Лабораторная работа №2. Работа с книгам в Microsoft Excel 2007

Целью лабораторной работы является изучение и закрепление навыков работы с книгами в Microsoft Excel 2007 [15].

Создание новой книги

Все создаваемые в Excel файлы называются книгами, они состоят из множества рабочих листов и имеют расширение.XLSX (если книга не содержит макросы) и.XLSM (если книга содержит макросы), также книга может иметь расширение.XLTX (книга-шаблон) и.XLTM (книга-шаблон с макросами). При запуске программы автоматически создается новая пустая книга. Для создания новой книги также предназначен пункт Создать кнопки Office. При его выборе появляется окно Создание книги (рисунок 2.2.7). В его левой части необходимо указать категорию шаблонов, на основе которых будет создана книга. По умолчанию используется вариант Пустые и последние, но может быть выбран необходимый шаблон из имеющихся (Установленные шаблоны) или созданных пользователем (Мои шаблоны, Из существующего документа) заготовок.

Для завершения создания нового файла необходимо в правом нижнем углу нажать кнопку Создать.

Рисунок 2.2.7. Диалоговое окно Создание книги

Замечание. Чтобы создать шаблон для последующего использования из имеющейся рабочей книги, необходимо сохранить ее через Office – Сохранить как… и в списке Тип файла указать шаблон.

Сохранение книги

Excel 2007 по умолчанию сохраняет файлы в формате.xlsx. Этот формат не поддерживается старыми версиями программы. Поэтому, чтобы файл был совместим с предыдущими версиями Excel, необходимо сохранять его в формате Книга Excel 97-2003 (кнопка Office – Сохранить как…). Также при помощи этой команды можно сохранить книгу в других доступных форматах.

Открытие книги

При открытии книги, созданной в Excel более ранних версий, она будет открыта в режиме совместимости. Чтобы для книги были доступны все функции Excel 2007, необходимо преобразовать файл с помощью команды Преобразовать кнопки Office.

Excel позволяет работать с несколькими книгами одновременно, открытыми в отдельных окнах. Кнопки панели Окно (рисунок 2.2.8) вкладки Вид помогают упростить работу пользователя при этом: Новое окно – создает новое окно для рабочей книги; Упорядочить все – позволяет по разному разместить окна всех открытых книг; Сохранить рабочую область – сохранение положения всех открытых книг; Перейти в другое окно – переключение между окнами открытых книг.

Рисунок 2.2.8. Панель Окно

Для более удобной работы с частями одной книги, используются следующие команды: Закрепить области – позволяет оставить на месте во время прокрутки определенные строки и столбцы; Разделить – разделение одного окна на несколько частей; Рядом – располагает окна открытых книг или листов рядом для сравнения их содержимого; Синхронная прокрутка – становится активной, при нажатой кнопки Рядом и позволяет синхронно прокручивать книги.

Защита книг и совместное использование

Для случаев, когда книгу нужно защитить от копирования и модификаций, в Excel 2007 существуют способы защиты файлов книг. Защита может быть задана: паролем для открытия книги; запретом манипулирования с ее листами; запретом изменения положения и размера окна рабочей книги.

Пароль на открытие книги можно задать командой Office – Подготовить –Зашифровать документ, либо при сохранении файла выбрать Office –Сохранить как и в диалоговом окне сохранения файла выбрать Сервис – Общие параметры – Пароль для открытия.

Запретить производить какие-либо действия с листами книги можно через команду Рецензирование – Изменения – Защитить книгу – Структуру.

Чтобы не изменялось положение и размер окон книги, можно применить команду Рецензирование – Изменения – Защитить книгу – Окно.

Также для защиты от изменений книге может быть присвоен статус «окончательная» рабочая книга (Office – Подготовить – Пометить как окончательный), тогда книга сможет быть открыта только для чтения без возможности внесения изменений и сохранения под новым именем.

Для удаления из книги личных данных, сведений об организации и проч. при демонстрации другим пользователям нужно применить команду Office –Подготовить – Инспектор документов и удалить лишние сведения.

При необходимости работы с одной книгой нескольких пользователей можно определить совместный доступ к «общей» книге через команду Рецензирование – Изменения – Доступ к книге и установку необходимых параметров. Для отслеживания внесенных исправлений можно применять команду Рецензирование – Изменения – Исправления.