Front-Office и Back-Office — депозитарные организационные структуры.

В первую очередь рассмотрению подлежат финансовые институты, которые депозитарной деятельностью не занимаются, а осуществляют только депозитарный учет принадлежащих им на праве собственности ценных бумаг (см. Приложение №1). К их числу относятся мелкие финансовые институты и финансовые институты, неориентированные на проведение операций на рынке ценных бумаг (примерно 2/3 от числа финансовых институтов России). Депозитарный учет в таких финансовых институтов, как правило, отнесен к компетенции бухгалтерского подразделения, где его осуществлением занимаются в большинстве случаев один-два сотрудника. Основной объем операций с ценными бумагами осуществляется через организацию-брокера или брокерское подразделение. И какая-то незначительная часть (как правило, операции на внебиржевом рынке) проводится без посредников.

Наиболее типичной для этой схемы является ситуация, когда Профессиональным участником выступает организация – дилер на ОРЦБ. В этом случае Профессиональный участник осуществляет брокерские операции и депозитарный учет.

Кроме того, такая же схема документооборота встречается в тех случаях, когда Профессиональным участником является брокерская фирма, назначенная финансовым институтом попечителем ее счета депо, открытого в другом депозитарии (см. следующий случай: рассматриваемый нами финансовый институт будет выступать в роли депонента). Взаимодействие с реестродержателями, уполномоченными депозитариями в этой ситуации осуществляет тот депозитарий, где открыт счет финансового института.

Подразделение, осуществляющее операции с ценными бумагами, исполняет следующие функции:[193]

Ú взаимодействует с Профессиональным участником: направляет заявки на проведение операций, получение отчетов о совершенных операциях от Профессионального участника и т.п.;

Ú взаимодействует с реестродержателями по вопросам учета прав на ценные бумаги, а также дивидендов, корпоративных действий и т.п.;

Ú на основании отчетов Профессионального участника, выписок из реестров готовит и передает в бухгалтерию «депозитарному» сотруднику распоряжения [194] на совершение депозитарных операций.

Это подразделение, как правило, осуществляет операции не только с ценными бумагами. Операции с ценными бумагами может выполнять отдельное подразделение (например, сектор) в составе более крупного подразделения (например, отдела).

«Депозитарный сотрудник» числится в бухгалтерском подразделении и в его обязанности входит следующее:

Ú открытие и ведение счетов депо финансового института;

Ú ведение аналитического и синтетического учета депозитарных операций;

Ú прием распоряжений депо на совершение депозитарных операций и подготовка отчетов о совершении депозитарных операций;

Ú совершение проводок по “ценнобумажным” счетам основного баланса или формирование распоряжения подразделению бухгалтерии, ответственному за указанные операции.

В общих чертах документооборот будет выглядеть следующим образом: подразделение, осуществляющее операции с ценными бумагами, подает Профессиональному участнику заявку на совершение брокерских операций и после совершения операций получает соответствующий отчет; или Подразделение, осуществляющее операции с ценными бумагами, передает реестродержателю поручение на совершение операций в реестре и получает выписку из реестра. Далее, на основании полученного отчета формируется распоряжение депо на совершение операций и передается в бухгалтерию Депозитарному сотруднику. Депозитарный сотрудник совершает депозитарную операцию (делает записи в регистрах депозитарного учета), совершает проводки по счетам основного баланса (или дает распоряжение в другое подразделение бухгалтерии).

6.3.2. Следующую отличительную группу депозитариев представляют депозитарии для попечителей. В Приложении №2 представлена схема документооборота профессионального участника, который работает с брокерскими компаниями, являющимися попечителями счетов депо депонентов данного депозитария. Иными словами, существует распределение обязанностей по исполнению поручений клиентов: брокерские операции осуществляет брокерская фирма, а депозитарный учет ведет депозитарий финансового института. Такое разделение функций встречается на биржевом рынке муниципальных и корпоративных ценных бумаг. Эта разновидность взаимодействия возникает при условии, что некоторые существующие инвестиционные компании – дилеры на ОРЦБ не смогли получить лицензию на осуществление депозитарной деятельности. Для решения этой проблемы клиенты инвестиционных компаний открыли счета депо в депозитариях, с которыми компании заключили договор о взаимодействии, и назначили «свою» компанию попечителем счета. А депозитарии, в свою очередь, установили корреспондентские отношения с депозитариями торговых систем (РДЦ, ДКК).

В отличие от предыдущего случая Депозитарное подразделение является самостоятельным, выполняет функции как front-office, так и back-office и состоит из большего числа сотрудников. Такую схему документооборота используют как небольшие финансовые компании, которые имеют только депозитарную лицензию, так и крупные финансовые институты, которые работают с ведущими расчетными депозитариями.

Главной особенностью этой схемы является то, что депоненты в основном взаимодействуют с инвестиционной компанией-брокером, а в депозитарий обращаются только для оформления договора счета депо и учета прав на ценные бумаги.

6.3.3. Теперь рассмотрим третью схему, характерную для средних профессиональных участников, имеющих статус Дилера на ОРЦБ (депозитарий дилеров ОРЦБ). Объем операций у таких компаний, как правило, небольшой (см. Приложение №3). Работу с клиентами, хранение первичной документации осуществляет Отдел ценных бумаг, а депозитарный учет как аналитический, так и синтетический, как правило, ведет бухгалтерское подразделение.

Отдел ценных бумаг осуществляет следующие функции:

Ú заключение договоров на предоставление услуг на рынке ценных бумаг, в том числе договоров счета депо;[195]

Ú прием от клиентов заявок (поручений) на совершение операций, в том числе поручений депо от депонентов;[196]

Ú ведение регистров внутреннего учета;[197]

Ú хранение первичных документов: договоров, анкет, поручений;

Ú проведение «собственных» операций профессионального участника с ценными бумагами и подготовку поручений депо на совершение операций;

Ú взаимодействие с реестродержателями по вопросам дивидендов, корпоративных действий и т.п.;

Ú оформление на основании отчетов из торговых систем, депозитариев-корреспондентов, выписок из реестров распоряжений на совершение депозитарных операций;

Ú подачу в Депозитарное подразделение подготовленных отделом распоряжений и принятых от депонентов поручений депо на совершение депозитарных операций;

Ú получение отчетов из Депозитарного подразделения о совершении депозитарных операций, передачу их депонентам и оформление отчетов клиентам о совершенных операциях на рынке ценных бумаг.

Депозитарное подразделение входит в бухгалтерское подразделение и осуществляет следующие функции:

Ú открытие и ведение счетов депо депонентов и самого профессионального участника;

Ú ведение аналитического и синтетического учета депозитарных операций;

Ú прием распоряжений и поручений депо на совершение депозитарных операций от отдела ценных бумаг и передачу отчетов о совершении депозитарных операций;

Ú подготовку депозитарной отчетности;

Ú возможно осуществление проводок по «ценнобумажным» счетам основного баланса по собственным операциям.

Таким образом, Отдел ценных бумаг выполняет функции front-office по операциям с ценными бумагами. В Отдел ценных бумаг от клиентов поступают заявки на совершение операций в соответствии с заключенными с ними договорами на обслуживание на рынке ценных бумаг (брокерское обслуживание, доверительное управление); от депонентов поступают поручения депо. По принятым заявкам осуществляются брокерские операции, операции доверительного управления, операции в реестре. Отчеты торговых систем, выписки из депозитариев-корреспондентов, выписки из реестров о совершенных операциях приходят в Отдел ценных бумаг. На основании полученных документов формируются «внутренние» поручения депо (распоряжения) и передаются в Депозитарное подразделение. Поручения депо, принятые от депонентов, напрямую передаются в Депозитарное подразделение для исполнения (если не требуется совершения дополнительных операций в реестре или депозитарии-корреспонденте). Депозитарное подразделение на основании полученных документов осуществляет проводки по счетам депо - вносит все необходимые записи в регистры депозитарного учета, затем формирует отчеты о совершенных депозитарных операциях и передает их в Отдел ценных бумаг. Отдел ценных бумаг на основании полученных от депозитарного подразделения отчетов формирует отчеты о совершенных брокерских операциях, операциях доверительного управления и передает их клиентам. Клиентам-депонентам передаются отчеты о совершенных депозитарных операциях.

По операциям с ценными бумагами, принадлежащими профессиональному участнику на праве собственности, документооборот аналогичный (для удобства эти операции будут именоваться «собственными»). Отдел ценных бумаг совершает «собственные» операции, оформляет поручения депо, передает их в Депозитарное отделение для исполнения. Депозитарное подразделение отражает исполнение операций в депозитарном учете и по счетам основного баланса (или подает соответствующее распоряжение другому подразделению бухгалтерии).

Отдел ценных бумаг административно может подразделяться на секторы (группы), на которые возложено осуществление операций по видам деятельности. Иными словами, эти секторы заключают соответствующие договоры, содержащие условия договора счета депо (или договор счета депо отдельно заключается в Депозитарном секторе), принимают распоряжения от клиентов, совершают «свои» операции и предают информацию о совершенных операциях с ценными бумагами в Депозитарный сектор. Далее полученные документы (возможно, они как-то обрабатываются в депозитарном секторе - на их основе формируются распоряжения на совершение операций) вместе с поручениями депо депонентов передаются в Депозитарное подразделение для осуществления проводок по счетам депо. После совершения депозитарных операций «депозитарный» сектор получает от Депозитарного подразделения отчеты о совершении операций и направляет их инициаторам операций. В данном случае каждый сектор «общается» со «своими» клиентами, «депозитарный» сектор работает с депонентами, с которыми заключен договор на депозитарное обслуживание. Взаимоотношения с реестродержателями, депозитариями-корреспондентами (кроме ОРЦБ) устанавливает Депозитарный сектор. Это частный случай, получаемый при дальнейшем развитии предыдущей схемы.

6.3.4. Административной структурой может быть установлено, что отдельные виды профессиональной деятельности и совершение «собственных» операций возложены на конкретные отделы, иногда даже входящие в разные подразделения кредитной организации. В этом случае и депозитарий административно разделен на front-office и back-office (см. Приложение №4). На схеме отдельные подразделения показаны пунктиром.

Принцип документооборота по депозитарным операциям в этом случае не меняется. Подразделения осуществляют «свои» операции на основании заявок клиентов или «собственные» операции профессионального участника, формируют и передают в Депозитарный сектор поручения на исполнение депозитарных операций. Депозитарный сектор работает с клиентами-депонентами, осуществляет взаимодействие с реестродержателями и депозитариями-корреспондентами. Ведение аналитического и синтетического учета осуществляет депозитарное подразделение.

Депозитарный сектор в данном случае является своего рода front-office для депозитарных операций, а депозитарное подразделение – back-office. И депозитарием считаются два этих подразделения. Строго говоря, депозитарный сектор необязательно должен быть отдельным подразделением. Но, как показывает практика, в этом случае клиентами-депонентами занимается отдельный сотрудник (сотрудники), не связанный с теми, кто обслуживает клиентов по другим видам услуг на рынке ценных бумаг, например, по брокерским операциям.

6.3.5. Если же рассматривать депозитарий профессионального участника, филиалы которого уполномочены осуществлять «собственные» операции с ценными бумагами, то мы получим схему, являющуюся «развитием» схемы, представленной в Приложении №4. Такой порядок документооборота встречается у финансовых институтов, имеющих филиалы, в случае, когда услуги на рынке ценных бумаг оказываются только в головной организации, а филиалы осуществляют незначительные операции с ценными бумагами (см. Приложение №5).

На схеме принадлежность Сектора «собственных» операций к Отделу ценных бумаг показана пунктирной линией. Это связано с тем, что под Сектором «собственных» операций подразумеваются как подразделения, расположенные в головной организации, так и в филиалах профессионального участника.

Отдел ценных бумаг состоит из нескольких секторов. Каждый сектор занимается одним из видов профессиональной деятельности ценных бумаг.

Сектор операций доверительного управления и сектор брокерских (дилерских) операций осуществляют следующее:

Ú заключение договоров с клиентами;

Ú прием поручений (заявок) от клиентов на совершение операций;

Ú совершение операций, в том числе дилерских;

Ú хранение первичных документов;

Ú ведение регистров внутреннего учета;

Ú подготовку и передачу в Депозитарный сектор документов на совершение депозитарных операций как по «собственным» операциям, так и по клиентским;

Ú получение отчетов о совершенных депозитарных операциях из Депозитарного сектора и подготовку отчетности для клиентов.

Кроме этого, при совершении операций на ОРЦБ сектор брокерских и дилерских операций получает выписку из реестра сделок и передает ее вместе с распоряжением (очень часто - вместо) в депозитарный сектор для совершения проводок по счетам депо.

Сектор «собственных» операций (подразумевается как расположенный в головной организации, так и в филиале) осуществляет незначительные операции с ценными бумагами за счет профессионального участника на внебиржевом рынке (например, покупку векселей) и выполняет следующие функции:

Ú совершение операций с ценными бумагами за счет профессионального участника, кроме сделок на ОРЦБ;

Ú передачу поручений депо и иногда копий документации по сделкам в депозитарный сектор;

Ú хранение первичных документов по совершенным операциям.

Депозитарный сектор осуществляет следующее:

Ú заключение договоров счета депо;

Ú работу с депонентами (прием поручений, выдачу отчетов и т.п.);

Ú прием поручений и выдачу отчетов секторам, указанным выше;

Ú взаимодействие с реестродержателями, депозитариями-корреспондентами (направление поручений депо, получение отчетов и выписок и др.);

Ú ведение счетов депо депонентов и самой кредитной организации;

Ú ведение аналитического и синтетического учета;

Ú подготовку распоряжений на совершение проводок по «ценнобумажным» счетам основного баланса головной организации, филиала;

Ú направление сведений об остатках на синтетических счетах депо в бухгалтерское подразделение;

Ú хранение первичных документов;

Ú подготовку депозитарной отчетности.

Порядок документооборота схож с предыдущей схемой (см. Приложение №4). Отличие состоит в том, что депозитарий не разделен на front-office и back-office, а является единым подразделением. Депозитарный сектор в данном случае осуществляет работу с депонентами (в том числе с «внутренними»), осуществляет ведение аналитического и синтетического депозитарного учета и формирует для бухгалтерского подразделения распоряжения на совершение проводок по «ценнобумажным» счетам основного баланса по «собственным операциям».