 |
Совершенствование автоматизации учета затрат на производство с использованием программы 1:С «Предприятие 8.0»
|
|
|
|
Занять лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.
Бухгалтерский учет на ООО «Хлебозавод Гулькевичский» ведется по автоматизированной форме учета с использованием компьютерной техники и бухгалтерской программы 1С: Предприятие 7.7. Я хочу порекомендовать ООО «Хлебозавод Гулькевичский» ведение бухгалтерского учета с использованием программы 1:С «Предприятие 8.0»,потому что она более усовершенствована и обеспечит решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой организации: выписку первичных документов, учет продаж и т.д. 1:С «Предприятие 8.0» – это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д.
1:С «Предприятие 8.0» – универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности.
Бухгалтерский и налоговый учет реализованы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, настроенный в соответствии с Приказом Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31 октября 2000 г. № 94н.
|
|
|
Методика бухгалтерского учета обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Бухгалтеры ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета.
В традиционном бухгалтерском учете проводки используются для отражения хозяйственных операций только на счетах бухгалтерского учета. В конфигурации функции проводки расширены: проводка может использоваться также и для отражения хозяйственных операций в аналитическом учете имущества, расчетов и обязательств предприятия. Это достигается путем использования в проводке дополнительных реквизитов - субконто.
Субконто - это объект аналитического учета, а вид субконто - это множество однотипных объектов аналитического учета, из которого выбирается объект. Видами субконто, в частности, являются списки контрагентов предприятия, складов, подразделений, работников, список номенклатуры товарно-материальных ценностей, документы расчета с контрагентами и др.
Виды субконто прикрепляются к счетам бухгалтерского учета непосредственно в плане счетов. К одному бухгалтерскому счету можно прикрепить до трех видов субконто.
В дополнение к счетам дебета и кредита в ней может быть указано до трех субконто дебета и до трех субконто кредита. Если для какого-либо счета проводки в плане счетов указаны признак ведения количественного учета и признак валютного учета, то помимо рублевой суммы, в записи проводки могут быть указаны количество и сумма в иностранной валюте (по дебету и/или по кредиту).
|
|
|
Таким образом, проводка является мощным инструментом для отражения хозяйственных событий одновременно в синтетическом бухгалтерском учете и в нескольких разрезах аналитического бухгалтерского учета ООО «Хлебозавод «Гулькевичский». Но многофункциональность этого инструмента не создает дополнительных трудностей для пользователя, поскольку, как правило, проводки формируются автоматически.
1:С «Предприятие 8.0» обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой ООО «Хлебозавод «Гулькевичский»: выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.
Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета, а задачи автоматизации других служб, например, отдела продаж, решать специализированными конфигурациями или другими системами.
Бухгалтерский учет расчетов с контрагентом в ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» зависит от методики взаиморасчетов, определяемой в договоре. Сведения о договоре с контрагентом и условия расчетов должны быть введены в информационную базу 1:С «Предприятие 8.0». Причем с одним контрагентом может быть заключено несколько договоров с разными условиями расчетов.
В договоре может быть выбран один из следующих вариантов измерения взаимной задолженности между ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» и контрагентом:
- в рублях;
- в условных единицах;
- в иностранной валюте.
Последний вариант подходит для расчетов с иностранным партнером, а первые два могут использоваться для расчетов с отечественными партнерами. Причем вариант расчетов в условных единицах означает следующее: взаимные задолженности по договору фиксируются в иностранной валюте, выбранной в качестве условной единицы договора, но платежи выполняются в рублях. Для регистрации изменения состояния взаиморасчетов суммы платежей пересчитываются в условные единицы по курсу иностранной валюты на день платежа. Расчеты с контрагентами могут учитываться с разной степенью детализации:
|
|
|
- по договору в целом;
- по каждому расчетному документу (отгрузки, оплаты и т.п.).
Во взаимоотношениях с контрагентами распространена практика, когда конкретная оплата привязывается к конкретной поставке: либо сначала регистрируется оплата поставки (по предварительно выписанному счету), а затем регистрируется сама поставка – поставка по предоплате, либо сначала регистрируется поставка, а затем регистрируется оплата - последующая поставка. Подобной практике деловых взаимоотношений больше подойдет детализация расчетов по каждому расчетному документу.
Но при долгосрочных взаимоотношениях с надежными деловыми партнерами ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» может быть установлено, что платежи не привязываются к конкретным поставкам. Например, по условиям договора контрагент может поставлять предприятию товары в течение месяца по разовым заявкам подразделений предприятия, а по завершении месяца финансовая служба ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» будет оплачивать контрагенту все выполненные поставки и перечислять частичную предоплату на очередной месяц. Для подобной практики взаимоотношений подойдет вариант детализации расчетов с контрагентом по договору в целом, хотя можно выбрать и вариант детализации по каждому расчетному документу.
При регистрации расчетного документа в информационной базе бухгалтерские проводки формируются автоматически. При этом в целях аналитического учета контрагент будет указан в проводке в качестве субконто дебета или кредита. В качестве второго субконто проводки может быть указан договор, в качестве третьего - расчетный документ.
Конфигурация может вести аналитический учет по расчетным документам даже в случае, когда пользователям это непосредственно не требуется, то есть в описании договора указана детализация расчетов по договору в целом. Если для договора выбран вариант учета расчетов в условных единицах, то для корректного определения курсовых разниц при регистрации каждого изменения состояния взаиморасчетов потребуется привязка к конкретному расчетному документу, при этом расчетный документ будет подбираться из информационной базы автоматически по методу ФИФО.
|
|
|
Суммы документов автоматически разделяются на погашения задолженностей и авансы, поскольку по правилам бухгалтерского учета эти суммы должны отражаться раздельно.
Бухгалтерские счета для учета расчетов с контрагентами, используемые в проводках, указываются в расчетном документе. Но пользователю вряд ли потребуется самостоятельно указывать бухгалтерские счета в документе, поскольку они подставятся автоматически сразу после того, как он укажет контрагента и договор. Для подстановки счетов по умолчанию автоматически подберется наиболее подходящая запись из специального списка, хранящегося в информационной базе.
Благодаря автоматической подстановке бухгалтерских счетов ввод расчетных документов можно поручить пользователям, не являющимся бухгалтерами. А бухгалтеры ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» могут оставить за собой лишь функцию контроля за состоянием списка, используемого для автоматической подстановки бухгалтерских счетов в расчетные документы.
Сведения о банковских операциях вводятся в информационную базу банковскими расчетными документами (платежное поручение входящее, платежное поручение исходящее, платежный ордер, инкассовое поручение, аккредитив). По каждому банковскому расчетному документу могут формироваться проводки.
Несколькими щелчками мыши по экранной форме банковского расчетного документа можно открыть фрагмент журнала проводок, который будет содержать проводки, сформированные документом.
Конфигурация не позволяет править проводки вручную. Для изменения проводки необходимо изменить исходную информацию, содержащуюся в документе, и перепровести документ – сформировать проводки заново.
Безналичные денежные средства учитываются на счете 51. Предприятие может иметь несколько расчетных счетов в одном или нескольких банках. В бухгалтерском учете этот факт будет отражен введением дополнительного разреза аналитического учета. В плане счетов бухгалтерского учета к счету 51 прикреплен вид субконто «Банковские счета».
Банковский счет указывается в форме банковского расчетного документа. При автоматическом формировании проводки он будет подставлен в качестве субконто.
Счета расчетов с контрагентами, которые будут использоваться в проводках, указываются непосредственно в форме документа. Но специально вводить его, скорее всего, не потребуется, поскольку он будет подставлен автоматически после того, как пользователь укажет в форме документа контрагента и договор: наиболее подходящий счет будет подобран из специального списка, хранящегося в информационной базе.
|
|
|
В конфигурации реализованы механизмы группового ввода и обработки платежных документов: обработка «Выписка банка», механизм обмена информацией с программами типа «Клиент банка». Эти обработки формируют или корректируют документы, которые, в свою очередь, порождают проводки.
1:С «Предприятие 8.0» рассчитана на полное отражение в бухгалтерском учете процессов производства. В информационной базе регистрируются перемещения материальных ценностей между подразделениями и материально - ответственными лицами предприятия, изготовление готовой продукций и полуфабрикатов, оказание производственных услуг, износ оборудования, прямые и косвенных затраты на производство. Отражение процессов производства в бухгалтерском учете производится путем ввода документов пользователями и автоматического формирования проводок по каждому документу. Реквизиты проводок подставляются в зависимости от реквизитов документов.
Проводки, автоматически сформированные документом, можно посмотреть, открыв фрагмент журнала проводок непосредственно из формы документа.
Передача материалов в производство может быть оформлена документом «Требование - накладная», который автоматически сформирует соответствующие бухгалтерские проводки.
Выпуск готовой продукции и полуфабрикатов производственным подразделением ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» может быть зарегистрирован документом «Отчет производства за смену».
В документе «Отчет производства за смену» выпуск готовой продукции и полуфабрикатов оценивается по плановой себестоимости.
Для определения фактической себестоимости выпущенной продукции ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» в конце месяца проводится инвентаризация незавершенного производства, результаты которой вводятся в информационную базу документом, который так и называется - «Инвентаризация незавершенного производства». Проводки этого документа приведут остатки материалов в незавершенном производстве по бухгалтерскому учету в соответствие данным инвентаризации и соответственно скорректируют данные о материалах, автоматически списанных на производство готовой продукции в течение месяца.
В состав ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» входят несколько производственных подразделений, поэтому документы «Отчет производства за смену» и «Инвентаризация незавершенного производства» вводятся для каждого производственного подразделения.
В конце месяца вводится документ «Расчет себестоимости выпуска», который выполняет множество функций, в частности, автоматически формирует проводки распределения прямых и косвенных затрат по подразделениям.
1:С «Предприятие 8.0» рассчитана на производственные предприятия с довольно сложной организацией производственных процессов. При этом в информационной базе обеспечивается регистрация всех этапов прохождения материальных потоков (переделов) между подразделениями предприятия. Пользователь может выбрать способ расчета себестоимости производства в настройках учетной политики: по переделам или по подразделениям. Второй способ расчета - по переделам – предполагает жесткую последовательность прохождения потоков материалов и полуфабрикатов через подразделения предприятия.
Документы способны отражать разнообразные производственные операции: выпуск полуфабрикатов, прием и передачу в переработку давальческого сырья, получение и оказание производственных услуг, включая «внутренние» услуги (то есть услуги, которые подразделения оказывают друг другу), учет спецодежды и спецоснастки от момента передачи в эксплуатацию до момента списания материалов или возврата из эксплуатации, выпуск брака и возвратных отходов и пр.
1:С «Предприятие 8.0» спроектирована таким образом, чтобы все эти документы могли бы вводить сотрудники производственных подразделений. А работа бухгалтера может быть сведена к методическому руководству и к контролю за состоянием настроек и списков, используемых при автоматическом формировании проводок по документам производственного учета.
1:С «Предприятие 8.0» обеспечивает отражение операций начисления заработной платы и связанных с ней налогов и взносов в бухгалтерском учете.
Расчет заработной платы и связанных с ней начислений выполняется в специально предназначенной для этого подсистеме расчета заработной платы путем ввода в информационную базу соответствующих документов.
Подсистема расчета заработной платы обладает значительной степенью автономности. Это связано с тем, что в бухгалтерском учете и других видах учета не требуется та степень детализации информации, которая используется в подсистеме расчета заработной платы для обеспечения персонифицированного учета начислений и удержаний. Поэтому, в отличие от других подсистем конфигурации, документы подсистемы расчета заработной платы не формируют бухгалтерских проводок и, соответственно, не отражаются в бухгалтерском учете.
Для отражения в бухгалтерском учете данных о начислениях и удержаниях сотрудников ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» предназначен документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете».
Документ может быть заполнен автоматически на основании регламентированных начислений заработной платы и удержаний налогов и взносов, введенных в информационную базу документами подсистемы расчета заработной платы. Это исходная информация для формирования проводок, которая будет отражена на закладках «Основные начисления» и «Дополнительные начисления» табличной части документа. Автоматически сформированные проводки будут отражены на закладке «Проводки» табличной части документа.
Бухгалтерские счета, используемые для подстановки в автоматически формируемые проводки, предварительно указываются в списке способов отражения зарплаты в регламентированном учете.
Таким образом, задача отражения начислений заработной платы в бухгалтерском учете разделяется на две подзадачи:
- контроль состояния специального списка способов отражения зарплаты в регламентированном учете;
- ввод документов «Отражение зарплаты в регламентированном учете».
Факт выплаты заработной платы сотрудникам ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» регистрируются денежными документами подсистемы учета денежных средств. Для правильного отражения в бухгалтерском учете изменения состояния взаиморасчетов с конкретными работниками в платежном документе указывается ссылка на документ подсистемы расчета заработной платы «Зарплата к выплате организаций», поскольку именно в этом документе содержится перечень работников и суммы зарплаты, причитающиеся к получению, уже за вычетом налога на доходы физических лиц и прочих удержаний.
Основным способом отражения хозяйственных операций в учете является ввод документов конфигурации, соответствующих первичным документам бухгалтерского учета. Кроме того, допускается непосредственный ввод отдельных проводок. Для группового ввода проводок можно использовать типовые операции – простой инструмент автоматизации, легко и быстро настраиваемый пользователем.
Учет товаров, материалов и готовой продукции в 1:С «Предприятие 8.0» реализован согласно ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» и методическим указаниям по его применению. Поддерживаются следующие способы оценки материально-производственных запасов при их выбытии:
1. по средней себестоимости;
2. по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО);
По складам может вестись количественно-суммовой учет и учет по партиям. Складской учет может быть отключен, если в нем нет необходимости.
1:С «Предприятие 8.0» позволяет автоматизировать учет операций поступления и реализации товаров и услуг. Автоматизирован учет движения наличных и безналичных денежных средств, в том числе операций обмена валюты. Автоматизированы расчеты с контрагентами и подотчетными лицами. Учет расчетов с контрагентами может вестись в рублях, условных единицах и иностранной валюте.
1:С «Предприятие 8.0» обеспечивает ведение учета основных средств в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств».
Операции по учету основных средств - поступление, принятие к учету, модернизация, передача, списание – регистрируются соответствующими документами. Предусмотрено, что основное средство может появиться у предприятия различными способами: в результате его приобретения и последующего ввода в эксплуатацию, в результате строительства, в результате монтажа. Предоставляется возможность регистрации дополнительных затрат, связанных с приобретением и монтажом основного средства, и их отражение в первоначальной стоимости основного средства.
При принятии основного средства к учету в информационную базу вносятся сведения, необходимые для бухгалтерского учета и последующего начисления амортизации. В большинстве случаев основные хлопоты бухгалтера по учету основного средства на этом заканчиваются.
При принятии к учету указывается счет бухгалтерского учета основного средства и счет амортизации, материально ответственное лицо, способ амортизации и срок полезного использования основного средства. Можно использовать сложные способы амортизации, распределять суммы начисленной амортизации между несколькими счетами или объектами аналитического учета. Для основных средств, использующихся сезонно, можно указать график начисления амортизации.
Амортизация по всем основным средствам выполняется в конце каждого месяца автоматизированной регламентной операцией.
Для отдельных объектов основных средств в качестве способа начисления амортизации можно указать «начисление износа». В соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств» для таких объектов вместо ежемесячного начисления амортизации в последний месяц года будет автоматически начисляться износ, отражаемый на забалансовом счете 010.
Учет нематериальных активов в 1:С «Предприятие 8.0» ведется в соответствии с ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных активов».
Хозяйственные операции, связанные с поступлением, выбытием и изменением состояния основных средств, вводятся соответствующими документами. Нематериальный актив может быть зарегистрирован как результат научно - исследовательской работы (НИОКР), при этом затраты на НИОКР могут быть учтены в первоначальной стоимости объекта.
При принятии нематериального актива к учету в информационную базу вводятся сведения, необходимые для отражения нематериального актива на счетах бухгалтерского учета и последующего начисления амортизации.
Амортизация нематериальных активов начисляется в конце каждого месяца автоматизированной регламентной операцией.
Система в 1:С «Предприятие 8.0» позволяет автоматизировать на ООО «Хлебозавод «Гулькевичский»:
- расчет себестоимости продукции и услуг, выпускаемых основным и вспомогательным производством;
- начисление заработной платы работникам предприятия;
- взаиморасчеты с работниками вплоть до выплаты заработной платы через кассу;
- перечисление зарплаты на лицевые счета работников в банке и депонирование.
1:С «Предприятие 8.0» содержит средства для переноса данных из 1:С «Бухгалтерии 7.7», а также из конфигурации «Упрощенная система налогообложения» системы программ 1:С «Предприятие 7.7».
Программа 1:С «Предприятие 8.0» имеет существенные преимущества перед версией 7.7.
Во–первых, за счет введения отдельного плана счетов налогового учета упрощена сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учета, что важно для обеспечения требований ПБУ 18/02 «Расчеты по налогу на прибыль».
Во-вторых, появление в 1:С «Предприятие 8.0» партионного учета расширяет область применения типового решения. Помимо способа оценки материально-производственных запасов по средней себестоимости, становится возможным применение и такого способа, как ФИФО, независимо для бухгалтерского и налогового учета и для каждой организации.
В–третьих, в новой версии программы реализован опциональный аналитический учет по местам хранения: количественный и количественно-суммовой, а также реализована возможность учета товаров по продажным ценам.
В-четвертых, в новой версии 1:С «Предприятие 8.0» расширены возможности настройки типовых операций – средства группового ввода часто используемых бухгалтерских проводок. Этот простой, но эффективный инструмент автоматизации теперь может легко и быстро настраиваться пользователем.
С 2006 года на ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» в промышленной эксплуатации находится автоматизированная система на платформе 1:С «Предприятие 7.7», в которой реализованы основные функции ведения бухгалтерского учета и построения регламентированной отчетности.
Но для проведения управленческого анализа затрат требуется очень подробный учет, дать который устаревшая система просто не в состоянии.
Основные отчеты, формируемые ежемесячно, - это смета затрат ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» каждого подразделения и участка в разрезе элементов затрат и калькуляция каждого вида произведенной продукции в разрезе статей затрат. Более того, чтобы осуществить факторный анализ затрат, важно расшифровать каждую сумму по операциям, понять как она сложилась, определить удельный расход в натуральном и стоимостном выражении. Дополнительная сложность распределения затрат на ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» состоит в определении себестоимости взаимных услуг, поскольку себестоимость каждого вида продукции (работы, услуги) включает услуги других подразделений. Подразделения производят несколько видов продукции, оказывают услуги сторонним организациям, цехам предприятия, капитальному строительству, а также часть затрат подразделений относится на операционные и внереализационные расходы.
Таким образом, для целей подробного учета затрат и формирования себестоимости на ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» необходимо и возможно использовать только систему 1:С «Предприятие 8.0», которая позволит разработать единые формы управленческой отчетности по фактическим затратам для всех подразделений предприятия и общие классификаторы аналитики затрат.
Учитывая особенности каждого подразделения ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» (в том числе основных технологических, транспортных, энергетических, ремонтных цехов), система 1:С «Предприятие 8.0» позволит разработать расшифровки затрат до видов и номенклатуры материалов и топлива, заработной платы до групп персонала, амортизации до видов начислений и единиц оборудования, услуг цехов в количественном выражении и прочих затрат по видам.
Также система 1:С «Предприятие 8.0» позволит вести аналитический учет затрат ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» для целей построения управленческой отчетности на счетах бухгалтерского учета. Вследствие чего, добавятся аналитические разрезы на счетах учета затрат, что обеспечит использование привычных бухгалтерам методов контроля и управления данными.
Все отчеты по затратам несложно получить с помощью стандартных функций платформы 1:С «Предприятие 8.0». Проверить показатели каждой сметы затрат можно, формируя оборотно – сальдовую ведомость по счету при выборе подразделения и развороте по элементам затрат; калькуляции себестоимости продукции – при выборе вида номенклатуры и развороте оборотно – сальдовой ведомости по статьям затрат.
Основными достоинствами предлагаемой системы учета затрат на себестоимость продукции в ООО «Хлебозавод «Гулькевичский» на базе 1:С «Предприятие 8.0» являются:
1) прозрачность учета и распределения затрат (реализация на счетах учета затрат);
2) гибкость настройки распределения затрат (с помощью документа «Производственный отчет»);
3) высокая точность расчета себестоимости вне зависимости от количества подразделений и видов продукции (использование математических методов и автоматизированного алгоритма расчета);
4) корректировка данных и пересчет результатов за несколько минут.
Кроме того, система 1:С «Предприятие 8.0» позволит выполнить доступ к учетным данным экономистам ООО «Хлебозавод «Гулькевичский».
У них появилась возможность, не только формировать отчетность в автоматическом режиме, но и осуществлять анализ затрат, контролируя первичные документы учета.
В результате использования системы 1:С «Предприятие 8.0» формы отчетности и их показатели (аналитические справочники) будут унифицированы для всех подразделений предприятия, в то же время достаточно гибкая система учета позволит реализовать практически все особенности производственных участков.
|
|
|
