 |
Использование архивных документов
|
|
|
|
Использование архивных документов является конечной целью создания любого архива. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», использование архивных документов – это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации», пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
|
|
|
В соответствии с Правилами 2007 г. основными формами использования архивных документов (предоставления архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей) являются:
1) информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
2) предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;
3) экспонирование архивных документов на выставках;
4) использование архивных документов в средствах массовой информации;
5) проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;
6) публикация архивных документов.
Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.
Для выявления сведений о местонахождении документов архив предоставляет пользователю справочно-поисковые средства к ним (совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации). С этой целью необходимой является система научно-справочного аппарата архива. НСА архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов, который включает обязательные для ведения
в архиве архивные справочники (опись дел, документов; путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор). Правила 2007 г. закрепляют порядок оформления НСА
архива.
|
|
|
Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации от 06 июля 1998 г. устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальных залах (просмотровых залах, комнатах прослушивания фонодокументов и т. п.) государственных архивов и центров хранения документации Российской Федерации. Правила регламентируют порядок допуска пользователей в читальные залы архивов, права, обязанности и ответственность пользователей, порядок выдачи дел, документов, микрокопий, печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата и порядок копирования и выдачи копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей.
Архивные учреждения, обладая статусом юридического лица, в рамках подинститута использования архивных документов вступают в гражданско-правовые отношения, возникающие, например, из совершения сделок (договоров). Среди двусторонних сделок можно выделить договоры на выполнение научно-исследовательских работ, которые по гражданскому законодательству признаны в качестве самостоятельного вида договоров. Глава 38 Гражданского кодекса оговаривает порядок заключения договора на выполнение научно-исследовательских работ, опытно-конструкторских и технологических работ. Одной стороной этого договора может выступать архивное учреждение (исполнитель), другой – как юридическое, так и физическое лицо (заказчик). Исполнитель принимает на себя обязательства выполнить научно-исследовательскую работу и передать результаты этой работы заказчику в предусмотренный договором срок. Заказчик обязуется передать исполнителю необходимую для выполнения работы информацию, принять результаты выполненных работ и оплатить их.
|
|
|
Но договор не является исключительной прерогативой гражданского права и может применяться не только в рамках гражданско-правовых, но и административно-правовых отношений. Разновидностью административного договора является договор передачи, хранения и использования
документов архива организации в муниципальный или государственный архив.
Учитывая требования законодательства о доступе граждан к информации о деятельности федеральных органов власти, Федеральное архивное агентство предприняло серьезную модернизацию сайта Росархива, размещенного на общеотраслевом веб-портале «Архивы России». На сайте разместили семь форм электронных запросов граждан социально-правового характера, а также формы тематических запросов и обращений в аппарат Росархива. Форма запроса о подтверждении трудового стажа, размера заработной платы содержит весь необходимый набор реквизитов, облегчающих поиск информации. В условиях отсутствия электронной подписи у абсолютного большинства российских граждан их идентификацию архивы вынуждены проводить при выдаче справок, за получением которых граждане должны пока обращаться лично. Но сама возможность первичного электронного запроса – реальный шаг на пути реализации архивами электронных услуг населению.
В соответствии с Планом реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 г., утвержденным решением Совета при Президенте Российской Федерации по развитию информационного общества в Российской Федерации от 13 февраля 2010 г. № Пр-357, перед архивными учреждениями была поставлена задача формирования в полном объеме автоматизированного Центрального фондового каталога и представление его открытой части для широкого доступа в Интернете. С этой целью необходимо внести в БД «Архивный фонд» описания всех фондов государственных и муниципальных архивов для их последующего включения в автоматизированные фондовые каталоги субъектов РФ и Центральный фондовый каталог Росархива.
|
|
|
Разработанные программные комплексы «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог», предназначенные для аккумулирования данных, накопленных в 4-й версии ПК «Архивный фонд», предоставляют возможность выгрузки открытой части информационного массива в Интернет. К публичной информации руководством Росархива планируется добавить поисковые средства, которые позволят интернет-пользователям (к ним должны относиться все без исключения руководители уполномоченных органов исполнительной власти в области архивного дела) искать необходимые сведения о содержании и месте хранения фондов по всем архивам, включенным в систему централизованного государственного автоматизированного учета документов Архивного фонда России.
Контрольные вопросы
1. Что значит принцип публичности в архивном праве?
2. Что может ограничить право доступа пользователя к архивным документам?
3. Какие существуют разновидности архивных документов по кате-гории доступа?
4. Какие существуют формы использования архивных документов?
Литература
1. Афанасьева, Л. П. Проблема доступа к архивным документам, содержащих персональные данные / Л. П. Афанасьева // Делопроизводство. – 2006. – № 4. – С. 106-114.
2. Говорухин, О. Э. Служебная и профессиональная тайна / О. Э. Говорухин // Делопроизводство. – 2006. – № 3. – С. 78-86.
3. Горбачева, Е. В. Тайна личной жизни: освещение в российском законодательстве / Е. В. Горбачева // Вестник архивиста. – 2003. – № 1 (73). –
С. 128-135.
4. Документы, содержащие персональные данные в государственных архивах России: справ.-информ. пособие. – М.: ВНИИДАД, 2006. – 138 с.
5. Ищейнов, В. Я. Персональные данные в законодательных и нормативных документах Российской Федерации и информационных системах /
В. Я. Ищейнов // Делопроизводство. – 2006. – № 3. – С. 87-90.
6. Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учеб. пособие / C. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. – М.: Флинта; Наука, 2009. – 296 с.
7. Козлов, В. П. Российское архивное дело. Архивно-источнико-ведческие исследования / В. П. Козлов. – М.: РОССПЭН, 1999. – 336 с.
8. Курникова, И. А. Доступ к персональным данным: законодательство и практика (отечественный и зарубежный опыт): метод. пособие /
И. А. Курникова. – М.: ВНИИДАД, 2004. – С. 100-109.
9. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации. – М.: ВНИИДАД, 2007. – 46 с.
10. Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими: методические рекомендации / Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД. – М., 2009. – 48 с.
|
|
|
11. Павлова, Т. Ф. Проблемы обеспечения доступа пользователей к судебно-следственным делам / Т.Ф. Павлова // Отечественные архивы. – 2004. – № 3. – С. 32-34.
12. Павлова, Т. Ф. Формирование нормативной базы обеспечения доступа пользователей к архивным документам с конфиденциальными сведениями о гражданах. 1991-2007 гг. / Т. Ф. Павлова // Отечественные архивы. –
2008. – № 2. – С. 40-45.
13. Попова, Е. Н. О некоторых проблемах доступа к архивной информации / Е. Н. Попова // Делопроизводство. – 2007. – № 1. – С. 90-96.
Заключение
В правовом государстве основным источником права должен быть закон. Именно закон должен занять ведущее положение в правовом регулировании деятельности государства в сфере архивного дела, поскольку только закон гарантирует соблюдение интересов государства и гражда-нина.
Организационно-правовой установкой и основой отечественного архивного законодательства в советский период стал принцип централизации архивного дела. Создание после Октябрьской революции единого Государственного архивного фонда России, формирование широкой сети государственных архивов в областях, краях и республиках в составе Российской Федерации, способствовало сохранению и приумножению документальных богатств государства. Это позволило в определенной мере сделать достоянием общества архивные документы, отложившиеся в деятельности многих государственных учреждений и предприятий, общественных и других организаций. Однако само создание широкой сети государственных архивов, сосредоточение в них ценных документальных фондов не могло еще гарантировать исследователям свободный доступ к этим документам. Слишком много факторов политического, идеологического, технического и экономического характера препятствовали этому. Жесткая централизация всей государственной власти распространялась также и на централизацию в области законодательства.
С распадом СССР начался процесс демократизации архивного дела. В Основах законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» впервые вводилось понятие негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, впервые был гарантирован принцип общедоступности архивной информации (за исключением документов, относящихся к секретной информации и информации, затрагивающей тайну личной жизни человека), устанавливался принцип публичности Архивного фонда России. Принятый в 2004 г. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» стал основным нормативным документом, очень подробно регулирующим вопросы хранения, комплектования, учета и использования всех архивных документов независимо от того, в каком предприятии они образовались и хранятся – государственном, муниципальном или частном.
Принятие Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», без сомнения, позволило решить ряд актуальных задач в области управления архивным делом не только на федеральном уровне, но и на местах, позволило законодательно решить вопросы, которые встают ежедневно перед архивистами всех регионов России.
Однако архивное законодательство требует дальнейшего совершенствования. В настоящее время отсутствует необходимая правовая регламентация в отношении электронных документов.
Задачи архивного законодательства можно определить следующим образом: обеспечение реализации конституционного строя; развитие гражданского общества; построение, укрепление и совершенствование правового государства; защита прав и свобод гражданина и человека; исполнение функций государственного (публичного) управления в сфере архивного дела при соблюдении защиты национальных интересов России, разграничение полномочий в вопросах архивного дела между Российской Федерацией, ее субъектами и местным самоуправлением: создание законодательной базы, которая позволила бы, решая проблему правового регулирования отношений граждан, общества и государства в сфере архивного дела, обеспечить сохранение, качественное пополнение, государственный учет и всестороннее использование Архивного фонда Российской Федерации, как важнейшей части ее национального и культурного достояния.
Архивное законодательство в современных условиях развивается по пути формирования комплексной отрасли законодательства. На современном этапе в силу объективных причин архивное законодательство можно отнести к формирующимся законодательным комплексам как разновидности нормативных массивов об архивном деле. Следует отметить, что данная комплексная система образуется постепенно и регулирует общественные отношения в области архивного дела, относящиеся к внутренней функции государства, на которые государство воздействует правовым образом. Для такого комплекса характерны не только нормы, регулирующие управление и связанные с ними иные административно-правовые отношения, но и нормы гражданского права, нормы трудового, уголовного права, процессуальные нормы и т.д. В настоящее время удельный вес такого законодательного комплекса значителен и нормы различных отраслей права, служащие развитию архивного дела, должны согласовываться с архивным законодательством.
Архивное право как отрасль права может определяться как система правовых норм, направленных на регулирование общественных отношений, возникающих в сфере архивного дела. Архивное право образуется нормами различных отраслей законодательств: конституционного законодательства как базовой отрасли права, далее двух опорных отраслей –
административного и гражданского законодательства, и иных вспомога-тельных отраслей – финансового, налогового, трудового, земельного, социального, экологического, муниципального, уголовного и уголовно-про-цессуального законодательства, законодательства о судоустройстве и т.д. Архивное дело можно охарактеризовать как правовой институт, имеющий комплексную природу. Природа данного института такова, что функции его не могут быть урегулированы только нормами одной конкретной
отрасли права.
Архивное право как система норм, регулирующих отношения в архивном деле, имеет целью исследование сферы архивного дела как сферы правового регулирования общественных отношений, выявление объектов и субъектов информационных правоотношений, подготовку проектов нормативных правовых актов в области действия архивного права, оценку эффективности проектов этих актов. Основными задачами в этой области являются: изучение актов действующего архивного законодательства и подзаконных актов; выявление пробелов и дублей в источниках архивного права, разработка предложений по разработке проектов федеральных законов и подзаконных актов в этой области; изучение практики применения норм и актов архивного права, оценка эффективности действия принятых нормативных правовых актов, подготовка предложений по совершенствованию процессов регулирования общественных отношений в сфере архивного дела, предложений по дополнению и изменению норм и актов архивного права; проведение работ по подготовке законопроектов и иных нормативных правовых актов в сфере архивного дела.
Если архивное право как совокупность юридических норм регулирует общественные отношения в сфере архивного дела, то наука архивного права исследует эти нормы, отношения, возникающие при их применении, измеряет эффективность действия юридических норм в сфере архивного дела, классифицирует, систематизирует и кодифицирует их, объединяет в правовые институты и подинституты, формирует систему архивного права.
Архивное право как наука, как учебная дисциплина и как система норм, регулирующих отношения в сфере архивного дела, на сегодняшний день только формируется, и еще многие проблемы правового обеспечения архивного дела ждут своего решения.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Автократов, В. Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / В. Н. Автократов; сост., вступ. ст. Т. И. Хорхордина. – М.: РГГУ, 2001. – 395 с.
2. Архивное право: история, современность, перспективы: материалы «круглого стола» (Москва, 20 декабря 2001 г.) / сост.: Г. А. Осичкина, В. А. Бароне; Министерство образования РФ, РГГУ, УМО вузов РФ по образованию в области историко-архивоведения, Федеральная архивная служба России. – М., 2002. – 80 с.
3. Архивоведение: учеб. пособие для спец. проф. образования / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова; под ред. В.П. Козлова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2004. – 276 с.
4. Булюлина, Е. В. Теория и методика архивоведения: учеб. пособие / Е. В. Булюлина. – Волгоград: Изд-во Волгогр. гос. ун-та, 2006. – 145 с.
5. Голиков, А. Г. Архивоведение отечественной истории / А. Г. Голиков. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 176 с.
6. Действующее законодательство об архивном деле / под ред. Б. П. Пустынцева и Г. Г. Лисицыной. – СПб.: Крита, 2002. – 542 с.
7. Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учеб. пособие / C. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. – М.: Флинта: Наука, 2009. – 296 с.
8. Козлов, В. П. Российское архивное дело / В. П. Козлов. – М.: НОРМА, 1999. – 236 с.
9. Копылов, В. А. Информационное право: учеб. / В. А Копылов. – М.: Юрист, 2005. – 512 с.
10. Методические рекомендации по фондированию документов
в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации / сост.: Н. И. Химина, А. В. Елпатьевский. – М.: ВНИИДАД, 2007. – 41 с.
11. Привалов, В. Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: метод. пособие / В. Ф. Привалов. – М.: ВНИИДАД, 2003. – 110 с.
12. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия / М. Ю. Рогожин. – СПб.: Питер, 2006. – 160 с.
13. Сулимова, Л. П. Как создать архив с нуля на современном предприятии: справ.-метод. пособие / Л. П. Сулимова, Д. В. Осипов. – М.: Бератор-Паблишинг, 2007. – 144 с.
14. Ульянина, Е. А. Архивоведение. / Е. А. Ульянина, А. С. Якименко. – М.: Высшее образование, 2007. – 148 с.
15. Леонтьева, О. Г. Архивы в современном мире: учеб. пособие / О. Г. Леонтьева. – Тверь: «Лилия Принт», 2004. – 180 с.
16. Вовкотруб, О. В. Архивоведение: учеб. пособие / О. В. Вовко-труб, Л. Р. Фионова. – Пенза: ПГУ, 2005. – 132 с.
|
|
|
