 |
Вопрос 24. Система архивных каталогов
|
|
|
|
Понятие архивного каталога
Архивный каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.
Порядок каталогизации архивных документов
Каталогизация архивных документов — совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:
ü определения вида каталога;
ü разработки схемы классификации в нем документной информации;
ü выявления и отбора документной информации для каталогизации;
ü описания документной информации на каталожных карточках;
ü индексирования каталожных карточек;
ü систематизации карточек и ведения каталога.
При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:
ü определяется очередность выбора архивных фондов и их структурных частей по степени их значимости;
ü отбираются необходимые дела, документы, сведения из них;
ü в зависимости от формирующегося каталога применяются различные приемы описания документной информации.
При определении вида каталога учитываются:
ü уровень и профиль архива;
ü структура, состав, содержание, степень разработанности фондов;
ü интенсивность и задачи использования документов;
ü наличие и качество других архивных справочников;
ü кадровые и материально-технические возможности архива.
Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. В основе архивной картотеки может лежать делопроизводственная картотека, подвергшаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговременных (свыше 10 лет), кратковременных (до 10 лет) дел и документов личного состава.
|
|
|
Каталоги могут строиться на основе логической или алфавитной структуры. К первым относятся систематические, тематические, хронологические. Ко вторым — предметные — именной и географический.
Наиболее распространенными видами каталогов являются:
ü систематический — по отраслям знаний и практической деятельности общества;
ü тематический — по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам;
ü по истории учреждений — по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке;
ü по истории административно-территориального деления — по видам административно-территориальных единиц, а внутри их — по алфавиту наименований;
ü хронологический — по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий;
ü именной — по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов;
ü географический — по алфавиту географических и топографических объектов;
ü ведомственный по личному составу — данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога;
ü названий фондов — при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондами, их названиями, номерами, крайними датами.
Виды архивных каталогов
Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их классификации можно использовать Схему единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.
В международной документалистике приняты:
|
|
|
ü универсальная десятичная классификация;
ü классификация при помощи двоеточия.
Выбор схемы классификации определяется составом документов архива и задачами их использования. Они взаимосвязаны системой отсылок, в которую входят полные отсылки (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичные отсылки (дополняющие) для связи родственных понятий. Возможен переход от внутри- к межархивным каталогам, более полно отражающим состав архивной документации по той или иной проблеме, тому или иному вопросу.
Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового
описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном — единице хранения, при групповом — связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.
В результате возможно описание на уровне части документа, документа, группы документов, единицы хранения, группы единиц хранения.
Каталожная карточка включает следующие атрибуты:
ü индекс классификационного деления;
ü наименование рубрики и подрубрики;
ü обозначение даты и места события;
ü информационные сведения (описание содержания);
ü название архива;
ü название фонда;
ü архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);
ü язык;
ü способ воспроизведения;
ü фамилия составителя;
ü дата составления;
ü в отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помешаться аннотация.
Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:
ü научно-методическое обеспечение работы;
ü индексирование карточек;
ü систематизацию их по индексам и рубрикам;
ü составление отсылочного аппарата к каталогу;
ü усовершенствование каталога;
ü ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов.
|
|
|
Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс — условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача содержании информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями.
Индексы могут быть:
ü буквенными;
ü цифровыми;
ü комбинированными.
Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр.
Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержания и оформления, совершенствование описаний.
В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником.
|
|
|
