Документальное оформление заказа и поставок

В стандартный бланк заказа включают: название документа; порядковый номер; название и адрес компании; должностное лицо, ответственное за заказ; наименование и адрес поставщика; сроки поставки и количество поставляемых товаров; описание товаров; адрес поставки; цену; расчетный счет; ответственность сторон.

Зарубежные фирмы, кроме самых мелких, используют, как правило, четыре экземпляра заказа. Для облегчения работы они обычно окрашены в различные цвета.

Экземпляр 1 (белый) отправляют поставщику. Это заказ на поставку. Он обязывает поставщика поставлять товары согласно оговоренным условиям, а заказчика – принимать и оплачивать товар.

Экземпляр 2 (розовый) отправляют в финансовый отдел. Этот экземпляр подтверждает передачу заказа и является основанием для оплаты счета.

Экземпляр 3 (голубой) отправляют в отдел материально-технического снабжения. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товаров, означенных в бланке заказов и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке.

Экземпляр 4 (зеленый) оставляют для контроля и используют при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками.

После того, как отдел материально-технического снабжения подтвердил получение товаров, зеленый экземпляр сдается в архив.

В зависимости от особенностей фирмы количество, цвета и варианты использования экземпляров могут варьироваться. Важно облегчить работу и избежать возможных исключительно технических ошибок.

Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отражающими.

Копия заказов должна быть направлена в подразделение-потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют и спецификации (описание товара).

Уведомление об отгрузке - документ, направляемый поставщиком потребителю после подготовки продукции к отправке и содержащий номер заказа и время поставки.

Сопроводительное письмо - документ, который обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены именно для данной фирмы.

Документ доставщика - документ, применяемый, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются: название и адрес отправителя; описание продукции; количество мест; масса (вес) продукции; особенности транспортировки; название доставщика.

Подтверждение получения поставки - документ, используемый для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля бухгалтерией соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.

В книге регистрации товаров указывают номер сопроводительного письма, дату поставки, отправителя, способ транспортировки и дают краткое описание товаров.

 

Проверка качества и количества полученной продукции

При приемке продукции необходимо удостовериться, что получен товар нужного качества, в нужном количестве, от своего поставщика, в обусловленное время и за оговоренную цену.

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. При рассмотрении возможностей поставщика на первое место выдвигаются следующие требования: наличие оборудования для производства продукции необходимого качества; возможность проводить испытания качества по заданной программе и с помощью необходимых приборов; контроль и аттестация входящих материалов и сырья и др.

Применяемые на практике меры по обеспечению качества принимаемых товаров могут быть классифицированы следующим образом:

 

Методы приемки партий	Методы приемочного контроля
А. Сплошной контроль Б. Выборочные методы: 1. Приемочный выборочный контроль партий по качественным признакам 2. Непрерывный выборочный контроль но качественным признакам 3. Приемочный выборочный контроль по качественным признакам с пропус­ком партий. 4. Приемочный выборочный контроль по качественным признакам. 5. Ревизионный выборочный контроль	А. Апробация установленной постав­щиком системы методов и операций по обеспечению качества. Б. Апробация применяемой поставщи­ком методики контроля качества заку­паемых товаров В. Учет и определение улучшения показателей качества продукции данного поставщика. Г. Сравнительная оценка качества продукции различных поставщиков

Правовые основы закупок

Грамотное ведение закупочных операций требует отдельных знаний хозяйственного права, касающихся заключения контракта как основы закупок, поставки товаров и их оплаты.

1. Предложение и принятие предложения. Контракт оформляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной цене и на других условиях поставки, а другая сторона принимает это предложение. Контракт представляет собой юридически оформленную сделку между хозяйствующими субъектами на куплю-продажу продукции.

В большинстве случаев контракты бывают письменными, но возможны и устные, которые часто выполняются не менее тщательно, чем письменные. Редкое применение устных контрактов связано, прежде всего, с тем, что отсутствие документа затрудняет доказательство наличия контракта в судебных инстанциях.

2. Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость, т. е. он становится контрактом в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.

3. Право заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные фирмой и действующие от ее имени.

4. Законность. Контракт обязан быть законным, т. е. всецело отвечать юридическим нормам страны. Например, незаконным будет контракт на поставку продукции, производство которой запрещено законодательством.

Заключение контракта предполагает согласование разных условий - как четко выраженных, так и подразумеваемых.

Четко выраженные условия -те, которые фактически отражены в контракте.

Подразумеваемые условия -те, которые либо вытекают из зафиксированных в контракте, либо являются сами собой разумеющимися исходя из здравого смысла.

В качестве условия контракт должен предусматривать возмещение убытка (имеется в виду оговоренная в контракте сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливается заранее в разумных пределах.

Штрафы – средство заставить поставщика выполнить условия контракта. В отличие от возмещения убытка штраф представляет собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока, поставки товара ненадлежащего качества и т. д.

Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от поставщика, то в контракте следует установить соответствующее условие – так называемый "форс-мажор".

 

Контрольные вопросы:

1. Перечислите сущность, задачи и функции закупочной логистики.

2. Опишите структуру и функции службы снабжения на предприятии.

3. Охарактеризуйте механизм функционирования закупочной логистики.

4. В чем характерные черты традиционной системы снабжения?

5. Каковы особенности системы оперативного снабжения?

6. В чем суть системы Канбан?

7. Охарактеризуйте систему планирования производственных ресурсов (МRP).

8. В чем особенности системы "Точно в срок"?

9. Опишите систему запросов.

10. В чем сущность системы прогнозных показателей?.

11. Сопоставьте традиционную и оперативную системы снабжения.

12. Как производится анализ, определение потребности и расчеты количества заказываемых материалов?

13. Перечислите наиболее распространенные методы закупок.

14. Опишите особенности каждого из методов закупок.

15. Охарактеризуйте проблему "Закупать или производить?"

16. Опишите схему процесса закупок.

17. Как производится получение и оценка предложений поставщиков?

18. Охарактеризуйте процедуру тендерных торгов.

19. Разъясните различие между твердой офертой и свободной офертой.

20. Перечислите основные требования к выбору поставщика.

21. Каким образом оцениваются результаты работы с поставщиками?

22. Опишите механизм рейтинговой системы оценки поставщиков.

23. Как решается задача выбора поставщиков на основе операционного математического моделирования?

24. Как производится документальное оформление заказа и поставок?

25. Каковы особенности составления спецификаций на заказ?

26. Охарактеризуйте методы проверки качества получаемой продукции.

27. Изложите правовые основы закупок.

 

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: