деловой среды для бизнеса, относятся субъекты и бизнес системы, взаимодействующие с организацией, т.е. состоящие с ней в отношениях или связях. Ко второму относятся те субъекты и системы, чья деятельность оказывает определенное влияние на бизнес организации, но непосредственных коммуникаций между ними нет.

Структура субъектов, взаимодействующих с организацией, довольно сложна и имеет следующий вид:

1) связи и отношения организации:

- с партнерами по бизнесу;

- с потребителями;

- с конкурентами;

- с операторами рыночной инфраструктуры;

- с инвесторами, аналитиками (финансовые связи);

2) бизнес-системы:

- рыночная инфраструктура;

- национальные деловые традиции.

Рассмотрим специфику взаимодействия с представленными субъектами. Взаимодействие с партнерами по бизнесу. К классу партнеров по бизнесу относятся все организации, состоящие с субъектом бизнес-отношений в устойчивых контрактных связях по поводу любых процедур или этапов ведущегося им бизнеса. Это поставщики сырья, полуфабрикатов, комплектующих изделий или услуг, необходимых для выпуска организацией своей продукции. Партнерами являются также организации-смежники, работающие в рамках единого технологического цикла или сопряженных с ним процессов, — субподрядчики. Взаимодействие с потребителями. К клиентуре организации относятся потребители готовой продукции или услуг, получающие их непосредственно из организации — субъекта бизнес-отношений. Класс клиентов объединяет всех потребителей готовой продукции, как потребляющих стандартный готовый продукт, так и размещающих заказ на изготовление конкретного продуктового образца. Взаимодействие с потребителями является важным направлением маркетинговых коммуникаций предприятия. Из всего комплекса маркетинговых мероприятий в данном случае выделяется прямое информирование потребителей о товарах или услугах, о самом предприятии. К этому же направлению относятся различные виды прямых и опосредованных коммуникаций с потребителем, ответы на письма, предложения, жалобы и пр. Предприятия и организации посредством проведения мероприятий, направленных на взаимодействие с потребителями, стремятся использовать самые разные формы прямых контактов со своими конечными клиентами. В результате развития компьютерных систем и электронных технологий такие контакты устанавливаются не только при помощи традиционных почтовых рассылок и пр., но и с использованием Интернета, электронной почты, телефона, СМС, телетекста.

Взаимодействие с потребителями позволяет производителям обращаться напрямую к покупателям, минуя продавцов и торговых посредников. В рассматриваемом направлении используются такие коммуникационные средства и инструменты, которые позволяют производителю получить немедленный отзыв о товаре или услуге, активно мотивировать потребителя, быстро реагировать на потребительское поведение.

Взаимодействие с операторами рыночной инфраструктуры. Операторы рыночной инфраструктуры отличаются от партнеров и потребителей в основном неупорядоченностью, стихийностью связей предложения, нормы прибыли и себестоимости, потребительских свойств и цены продукта.

Взаимодействие с конкурентами. Непростыми и в коммуникационно-психологическом смысле, и в организационном, и в структурном построении являются отношения с конкурентами. В их массиве можно выделить агрессивных конкурентов, конфликт с которыми максимален, а состязание за рыночную нишу — жесткое, и дружески соревнующихся, работающих в условиях неудовлетворенного спроса.

Взаимодействие с инвесторами и финансовые связи. Данное направление ориентировано на финансовое сообщество, инвесторов, государственные финансовые органы, регулирующие деятельность акционерных обществ. Коммуникации в финансовой сфере обеспечиваются широким спектром информации о финансовой деятельности, проведении той или иной финансовой сделки, изменении курса акций и пр. В составе аудитории, на которую направлена данная активность отделов корпоративных коммуникаций, — финансовые аналитики и аналитики рынка ценных бумаг, те, кто формирует мнение и дает компетентный анализ финансовой ситуации.

К числу целевой аудитории в данном случае относятся также: персонал и администрация агентств, работающих с ценными бумагами; финансовые посредники; обозреватели по финансам и инвестициям; инвестиционные банки;коммерческие банки; департаменты депозитов ценных бумаг; сотрудники консалтинговых фирм, занимающиеся анализом рынка ценных бумаг; советники по капиталовложениям, страховые компании и пенсионные фонды, приобретающие котирующиеся ценные бумаги; инвестиционные фонды; финансовые статистические организации.

Множество связей и отношений бизнеса с властью и государственными структурами представляет тесное переплетение разнообразных контактов, иных форм взаимодействия, образующихся в ходе развития организации. Они формируют как обязательные и долгосрочные отношения (с регулирующими и контролирующими организациями, государственными партнерами), так и необязательные связи, возникающие по конкретному поводу. Часть из них регламентируется нормами и правилами, часть — сложившейся традицией, часть — инициируется бизнесом, часть — государственными контрагентами.

Важным и деликатным направлением взаимодействия с органами власти является лоббирование. Под лоббированием традиционно понимается влияние заинтересованных групп или организаций на принятие решений властными структурами — как правило, законодательными органами. Термин происходит от английского слова lobby (коридор, кулуар), так как исторически давление на власть часто осуществлялось в парламентских коридорах. Понятие «лоббирование» часто имеет негативный оттенок. Общество реагирует отрицательно, когда какие-либо политические действия совершаются не общепризнанным путем, а метдами особого давления и убеждения. При этом необходимо признать, что лоббирование может быть необходимо в тех случаях, когда обычным путем становится невозможным пройти преграды, сформированные расширяющейся правительственной бюрократией.