 |
Автоматизация процесса формирования финансовой отчетности Регламентированные отчеты
|
|
|
|
В ОАО «Курскагропромдорстрой» для ведения бухгалтерского учета применяется программа «1С: Бухгалтерия» версия 8.1» (Приложение 14). Программа предназначена для ведения бухгалтерского учета, печати первичных документов, расчета итоговых показателей, формирования отчетов для налоговых органов. С точки зрения главного бухгалтера, данная программа была выбрана потому, что она чрезвычайно удобна, проста в освоении и универсальна. В бухгалтерии ОАО «Курскагропромдорстрой» имеется пять компьютеров. При ведении учета и подготовки отчетности осуществление операций с применением вычислительной техники значительно облегчает работу сотрудников организации. На имеющихся компьютерах установлены: программа для распечатки платежных поручений «Бизнес Пак 6» и программа для ввода документов налоговой и бухгалтерской отчетности и передачи данных в налоговые органы «Налогоплательщики ЮЛ».
«1С: Бухгалтерия 8.1» представляет собой один из базовых компонентов системы автоматизации управления предприятием – «1С: Предприятие». Все программы этого комплекса созданы на единой технологической платформе, имеют схожие принципы функционирования и тесно интегрированы друг с другом.
В систему «1С: Предприятие» входят три ключевых компонента: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет». Они имеют общие базовые возможности, но в каждом из них заложены специфические механизмы для решения определенного типа задач обработки информации. К примеру, компонент «Бухгалтерский учет» использует такие специфические для данной предметной области понятия, как «бухгалтерские счета», «операции» и «проводки» (Приложение 14).
Важнейшей особенностью системы «1С: Предприятие» является ее конфигурируемость. Это означает, что каждый компонент системы представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретная конфигурация того или иного компонента определяет структуры информационных массивов и алгоритмы их обработки. При конфигурировании могут быть учтены, как отраслевые так и внутрифирменные особенности организации учета и отчетности.
|
|
|
Стандартные отчеты используются для общего анализа бухгалтерских итогов и движения средств по счетам, а также для анализа итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики в разбивке по различным периодам. Регламентированные отчеты - это отчеты, предназначенные для предоставления в различные фонды, и в частности налоговым органам. Эти отчеты ежеквартально изменяются в соответствии с текущими нормативными документами, они не входят в саму конфигурацию, а поставляются в виде "внешних" отчетов. Диалоговое окно выбора такого отчета (рис. 2) вызывается из меню Отчеты,группа Регламентированные отчеты,пункт Регламентированные отчеты.
Рис.2 Диалоговое окно «Регламентированные отчеты»
Общие методы работы с регламентированными отчетами. Окно формы отчета (рис. 3) состоит из двух частей. Верхняя часть окна используется для задания параметров отчета. В нижней части расположен собственно бланк отчета - таблица, в которую вводится необходимая информация и которая выводится на печать. Эта таблица содержит ячейки желтого и зеленого цвета. Ячейки, окрашенные желтым, предназначены для ввода и редактирования данных в случае необходимости вручную. Ячейки, выделенные зеленым, вычисляются на основе данных ячеек желтого цвета и не редактируются вручную. Это, как правило, итоговые строки или столбцы бланка. Для вычисления значений могут применяться и более сложные алгоритмы.
|
|
|
Рис.3 Диалоговое окно «Бухгалтерский баланс (Форма 1)»
При заполнении бланка отчета можно использовать клавиши:
<Enter> - начало ввода в ячейку формы и завершение редактирования ячейки;
<Таb>/<Shift>+Таb> - переход по тем ячейкам бланка отчета, которые предназначены для ввода данных;
стрелки (вверх, вниз, вправо, влево) - перемещение по ячейкам таблицы;
<Ноmе>/<End> - переход курсора в начало/конец таблицы;
<PgUp>/<PgDn> - постраничное пролистывание формы вверх/вниз;
<F6> - переключение между верхней и нижней частями окна отчета.
Для редактирования данных в большинстве ячеек можно вызвать калькулятор (для ввода чисел) или календарь (для ввода дат) посредством нажатия клавиши <F4> или кнопки выбора в редактируемой ячейке.
В верхней части окна заданы следующие кнопки управления составлением отчета:
Сохранить- запомнить содержимое ячеек формы. Чтобы вернуться к сохраненным данным, достаточно нажать кнопку Восстановить;
Очистить - очистить все ячейки формы, заполненные ранее;
Восстановить- восстановить ранее сохраненные значения;
Закрыть- завершить работу с формой, при этом программа предложит сохранить данные отчета;
Заполнить- заполнить бланк отчета на основании данных бухгалтерского учета, при этом все ячейки бланка предварительно очищаются. Кнопка Заполнитьпоявляется в тех формах отчетности, для которых возможно автоматическое заполнение по данным бухгалтерского учета. В этом случае можно заполнить форму как вручную, так и автоматически (данными из информационной базы), нажав кнопку Заполнить.
Текст- формирование отчета в виде текстового файла.
Рассмотрим общие параметры для регламентированных отчетов.
За период- временной интервал, за который формируются и вводятся данные (квартал, месяц и т. д.). Этот реквизит определяет состав показателей формы отчетности, которые в данный момент вводятся.
Ед. Изм.- задает способ представления сумм, используемых в форме. Возможны следующие варианты вывода: в рублях; в тыс. руб.; в млн. руб.
Точность - задает количество знаков после запятой для сумм, используемых в форме (если единица измерения выбрана в рублях,то данный реквизит недоступен). Независимо от установленной единицы измерения вводить суммы следует в рублях! Показ введенных сумм будет выполняться в зависимости от представления, выбранного в реквизите eд. изм.
|
|
|
Для печати отчета, состоящего из нескольких печатных форм, следует в группе реквизитов Печатать листы установить флаги требуемых страниц и нажать кнопку Печать.Если флаги установлены для всех страниц отчета, то при печати ориентация каждой страницы устанавливается автоматически.
Для печати отчета следует выбрать в меню Файл пункт Печать.Параметры страницы следует установить самостоятельно, используя пункт Параметры страницы(из меню Файл). Для предварительного просмотра отчета на экране нужно в меню Файлвыбрать пункт Просмотр.
Некоторые формы позволяют раскрыть алгоритм формирования значения для выбранной ячейки нажатием кнопки Раскрыть (F5).Эта функция доступна для форм, которые могут быть заполнены автоматически по данным бухгалтерского учета (в диалоговых окнах управления такими формами присутствует кнопка (Заполнить).Кнопка Раскрыть (F5)становится доступной после нажатия кнопки Заполнить.Если для выделенной ячейки можно получить расшифровку, то после нажатия этой кнопки будет выдан табличный документ, содержащий описание алгоритма заполнения ячейки. Если для выделенной ячейки расшифровку получить нельзя (это ячейки, которые заполняются вручную, значения которых рассчитываются по данным других ячеек или нечисловые ячейки), то будет выдан запрос на получение расшифровки сразу для всех ячеек формы. При ответе «Да» будет сформирован табличный документ, содержащий расшифровку всех ячеек формы.
Таким образом, учитывая используемые программные средства, гибкость настроек на специфику работы и эффективность обработки данных, система «1С: Предприятие» может быть с успехом использована практически любыми категориями пользователей: от совсем малых до очень крупных предприятий. Бухгалтерский баланс строится почти полностью автоматически. Финансовая отчетность может быть полностью сохранен в формате текстового редактора Word или электронной таблицы Excel, кроме того, его можно представить в виде графика или диаграммы.
Рассмотрев автоматизированный процесс формирования бухгалтерского баланса на предприятии перейдем к следующей главе, где проведем оценку данных бухгалтерского баланса ОАО «Курскагропромдорстрой», и по ее результатам представим предложения по улучшению финансового состояния предприятия.
|
|
|
