 |
Фасилитатор собрания
|
|
|
|
В ходе опроса более 2 тыс. лидеров бизнеса выяснилось, что 87% опрошенных судят о способностях людей к менеджменту по тому, насколько хорошо они проводят совещания.
В управленческой практике собрания обычно ведет руководитель организации. Это обстоятельство часто снижает их эффективность, поскольку руководителю приходится играть три роли одновременно: он является и средоточием власти, и организатором процесса обсуждения, и несет ответственность за результаты собрания. Три роли одновременно – эта нагрузка под силу далеко не всем.
Анализ роли руководителя на собрании привел к разработке метода фасилитации. Фасилитаторство подразумевает участие третьей, нейтральной стороны, непредвзято относящейся к обсуждаемому вопросу, для осуществления такого процесса, который повысит вероятность выработки взаимоприемлемого соглашения.
Слово «фасилитация» произошло от английского «facilitate» – облегчать. Так обозначают позицию, которую занимает ведущий, отказывающийся от роли эксперта в пользу роли помощника, сопровождающего собственный поиск участников. Выполняя эту работу, необязательно знать конкретные рецепты («правильные ответы»), но необходимо знать, как их искать. Фасилитатор способен указать направление и способ эффективных действий в ходе собрания.
В самом общем виде задача фасилитатора – направлять процесс обмена информацией. Ответы, полученные после постановки фасилитаторских вопросов, по сути, являются систематизацией профессионального и жизненного опыта участников, что ведет к достижению целей собрания.
Функции фасилитатора:
· помогает в подготовке собрания;
· помогает в разработке повестки дня собрания;
|
|
|
· предлагает процедуры или подходы к решению проблемы;
· принимает меры к тому, чтобы собрание развивалось в соответствии с намеченным планом;
· принимает меры к тому, чтобы участники использовали «правила, процедуры и инструменты», которые были согласованы для применения на этом собрании;
· поддерживает «правильные» модели поведения на собрании, в том числе – активное участие, отсутствие мелких кружков «по интересам», и записывает обязательства, принятые на себя участниками собрания;
· устраняет препятствия в коммуникациях и обеспечивает их эффективность;
· подводит промежуточные итоги и проясняет направление обсуждения;
· помогает группе сделать выводы и способствует принятию решений.
В ходе собрания фасилитатор должен:
· задавать вопросы;
· позитивно реагировать на любой сигнал группы;
· поощрять индивидуальные высказывания участников;
· обеспечивать ясность в конфликтных и запутанных беседах между членами группы;
· получать ответы от группы, переадресовывать группе и отдельным участникам обращенные к фасилитатору вопросы и комментарии;
· помочь группе сделать выводы;
· быть готовым предоставить необходимую информацию;
· способствовать принятию решений;
· подвергать обработке выводы, сделанные в группе, и представлять их в приемлемой для участников форме.
В ходе собрания фасилитатор НЕ должен:
· критиковать предложения участников;
· пользоваться своей ролью для проталкивания собственных идей;
· вмешиваться в групповые процессы, навязывая собственное мнение;
· принимать серьезные решения по процедуре без консультаций с участниками;
· отнимать время у участников своими пространными комментариями.
Начало собрания
Начало – это половина успеха. С самого начала необходимо установить такую атмосферу в группе, когда участники собрания смогут открыто делиться своим опытом, знаниями и идеями. Когда каждый участник может свободно контактировать со всеми остальными и не боится выйти за рамки своей «зоны комфорта».
|
|
|
Þ Организуйте пространство взаимодействия, расставив соответствующим образом мебель.
Þ Расположите все материалы для участников – блокноты, ручки, информационные материалы, бэджи – так, чтобы они привлекали внимание и «приглашали» к работе.
Þ Пока участники встречи собираются, попросите их зарегистрироваться в списке участников.
Þ Начинайте вовремя или, если вы знаете, что некоторые участники задерживаются, предупредите об этом остальных членов группы и назначьте новое время.
Þ Начинайте заседание со знакомства.
Þ Согласуйте нормы и процедуры работы, а также другие организационные вопросы.
Þ Согласуйте повестку дня собрания.
Всегда пишите и озвучивайте для участников цель и программу встречи. Спросите у участников, согласны ли они с предложенным планом работы, есть ли какие-то темы или вопросы, которые они хотели бы исключить или добавить. Согласуйте с участниками, что должно стать продуктом, конечным результатом собрания. Такие согласования помогут создать пространство для совместной работы.
|
|
|
