 |
Рабочее место секретаря.
|
|
|
|
1. Рабочие зоны.
2. Организация рабочего места.
3. Оснащение и оборудование рабочего места.
4. Условия труда.
1. Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, высокотехнической оснащённости, органичного дизайна и безопасности с такими задачами, как защиты информации, так и личной безопасности сотрудника фирмы. Кроме того в приёмной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря для документов текущего делопроизводства, справочно-информационной литературы для необходимой техники и для посетителей фирмы. Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря. Для этого в начале надо уточнить основные функции секретаря, распорядок рабочего времени, перечень материалов, которые он должен иметь, а затем в соответствии с этим выбирать мебель, инвентарь, организационную технику и канцелярские принадлежности.
Рабочая зона – это пространство на стационарном рабочем месте в пределах, которых работник, не перемещаясь, может выполнить работу. Различают нормированные и максимальные рабочие зоны.
Нормированная рабочая зона – в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, отчерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Здесь располагается наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполненная основная работа.
Максимальная рабочая зона - в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, отчерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки. В этой зоне располагаются средства труда, которые используются реже. Основное требование, которое предъявляется к рациональной постановке рабочего места – обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращения физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:
|
|
|
1. На рабочей поверхности столе не должно быть ничего лишнего.
2. Каждый предмет должен иметь своё место.
3. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа
4. Канцелярские принадлежности необходимо хранить в ящике стола со специальными разделителями.
5. Все средства коммуникационной техники надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую руку свободной для работы.
6. Документы, с которыми работает секретарь, помещённые в зоне, обеспечивая их обзор для отработанных документов, целесообразнее иметь специальные полки или отделения в ящике.
7. Движение работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиции затрат времени и сил.
2. Рабочее место секретаря является лицом учреждения, поэтому при планировании рабочего места следует учитывать, как оно выглядит. Рабочее место секретаря обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, таким образом, чтобы можно было видеть всех входящих.
Мебель для посетителей должна находиться в зоне хорошо просматриваемой секретарем, удобной для её размещения. Большая часть времени секретарь работает сидя, поэтому он должен иметь возможность свободно вставать, менять положение. Рабочее место секретаря - это, прежде всего удобный и большой рабочий стол. Его плоскость мысленно делят на 2 поля. В левом располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, латок с входящими документами. На правом поле размещают латок с документами, которые уже исполнены.
Все орудия труда размещены на плоскости стола в пределах 160 × 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Помимо рабочего стола желательно использовать отдельный стол для ПК, при этом стол для компьютера необходимо располагать таким образом, чтобы экран дисплей был развёрнут в противоположную от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находиться на экране в момент прихода неожиданного посетителя.
|
|
|
Общие требования к организации рабочего места.
Высота рабочей поверхности стола должно быть 680-800 мм. Конструкция рабочего стула должна позволять менять положение тела с целью снижения напряжения мышц. Для этого рабочее место должно быть поворотным и регулироваться по высоте.
Клавиатуру лучше всего располагать 10-15 см. от края стола, тогда запястья рук будут опираться нас стул.
Центр экрана монитора должен находиться примерно между глазами и плоскостью экрана составляет не менее 40-50 см. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран. Рабочий стол секретаря лучше располагать ближе к естественному источнику освещения, т.к. секретарю приходится много работать с документами.
4. Условия труда – это совокупность элементов производственной среды и трудового процесса, сказывающих влияние на функции состояния организма человека.
Можно выделить следующие группы факторов условий труда:
1. Санитарно-гигиенические. Характеризует микроклимат (температуру, влажность, освещение шум и т.д.);
2. Эстетические, включающие цветовую отделку интерьеров, озеленение служебных помещений, исполнение в интерьерах производственной живописи;
3. Психофизиологические (ритм труда, чередование труда и отдыха и т.д.);
4. Условия труда регулируемые едиными законодательными актами, нормативами и стандартами.
1. Максимальная рабочая зона – это зона труда, где располагаются средства труда, которые используются:
а) реже всего
б) часто.
в) Постоянно
2. Рабочее место секретаря обычно располагается:
а) в пределах центра кабинета.
б)рядом с кабинетом руководителя.
3. Клавиатуру лучше всего располагать 10-15 см. от края стола на расстоянии:
а) 20-25 см.
б) 10-15 см.
в) 25-30 см.
4. Сколько существует группы факторов условий труда:
|
|
|
а) 3
б) 4
в) 5
Планирование рабочего дня.
1. Планирование. Принципы планирования.
2. Оптимальный ритм работы.
3. Исполнение компонентов для планирования рабочего дня.
1. Работа секретаря имеет свою специфику: 1) функции и обязанности секретаря чрезвычайно разнообразны, различны по сложности и важности: 2) рабочий день весьма насыщен, поэтому приходится работать в условиях цейтнота; 3) приходится одновременно выполнять несколько поручений, несколько видов работы. Все эти факторы чрезвычайно повышают важность планирования рабочего дня. Всю выполненную работу можно с некоторой долей условности разделить на повторяющуюся и неповторяющуюся.
Повторяющуюся работу, например, регистрацию документов, изготовление копий, подготовка документов к рассмотрению руководителем, целесообразнее выполнять в одно и то же время (обработка полученной корреспонденции приходится на утро). Для планирования поступающей однотипной работы можно разработать схему рабочего дня секретаря.
Это делается,как правило, самим секретарём. Начать нужно с анализа своей работы в течение определённого периода, в результате которого необходимо ответить на вопросы:
1. Какое время дня оказалось наиболее, а какое наименее продуктивным?
2. Какие поступающие работы вы выполняли?
3. Сколько времени занимают повторяющиеся дела?
4. Сколько времени тратится на наиболее важные и срочные дела?
5. Сколько раз в течение дня приходилось возвращаться к одному и тому же делу?
Планирование рабочего времени секретаря тесно связано с планированием рабочего времени руководителя. Поэтому схему рабочего дня необходимо составлять с учётом недельного графика работы руководителя.
Принципы планирования рабочего времени:
1. Чрезмерное планирование занимает слишком много времени;
2. Устанавливайте чёткие и реальные сроки выполнения для каждого задания;
3. Пронумеруйте не более 60% времени, 20% оставляйте на спонтанные действия, 20% резерв на незапланированные действия.
Разработанный секретарём проект схемы своего рабочего времени согласовывает с руководителем, а при необходимости и с другими ведущими сотрудниками организации. Согласованная схема рабочего дня секретаря утверждается руководителем, после чего её необходимо довести до сведения всех сотрудников организации, чтобы она знали: когда приносить документы на подпись, когда заказывать копии документов, чтобы они были изготовлены к определенному времени; когда приносить письма.
|
|
|
