Приемы и методы документального контроля

1. Формальный контроль за составлением документов - контролируется:

- заполнение нужных реквизитов

- сроки составления документов

- сроки действия документов (платежное поручение – 10 дней)

- наличие ошибок и исправлений (в виде подчисток, зачеркиваний, дописок текста и цифр, подлинность подписей должностных лиц и печатей, подлинность ЭЦП в эл. Документах)

2. Арифметический контроль документов – проверка правильности всех подсчетов, в том числе и путем сопоставления записей в одном документе с аналогичными записями на другом документе. В ходе такого контроля проверяют обоснованность тех или иных подсчетов по различным документам. Особенно тщательно изучают записи в первичных документах и различных учетных регистрах, поскольку они являются базой для учетной работы и применения данного метода контроля.

3. Юридическая оценка хозяйственных операций, отраженных в документах – цель в том, чтобы определить соответствие (несоответствие) операций, отраженных в документах, нормам действующего законодательства, а также нормативным документам, действующим в определенной сфере фин-хоз деятельности. При установлении с помощью данного метода незаконных операций, отраженных в документах, контроль выявляет виновных в этом лиц и устанавливает величину причиненного организации или государству ущерба

4. Логический контроль документов – данный метод предусматривает проверку документов на предмет связи информации, отраженной в каждом документе, с различными операциями и показателями в других документах на предмет экономической целесообразности и логическую взаимосвязь, при этом могут быть выявлены логические несоответствия (сырья и материалов было затрачено меньше, чем из него произведено готовой продукции, начислено зп, меньше, чем ее было выдано на руки). Логическим завершением несоответствий является искажение в данных отчетности.

5. Сплошной и не сплошной (частичный) контроль документов – производится всегда в течение ограниченного времени. Какие-то сферы деятельности организации, какие-то операции и документы по ним будут проверяться сплошь, а какие то выборочно. Выборка так же актуальна для КиР (ответ на вопрос о цели проверки). Исключение - Контрольно-ревизионные мероприятия, назначенные по требованию органов следствия и суда – в связи с хищением и растратой – это сплошной контроль всех операций и документов организации по этим операциям за определенный период времени. Это делается для того, чтобы получить улики для следствия и суда. В целом проверка всегда частичная. В связи с частичным характером проверки, то контроллеры и ревизоры распространяют результаты своего контроля и на остальную, неконтролируемую часть, по остальным операциям. При неслошном контроле документов используют 2 следующих варианта проверки: 1. Исследовать часть документов, но за все месяцы проверяемого периода 2. Все документы, но за определенные месяцы – предпочтителен первый вариант, исходя из практики проверок, потому что если мы выбираем второй вариант, то мы можем пропустить нарушение и злоупотребление, свершенные в тех месяцах, за которые мы не проверяли. Если при несплошном контроле будут выявлены нарушения по конкретной деятельности организации, то нужно перейти к сплошному контролю, чтобы установить масштаб и установить виновных лиц. Для того, чтобы проверка была проведена качественно, необходима высокая квалификация контроллеров и ревизоров, только в этом случае может быть правильно определен объем выборки документов.

6. Встречный контроль документов и записей в учетных регистрах – метод состоит в сопоставлении первичных документов и учетных записей у проверяемой организации с аналогичными или взаимосвязанными данными у ее контрагентов (сопоставление накладных у поставщиков и покупателей). Значение данного метода возрастает при контроле за операциями головной организации и ее территориальными подразделениями и зависимыми от нее структурами, тогда документы по головной организации сопоставляют с документами по территориальным подразделениям и зависимым структурам по одним и тем же операциям. Аналогичным образом проверяются учетные регистры. Содержание документов у организации и ее контрагентов и содержание документов у территориальной организации и ее подразделений должны быть практически идентичны, а при несоответствии – нужно определять характер нарушения и искать виновных лиц

7. Способ обратного счета - обратный отсчет от итогового результата к исходным (контроллеры выясняют по документам – посмотреть этот метод у Насти Ивашкиной. Эти данные сравниваются с нормами затрат сырья и материалов на выпуск продукции, которая имеется на складе или отправлена покупателю. При обнаружении несоответствий сопоставлений выявляются например факты необоснованного списания сырья и материалов в затраты на производство продукции, искусственное завышение затрат на производство. значимость данного метода при контроле и ревизии возрастает, если выводы, сделанные с его помощью, подтверждаются также и другими методами контроля (встречным к онтролем.

8. Оценка законности и обоснованности хозяйственных операций

9. Балансовый метод

10. Метод сравнения

11. Приемы экономического анализа

03.10.12 Семинар

Типичные ошибки и нарушения, выявленные внешними ревизиями:

1) Может быть выявлено, что наличные деньги, поступившие из банка, приходуются в организации не сразу, а с опозданием в несколько дней. Этот факт указывает на то, что за эти дни деньги прокручивались в банке в виде депозитного вклада определенных должностных лиц организации, за что ими были получены проценты в целях личного обогащения. (короче например взяли деньги из банка, провернули их и ток потом оприходовали)

2) Если выявлено, что выписанные в бухгалтерии ПКО и РКО передаются не кассиру, а непосредственно носителем или получателем наличных денег, это означает, что суммы, указанные в этих ордерах, не отражаются в кассовой книге и могут быть использованы в личных интересах отдельных должностных лиц.

3) Может быть выявлено, что имеются расхождения в датах регистрации ПКО и РКО по журналу регистрации, который ведется в бухгалтерии и датами записей в кассовую книгу. Этот факт говорит о том, что в организации наблюдается разрыв во времени между оформлением этих документов в бухгалтерии и поступлением их в кассу.

4) Если ревизоры установят факт, что кассовые документы подписываются не руководителем и главным бухгалтером, а другими лицами, то тогда они должны проверить приказ за подписью руководителя организации о том, что эти лица действительно уполномочены подписывать кассовые документы и что образцы подписей этих лиц имеются у кассира организации. При этом нужно обязательно обратить внимание на дату приказа и датами документов по кассе, на которых стоят их подписи. Но может быть, что этого нет в организации – грубое нарушение кассовой дисциплины, и при этом создается база для злоупотреблений, потому что кассовые операция получаются фактически бесконтрольны.

5) Ревизора, так же как и аудитора, интересует достоверность фактов, отраженных в кассовых документах. При этом ревизоры так же могут сверять данные аналитического учета с данными синтетического учета по кассовым операциям и могут сверять даты (в самих кассовых документах с банковскими выписками). Нередкий случай, когда для сокрытия нарушений/злоупотреблений применялась практика уничтожения ПКО РКО, поступивших вместе с выпиской из банка путем замены их на подложные ПКО РКО. Эти факты тоже могут свидетельствовать о том, что наличные деньги организации временно использовались в личных целях.

6) Может быть установлено, что наличные деньги использовались не по целевому назначению. Для этого проверяют поступления наличных денег из банка в организацию по целевому назначению, указанному в денежных чеках. (Например, в денежном чеке указано на з\п, премии, хоз расходы, командировочные расходы и т.д., с указанием сумм.)И сравнивают эту информацию с фактическими выплатами из кассы по РКО. В результате может быть установлено, что деньги, поступившие из банка по одному указанному назначению, использовались по другому.

Семинар 10.10.12