 |
Заочная и смешанная форма общего собрания акционеров
|
|
|
|
Акционеры могут находиться далеко от места проведения общего собрания. Хотя и в этом случае они обладают равными правами с другими акционерами. При заочной форме собрания обсуждение вопросов повестки дня не проводится. Акционеры получают разосланные ими бюллетени, голосуют ими, отправляя их обратно обществу. Подсчёт голосов проводится, когда получены все бюллетени.
Смешанная форма собрания предполагает возможность акционеров личного присутствия на собрании ими голосования по вопросу повестки дня, отправляя полученные бюллетени. Законодательство разрешает зарубежным акционерам возможность заочного голосования.
Статья 50 ФЗ «Об АО» установила, что нельзя принимать решения путём заочного голосования по следующим вопросам:
1. Избрание совета директоров;
2. Избрание ревизионной комиссии;
3. Утверждение аудитора общества;
4. Рассмотрение и утверждения годового отчёта, счёта прибыли и убытков общества, распределения прибыли и убытков.
Особенности подготовки и проведения общего собрания определяются именно тем, что акционеры не присутствуют на них, поэтому нужно дополнительное время для отправки документов и получение нужной информации.
Порядок подготовки к проведению внеочередного общего собрания акционеров в заочной форме.
| Представление требований о проведении внеочередного общего собрания с акционерами | Принятие советом директоров решения о созыве | Информирование акционеров о проведении собрания | Приём бюллетеней для заочного голосования | Подведение итогов голосования, составляется протокол | Информирование акционеров об итогах голосования |
| Внеочередное общее собрание акционеров | Отправка бюллетеней для голосования | Акции в адрес общества | Счётная комиссия | ||
| Не более 10 дней с даты представления требования | Не более чем за 30 дней до предельного срока приёма бюллетеней | Не более 30 дней после даты направления акц. бюллетеней | Срок определения уставом | Не более 45 дней после подведения итогов голосования |
|
|
|
Окончательное решение о проведении собрания принимается на заседании совета директоров, простым большинством голосов.
ФЗ «Об АО» утвердил перечень вопросов по проведению собраний в заочной и смешанной формах:
1. Формулировка пунктов повестки дня;
2. Форма и текст бюллетеней для голосов;
3. Перечень материалов, предоставленных акционерам;
4. Дата составления списка акционеров, имеющих право участия в собрании;
5. Дата предоставления бюллетеней акционерам и всех необходимых материалов для голосования;
6. Дата окончания приёма бюллетеней для голосования;
7. Текст сообщения о проведении общего собрания акционеров.
ПРОТОКОЛ
Повестка дня: 1)о проведении внеочередного собрания акционеров
2)постановили
СЛУШАЛИ: Председатели о созыве
(см. предыдущую лекцию 10 пункт)
Решением совета директоров о проведении общего собрания в смешанной форме утверждается следующая информация:
1. Формулировка пунктов повестки для общего собрания;
2. Форма и текст бюллетеней общего собрания для голосования;
3. Перечень материалов, предоставляемых акционерам о проведении общего собрания;
4. Дата составления списка акционеров, имеющих право на участие в собрании;
5. Дата и место проведения собрания;
6. Дата, время и место начала и окончания регистрации акционеров, принимающих участи в собрании;
7. Дата предоставления бюллетеней акционерам для голосования;
8. Текст сообщения о проведении общего собрания, направляемого акционерам.
К тексту предъявлены особые требования формы:
Открытое акционерное общество
|
|
|
«Северное сияние»
Адрес общества, телефон, факс
Дата
О проведении внеочередного общего собрания акционеров
Уважаемый акционер!
Внеочередное общее собрание акционеров созывается в заочной форме по инициативе совета директоров.
Список акционеров, имеющих право на участие в собрании, составлен на 15 марта 2012.
Бюллетени для голосования должны быть предоставлены акционерам до ___.
Дата окончания приёма бюллетеня для голосования____.
Повестка дня внеочередного общего собрания о созыве…
Заполненные бюллетени для голосования высылаются и заполняются по следующим адресам
Информация об итогах решениях будет направлено в срок не позднее 46 календарных дней с момента подведения итогов собрания.
Местонахождение АО.
Председатель совета директоров подпись расшифровка
Все документы должны направляться ценным письмом или вручаться акционерам под расписку с обязательной фиксацией даты направления или вручения, так как по ним определяется дата фактического информирования акционеров и все сроки последующих действий.
Датой фактического получения следует строго фиксировать, потом они в значительной мере определяют кворум, и имеет ли собрание юридическую силу. Если акционер сдаёт свой бюллетень позднее установленного срока, он не считается пришедшим участие в собрании и его бюллетень не подсчитывается при подведении итогов голосования. Однако при голосовании с таким решением акционер имеет право его в суде. В этом случает неверно зафиксированная дата, направление акционерных документов или дата получения документов общества может сыграть решающую роль для принятия судом того или иного решения.
Требования к форме бюллетеней для заочного голосования не отличается от общих требований к бюллетеням, установленным ФЗ «Об АО». Текст бюллетеней может быть унифицирован, так как зависит от вопросов повестки дня.
После получения обществом бюллетеня для голосования подводятся его итоги. Счётная комиссия составляет протокол и датой его подписания считается дата принятия решения.
Форма протокола счётной комиссии по итогам голосования на общем собрании акционеров, проводимом в заочной форме.
ПРОТОКОЛ
|
|
|
Счётной комиссии по итогам регистрации акционеров и итогам голосования на общем собрании акционеров ОАО «Лотос»
(в заочной форме)
Дата
Внеочередное собрание проводится в заочной форме. На момент составления списка акционеров, имеющих право на участие в общем собрании, полностью оплачено 500 щтук общества, в том числе обыкновенных акций___штук.
К определению кворума принято____штук голосующих акций общества.
Предельная дата предоставления акционерам бюллетеней для голосования (дата)
Дата окончания приёма обществом бюллетеней для голосования (дата)
Получено в установленный срок____штук бюллетеней для голосования от акционеров, принявших участие в голосовании. Данные бюллетени в совокупности представляет___штук голосующих акций общества, что составляет 75 % от общего числа голосующих акций, принятых к определению кворума.
Собрание признаётся правомочным (неправомочным).
Решение принято (не принято).
Письменных жалоб и заявлений по процедуре заочного голосования не получено (письменные жалобы и заявление прилагается).
Председатель счётной комиссии Подпись Расшифровка
Секретарь Подпись Расшифровка
Статья 49 закона «Об АО» определила, что итоги голосования доводятся до сведения акционеров в порядке и в сроки, предусматриваемыми данными законом и уставом общества, но не позднее 45 дней с даты принятия решения.
Законом установлены несколько способов информирования акционеров о принятых на собрании решениях:
1)сообщение на общем собрании (для очной формы); 2) путём опубликования отчёта об итогах голосования; 3) путём направления отчёта акционерам.
Работа помощника руководителя с конфиденциальной информацией
1. Составление и оформление документов конфиденциального характера
2. Работа с электронными документами и защита информации.
3. Оправка конфиденциальных документов.
1. Бумажные носители конфиденциальной информации являются рабочие тетради, спец блокноты с отрывными листам и отдельные листы бумаги, типовые формы и бланки. Магнитные носителями конфиденциальной информации являются жёсткие и гибкие магнитные диски, а также видео и аудиозаписи. Факт выдачи носителя информации сотруднику отражается в описи документов, находящихся у исполнителя. Составление черновика и вариантов документов, ведение конфиденциальной записи разрешается только на специальных носителях информации. Возвращение носителя фиксируется в описи документов, находящихся у исполнителя. Отметка, включающая в себя подпись лица, получившего документ и дату возврата. В тексте документа и другие реквизиты документа дополнительно могут оговариваться.
|
|
|
Гриф ограниченного доступа проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе, на сопроводительном письме конфиденциального документа. Гриф не сокращается, печатается строчными буквами без разрядки. В кавычки гриф не берётся. Ниже указывается номер экземпляра. Например,
Конфиденциально
Экз. №___
На лицевой или оборотной стороне последнего листа всех экземпляров отпечатанного проекта документа около левого поля проставляется учётный номер, гриф конфиденциального документа, индекс оператора, печатавшего документ, количество экземпляров и их назначение, фамилия исполнителя и номер его телефона, дата изготовления документа, может указываться инвентарный номер магнитного носителя, с которым печатается документ:
Учётный №23К//2-09 НП
2 экз.
№1-адресату
№2 в дело 12-09
Иванов Пётр Петрович
23.06.2008
Магнитный носитель №456
Количество экземпляров документов определяется исполнителем, исходя из реальной потребности в них. Факт изготовления конфиденциального документа и все последующие перемещения документа отражается в учётной форме.
2. Очевидно, что помощнику руководителя в целях обеспечения документационно-информационного обеспечения управления приходится часто обращаться к Интернет-ресурсам.
Подключение к сети интернет обычно осуществляется по следующими целями:
1. Получение информации из интернета
2. Размещение в интернете своей информации о предоставлении услуг продаваемого товара
3. Организация совместной работы удалённых офисов или работников на дому
Имея ввиду информационную безопасность и защиту охраняемой законом тайны, необходимо внимательно отнестись к подключению своих информационных ресурсов к интернету.
В первых двух случаях разумными с точки зрения безопасности было бы выделение для работы в интернете автономного компьютера, на который не должна храниться конфиденциальная информация. На компьютере должна быть установлены антивирусные средства. При этом особый контроль надо уделять работе со сменными носителями информации на этом компьютере, а также перлюстрации исходящей почты. Необходимо иметь ввиду, что электронные коммуникации нельзя использовать для отправки информации ограниченного доступа. Рабочее место помощника руководителя размещается в представительской зоне организации, то есть в той зоне, которой предполагает посещения её представителей сторонних организаций, посетителями, сотрудниками компании.
|
|
|
3. При направлении документа с пометкой «КТ» (коммерческая тайна) в несколько адресов, составляется указатель рассылки, в которой поадресно расставляются номера экземпляров отправленных документов. Указатель подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовый документ. Документы с пометкой «КТ» должны передаваться только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение и только под расписку в учётной форме.
Пересылать такие документы сторонним организациям, находящимся на других территориях или регионах, представить можно только курьерской связью, заказным или ценным почтовыми отправлениями. Отправка конфиденциальных документов допускается только в исключительных случаях, с письменным разрешением руководителя организации. Отметка о разрешении к отправке конфиденциального документа делается руководителем в учётной форме. Переписка конфиденциальных документов осуществляется только в законвертированном виде. При отправке изданного конфиденциального документа, проверяется правильность его оформления, а именно: соответствует ли документ действующим стандартам и нормативным требованиям, соответствует количество листов и приложений, указанных в основном документе, наличие сопроводительного документа, его номер и дата, соответствие исходящих учётных данных документа, занесённых в учётную форму, соответствие сведений, зафиксированных в документе определённому для документа грифа конфиденциальности, наличие фамилии исполнителя документа и номер его служебного телефона, при необходимости печати фирмы, наличие отметки о категории почтового отправления.
Отправляемые документы, содержащие конфиденциальную информацию, запечатывают в 2 конверта. На одном внутреннем указывается адресат, проставляется штамп отправителя, гриф ограничения доступа к документу, номер вложенного в конверт документа. Месте склейки клапанов конвертов опечатываются наклейками с оттисками печати фирмы. Внешний конверт оформляется в соответствии с почтовыми правилами. Гриф ограничения доступа на нём не проставляется с целью не привлечь к нему внимание. Конверты с конфиденциальными документами отправляются ценным и заказными отправлениями, с составлением почтового реестра, при наличии соответствующего договора они могут пересылаться специальной связью. В пределах одного населённого пункта конверты могут доставляться курьерами на служебном транспорте. В этом случае не допускает для доставки личного или общественного транспорта. Копия отправляемого конфиденциального документа подшивается в дело с грифом ограниченного доступа в соответствии с наименованием дел (О систематизации и хранении документов ограниченного доступа).
|
|
|
