 |
Должностная инструкция секретаря.
|
|
|
|
Должностная инструкция главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяет его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками. У каждого секретаря, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требования руководителя к секретарю складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ в то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, которые выполняют все секретари. Должностная инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новыми должностными инструкциями, поэтому к её составлению необходимо отнестись ответственно.
Приступая к составлению должностной инструкции нужно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (новые квалификационные характеристики рекомендован для применения на предприятии в учреждениях и организациях различных отраслей экономики, независимо от форм собственности и организационно-правовых форм).
Из квалификационных характеристик данного справочника можно использовать разделы должности обязанности и должен знать.
Если организация не большая и секретарь один ведет все организационное и документационное обслуживание, т.е. фактически выполняет функции канцелярии, но в меньшем объёме, можно использовать квалификационную характеристику заведующего канцелярией.
В ней должностные обязанности сводятся к следующему:
1. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению
|
|
|
2. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильного оформления.
3. Организует работу по регистрации, учёту, хранению и передачи в соответствующие структурное подразделение документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
4. Организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение.
5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует её внедрение.
6. Принимает меры по обеспечению необходимыми конструктивными справочными материалами, средствами механизации и автоматизации управленческого труда.
7. Осуществляет методическое руководство, организацией делопроизводства в организации, подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
8. Обеспечивает печатание и тиражирование служебных документов.
9. Участвует в подготовке проводимых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание.
10. Организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, пребывающих в командировку на предприятие.
Должен знать:
1. Постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства.
2. Стандарты, унифицированные системы документации.
3. Структуру предприятия.
4. Схемы документооборота.
5. Порядок составления номенклатуры дел, описи для постоянного и временного хранения, сроки и порядок сдачи дел в архив, организационную технику и другие технические средства управленческого труда.
6. Правила внутреннего трудового распорядка.
7. Правила и нормы охраны труда.
В квалификационном справочнике представляется характеристика секретаря руководителя.
|
|
|
Должностные обязанности:
1. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
2. Организует проведение телефонных разговоров руководителя, записывает в его отсутствии полученную информацию и доводит до его сведения её содержание, передаёт и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам.
3. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
4. Организует приём посетителей.
5. Формирует дела в соответствующие с утверждённой номенклатурой, обеспечивая их сохранность, и в установленные сроки сдаёт в архив.
Должен знать:
1. Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы, и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства.
2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделения.
3. Архивное дело.
4. Основы этики и психологии
5. Правила делового общения.
6. Правила внутреннего трудового распорядка.
Квалификационная характеристика секретаря-стенографистки, приведённая в квалификационном справочнике похожа на квалификационную характеристику секретаря руководителя с добавлением лишь требования стенографирования. Поэтому разрабатывая должностную инструкцию секретаря-машинистки и стенографистки, можно воспользоваться одной из квалификационных характеристик.
Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения (связи по должности).
7. Оценка работы.
Общие положения – содержат следующий набор информации: обобщённые сведения о должности, подчинённость, требования к образованию, к практическому опыту, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения во время отсутствия.
Сегодня чаще всего требуются секретари-референты и секретари, имеющие высшее или среднее специальное образование, знающие иностранный язык, работающие на компьютере и имеющие определённый стаж работы. Подчиняются обычно секретари руководителю. В крупных организациях секретари имеют двойное подчинение: руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя.
|
|
|
Последний пункт этого раздела содержит указания основные законодательно-нормативные, нормативно-методические, организационные, распорядительных договоров, которыми секретарь руководствуется в своей работе. Начинать этот пункт надо с Конституции РФ, ТК, Федеральных законов. Далее необходимо указать постановления правительства, ГОСТы, типовые инструкции и правила, нормативы времени. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации.
Функции. Здесь указываются основные направления деятельности, а в разделе должностные обязанности уже перечисляются конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяются в один, и этот раздел следует расписать как можно детальнее. Чем больше в разделе будет указано не только что, о и как выполняет те или иные операции секретарь, тем ценнее будет должностная инструкция.
Права – этот раздел очень важен для секретаря, потому что в нём закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопроса, относящегося к его компетенции. Здесь записывается право: предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнению минуя руководителя; организация приёма и определение приоритетности приёма посетителя; право доступа к информации и т.д.
Ответственность – этот раздел может быть описан обобщённо типа: «Работник несёт ответственность за невыполнение обязанностей и неисполнения прав, предусмотренных должностной инструкцией». Можно данный раздел прописывать детально, например: «За неправильное оформление документов, за опоздание и т.д.».
Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Например, за нарушение трудовой дисциплины применяют дисциплинарные взыскания, в случае материальной ответственности за ущерб, причинённый организации, работник возмещает стоимость.
|
|
|
Взаимоотношения (связи по должности) – этот раздел обычно содержит обобщённую запись о том, что секретарь в своей работе взаимодействует со всеми работниками или структурными подразделениями по сбору, обработке, передачи информации и документов.
Но значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано с какими сотрудниками он взаимодействует, по каким вопросам, когда и какие документы от них получает. Например, еженедельные сводки о финансовом положении фирмы из бухгалтерии для предоставления руководству. Этот раздел целесообразно предоставить в табличной форме, в которой наглядно указывается от кого секретарь получает, с кем согласовывает, кому передаёт документы и в какие сроки.
В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел оценка работы. Основные критерии – своевременное выполнение работы и её качество.
Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами – организация работы, места, распорядок рабочего дня и т.д. Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке её пересмотра, он может быть записан следующим образом: «До замены новой». Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения структуры организации, изменения штатного расписания и перераспределения обязанностей.
На должностной инструкции обязательно должна стоять виза ознакомления: «С инструкцией ознакомлен», подпись, расшифровка подписи.
Должностная инструкция обязательно утверждается руководителями и выдаётся работнику.
|
|
|
