 |
Общая характеристика.
|
|
|
|
Организация секретарской деятельности.
1. Понятие секретарь. Категории секретарей.
2. История изучения секретарской деятельности.
3. Деловые и личностные качества секретаря-референта.
4. Обязанности секретаря по документному и бездокументному обслуживанию.
В любом учреждении или фирме секретарь занимается документированием управленческой деятельности, организацией документных массивов, частичной подготовкой реферативных списков и др.
От уровня теоретической и практической подготовки секретарей зависит качество и эффективность работы управленческого звена предприятия. Поэтому в последние годы возросла роль подготовки и переподготовки секретарских кадров.
Понятие секретарь, согласно Т. В. Кузнецовой, достаточно сложное и имеет много градаций: от секретаря – помощника руководителя, секретаря –референта, учёного секретаря, секретаря структуры подразделения до технического секретаря. Само понятие секретарь сегодня рассматривается во многих учебных и терминологических словарях.
Наиболее полным является определение слова секретарь, приведённое в словаре иностранных слов: секретарь (франц.) – это 1) выбранный или назначенный руководителем общественной организации или государственным учреждением; 2) ранг государственного служащего (напр. дипломата); 3) лицо, ведущее протокол заседания, собрания; 4) работник, ведущий делопроизводство, переписку какого-либо лица, учреждения. Данное понятие наиболее полно раскрывает все грани секретарской деятельности.
Международный профессиональный клуб секретарей даёт следующее определение современному секретарю: «современный секретарь – это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимых для работы в офисе, принимающий решения в пределах своей компетентности и при необходимости берущий управление на себя».
|
|
|
В словарях слово секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведущее делопроизводство». В словаре С. И. Ожегова секретарь – это работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения.
Слово референт применительно к работнику управленческого аппарата определяется как должностное лицо, являющееся докладчиком, консультантом по определенным вопросам. Референт докладывает руководителю определенный материал предварительно его прореферировав, т.е. изучив и кратко изложив. Т.о., если секретарь руководителя лишь докладывает полученные документы, систематизируя их и подбирая дополнительные необходимые документы, секретарь – референт просматривает периодические издания и интернет, выбирает информацию, которая может потребоваться руководителю, подбирает материалы к докладу, либо выступлению руководителя, продумывает и предлагает возможный план выступления руководителя, составляет варианты текстов сообщений и докладов. Отсюда значительно более высокие требования к претенденту на должность секретаря – референта. Деятельность секретаря – референта, безусловно, не ограничивается только второй частью его должности референт. Секретарь – референт выполняет и всю другую работу, возлагает на секретаря руководителем. Его главная цель – максимально освободить руководителя от подготовки стадий важных мероприятий, высвободить его время для творческой деятельности. В ВУЗах также имеется должность учёного секретаря. Требования к квалификации учёного секретаря, предъявлены квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и др.: ученая степень доктора или кандидата наук, опыт научной и организационной работы не менее 5 лет, наличие научных работ.
|
|
|
Помощник руководителя – осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению распорядительно-административной деятельности руководителя предприятия, принимают поступающие на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передаёт её в соответствии с принятым решением в структурное подразделение или конкрформируют конкретным исполнителям, принимает документы на подпись руководителю.
Секретарь – получает для руководителя информацию от работников подразделений, вызывая их по поручению, организует телефонные переговоры руководителя, осуществляет работу по подготовке заседаний, совещаний, деловых переговоров, ведут делопроизводство, принимают информацию по различным приемно-переговорным устройствам, формируют дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивая их сохранность, и в установленные сроки сдают в архив.
2. Документирование управленческих функций всегда сопровождается множеством действий, которые с современных позиций можно отнести к чисто секретарским. Начиналась эта служба в приказах 16-17 вв. Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Пётр I. Вокруг Петра I сформировалась группа сподвижников, служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию Сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари выполняли ежедневную работу с текущими делами. Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики частные письма, адресованные государю. Глава 29 Генерального регламента называется «О секретарском управлении». Здесь впервые было записано требование об учтивости секретаря. Сохранность документов - «Также попечение секретаря». В регламенте сказано: «леность и недосмотр должны наказываться штрафами». Более серьёзные проступки наказывались вплоть до «лишения живота и пожитков». При Петре I был составлен моральный кодекс «Юности честное зерцало», где указывались требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость. В 1722 г. был принят Табель о рангах, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. Секретари относились к 4 классу и занимали достаточно высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал должности командира полка. У императрицы Екатерины II было много доверенных лиц в качестве кабинет – секретарей. Помимо одаренных чиновников среди них были писатели, поэты, которые, по словам Державина «внесли лёгкий слог в канцелярские дела». С 1763 г. была введена должность статс-секретарей. Основная обязанность, которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначали на основе рекомендательных писем и высокого покровительства. Они относились к 4 разряду с обращением «Ваше превосходительство», именем высокого жалования, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, различными отличительными знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения и т.д. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определён чёткий порядок работы с ними. Большая часть прошений передавалась статс-секретарю в Сенат. Многие вопросы, изложенные в прошениях высочайшее имя решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности просителя. Есть резолюция Екатерины II на просьбу шведского посла «не мешкать по нашему российскому обыкновению как в старину, чужие дабы не ведали». Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через неё прошли видные государственные деятели, которые в последствии стали сенаторами.
|
|
|
Реорганизация государственного аппарата и создание Министерств произошло в 19 веке. В канцеляриях имелись 3 уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря. Работа секретарей в это время регламентировалась инструкциями, содержащие перечень обязанностей по работе с документами.
Блестящую карьеру сделал русский реформатор М.М, Сперанский, который за 4 года прошёл путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской империи.
|
|
|
Октябрьская революция 1917 г. сопровождалась изданием различных декретов, предписаний о необходимости «Выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтера, писцов, секретарей машинисток, посыльных служащих в революционных организациях. Специальным декретом были отменены гражданские чины и так называемые «бывшие» стали обращаться друг к другу не господин или ваше благородие, а товарищ. В советских учреждениях складывалась система требований к исполнителям и секретарям. Секретарями В.И. Ленина были образованные дамы, выпускницы Санкт-Петербургских высших женских курсов: Е.В. Стасова, Л.А. Фотиева. Революционный порядок сформировал секретарский характер: сдержанность, аскетизм, безупречная преданность идее. Движение за НОТ в 20-30гг. сделала немало для облегчения секретарского труда: разрабатывались правила работы с документами, за границей закупалось конторское оборудование. В 1932 г. секретари были поделены на 2 неравноправных по престижу и окладам группы: одни назывались референтами и помощниками другие секретарями-машинистками. В 60-е г. 20 века создаётся нормативно-методическая база канцелярского труда. Меняется престиж и повышается авторитет одной из самых распространённых профессий с учреждением Международной ассоциации профессиональных секретарей.
Современному секретарю, так же как и дореволюционным секретарям необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянного самообразования, навыки дел администрирования, собранность, ответственность за выполняемую работу.
3. Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: с руководителем, с сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами и т.д. Деловые и личные качества секретаря при этом обязательно дополняют друг друга. При приеме на работу, при оценке труда секретарей принято выделять следующие деловые качества:
1. Профессионализм - умение работать на ПК, хорошо знать основы работы с документами, архивное дело, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой, стенографирование;
2. Ответственность – должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, особенно в пределах своей компетенции; при решении таких вопросов как подготовка документов, в беседе с посетителями и по телефону, секретарь должен использовать строго проверенную информацию; не допустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам; необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним другими сотрудниками без соответствующего разрешения;
|
|
|
3. Организованность – умение организовывать своё рабочее место, рационально спланировать работу; недопустимы опоздания, как на работу, так и на деловые встречи; организованность и пунктуальность должны проявляться своевременности и качестве подготовки документов, предоставлении их руководителю;
4. Осведомлённость – секретарь должен хорошо знать: а) правовые основы управления (административное право, трудовое право, законодательные и нормативные акты, определяющие организацию работы предприятия, где он работает; б) основы управления (система органов власти и управления в стране и в своем регионе, принципы организации государственной, общественной и частной организаций, функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, её связи по вертикали и горизонтали); в) основы организации управленческого труда стандарты и нормативно – методические документы по информационно – документационному обеспечению управленческой деятельности, нормативы времени на отдельные виды выполняемых работ; вычислительную и организационную технику).
К деловым и личным качествам также относится: инициативность, преданность профессии, трудолюбие, добросовестность, аккуратность, доброжелательность. Среди других личных качеств можно отметить общительный характер, состояние здоровья, моральную устойчивость, чувство юмора.
4. Наиболее распространёнными видами работ по бездокументному обслуживанию юридических и физических лиц, основания прав собственности, договорные и иные обязательства.
Основным законодательным актом, регламентирующим трудовые принципы организации является ТК РФ от 30 декабря 2001 г. № 195 ФЗ (последняя редакция). ТК устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от её организационно-правовой формы ряда локально-правовых актов (правила внутреннего распорядка, положения об исполнении и защите персональных данных и т.д.).
Большое значение в работе секретаря имеют ФЗы о «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 №98-ФЗ, «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 г. №77-ФЗ; «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. «149-ФЗ.
При оформлении документов для секретаря большое значение имеет ФЗ от 01.06.2005 г. №53-ФЗ «О государственном языке РФ», который предписывает обязательное использование государственного языка организациям всех форм собственности. Государственный язык подлежит обязательному использованию в деятельности Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления, организацией всех форм собственности, в том числе деятельности по ведению делопроизводства.
При организации архивного хранения документов основополагающим законодательным актом является ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125 «Об архивном деле в РФ». Закон регулирует отношения в сфере организационного хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ.
При выявлении административного правонарушений, имеющих отношение к работе с документами, основным правовым актом является «Кодекс об административных правонарушениях» от 21.07.2002 г., который относят к административным правонарушениям с нарушением правил защиты информации, разглашение информации с ограниченным доступом, нарушение порядка изготовления, составления бланков и иных носителей изображения государственного герба РФ.
При оформлении реквизитов адреса на почтовых отправлениях необходимо использовать постановление правительства РФ от 13 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи».
Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждениях разрабатывается на основе соответствующих законодательных и правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответственно министерства и ведомства. Одним из основных нормативных документов являются «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденной постановлением правительства от 15.06.2009.Приказом Росархива от 23.12.2009 были утверждены Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Они содержат 3 раздела:
1. Общие положения.
2. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в инструкцию по делопроизводству
3. Структура и содержание инструкций по делопроизводству
Секретарь в своей деятельности опирается на следующие нормативно-методические документы:
ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации являются: телефонное обслуживание; организация приема работников и посетителей; подготовки совещаний, заседаний переговоров; техническое обеспечение работы руководителя; табели учёта рабочего времени; сбор деловой информации и её реферирование по заданию руководителя; сбор материалов для докладов и речей руководителя; организация презентаций и специальных приёмов гостей, контроль за праздничными и юбилейными датами.
1. Каково наиболее современное определение понятия «секретарь»:
a. помощник руководителя;
b. это работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения;
c. это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимых для работы в офисе.
2. Какрегламентировалась работа секретарей в 19 веке:
a. Инструкциями;
b. Уставами
c. ГОСТами
3. Основным законодательным актом, регламентирующим трудовые принципы организации является:
а. ГК РФ
b. ТК РФ
с. Конституция РФ
|
|
|
