 |
Вопрос 33. Проверка наличия и состояния документов в архивах
|
|
|
|
Задачи проверки документов в архиве
Проверка наличия и состояния дел — установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
В ходе проверки осуществляется:
ü установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
ü выявление и устранение недостатков в учете документов;
ü выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
ü выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
Проверка проводится не реже чем один раз в 5 лет, а в ведомственных архивах — перед передачей документов на госхранение. В особых случаях дела перемещаются в другое помещение, при чрезвычайных ситуациях, смене руководителя архива, Ликвидации или реорганизации архива проводятся разовые проверки.
Порядок проведения проверки
Проверка производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя архива или учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей.
При проверке необходимо:
ü соблюдать порядок расположения документов на стеллажах, в коробках, папках, связках;
ü подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;
ü изымать из фонда неправильно подложенные дела других фондов;
ü изымать не внесенные в опись дела фонда, помещая их отдельно вслед за учтенными делами с целью последующей архивной обработки;
|
|
|
ü составлять на каждое необнаруженное дело карточку учета необнаруженного дела для последующего ее включения в картотеку необнаруженных дел;
ü изымать и изолировать дела с биолого-техническими повреждениями;
ü при выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторных номеров, не учтенных в итоговой записи, опись пересоставляется в соответствии с реальным содержанием дел;
ü внесение во время проверки изменений в учетную документацию запрещается, все изменения вносятся после окончания проверки.
Во время проверки:
ü производится поединичная сверка дел с записью их в описи (при этом необходимо, чтобы запись в описи соответствовала записи на обложке дела для выявления идентичности названия фондообразователя, номера фонда, описи, дела, заголовка дела, его даты, количества листов, архивного шифра);
ü устанавливается количество дел по описи и в наличии, в том числе неописанных, качество итоговых записей, наличие дел, относящихся к другим фондам, количество дел, нуждающихся в реставрации, количество неисправимо поврежденных дел, количество дел, ошибочно внесенных в опись;
ü дела, выданные потребителям, проверяются на общих основаниях по картам-заместителям дел и книгам выдачи документов из хранилищ и считаются имеющимися в наличии;
ü составляются на каждую опись каждого фонда листы проверки наличия, в которые вносятся все обнаруженные недостатки, они подписываются проверяющими, нумеруются, по окончании проверки вносятся в дело фонда;
ü на основании листов проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов, который также подписывается проверяющими и вносится в дело фонда;
ü после проверки дел по описи в конце ее ставится отметка ПРОВЕРЕНО, дата проверки, подпись проводившего проверку сотрудника, если обнаруживается несоответствие нумерации дел итоговой записи описи, исчезновение дел, появление дел, не учтенных в описи, итоговая запись описи пересоставляется с отметкой об этом в листе и акте проверки;
|
|
|
ü биолого-техническое состояние дел определяется визуально в ходе проверки.
Проверка считается завершенной после внесения изменений, выявленных во время ее, во все учетные документы.
В случае обнаружения отсутствия дел организуется их розыск.
Для проведения эффективного розыска необходимо:
ü изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилищ;
ü организовать розыск не обнаруженных при проверке дел как в архиве, так и в других структурных подразделениях, организациях;
ü провести целевые проверки документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения, в которые могли подложить исчезнувшее дело;
ü изучить дело фонда с целью выявления возможных записей о движении исчезнувшего дела.
Розыск продолжается в течение года. При обнаружении дела оно подкладывается на свое место. В картотеке необнаруженных дел делается пометка о его обнаружении. Дела, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета.
Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются:
ü акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
ü акты о выделении документов к уничтожению;
ü акты о неисправимых повреждениях дел;
ü акты о передаче дел в другие архивы и организации.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов. В картотеке необнаруженных дел делается отметка о снятии их с учета.
Вопрос 34. Доступ к документам
Архивного фонда РФ
|
|
|
