Лабораторная работа №9

Изменение ориентации текста в ячейке, ознакомление с воз­можностями баз данных Excel. Сортировка данных по нескольким ключам. Подготовка документа к печати.

 

Представьте себя владельцем маленького магазина. Необхо­димо вести строгий учет прихода и расхода товаров, ежедневно иметь перед глазами реальный остаток, иметь возможность рас­печатать наименование товаров по отделам и т. д. Даже в таком непростом деле Excel может заметно облегчить работу.

Разобьем данное упражнение на несколько заданий в логиче­ской последовательности:

• создание таблицы;

• заполнение таблицы данными традиционным способом и с применением формы;

• подбор данных по определенному признаку.

 

Создание таблицы

· Введите заголовки таблицы в соответствии с предложен­ным образцом. Учтите, что заголовок располагается в двух стро­ках таблицы: в верхней строке "Приход", "Расход", "Остаток", а строкой ниже остальные пункты заголовка.

				Приход	Расход	Остаток
№	Отдел	Наименование товара	Единица измерения	Цена прихода	Кол-во прихода	Цена расхода	Кол-во расхода	Кол-во остатка	Сумма остатка

 

·

Рис. 6.1

Ввод текста заголовка лучше начать со второй строки. Вы уже обратили внимание на то, что графа "Приход" распростра­няется на две ячейки. Слово "Приход" набрано в том же столб­це, что и "Цена прихода", затем выделены две соседние ячейки, и текст отцентрирован по выделению (данная операция неодно­кратно рассматривалась в предыдущих упражнениях). Аналогич­но сформатированы ячейки "Расход" и "Остаток".

· Выделите вторую строку заголовка и выровняйте по центру.

· Также видно, что для того, чтобы вся таблица могла размес­титься по ширине на листе, в некоторых ячейках текст "повернут на 90°". Выделите те ячейки, в которых нужно "развернуть" текст и выберите команду Формат_Ячейки..., на вкладке Выравнивание (рис. 6.1) выберите Ориентацию текста и обязательно активизи­руйте переключатель Переносить по словам (вертикальное вырав­нивание оставьте По нижнему краю).

· Для оставшихся (неразвернутых) ячеек примените верти­кальное выравнивание По центру Формат_Ячейки...

· Задайте обрамление таблицы(Формат_Ячейки.., вкладка Рамка).

· Установите в ячейках, содержащих цены денежный формат числа(Формат_Ячейки.., вкладка Число).

· Введите нумерацию строк таблицы (столбец №), при по­мощи маркера заполнения.

· Вставьте формулы для количества остатка ("Кол-во При­хода" минус "Кол-во Расхода") и суммы остатка ("Кол-во Ос­татка" умножить на "Цену Расхода"). Распространите эти фор­мулы вниз по таблице.

В процессе выполнения задания во многих случаях удобнее пользоваться контекстным меню, вызы­ваемым нажатием правой клавиши мыши.

Так, для форматирования ячеек их достаточно выделить, щелкнуть правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения и выбрать команду Формат_Ячеек..., вы перейдете к тому же диалоговому окну Формат ячеек (рис. 6.1). Да и редактировать содержимое ячейки (исправлять, изменять данные) совсем не обязательно в Строке формул. Если дважды щелкнуть мышью по ячейке, в ней появится тек­стовый курсор, и можно произвести все необходимые исправления.

 

Заполнение таблицы

· Определитесь, каким видом товаров вы собираетесь торго­вать и какие отделы будут в вашем магазине.

Вносите данные в таблицу не по отделам, а вперемешку (в порядке поступления товаров).

Заполните все ячейки, кроме тех, которые содержат формулы ("Остаток").

Обязательно оставьте последнюю строку таблицы пустой (но эта строка должна содержать все формулы и нумерацию).

Вводите данные таким образом, чтобы встречались разные то­вары из одного отдела (но не подряд) и обязательно присутство­вали товары с нулевым остатком (все продано).

				Приход	Расход	Остаток
№	Отдел	Наименование товара	Единица измерения	Цена прихода	Кол-во прихода	Цена расхода	Кол-во расхода	Кол-во остатка	Сумма остатка
	Кондитерский	Зефир в шоколаде	упак.	20 р.		25р.			0 р.
	Молочный	Сыр	кг.	65 р.		85 р.			170 р.
	Мясной	Колбаса Московская	кг.	110 р.		120р.			600 р.
	Мясной	Балык	кг.	120 р.		140 р.			700 р.
	Вино-водочный	Водка «Абсолют»	бут. 2 л.	400 р.		450 р.			450 р.
									0 р.

 

·

Рис. 6.2.

Согласитесь, что традиционный способ заполнения табли­цы не особенно удобен. Воспользуемся возможностями баз дан­ных Excel.

· Выделите таблицу без верхней строки заголовка (так как Excel определяет поля базы данных по одной первой строке вы­деленной таблицы), но обязательно захватите нижнюю незапол­ненную строку (иначе вы не сможете продолжить заполнение таблицы в режиме формы).

· Выберите команду Данные_Форма... Вы получите форму данных (рис. 6.2), содержащую статический текст (имена полей базы данных) и окон редактирования, в которых можно вводить и редактировать текст.

Вычисляемые поля (в которых размещены формулы) выводят­ся на экран без окон редактирования ("Кол-во Остатка" и "Сумма Остатка").

Теперь вы имеете свою таблицу как бы в форме отдельных карточек-записей (каждая из которых представляет строку таб­лицы).

Перемещаться между записями можно либо при помощи кнопок "Предыдущая", "Следующая", либо клавишами управления курсором (вверх, вниз), либо перемещая бегунок на полосе прокрутки формы данных.

· Дойдя до последней записи (мы специально оставили ее пустой, но распространили на нее формулы и нумерацию), за­полните ее новыми данными.

Перемещаться между окнами редактирования (в которые вно­сятся данные) удобно клавишей (Tab}.

Когда заполните всю запись, нажмите клавишу {Enter}, и вы автоматически перейдете к новой чистой карточке-записи

· Как только вы заполните новую запись, вся внесенная ва­ми информация автоматически воспроизведется и исходной таблице.

Заполните несколько новых записей и затем нажмите кнопку Закрыть.

Как видно, заполнять таблицу в режиме формы довольно удобно.

Оперирование данными

Итак, вы заполняли таблицу в порядке поступления товаров, а хотелось бы иметь список товаров по отделам, для этого при­меним сортировку строк.

Выделите таблицу без заголовка и выберите команду Данные-_Сортировка... (Рис. 6.3).

Рис. 6.3.

• Выберите первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке "Сортировать" выберите "Отдел"⁵ и установите переклю­чатель в положение "По возрастанию" (все отделы в таблице расположатся по алфавиту).

Если же вы хотите, чтобы внутри отдела все товары размеща­лись по алфавиту, то выберите второй ключ сортировки: в рас­крывающемся списке "Затем по" выберите "Наименование товара", уста­новите переключатель в положение "По возрастанию". Теперь вы имеете полный список товаров по отделам.

Продолжим знакомство с возможностями баз данных Excel.

Вспомним, что нам ежедневно нужно распечатывать список товаров, оставшихся в магазине (имеющих ненулевой остаток), но для этого сначала нужно получить такой список, т. е. от­фильтровать данные.

· Выделите таблицу со второй строкой заголовка (как перед созданием формы данных).

· Выберите команду меню Данные_Фильтр... _Автофильтр.

· Снимите выделение с таблицы.

· У каждой ячейки заголовка таблицы появилась кнопка (она не выводится на печать), позволяющая задать критерий фильтра. Мы хотим оставить все записи с ненулевым остатком.

· Раскройте список ячейки "Кол-во Остатка", выберите команду Настройка... и, в появившемся диалоговом окне установите соответствующие параметры (>0).

· Вместо полного списка товаров, вы получили список не­проданных на сегодняшний день товаров. Можно известным нам способом вставить формулу подсчета общей суммы остатка (в режиме фильтра будет подсчитана сумма выведенных на экран данных). Эту таблицу можно распечатать.

· Фильтр можно усилить. Если дополнительно выбрать ка­кой-нибудь конкретный отдел, то можно получить список не­проданных товаров по отделу.

· Для того, чтобы снова увидеть перечень всех непроданных товаров по всем отделам, нужно в списке Отдел выбрать крите­рий Все.

· Но и это еще не все возможности баз данных Excel. Разу­меется ежедневно нет необходимости распечатывать все сведе­ния о непроданных товарах, нас интересует только "Отдел", "Наименование" и "Кол-во Остатка".

Можно временно скрыть остальные столбцы. Для этого выде­лите столбец №, вызовите контекстное меню (правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения) и выберите команду Скрыть.

Таким же образом можно скрыть и остальные столбцы, свя­занные с приходом, расходом и суммой остатка.

Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться командой горизонтального меню Формат_Столбец_Скрыть.

· Чтобы не запутаться в своих распечатках вставьте дату, ко­торая автоматически будет изменяться в соответствии с установ­ленным на вашем компьютере временем Вставка_Функция..., имя функции — "Сегодня").

· Теперь уже точно можно распечатать и иметь подшивку ежедневных сведений о наличии товара.

· Как вернуть скрытые столбцы? Проще всего выделить таб­лицу Формат_Столбец_Показать.

· Для того, чтобы восстановить все данные (воспроизвести таблицу в полном виде с перечнем всех товаров), достаточно уб­рать отметку команды Автофильтр (команда Фильтр... меню Дан­ные).

Прежде чем напечатать любой документ, выполните просмотр (Файл_Предварительный просмотр или воспользуйтесь кнопкой Предварительный просмотр панели инструментов). Вам может не понравиться несколько моментов:

В верхней части листа появилась запись "Лист I". Нужно ее уда­лить.	· Находясь в режиме просмотра, выберите кнопку Страница...; · в появившемся диалоговом окне выбе­рите вкладку Колонтитулы; · в поле выбора Верхние колонтитулы ус­тановите Нет (можно выбрать в раскрываю­щемся списке, в случае необходимости вос­пользовавшись полосами прокрутки).
В нижней части листа появилась запись "СТР. I". Нужно ее уда­лить.	· Находясь в режиме просмотра, выбери­те кнопку Страница...; · в появившемся диалоговом окне выбе­рите вкладку Колонтитулы; в поле выбора Нижние колонтитулы ус­тановите Нет (можно выбрать в раскрываю­щемся списке, в случае необходимости вос­пользовавшись полосами прокрутки).
На просмотре выводится раз­меточная сетка, ограни­чивающая те ячейки, для которых не за­дано обрамле­ние. Нужно удалить сетку.	Находясь в режиме просмотра, выберите кнопку Страница..., в появившемся диалого­вом окне вкладку Лист и отключите пере­ключатель Печатать сетку.
Таблица не по­мещается по ширине на странице, хоте­лось бы умень­шить левое и правое поля.	1. Находясь в режиме просмотра, выбери­те кнопку Страница..., в появившемся диа­логовом окне вкладку Поля и установите же­лаемые поля. 2. Находясь в режиме просмотра, выбери­те кнопку Поля, появятся ограничители по­лей, которые можно перемещать мышью.
Размер полей уменьшен, а таблица так и не помещается по ширине на странице. Хоте­лось бы изме­нить ориента­цию листа.	Находясь в режиме просмотра, выберите кнопку Страница..., в появившемся диалого­вом окне вкладку Страница и измените ори­ентацию листа на Альбомная. Здесь же можно задать размер бумаги.

Диалоговое окно <Параметры страницы> можно вызвать, на­ходясь в режиме таблицы (не выходя в режим просмотра), вы­полнив команду Файл_Параметры страницы....

Контрольные вопросы

1. Как создать форму по данной таблице?

2. Как объединить, связать, удалить таблицы?

3. Какова последовательность создания запросов, отчетов в Exсel?

4. Как скрыть столбец, страницу в таблице?

5. Как зафиксировать начало столбца или строки в Exсel?

6. Как набрать текст в ячейке в несколько строк?

 

⇐ Предыдущая3456789101112Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: