 |
Сущность, цели и задачи закупочной логистики. Механизм функционирования закупочной логистики.
|
|
|
|
ОТВЕТ СУЩНОСТЬ, ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ЗАКУПОЧНОЙ ЛОГИСТИКИ.
Закупочная логистика- это процесс обеспечения предприятием материальными ресурсами, размещение их на складах предприятий, их хранения и выдачи в производство.
Цель: удовлетворение потребности производства в материалах с максимально возможной эффективностью.
Задачи:
1. выдерживание обоснованных сроков закупки сырья, материалов и комплектующих изделий.
2. обеспечение точного соответствия количества поставок и потребности в них.
3. соблюдение требований производства по качеству сырья, материалов и комплектующего изделия.
Логистика закупок выполняет следующие функции:
-формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них;
-получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков;
-выбор поставщиков;
-определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказываемых материалов и изделий;
-согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку;
-контроль за сроками поставки материалов;
-входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе;
-доведение материальных ресурсов до производственных подразделений;
-поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах.
Охарактеризованные функции реализуются службой материально-технического снабжения (отдел закупок) в тесной взаимосвязи с другими подразделениями предприятия: отделом маркетинга, производством, службой подготовки производства, бухгалтерией, финансовым и юридическим отделами.
-Возрастание роли закупочной логистики в современных условиях. Переход к рыночной экономике определяет роль и возрастающее значение закупочной логистики в общественном производстве.
|
|
|
Рыночные условия вызвали к жизни ряд существенных изменений в сфере материально-технического обеспечения производства. Среди них особенно важными оказались:
-давление быстро растущего ассортимента продукции, запрашиваемой рынком;
-сокращение времени внедрения в производство новой продукции, ускоряющей расширение ассортимента;
-сокращение длительности производственного цикла;
-обострение конкуренции между производителями на фоне насыщения рынка нужными товарами.
Все эти изменения привели к тому, что различные виды деятельности предприятия – производство, экономика, финансовая деятельность стали все больше зависеть от состояния материально-технического снабжения. Выяснилось, что в системе снабжения есть обширные зоны неэффективности, рационализация которых может дать большую экономию. Возникла необходимость реализации новых подходов к организации процессов материального обеспечения производства и управления им.
(не забытиь про механизм ОТВЕТ 2)
ИЛИ
Закупочная логистика – это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.
Основные вопросы, на которые следует ответить в процессе обеспечения предприятия предметами труда:
• что закупить;
• сколько закупить;
• у кого закупить;
• на каких условиях закупить.
Обозначенный круг вопросов закупочной логистики определяет состав решаемых в данной функциональной области задач и характер выполняемых работ.
Рассмотрим задачи и работы, относящиеся к закупочной логистике.
1. Определение потребности в материальных ресурсах. Для этого необходимо идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов. Затем выполняют расчет потребности в материальных ресурсах. При этом устанавливают требования к массе, размеру и другим параметрам поставок, а также к сервису поставок. Далее разрабатывают планы-графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры и (или) номенклатурные группы. Для потребляемых материальных ресурсов также может решаться задача «сделать или купить».
|
|
|
2. Исследование рынка закупок. Такое исследование начинают с анализа поведения рынка поставщиков. При этом необходимо идентифицировать всех возможных поставщиков по непосредственным рынкам, рынкам заменителей и новым рынкам. Далее следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализа рисков, связанных с выходом на конкретный рынок.
3. Выбор поставщика. Он включает в себя поиск информации о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку результатов работы с выбранными поставщиками.
4. Осуществление закупок. Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, т. е. заключением контракта. Договорные отношения формируют хозяйственные связи, рационализация которых также является задачей логистики. Осуществление закупок включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов. При этом составляются графики поставки, осуществляется экспедирование, возможно, организуются таможенные процедуры. Завершаются закупки организацией приемного контроля.
5. Контроль поставок. Одной из значимых задач контроля поставок является контроль качества поставки, т. е. учет количества рекламаций и брака. Контроль поставок включает в себя также отслеживание сроков поставки (число ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных ресурсов.
6. Подготовка бюджета закупок. Существенной частью закупочной деятельности являются экономические расчеты, так как необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения. При этом определяют затраты:
• на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;
• транспортировку, экспедирование и страхование;
|
|
|
• грузопереработку;
• контроль над соблюдением условий договора поставки;
• приемку и проверку материальных ресурсов;
• поиск информации о потенциальных поставщиках.
В рамках проведения экономических расчетов к задачам закупочной логистики следует отнести расчет издержек из-за дефицита материальных ресурсов.
7. Координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. Эта специфическая задача закупочной логистики, которая решается, как было отмечено выше, посредством организации системной связи закупок с производством, сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии.
Снабжение – это деятельность, включающая в себя процедуры закупки, доставки, приемки, хранения и предпродажной подготовки продукции.
Управление снабжением – это деятельность по координации взаимодействия участников цепи поставок с целью обеспечения добавленной ценности для потребителей.
Политика снабжения представляет собой общие рекомендации, на основе которых определяются назначение, цель и аспекты деятельности подразделения снабжения предприятия.
Содержание политики снабжения:
1) описание организационной структуры подразделения снабжения;
2) положение о ценных закупках;
3) положение об этике снабженческой деятельности, функции снабжения;
4) выявление и изучение источников ресурсов и поставщиков продукции;
5) определение потребности и расчет количества заказываемой продукции;
6) решение о заказе;
7) установление числа и сроков поставок и наблюдение за ними;
8) управление запасами;
9) учет и контроль хода выполнения договорных обязательств.
Рассмотрим основные принципы, которым подчиняется определение основных направлений управление снабжением на предприятии:
1) планомерность – завоз продукции на основе плановых графиков завоза;
2) ритмичность – завоз продукции через относительно одинаковые промежутки времени, что создает оптимальные условия для работы оптовых и розничных торговых предприятий, складов, транспорта и других звеньев цепи поставок;
|
|
|
3) оперативность – осуществление процесса снабжения продукцией в зависимости от изменения спроса на нее;
4) экономичность – минимальные затраты рабочего времени, материальных и денежных ресурсов на доставку продукции. Достигается путем эффективного использования транспортных средств, механизации погрузочно-разгрузочных работ, установления оптимальной звенности цепи поставок;
5) централизация – снабжение потребителей продукцией силами и средствами поставщиков;
6) технологичность – использование современных технологий закупок и поставок.
Разработка программы снабжения – это определение вида и количества продукции, закупаемой на различных рынках, а также времени закупки того или иного вида продукции.
Задачей системы снабжения является обеспечение запланированного уровня обслуживания потребителей с минимальными общими затратами.
К системе снабжения, как правило, предъявляют следующие требования:
1) обеспечение непрерывного потока продукции: потока сырья, комплектующих и предоставления услуг, необходимых для жизнедеятельности предприятия;
2) управление запасами – сведение уровня инвестиций, связанных с запасами продукции, и затрат на их поддержание к минимуму;
3) поддержание уровня качества обслуживания потребителей;
4) работа с поставщиками – поиск компетентных поставщиков;
5) стандартизация – покупка стандартной продукции там, где это возможно;
6) достижение минимальной общей стоимости обслуживания; процесс закупки требует наличия продукции и обслуживания по наименьшей стоимости;
7) обеспечение конкурентного преимущества предприятия;
8) развитие отношений и достижение гармоничных, продуктивных и рабочих отношений с сотрудниками других функциональных подразделений предприятия;
9) обеспечение снабжения при снижении уровня накладных расходов. Надежность снабжения – гарантированность обеспечения потребителя необходимой ему продукцией в течение запланированного промежутка времени.
Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (служба снабжения): сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления. Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба снабжения одновременно является:
• элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;
|
|
|
• элементом микрологистической системы, т. е. одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;
• самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.
Рассмотрим цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней.
1. Как элемент макрологистической системы служба снабжения устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические, экономические и методологические вопросы, связанные с поставкой товаров. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и с транспортными организациями, служба снабжения обеспечивает включение предприятия в макрологистическую систему. Идея логистики – получение дополнительной прибыли от согласованных действий всех участников – требует, чтобы персонал службы снабжения добивался реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей логистической системы. Это означает, что служба снабжения, работая на собственное предприятие, в то же время должна преследовать цель повышения эффективности функционирования всей макрологистической системы. Собственное предприятие при таком подходе рассматривается как элемент всей макрологистической системы: улучшается положение всей системы – улучшается положение предприятия как ее элемента. В качестве простого примера рассмотрим группу способных предпринимателей, каждый из которых ведет собственный бизнес. Если эти люди объединятся и начнут работать не только «на себя», но и на общий результат, то потенциальные возможности получения прибыли каждым из них возрастут.
Логистическая интеграция с поставщиками достигается за счет комплекса мер экономического, технологического, технического и методологического характера. Например, для того чтобы управлять сквозными затратами на логистику, предприятия-партнеры должны обмениваться информацией о составе издержек, выделять наиболее значимые из них, устанавливать взаимосвязи между значимыми издержками, совместно вырабатывать комплекс технико-технологических и методологических мер, обеспечивающих снижение этих издержек. В основе интеграции должна лежать ориентация на хорошие партнерские отношения, на готовность сделать встречный шаг даже тогда, когда это не приносит никакой прибыли. Носитель философии «моя хата с краю...» сегодня, скорее всего, не будет чувствовать себя комфортно в мире бизнеса.
В логистике отношения с поставщиками должны строиться на следующих принципах:
• обращаться с поставщиками так же, как с клиентами фирмы;
• не забывать на деле демонстрировать общность интересов;
• знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций;
• проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщиков;
• соблюдать принятые на себя обязательства;
• учитывать в деловой практике интересы поставщика. Служба снабжения начинает решать задачи обеспечения предприятия материальными ресурсами уже на стадии разработки новой продукции. В логистически организованных системах программа разработки новой продукции может реализовываться с участием поставщиков.
2. Служба снабжения, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органично вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи «снабжение – производство – сбыт». Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные системы организации производства и материально-технического снабжения обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени. Цепь «снабжение – производство – сбыт» должна строиться на современной концепции маркетинга, т. е. вначале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем, исходя из нее, стратегия развития производства, а уже затем – стратегия снабжения производства. Следует отметить, что маркетинг намечает данную задачу лишь в концептуальном плане. Научный инструментарий маркетинга, нацеленный на всестороннее исследование рынка сбыта, не выработал методов, позволяющих решать задачи технико-технологической согласованности с поставщиками в зависимости от соответствующих требований, выявленных при изучении рынка сбыта. Маркетинг не предлагает также методов системной организации всех участников процессов продвижения материалов от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя. В этом плане логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, нарабатывает методы, позволяющие реализовывать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию.
3. Эффективность функционирования службы снабжения, возможность реализации перечисленных целей как на уровне предприятия, так и на уровне макрологистики в существенной степени зависит от системной организации самой службы снабжения.
В России решение перечисленных выше задач закупочной логистики осложнено тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объеме не решали вообще, так как ресурсы распределялись.
Рассмотрим два варианта организации снабжения, принципиально отличающиеся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем.
Первая модель отражает представленный традиционный вариант организационной структуры предприятия с распределением перечисленных выше задач между различными функциональными подразделениями. Как видим, задачи, что закупить и сколько закупить, решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются и работы по складированию закупленных предметов труда.
Задачи, у кого закупить и на каких условиях закупить, решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т. е. заключаются договоры, контролируется их исполнение, организуется доставка закупленных предметов труда. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами, и ее эффективная реализация затруднена.
Вторая модель отражает логистический подход и предполагает сосредоточение всех функций снабжения предприятия в одних руках, например в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.
Закупочная логистика связана со всеми остальными направлениями логистики, но особенно тесно она взаимодействует с распределительной логистикой. Проанализируем их взаимодействие в процессе проведения продукции от поставщика к потребителю.
Рассмотрим процесс управления материальным потоком на участке между двумя предприятиями, одно из которых является поставщиком товаров, а другое – оптовым покупателем. С позиции первого предприятия управление материальным потоком должно осуществляться методами распределительной логистики. Однако с позиции второго тот же поток должен управляться методами закупочной логистики. Кажущееся противоречие легко разрешимо.
Рассмотрим управление потоком на выделенном участке, если покупатель по договору уже оплатил поставщику доставку товаров на свой склад. В этих условиях прибыль поставщика от сделки в существенной степени зависит от того, насколько рационально его служба сбыта организует доставку заказа на склад потребителя. Другими словами, управлением потоков на рассматриваемом участке занимается поставщик. Применяемые методы относятся к распределительной логистике. Покупатель, уже оплативший доставку, от ее рациональной организации ничего не выигрывает (как ничего и не проигрывает, если доставка организована плохо).
Методы закупочной логистики при управлении материальным потоком применяют на данном участке тогда, когда по условию договора покупатель самостоятельно ввозит товар со складов поставщика. Рациональность действий службы закупок покупателя в этом случае может существенно улучшить его экономические показатели.
Контрагенты могут договориться об иных условиях доставки. Допустим, иногородний поставщик доставляет товар на железнодорожную станцию своего города (а стоимость услуг по доставке включает в цену поставляемого товара). Далее организует движение груза покупатель. Здесь доведением товара до станции пункта отправления занимается служба распределения поставщика, далее – служба закупок покупателя.
Точка, в которой служба распределения поставщика передает управление материальным потоком службе закупок покупателя, определяется условиями франкировки груза, закладываемыми при заключении договоров поставки. Термин «франко» обозначает порядок учета в цене изделия издержек по доставке продукции потребителю. В договоре поставки термин «франко» указывает на то, до какой точки на пути движения продукции к покупателю издержки, связанные с транспортировкой и страховкой, несет поставщик.
Условия франкировки груза обозначают (в определенной степени) границу между сферами деятельности службы сбыта поставщика и службой снабжения потребителя. Однако не следует забывать, что как закупочная, так и распределительная логистика являются функциональными единицами единой логистической деятельности. Эта деятельность осуществляется как службой закупок покупателя, так и системой распределения поставщика. Поэтому все решения в области распределительной логистики должны приниматься во взаимной связи с решениями в области закупочной логистики предприятия. Только такой подход обеспечит реализацию логистической концепции управления материальным потоком.
ОТВЕТ 2. МЕХАНИЗМ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ЗАКУПОЧНОЙ ЛОГИСТИКИ.
В главных промышленно развитых странах существует отработанный более или менее стандартный механизм материально - технического обеспечения.
Традиционная система организации материального снабжения основана на принципе хранение запасов. В этом случае требуется оформление документа о получении необходимых для производства материалов на складе фирмы, где эти материалы подбираются и передаются получателю либо доставляются прямо на рабочие места. В случае если требуемые предприятию материалы отсутствуют на складе фирмы, делается запрос в орган закупок. На основе запроса закупочный орган оформляет заказ и предприятию материалы отсутствуют на складе фирмы, делается запрос в орган закупок. На основе запроса закупочный орган оформляет заказ и посылает его поставщику. Поставщик принимает заказ и обеспечивает отправку товаров. На предприятии заказчик отправляются крупные партии материалов, как правило, автомобильным или железнодорожным транспортом. Заказанные грузы по их поступлении принимают на центральном приемном пункте компании. Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по количеству и номенклатуре. После оформления соответствующих документов о поступлении товаров они отправляются на отдельные производства.
Оформления и обработка многочисленных бланков занимают много времени, что приносит значительный ущерб заказчикам, ожидающим материалы. Длительность цикла организации поставки ведет к возможным ошибкам в выполнении заказов. Некоторые ошибки обнаруживаются, только когда материалы уже доставлены по назначению. Обработка этой многочисленной совокупности формуляров предполагает наличие соответствующего персонала и влечет значительные затраты.
Хранение запасов при традиционной системе закупок предполагает наличие комплекса складов с присущими им административными задержками и затратами труда.
Основные статьи издержек по содержанию складов можно сгруппировать следующим образом:
1. Содержание складских помещений:
а) амортизация складских зданий;
б) амортизация складского оборудования;
г) расходы на отопление, электроэнергию и воду;
д) страхование зданий и земельный налог;
е) арендная плата.
2. Затраты на обслуживающий персонал:
а) заработная плата складских рабочих и служащих;
б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих.
3. затраты на транспортные средства; а) амортизация; б) расходы на топливо и энергию; в) расходы на профилактический и текущий ремонт; г) страхование и налоги на транспортные средства.
4Убытки от хранения запасов:
а) охрана складов и старение материалов;
б) коррозия и другие потери;
в) расхождение в результатах инвентаризации (ошибки учета отпуска и приемки);
г) кражи;
д) потери вследствие понижения цен;
е) страхование запасов.
К основным статьям издержек по содержанию склада относят также потери процентов на капитал, которые можно было получить, если бы не пришлось снимать деньги со счетов банка на финансирование строительства складских помещений и оснащение их соответствующим оборудованием.
Перечисленные статьи издержек могут достигать значительных сумм, поэтому система материально технического снабжения постоянно оптимизируется с точки зрения поисков механизмов функционирования, которые снижали бы потребность в складах до необходимого минимума, упрощали процедуру заказа и получения предметов снабжения, ускоряли быстродействие системы.
ИЛИ
Процесс приобретения материалов включает в себя ряд логически взаимосвязанных видов работ.
Выделяются следующие стадии процесса приобретения материалов:
1. составление заявок,
2. анализ заявок,
3.выбор поставщиков,
4.размещение заказов,
5. контроль над выполнением заказов,
6.завершение процесса приобретения.
Составление заявок. Заявки на приобретение материалов подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество материалов требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку. Заявки составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества материалов опережали фактические потребности в них. Время между размещением заявок и получением материалов называется временем опережения. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки материалов с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя материалов.
Анализ заявок. Заявки на потребление материалов подвергаются анализу в службе материально-технического снабжения с участием специалистов из других подразделений.
Цель анализа – обеспечение минимальных издержек по каждому виду материалов, конкретные потребительные свойства которых предполагается использовать в производстве продукции. Методами исследования являются функционально-стоимостный анализ и конструирование стоимости.
В процессе анализа должны быть получены ответы на следующие вопросы:
-Могут ли более дешевые материалы удовлетворить потребности производства.
-Оправданы ли эти потребности.
-Могут ли другие виды материалов удовлетворить означенные потребности.
-Можно ли упростить конструкцию производимого изделия.
-В состоянии ли поставщик снизить цены на материалы, участвуя вместе с потребителем в разработке изделия или анализируя полученные спецификации.
Служба снабжения не имеет права заменять материалы, указанные в заявках. Работники отдела должны анализировать поступающие заявки и предлагать такие варианты приобретения материалов, которые могут привести к снижению стоимости заказов.
Выбор поставщиков. При выборе поставщиков основными критериями являются: надежность поставщика, способность поставлять необходимые ресурсы должного качества и в нужные сроки, поставка материальных ресурсов по возможно минимальным ценам, удаленность поставщика от потребителя, наличие у поставщика свободных мощностей и т.д. Основными источниками сведений о поставщиках и материалах являются личные контакты с «продавцами», объявления в рекламных изданиях, описания товаров, которые даются в каталогах и проспектах, посещение предприятий и изучение практики поставки продукции, информация, получаемая от банков, торговых ассоциаций, государственных учреждений и т.д. Из списка поставщиков, имеющих прочную репутацию, выбираются те, кто предлагает наиболее выгодные условия с точки зрения цены и сроков поставки. Крупные заказы целесообразно распределять между двумя и большим количеством поставщиков с тем, чтобы проверить конкурентоспособность основного поставщика и оградить себя от возможных неожиданностей.
Размещение заказов. Приобретение материалов осуществляется разными методами в зависимости от вида материалов и комплектующих изделий.
Основными методами закупок являются:
-оптовые закупки (одна большая партия за один раз);
-регулярные закупки материалов (покупатель заказывает необходимое количество материалов, которые поставляются ему мелкими партиями в течение определенного периода);
-ежедневные (ежемесячные) закупки (используется при закупках дешевых и быстро используемых материалов);
-получение материала по мере необходимости;
-единичные закупки (материал заказывается в том случае, если он требуется и вывозится со складов поставщиков в случаях, когда невозможно получать материал по мере необходимости).
Документально заказ оформляется посредством заключения контракта между поставщиком и потребителем материала.
Основные элементы контракта.
1.Предложение и принятие предложения. Контракт составляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной цене, а другая сторона принимает это предложение.
2.Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость, т.е. он становится контрактом в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.
3.Право заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные предприятием и действующие от его имени.
4.Законность. Контракт обязан быть законным, т.е. всецело отвечать юридическим нормам страны. Структура контракта предусматривает определение предмета контракта, указание качества и количества товара, сумму контракта, порядок поставки и приемки товара, ответственности сторон порядок разрешения споров.
Контроль за выполнением заказов. Размеры заказов и продолжительность периода, в течение которого эти заказы выполняются, контролируются отделом материально-технического снабжения. При этом возможна корректировка графиков поставки материалов и соответствующие уточнения графиков выпуска продукции.
Завершение процесса приобретения. Получение заказанных материалов в точном соответствии с условиями контракта – необходимый признак завершения сделки.
Важное значение имеет приемка продукции, в процессе которой необходимо удостовериться, что поставлен материал:
-нужного качества;
-в нужном количестве;
-в обусловленное время;
-за оговоренную цену.
Купля-продажа соответствующим образом документально оформляется. Документальное оформление поставок предполагает получение от поставщика уведомления об отгрузке и сопроводительного письма, в которых указывается количество товаров и время поставки. Поступление материалов на склад оформляется соответствующими накладными и фиксируется в книге регистрации товаров.
ИЛИ
Управление системой закупок на предприятии преследует следующие цели:
1) расширение номенклатуры продукции;
2) снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков;
3) избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции;
4) контроль над специальными заказами;
5) контроль над упущенными продажами;
6) увеличение доли закупок, осуществляемых по процедуре стандартного заказа.
Существуют следующие основные формы снабжения сырьем и материалами:
1) складская, при которой поставка продукции осуществляется через промежуточные и распределительные складские комплексы и терминалы;
2) транзитная, при которой продукция поставляется непосредственно потребителю с предприятий-изготовителей;
3) поступление закупленной продукции в розничные торговые предприятия непосредственно от поставщиков.
Транзитная форма снабжения будет рентабельной для поставщика и потребителя при следующих условиях:
1) количество реализуемой продукции достаточно велико, чтобы окупить затраты на прямой сбыт;
2) потребителей немного, и они расположены на относительно небольшой территории;
3) продукция требует высокоспециализированного обслуживания.
Активная политика предприятия в области условий поставки заключается в том, что при продаже продукция должна быть доставлена как можно ближе к складу покупателя. При покупке продукция должна быть получена в собственность как можно с более близкого расстояния от склада продавца. Это способствует лучшему планированию бизнеса и контролю цепи поставки.
Преимущества активной политики условий закупки:
• лучший контроль цепи поставки;
• планирование бизнеса с точки зрения обслуживания потребителей в соответствии с закупками.
Для осуществления функции закупок на предприятии совершается ряд операций.
1. Анализ рынка.
2. Изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. Это позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время.
3. Получение и оценка предложения поставщика.
4. Выбор поставщика.
5. Согласование стоимости обслуживания и заключение договора.
6. Проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя.
7. Проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем.
8. Размещение заказа.
9. Делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики.
10. Установление единой политики в отношениях с поставщиками.
11. Выработка методов учета продукции.
12. Сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции.
13. Ускорение оплаты продукции.
14. Экономия ресурсов предприятия, например путем консолидации заказов и установления стандартов запаса.
15. Поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств.
16. Отбор, классификация и анализ данных, необходимых для поиска альтернативного вида продукции.
17. Прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупаемой продукции.
18. Анализ ценности и возможностей поставщика.
19. Разработка новых методов обработки необходимых данных для эффективного функционирования системы закупок.
Все эти операции объединяются в несколько этапов закупочной логистической деятельности на предприятии:
1) определение масштаба проекта (объема производства и продаж, величины затрат, параметров бюджета и др.);
2) формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции;
3) размещение объявлений о подаче предложений;
4) оценка предложения;
5) окончательные переговоры;
6) составление документации;
7) поставка и контроль качества;
8) обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств.
+
НО ЭТО ИДЕТ КАК ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ МАТЕРИАЛ ИЗ «ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ ПО ЭКЗАМЕНУ - ЛОГИСТИКА»
ОТВЕТ 3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК.
Чтобы обеспечить правильное функционирование логистики закупок, необходимо знать потребности производства и осуществлять планирование закупок.
В процессе планирования закупок необходимо определить:
1) требуемые материалы;
2) количество требуемых материалов;
3) время, когда материалы должны поступить на склад и в производство;
4) возможности поставщиков относительно сроков, ассортимента, качества и других параметров;
5) приблизительные площади складов;
6) расходы на закупку;
7) возможность собственного производства средств производства и предметов труда.
Методы определения потребности в материалах:
1) детерминированный (применяется в случаях, когда известны период выполнения заказа и определены потребность в материалах по количеству и сроку);
2) стохастический (основой такого метода являются математико-статистические методы расчета, дающие ожидаемую потребность в материалах);
3) эвристический (такой метод применяется, когда потребность в материалах в производстве определяется на основании опыта работников).
Выбор метода определения потребности зависит от следующих факторов:
1) профиля работы фирмы;
2) возможностей заказчика;
3) типа производимой продукции;
4) количества и вида имеющихся складских помещений;
5) системы контроля и управления запасами. Основные аспекты осуществления закупок.
Мероприятия по планированию закупок:
1) прогнозирование спроса на конечную продукцию;
2) корректировка спроса по последним поступившим заказам;
3) календарное планирование транспортных перевозок;
4) планирование потоков и движения продукции;
5) оперативное планирование производства;
6) календарное планирование снабжения (закупок);
7) составление плана закупок (снабжения).
Управленческие мероприятия, связанные с планированием закупок:
1) управленческая обработка заказов клиентов (сортировка, составление списка);
2) контроль за качеством предоставляемых услуг;
3) контроль за рейсами с отгруженным товаром;
4) учет и проведение инвентаризации запасов готовой продукции, сырья и материалов, полуфабрикатов, комплектующих;
5) оформление заказов региональных складов центральным складам;
6) обработка и анализ заказов производственных подразделений;
7) управленческий контроль за качеством предоставляемых услуг;
8) управленческая обработка заказов поставщикам.
Основные мероприятия по перемещению товаров:
1) подготовка полученных заказов к реализации;
2) осуществление поставки;
3) организация размещения изделий на складах;
4) осуществление поставки с центрального склада на региональные;
5) упаковка, сортировка, распределение;
6) внутрицеховые и межцеховые перевозки;
7) транспортировка с момента отгрузки с производства до поступления на центральные склады;
8) организация перевозки и перегрузки комплектующих изделий, сырья и материалов;
9) организация поставки производственных ресурсов;
10) подготовка и организация поставщиками заказов к отгрузке.
Виды планирования закупок: 1) стратегическое планирование (на этом уровне принимаются решения относительно формирования структуры сети товародвижения);
2) текущее планирование закупок (включает в себя средства контроля и регулирования поступления сырья, материалов, комплектующих и полуфабрикатов.
Основная задача — обеспечение наиболее эффективного использования ресурсов в производстве).
ОТВЕТ 4. ВЫБОР ПОСТАВЩИКА.
Выбор поставщика является очень важным этапом при осуществлении функций закупочной логистики.
Имеются два основных критерия выбора поставщика:
стоимость приобретения продукции и услуг, качество обслуживания. Стоимость приобретения товаров и услуг включает в себя цену приобретаемого товара за вычетом полезности, которую трудно оценить в денежном выражении (как то: деловая репутация фирмы-поставщика, формирование имиджа организации за счет поставщиков и имеющихся экономических связей, перспектива роста и развития и др.).
Качество обслуживания состоит из:
1) качества продукции (услуги) — соответствия всем требуемым стандартам и основным эксплуатационным характеристикам;
2) надежности обслуживания — гарантированности обслуживания потребителя необходимыми ему производственными ресурсами в течение заданного периода времени независимо от других непредвиденных случайных внешних факторов (недопоставок, забастовок, погодных условий и др.), т.е. полное выполнение договорных обязательств, хорошее сервисное обслуживание.
Надежность оценивается через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя. В некоторых случаях цена услуги или товара не включает в себя качество обслуживания, а это является частью деловой репутации организации.
Другие критерии выбора поставщика:
1) местоположение организации поставщика относительно местоположения организации потребителя;
2) сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
3) наличие у поставщика резервных мощностей;
4) организация и наличие системы управления качеством у поставщика;
5) психологический климат в трудовом коллективе поставщика (отсутствие риска забастовок);
6) способность поставщика обслуживать запчастями поставленное оборудование в течение всего срока его эксплуатации на предприятии, возможность и качество послепродажного обслуживания;
7) кредитоспособность и финансовое положение поставщика;
8) готовность поставщика к выполнению заказов и работе с заказчиками без предварительной оплаты, работа в кредит, предоставление рассрочек;
9) деловая репутация поставщика, его имидж;
10) наличие связей у поставщика с организациями с высокой деловой репутацией;
11) количество лет существования поставщика на рынке товаров и услуг.
Вступая в деловые отношения с неизвестной организацией, предприятие подвергает себя определенному риску (как то: издержки от простоев производства, потеря собственной деловой репутации, неустойки от невыполнения заказов в срок, потеря финансовой устойчивости).
Поиск поставщика подразделяется на несколько этапов:
1) поиск потенциальных поставщиков:
а) объявление конкурса;
б) изучение рекламных материалов;
в) посещение выставок, ярмарок;
г) переписка, налаживание личных связей с потенциальными поставщиками.
Определяется список возможных поставщиков;
2) анализ потенциальных поставщиков (по соотношению цены и качества, экспертной оценке, рекомендациям респектабельных организаций выявляются наиболее приемлемые поставщики, с которыми заключаются договоры о сотрудничестве);
3) оценка результатов работы с выбранными поставщиками (дифференциация поставщиков по поставляемым товарам, определение рейтинга поставщика, определение возможности дальнейшего сотрудничества, мера удовлетворенности от сотрудничества).
Выбор поставщика различных типов товаров неравнозначен: для товаров, необходимых для производственного процесса, выбор поставщика является определяющим и очень
важным, значимым критерием является не только цена, но и качество, надежность и деловая репутация. Для товаров, косвенно участвующих в производстве, определяющим критерием может служить цена.
ИЛИ
После того как решена данная задача и предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупать, решают задачу выбора поставщика. При выборе условий поставки, в частности способа транспортировки, учитывается, какой из сторон в сделке более выгодно организовать доставку продукции.
Использование сторонних организаций для замещения внутренних организационных структур предприятия целесообразно, когда:
1) функция может быть выполнена лучше или дешевле специалистами сторонней организации;
2) это снижает риск предприятия в случае перехода на новые технологии или изменения потребительских предпочтений;
3) это способствует организационной гибкости предприятия, уменьшает продолжительность цикла обслуживания потребителей и ускоряет принятие решений;
4) это позволяет предприятию сосредоточить внимание на основном бизнесе и заниматься тем, что у него лучше всего получается.
Перечислим и охарактеризуем основные этапы решения задачи выбора поставщика.
1. Поиск потенциальных поставщиков. При этом могут быть использованы следующие методы:
• объявление конкурса;
• изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т. д.;
• посещение выставок и ярмарок;
• переписка и личные контакты с возможными поставщиками.
В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.
2. Анализ потенциальных поставщиков. Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Число таких критериев может составлять несколько десятков. Вот основные из них:
1) информация о положении фирмы на существующем рынке – опыт работы, известность поставщика, репутация, личность руководителя, контингент основных заказчиков, размеры рынка сбыта в настоящий момент и планы на будущее;
2) сложившиеся связи с поставщиком – наличие ныне действующих или уже утративших силу договоров с данной фирмой, перспективы долгосрочного сотрудничества, наличие различных обстоятельств, влияющих на выбор поставщика (родственные связи, взятки), необходимый для обоюдной заинтересованности объем реализации товара;
3) поставляемая продукция – известность, широта ассортимента, качество и внешний вид товаров, соответствие установленным санитарным и техническим нормам, наличие сертификатов;
4) ценовая политика – цены на поставляемую продукцию, их отличие от среднерыночных, возможность предоставления скидок;
5) надежность поставок – соблюдение графика поставок, соответствие заявкам по объему и структуре товаров, осуществление поставщиком транспортных услуг, возможность варьирования различными условиями поставок;
6) прочие факторы – возможность возврата некондиционной продукции, упаковка товара.
В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.
Для организации бесперебойной работы желательно иметь большое число поставщиков, так как это дает следующие преимущества:
1) возможность для успешного проведения переговоров относительно цен, условий поставки или других обязательств;
2) возможность выбора в случае, если один из поставщиков испытывает трудности (трудности могут быть связаны с условиями поставки, качеством продукции и обслуживания);
3) возможность решения проблем, возникающих при увеличении объемов производства или продаж, не предусмотренном текущим планом производства (продаж).
3. Оценка результатов работы с поставщиками. На выбор поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам.
Эффективность работы с тем или иным поставщиком оценивается следующими показателями:
1) качество поставок. С ним связана доля заказов, выполненных в соответствии с требованиями потребителя;
2) надежность поставщика – способность предприятия-поставщика удовлетворять в течение определенного промежутка времени требования потребителя, связанные с качеством продукции, сроками и объемами поставок;
3) готовность к поставке – сопоставление поступивших и выполненных заказов. Данный показатель свидетельствует о согласованности сроков выполнения заказов, связанных с потребностями потребителя. Подтверждается сроком выполнения заказа предприятием;
4) гибкость поставки – готовность предприятия выполнить вносимые изменения потребителем изменения в заказе.
Необходимо также постоянно отслеживать, какие меры предпринимает поставщик для обеспечения сохранности количества и качества отгружаемой продукции:
• соблюдение установленных правил упаковки и затаривания продукции, маркировки и опломбирования отдельных товарных мест;
• точное определение количества отгруженной продукции (массы и числа мест, ящиков, мешков, связок, кип, пачек);
• при отгрузке продукции в упаковке оформление для каждого тарного места документа (упаковочного ярлыка, упаковочного листа), свидетельствующего о наименовании, количестве и качестве продукции, находящейся в данном тарном месте;
• четкое и правильное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве продукции фактически отгружаемому количеству;
• осуществление контроля над работой лиц, занятых определением количества отгружаемой продукции и оформлением на нее отгрузочных и расчетных документов;
• отгрузка (сдача) продукции, соответствующей по качеству и комплектности требованиям, установленным стандартами, техническими условиями, чертежами, рецептами, образцами, эталонами;
• четкое и правильное оформление документов, удостоверяющих качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве), отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о качестве и комплектности продукции фактическому качеству и комплектности;
• своевременная отсылка документов, удостоверяющих количество, качество и комплектность продукции, получателю; документы высылаются вместе с продукцией;
• соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузки и крепления, а также специальных правил погрузки, установленных стандартами и техническими условиями.
ОТВЕТ 5. СТРАТЕГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ JIT И ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАКУПОК.
В процессе решения задач логистического управления закупками большое внимание уделяется сокращению общих затрат, поскольку затраты на закупки в различны отраслях составляют от 40 до 60 % в структуре себестоимости производства готовой продукции. Наибольший удельный вес в затратах, связанных с закупками, занимают: стоимость материальных ресурсов, затраты на транспортировку, складирование, грузопереработку, хранение и пр.
В процессе закупок могут применяться различные стратегии управления поставками, например: сфокусированные на управлении материальными потоками только в сфере снабжения или на управлении материальными потоками в сфере «снабжения- производства – сбыта».
Первая стратегия предполагает осуществление фирмой регулярных закупок в необходимых размерах на текущий момент времени, без внутрифирменного складирования. Это позволяет сфокусировать внимание на поступлениях, и источниках снабжения доступных для использования в течение длительных периодов.
Вторая стратегия предполагает объединение закупок с различными формами внутрифирменного складирования и хранения; в этом случае основной целью стратегия является достижение эффективного оперативного управления сквозным процессом снабжения - производства - сбыта посредством интеграции всех материальных поступлений, их движения и хранения на фирме.
Выбор стратегии зависит от конкретных условий на рынке и возможностей конкретной фирмы.
Наиболее эффективная деятельность фирмы возможна при длительных и доверительных отношений с поставщиками. Такие отношения включают своевременность сообщений о возможных изменениях в модификациях в товаре в планах и расписании производственного процесса и предполагают поддержания взаимоотношений поставщика и покупателя, на основе взаимной выгоды.
На практике это может быть реализовано с использованием концепции закупок ЛТ.
Применение этой концепции позволяет получить такие преимущества как: сокращение внутрифирменного хранения; улучшение качества и надежности снабжения, покупатель может передавать права поставщику на выполнении операций по доставке и внепроизводственному хранению материалов, осуществлению входного контроля, своевременной доставки продукции в требуемом количестве и качестве, сократить размер запасов находящихся в процессе доставки и т.д.
Реализацию этой концепции можно осуществить при помощи следующих видов закупок:
1. Закупки без запасов. Запасы для потребителей, в данном случае, поддерживает поставщик. Поставки для конкретного заказчика осуществляется поставщиком путем выбора из имеющегося запаса требуемого продукта в нужном количестве.
2. Открытые заказы. Представляет собой поставку определенного количества единиц товара, но без права их отгрузки поставщиком до получения соответствующего требования от заказчика, при которой заказ в процессе выполнения может быть уточнен или скорректирован (как правило, в области расписания и объема текущих поставок); выполняемый заказ является контрактом на закупку.
3. Закупки по стандарту. Содержание и порядок закупок осуществляются по стандартам общим как для поставщика, таки для потребителя.
Однако внедрение концепции закупок JIT связано с рядом проблем, возникающих как у покупателя, так и у поставщика. Без решения проблем поставщика не может быть применена данная концепция у покупателя, поэтому их решение возможно только на основе взаимных компромиссов.
В связи с этим рассмотрим основные проблемы, возникающие при внедрении концепции закупок JIT:
1. График поставок. Для поставщика наиболее приемлемым является график, характеризующийся стабильностью поставок по объему и во времени, потребитель же заинтересован в поставках по мере надобности, причем эта потребность в материалах, непосредственно связанная с объемами производства и изменяется вместе с ними в соответствии с изменениями спроса на производимую продукцию.
2. Инженерные изменения. Изменения в выпускаемой продукции и соответственно процессе производства у потребителя вызывают необходимость внесения изменений в графике поставок и эти изменения у потребителя и поставщика требуют взаимного согласования.
3. Требования к качеству. Потребитель всегда предъявляет высокие требования к качеству поставляемых ему товаров, поставщик же сможет рассматривать эти требования как завышенные, т.к. их удовлетворение привело бы к увеличению затрат поставщика и сделало бы его отношения с данным потребителем не выгодными.
4. Размер партий. Часто поставщик и потребитель расходятся в оценке экономически целесообразного для каждого из них размера партий и периодичности поставки. В этом случае имеет место ситуация с перенесением затрат хранения на кого-то одного из них (как правило, на поставщика, вынужденного работать в режиме частых поставок небольшими партиями).
5. Расстояния. Удаленность потребителя может вступить в противоречие с его требованиями о частых поставках небольшими партиями, что может оказаться экономически не выгодным для поставщика.
Современные технологии основанные на логистических системах JIT формируются из различных вариантов логистических производственных концепций и распределительных систем, таких, как системы, минимизирующие запасы в логистических каналах, логистические системы быстрого переключения, выравнивания уровня запасов, современные логистические системы контроля и управления качеством продукции и т. п. Поэтому в настоящее время такие технологии относят к новой версии концепции «точно в срок» — концепции JIT II.
Основной целью данной концепции является максимальная интеграция всех логистических функций фирмы для минимизации уровня запасов в логистической системе, обеспечение высокой надежности и уровня качества продукции и сервиса для максимального удовлетворения запросов потребителей.
|
|
|
