2. Информация

Итак, для эффективного управления организацией необходи­ма достоверная информация об ее деятельности. Она служит фун­даментом для формирования любых документов (докладов, отче­тов, предложений и т. п. ), которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей (определение стратегических це­лей и задач организации, координация действий подразделений в достижении общих целей и т. п. ), опираются на информацию. Мож­но утверждать, что практически любая деятельность человека ба­зируется на информации.

Что же такое информация? Как соотносятся данные и инфор­мация?

Информация — сведения об окружающем мире (объектах, явле­ниях, событиях, процессах и т. д. ), которые уменьшают существу­ющую в отношении него степень неопределенности, неполноту зна­ний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выра­женными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), воспроизводимые путем передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислитель­ных средств и т. д. ). Из этого определения следует, что:

• информация — это не любые сведения, она несет в себе нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределенность;
• информация существует вне ее создателя, это отчужденное от ее создателя знание, знание, отражающее действительность в мышлении человека;
• информация стала сообщением, так как она выражена на опре­деленном языке в виде знаков;
• сообщение может быть записано на материальном носителе (т. е. оно является формой передачи информации);
• сообщение доступно для воспроизведения без участия автора, оно передается в каналы общественной коммуникации.

       Отсутствие информации вызывает информационную потреб­ность — осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.

Когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств.

Информация достоверна , если она не искажает истинного по­ложения дел. Информация адекватна , если с помощью получен­ной информации об объекте, процессе или явлении создается их образ определенного уровня соответствия. Информация полна , если ее достаточно для понимания и принятия решений. Информация выражена кратко и четко , если она не содержит в себе ненужных сведений. Информация ясна и понятна , если она выражена язы­ком, на котором говорят те, кому она предназначена. Информация своевременна (оперативность информации), если она не потеряла актуальность и несет в себе сведения, необходимые в данный мо­мент для понимания и принятия решений.

Кроме этих свойств информации можно оценить ее ценность — меру расширения совокупности сведений, которыми располагает потребитель информации при ее получении и интерпретации, степень снижения состояния неопределенности.

От указанных качественных характеристик информации непос­редственно зависит эффективность управления и управленческой деятельности.

В определении информации мы воспользовались понятием со­общения. Одним из способов превращения информации в сооб­щение является запись его на материальном носителе. Процесс такой записи называется кодированием. Если мы применяем ма­териальные носители, предназначенные для использования в ком­пьютерной технике, мы имеем дело с данными. В таком случае кодированием информации является ее преобразование в услов­ные сигналы с целью автоматизации хранения, обработки, пере­дачи и ввода—вывода данных. Данные — это компьютерное изоб­ражение информации.

Мы имеем дело с организациями, работающими в экономи­ческой области, и поэтому, говоря об информации и информа­ционном обеспечении управленческой деятельности, имеем в виду экономическую информацию.

Экономическая информация — совокупность сведений, которые отражают социально-экономические процессы и служат для упра­вления этими процессами и коллективами людей в производствен­ной и непроизводственной сферах. Чем характерна экономичес­кая информация? Обычно выделяют ряд отличительных призна­ков:

• большие объемы информации;
• многократное повторение циклов получения и преобразования информации в установленные временные периоды (месяц, квар­тал, год и т. д. );
• многообразие источников и потребителей экономической ин­формации;  
• значительный удельный вес рутинных процедур при обработке экономической информации.                         1

Поскольку речь идет об информационном обеспечении управ­ленческой деятельности, мы должны отметить, что в рамках лю­бой организации информация для управления используется в двух видах (рис. 1. 4): она либо оформлена как документы (планы, заяв­ки, приказы и т. п. ), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т. п. ).

Документ — информационное сообщение в бумажном, звуко­вом или электронном виде, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. Как формируются документы? Сведения о работе организации в каком-либо аспек­те характеризуются совокупностью показателей. Любой показатель обладает экономическим смыслом (например, объем продаж ка­кого-то изделия), имеет собственное название и числовую харак­теристику (сколько продали на какой-то момент времени). На ос­нове показателей создаются документы, которые могут включать в себя один или несколько показателей.

Перемещение документов и работа с ними в организации — ее документооборот. Документооборот — система создания, интер­претации, передачи, приема и архивирования документов, а так-же контроля за их исполнением и защиты от несанкционирован­ного доступа (т. е. процедуры формирования и использования до­кументов для управления).