 |
Правила составления архивной описи
|
|
|
|
При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.
Правила (основные требования) оформления описи:
ü нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером единицы хранения;
ü систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;
ü описательные статьи описи заполняются в точном; соответствии с заголовками включаемых в нее дел;
ü при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью;
ü на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;
ü графа описи "примечание" используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;
ü опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения;
ü документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;
ü нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер — 9999;
ü систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения;
|
|
|
ü каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;
ü при составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава;
ü при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем — списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях;
ü личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;
ü описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.
Структура составления описи учреждения:
ü годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;
ü годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;
ü на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения — раздельно постоянного хранения и личного состава.
Опись содержит:
ü титульный лист;
ü оглавление;
ü предисловие;
ü собственно опись;
ü список сокращений;
ü указатели;
ü переводные таблицы;
ü библиографию;
ü терминологический словарь;
ü лист-заверитель.
Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.
В оглавлении перечисляются разделы Описи с указанием их листов по валовой нумерации.
В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.
|
|
|
Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно введение в описательную статью их аннотаций.
Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.
Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.
Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.
Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикациях, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.
Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и содержащихся в ней документах.
Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения.
|
|
|
