 |
Работа с валютами в складской карточке с 01.01.2011г. не производится. 4 глава
|
|
|
|
Например:
Приход от организации
Приход по товарной скидке от организаций
Приход от организаций под Льготу
Возврат поставщику
Отгрузка ЛПУ
Отгрузка прочим
Списание боя и брака
И т.д.
Настройка программы для экспорта в бухгалтерию документов с этими видами операций выполняется специалистом, сопровождающим программы. В зависимости от настройки в бухгалтерию можно экспортировать только приходные документы или приходные и расходные документы, включая отпуск по кассе.
Убедитесь, что у введенных документов правильно указаны виды операций.
Подготовка документов перед отправкой
Для обработки документов, отправляемых в бухгалтерию, выберите пункт «Отправка по эл. почте > Экспорт в бухгалтерию». Откроется окно экспорта данных в бухгалтерию.
Рис. 89. Экспорт данных для бухгалтерии
Нажатие кнопки «Статистика» позволяет увидеть сводные данные по отправляемым в 1С документам.
Рис. 90. Статистика данных для бухгалтерии
Кнопка «Отправить» запускает процесс подготовки отправляемого файла.
Если для контрагента не задан в справочнике код 1С, он запрашивается сейчас. Если он не задается и теперь, отправка данных для этого контрагента не производится. По итогам работы выдается справка.
Рис. 91. Справка по подготовке данных для бухгалтерии
13.2.3. Подготовка документов для вышестоящей организации
Между вышестоящей организацией и торговой точкой постоянно происходит обмен информацией о приходе, отгрузке, кассе и др. Для отправки данных в вышестоящую организацию в программе предусмотрен пункт меню: «Отправка по эл. почте > Отправка документов по эл.почте»
Рис. 92. Подготовка документов к отправке
В открывшемся окне выводятся все документы по всем отделам, имеющим тот же тип отправки, что и у текущего отдела. В свойстве отдела «Отправка документов - Количество месяцев (текущий и ранее)» указывается количество месяцев для отправки документов.
|
|
|
Для того, чтобы выслать документы за другой период или по другому отделу, перейдите в требуемый отдел и месяц и подготовьте документы к отправке оттуда.
Выводимый на экран список можно сократить, указав условие фильтра.
Рис. 93. Фильтр для вывода списка документов
Если установить фильтр, то будут отправлены только отфильтрованные, иначе - все имеющиеся документы.
В столбце «Отправить докум.» «галочками» помечаются документы для отправки. Программа автоматически помечает документы. Прежде всего, это новые документы, которых не было во время предыдущей отправки, а также те, которые были изменены. Пометку для отправки можно поставить/снять вручную. Чтобы пометить все документы, нажмите кнопку «Все».
После пометки нажмите кнопку «Отправить». Сначала появится окно «Статистика отправки», которое носит чисто информативный характер. В нем снова нажмите кнопку «Отправить». После отправки графа «Статус документа» изменит значение на «Отправлен». В результате будут созданы электронные письма с отправляемыми документами, адресуемые в одну определенную организацию. Для передачи этих писем используйте почтовую программу.
Чтобы получить статистику нажмите кнопку «С».
При отправке документов по льготному отпуску, существует ряд особенностей, которые подробнее описаны руководством пользователя для модуля «Льготные рецепты».
13.2.4. Подготовка накладных для получателей товара
Для подготовки расходных накладных к отправке выполните пункт «Отправка по эл. почте > Отправка электронных накладных». Будут созданы электронные письма с отправляемыми документами, адресуемые получателям товаров.
|
|
|
Настройки в разделе «Справочник конфигураций ->Отправка накладных» определяют какие цены и коды будут указаны в подготавливаемых к отправке документах.
А) Формировать покупные цены = «Да»
Формировать продажные цены = «Да»
Покупные цены в эл.накладной устанавливаются равными текущим покупным ценам. Продажные цены в эл.накладной устанавливаются равными продажным ценам из расходной накладной.
Б) Формировать покупные цены = «Нет»
Формировать продажные цены = «Нет»
(настройки по умолчанию)
Покупные цены в эл.накладной устанавливаются равными продажным ценам из расходной накладной. Продажные цены в эл.накладной накладной равны 0.
В) Формировать покупные цены = «Да»
Формировать продажные цены = «Нет»
Покупные цены эл.накладной устанавливаются равными текущим покупным ценам. Продажные цены в эл.накладной накладной равны 0.
Г) Формировать покупные цены = «Нет»
Формировать продажные цены = «Да»
Покупные и продажные цены в эл.накладной устанавливаются равными продажным ценам из расходной накладной.
13.2.5. Подготовка данных для оператора ГЕС
Выберите пункт «Отправка по эл. почте > Отправка данных на кодирование оператору ГЕС». Позиции локального справочника товаров, не имеющие кода ГЕС, будут отправлены оператору ГЕС.
13.2.6. Подготовка данных для справки
Выберите пункт «Отправка по эл. почте > Отправка данных на справку». Появится окно «Отправка данных на справку»:
Рис. 94. Отправка данных на справку
Окно содержит полный перечень имеющихся в остатках товаров. Для каждой позиции указываются наименование, цена и признаки.
В столбце «Дост.» указывается признак достаточности:
· «Много» – остаток товара не меньше дневной потребности, указанной в свойстве товара Мало,
· «Мало» – остаток товара равен 1 или меньше дневной потребности, указанной в свойстве товара. В этом случае справка порекомендует покупателю уточнить наличие остатка телефонным звонком,
· «Под заказ» – товар отсутствует в остатках (свойство товара Не посылать на справку имеет значение «Нет», для товара указана подгруппа «Да» в группе «Препараты под заказ»), но по запросу покупателя товар может быть заказан поставщику, при этом цена является предполагаемой и обязательно должна быть указана в свойстве товара Предполагаемая цена,
|
|
|
В столбце «Срок годности» указывается признак:
· «Истек» – если срок годности истек, и товар нужно снять со справки,
· «Истекает» – если срок годности истекает менее чем через 2 месяца,
· пустое поле – в остальных случаях.
Столбец «Льгота из собственных запасов» отображает информацию о лекарствах, предназначенных для льготного отпуска. В таких строчках стоит слово «да».
В столбце «Принадлежность товара» указан признак товара: «» - свои запасы; «л» - региональная льгота; «ф» - федеральная льгота.
Позиции в окне помечены цветом:
зеленый – позиции, присутствующие в остатках и имеющие код ГЕС,
розовый – позиции без кодов ГЕС. Эти позиции отправляются в справку, но работа справочной службы по ним будет затруднена,
желтый – позиции «под заказ», которые отсутствуют на остатках, но могут быть заказаны по предполагаемой цене,
серый – позиции, которые не следует посылать на справку (свойство товара Не отправлять на справку имеет значение «Да»).
Для того, чтобы пометить позицию серым цветом или, наоборот снять пометку, запрещающую отправку, следует щелкнуть по позиции мышью и затем нажать кнопку «Посылать / Не посылать».
Если щелкнуть мышью по находящейся справа от кнопки «Посылать / Не посылать» треугольной стрелке, на экране появится кнопка «Снять все пометки «Не отправлять на справку». Нажмите ее, еслитребуется снять все серые пометки:
Рис. 95. Кнопка «Отправлять все»
Данные остатков отправляются на справку с учетом цены по прайсу.
Данные по всем отделам, связанным с одной справочной службой, отправляются совместно. Если отдел не связан ни с одной справочной службой, то отправка данных из этого отдела запрещена. Выбрать ту или иную справочную службу можно в «Справочнике отделов». Имеется также возможность отправлять данные, подготовленные другой программой.
Для отправки данных на справку нажмите кнопку 
(«Отправить»). Данные будут подготовлены к отправке.
13.3. Контроль отправки документов
|
|
|
Программа накапливает данные обо всех документах, подготовленных к отправке по электронной почте (новых и измененных). При доставке документа адресату формируется реестр полученных документов, который возвращается отправителю. Программа использует эти сведения при выводе таблицы в окне подготовки документов к отправке.
13.3.1. Таблица «Отправка документов по электронной почте» (см.рис.92) содержит столбец «Проверка документа»:
«Новый» – документ не был отправлен,
«--???--» – документ был отправлен когда-то, но не сегодня, и нет сведений о том, что документ получен адресатом,
«Отправлен» – документ был отправлен сегодня,
«Изменен (сумма)» – документ был отправлен когда-то, но с тех пор в нём изменилась какая-то сумма,
«Изменен» – документ был отправлен когда-то, с тех пор в нём что-то изменилось, но не сумма.
13.3.2. Нажав кнопку «С» в окне подготовки документов к отправке, можно получить статистику отправки.
Верхняя часть статистики относится ко всем документам, нижняя – к документам, помеченным к отправке. Отметка о доставлен документа, означает, что получено подтверждение о доставке документа получателю.
Рис. 96. Статистика отправки
13.4. Удаление почты
При выборе пункта «Сервис > Удаление почты» открывается окно «Удаление почты», где можно просмотреть заголовки полученной почты за выбранный период и удалить ее.
Рис. 97. Удаление почты
14. СПРАВОЧНИКИ
При работе со справочниками необходимо учесть общее правило: за каждой позицией справочника стоит внутренний числовой программный код, через который отображается необходимая информация на экране и в печатных формах. Отсюда следствие: нельзя изменять наименования в справочниках, если эта позиция уже где-то использована. Допускается только вносить уточнения в наименования, но не изменять его кардинально. Например, у вас в справочнике контрагентов находится позиция поставщика АОЗТ «Время», с которым давно нет работы. Если заменить это наименование новым поставщиком ЗАО «Тайм», то все документы, которые относились к АОЗТ «Время» будут относиться к ЗАО «Тайм», поскольку код у того и другого поставщика останется таким же. Правильно будет удалить позицию с АОЗТ «Время» и добавить нового контрагента ЗАО «Тайм».
Это правило относится к любому справочнику, особенно строго следует его соблюдать для справочника товаров, поскольку при большом объеме данных будет практически невозможно найти ошибочно исправленное наименование.
14.1. Справочник товаров
14.1.1. Просмотр
Все товары, с которыми работает программа, должны быть описаны в справочнике товаров. Можно посмотреть справочник товаров, выбрав пункт «Справочники > Товары». При этом откроется окно «Справочник товаров»:
|
|
|
Рис. 98. Справочник товаров
Можно посмотреть список товаров и соответствующих им единиц измерения. Чтобы увидеть более детальную информацию по товару, нажмите кнопку 
(«Показать дополнительную информацию»). После этого в нижней части окна будет выводиться список свойств и группировок товара:
Рис. 99. Справочник товаров с выводом дополнительной информации
Свойства, помеченные красной буквой 
(«R»), заполняются программой и не корректируются пользователем.
14.1.2. Расширенный фильтр
Можно показать не все товары, а только товары, которые относятся к определенным группам.
Нажмите кнопку 
(«Расширенный фильтр»). Откроется окно «Фильтр»:
Рис. 100. Окно «Фильтр». Вкладка «Поля»
Окно содержит вкладки: «Поля», «Группы товаров» и «Группы ГЕС».
Вкладка «Поля» позволяет наложить условия, используя значения полей, перечисленных в окне «Фильтр». Для этого следует пометить необходимое поле, выбрать из выпадающего списка операцию сравнения и указать значение, с которым будет сравниваться содержимое поля. Операции сравнения означают: для строковых полей (= - равно, <> - не равно, «с» - поле начинается со значения, «в» - поле включает значение, «не в» - поле не включает значение), для цифровых полей и дат (= - равно, <> - не равно, >= - больше или равно, > - больше, <= - меньше или равно, < - меньше). Общее число условий ограничено количеством полей. При этом для каждого поля можно задать одно или два условия. Если накладывается более одного условия, следует выбрать «Условие соединения полей», то есть указать, как взаимодействуют между собой выбранные условия этой вкладки («и» - данные выбираются, если выполняются одновременно все условия, «или» - для выбора данных достаточно выполнения одного из условий).
Вкладку «Группы товаров» в окне «Фильтр» выберите, если необходимо видеть на экране только товары, принадлежащие определенным подгруппам из группировки товаров, разверните свернутые группы (щелчком мыши по знаку 
), пометьте эти подгруппы и соответствующие им группы знаком «
» (галочка). Если снять пометку с группы, по этой группе фильтр накладываться не будет. Если ни одна подгруппа в группе не помечена, по этой группе тоже фильтр накладываться не будет. В одной группе можно пометить одну или несколько подгрупп – эти условия соединяются знаком «или». Условия, относящиеся к разным группам, соединяются знаком «и».
Рис. 101. Окно «Фильтр». Вкладка «Группы товаров»
Например, на рисунке 88 показано, что окно «Справочник товаров» будет отображать жизненно важные лекарства (подгруппа «Да»), находящиеся как на Витрине №1, так и на Витрине №2.
Вкладка «Группы ГЕС» позволяет отобрать для просмотра записи по одному из поддерживаемых справочником ГЕС классификационных признаков.
Рис. 102. Окно «Фильтр». Вкладка «Группы товаров»
Условия, задаваемые разными вкладками, соединяются только знаком «или».
Указав все условия, нажмите кнопку «OK», чтобы фильтр начал работать. После этого таблица будет включать только позиции, которые удовлетворяют указанным условиям. При использовании фильтра красный крест на кнопке («Расширенный фильтр») увеличивается в размерах, а при наведении курсора мыши на кнопку появляется подсказка с условием фильтра.
Чтобы отключить фильтр, следует нажать кнопку («Расширенный фильтр»), чтобы вызвать окно «Фильтр», затем нажать кнопку «Отключить фильтр». В таблице снова будут доступны все позиции.
14.1.3. Добавление нового товара
Для того чтобы добавить новый товар, в окне «Справочник товаров» нажмите кнопку 
(«Вставить»). При этом откроется окно «Карточка товара (Новый товар)». Карточка товара предназначена для хранения сведений, общих для всех товаров данного наименования, то есть не зависящих от конкретного прихода.
Рис. 103. Карточка товаров до ввода наименования из ГЕС
Если используется ГЕС, нажмите кнопку 
(«ГЕС»). Откроется окно «ГЕС».
Рис. 104. Выбор наименования из ГЕС
Выберите в Едином справочнике (ГЕС) наименование и нажмите кнопку «ОК». Программа предложит ввести наиболее используемый налог. Если требуется другой вид налога, его придется вводить вручную. Из ГЕС выбираются наименование, единица измерения, признак жизненно важного. Признак из столбца «Учетная группа» запомнится в группировке товара «Учетные группы». Форма выпуска из столбца «Описание» занесется в свойство товара Примечание. Произойдет возврат к окну «Карточка товара».
Рис. 105. Карточка товара после ввода наименования из ГЕС
Если наименование не найдено в ГЕС, вернитесь в окно «Карточка товара». Введите наименование вручную (руководствуясь «Порядком описания товарной позиции» в Приложении 2), а также заполните вид налога, единицу измерения, признак жизненно важного и учетную группу. В дальнейшем для этого товара необходимо присвоить код ГЕС (См. пункт 15.4. «Кодирование товаров по ГЕС»).
При выборе наименования из ГЕС товару будет автоматически присвоен код ГЕС, который необходим для использования в различных единых информационных системах, таких, как система «Заказ», где именно по этому коду «узнают» товар все поставщики, аптеки и ЛПУ, участвующие в системе. Если наименование введено вручную, оно будет отправлено оператору ГЕС для кодирования и включения в ГЕС. В дальнейшем, чтобы товар из справочника товаров получил код ГЕС, требуется выверка справочника товаров по ГЕС.
Для нового товара следует указать подгруппы, к которым он относится, и его дополнительные свойства.
В окне группировки товара укажите, к каким группам (налоги, единица измерения, категории, место хранения и т.д.) этот товар относится.
Заполните значения в таблице свойств товара (наименование для ККМ, предел «мало», примечание и т.д.).
Наименование для ККМ предназначено для печати на кассовом чеке. Длина наименования зависит от типа ККМ. Желательно, чтобы это наименование однозначно определяло товарную позицию, поскольку иногда это помогает разобраться в нестандартных ситуациях.
Для товара можно заполнить свойства Запас и Заказ, если для товара не подходят значения этих свойств, указанные для всех товаров в окне «Автозаказ». Запас – норма запаса в днях, за сколько дней до прогнозируемого окончания товара делать заказ. Заказ – норма заказа в днях, количество дней торговли, на которое необходимо заказать.
«Предел «мало» это количество товара, при превышении которого на остатках, в справочную службу будет отправлен признак «Много». В противном случае посылается признак «Мало». По умолчанию считается, что предел «мало» равен «1» и в справочную службу посылается признак «Мало». По признаку «Мало» справочная служба рекомендует предварительно уточнять наличие товара. В это поле первоначально заносится среднесуточный расход товара, получаемый при использовании автозаказа.
Свойство товара Не посылать на справку имеет значение «Да», если позицию по какой-либо причине не следует показывать на справке
Свойство товара Не посылать на справку имеет значение «Нет», если позицию следует показывать на справке, в том числе и для товара «под заказ», который отсутствует в остатках, но по запросу покупателя может быть заказан поставщику. Цена товара «под заказ» является предполагаемой и указывается в свойстве товара Предполагаемая цена.
В примечание можно включить дополнительные данные о товаре.
После заполнения «Карточки товара» нажмите кнопку «Сохранить» для записи нового товара в справочник товаров. Тогда при вводе приходного документа его можно будет выбирать в складскую карточку. Если нажать кнопку «Отмена», новый товар запоминаться не будет. В любом случае окно с карточкой товара закроется. Произойдет возврат в окно «Справочник товара».
14.1.4. Изменение, удаление и печать данных о товаре
Для изменения информации о товаре нажмите кнопку 
(«Изменить»). Откроется окно карточки товара. Введите новые значения и сохраните их аналогично добавлению нового товара.
Для удаления товара нажмите кнопку 
(«Удалить»). При этом удаляется только товар, на который нет ссылок ни в одном документе.
Для печати справочника товаров или истории поступлений выбранного товара нажмите кнопку 
(«Печать»). При печати руководствуйтесь Приложением 1. Если в этот момент справочник выводится на экран с использованием фильтра, распечатаются только отфильтрованные позиции справочника. Информация о поступлении товара будет подбираться по всем отделам.
14.1.5. Объединение дублей одного товара
Дубли – это две или более позиций в справочнике, относящиеся к одному объекту. В случае, когда в справочниках присутствуют дубли, затрудняется поиск товара и усложняется складской учет. Если по какой-то причине появились дубли, их обязательно надо объединить. Поиск дублей производится либо вручную, либо с использованием специально разработанной функции. Затем дубли объединяются.
Операция 
объединение дублей необратимая! При ее выполнении нужно быть очень внимательным!
14.1.5.1. Функция автоматического поиска дублей запускается при нажатии кнопки 
«Поиск дублей». В результате выявляются:
· дубли по кодам ГЕС (несколько позиций с одинаковым кодом ГЕС);
· дубли по наименованиям (несколько позиций с идентичными наименованиями).
Все дубли выведутся в окне «Найденные дубли» в свернутом виде. В скобках будет указано общее количество дублей.
Раскройте список наименований, нажав мышью значок . Возле каждого наименования в скобках будет указано количество дублей. Выберите наименование в левой части окна, щелкнув по нему мышью. Дубли выбранной позиции откроются в правой части окна для просмотра.
Рис. 106. Дубли в справочнике товаров
По сути, в правом окне показываются позиции, которые в дальнейшем будут объединены. Если какой-либо товар надо удалить из сформированного списка, нажмите кнопку 
«Убрать пометку». Кнопка 
«Убрать пометку со всех» полностью очищает правое окно.
14.1.5.2. Список позиций для объединения можно сформировать вручную. Этим способом, как правило, пользуются, когда дубли явно не просматриваются - у позиций разные наименования и разные кода ГЕС, но это один и тот же товар.
В справочнике товаров найдите первый из дублей и нажмите кнопку 
«Пометить товар». В окне «Справочник товаров» вверху откроется дополнительная панель, которая содержит помеченные позиции.
Рис. 107. Пометка наименований товара для объединения дублей
Если в списке товаров выбрать следующий товар и нажать кнопку («Пометить товар»), этот товар тоже появится среди помеченных для объединения товаров. Выберите таким образом все дубли этого товара.
При выборе дублей можно в нижней таблице выделить цветом сразу несколько товаров, пользуясь клавишами 
или 
: при выборе нескольких, следующих друг за другом, позиций сначала обычным образом выбрать мышью первый товар, а затем нажать клавишу и, не отжимая ее, мышью выбрать последний товар; все другие товары, не примыкающие вплотную к выбранному ранее товару, добавлять мышью с нажатой клавишей . Если затем нажать кнопку («Пометить товар»), все выделенные товары появятся среди помеченных для объединения товаров. При этом следует иметь в виду, что если какой-то товар остался выделенным цветом, а указатель позиций уже перемещен на другую позицию, например с помощью клавиши со стрелкой, то в верхнюю таблицу перенесется помеченный цветом товар, а не тот, где стоит указатель.
В окне помеченных товаров работают кнопки «Убрать пометку» и «Убрать пометку со всех». Первая убирает из списка помеченных товаров только одну текущую позицию, другая – полностью очищает список.
14.1.5.3. Сформировав автоматически или вручную список дублей, можно приступить к их объединению. Механизм объединения дублей запускается кнопкой 
«Объединить товары».
Рис. 108. Объединение дублей
При объединении очень важно, на какой позиции будет стоять курсор. Этот товар будет принят за основу. Остатки объединятся под его именем и получат его код ГЕС. Поэтому прежде чем нажать кнопку «Объединить» проанализируйте список и установите курсор на позицию, которая должна остаться в справочнике.
14.1.6. Учет товаров с производителями
Некоторые товары учитываются с производителями. Для такого товара создается отдельная позиция справочника товаров. Выберите пункт «Справочники > Справочник товаров», выберите исходную строку, где товар описан без производителя. Нажмите кнопку «ПП» («Присвоить производителя»).
Рис. 109. Создание позиций для учета товара с производителем
|
|
|
