Наименование автора документа (реквизит 06)

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

(ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ)

Москва

ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез" 1999

ББК 74.58 К89

К89

Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999.-320с.

В книге рассматриваются вопросы составления, оформления докумен­тов на основании новых ГОСТОВ, а также организация работы службы де­лопроизводства. В специальные главы книги выделено составление и офор­мление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хране­ния документов, проведение экспертизы ценности документов и их унич­тожения.

Книга представляет интерес для работников делопроизводства, кадро­вых служб, а также руководителей учреждений, фирм и предприятий.

Верстка: Соловьев А. А.

ЛР № 062201 от 16.03.98

Подписано в печать 15.01.99 Формат 60х88 1/16 Печать офсетная Бумага газетная Печ. л. 20,0 Тираж 5000 экз. Зак. 101

ЗАО Бизнес-школа "Интел-Синтез", 117036, г. Москва, Б. Полянка д. 11/14 Отпечатано в Производственно-издательском комбинате НИНИ1И, 140010, г. Люберцы, Октябрьский пр-т, 403. Тел. 554-21-86

ISBN 5-87057-161-8

©Кузнецова Т. В, 1999

 

Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ........................................................................................................................................................................................... 2

ГЛАВА 1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ 4

ГЛАВА 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ......................................................... 13

2.1 ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА................................................................................................... 14

2.2 ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ.................................................................................................................................... 18

2.3 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ.................................................................................................................. 24

2.4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ................................................................................................................................... 27

ГЛАВА 3 ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ....................................................................................................... 30

3.1 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ.................................................................................................................................................. 30

3.2. ЭЛЕМЕНТЫ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА............................................................................................................................ 43

ГЛАВА 4. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ........................................................................................... 45

4.1 БЛАНК ДОКУМЕНТА......................................................................................................................................................... 48

4.2 ПОРЯДОК АДРЕСОВАНИЯ............................................................................................................................................... 54

4.3 СОГЛАСОВАНИЕ, ПОДПИСАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА............................................................... 56

4.4 ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТЕ............................................................................................................................................ 61

ГЛАВА 5 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ИХ СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ 65

5.1 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ -УСТАВЫ. ПОЛОЖЕНИЯ. ИНСТРУКЦИИ......................................... 65

5.2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ -ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РЕШЕНИЯ, ПРИКАЗЫ, РАСПОРЯЖЕНИЯ 68

5.3 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ................................................................................................ 71

5.3.1 СПРАВКИ......................................................................................................................................................................... 72

5.3.2 ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ............................................................................................. 74

5.3.3 АКТ.................................................................................................................................................................................... 76

5.3.4 СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА............................................................................................................................................. 78

5.3.5 Телеграмма...................................................................................................................................................................... 84

5.3.6 ТЕЛЕФОНОГРАММА.................................................................................................................................................. 85

ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ................................................................................................... 87

6.1 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ........................................................................ 87

6.2 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ............................................................................................. 87

6.3 РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПИВШИХ ДОКУМЕНТОВ.............................................................................................. 89

6.4 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ....................................................................................................................................... 89

6.5 КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ..................................................................................................... 92

6.6 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА............................................................................................................ 94

6.7 ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ.............................................................................................................................................. 95

ГЛАВА 7 ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ................................................................................................................ 96

7.1 НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ...................................................................................................................................................... 96

7.2 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ..................................................................................................................................................... 103

7.3 ХРАНЕНИЕ ДЕЛ.................................................................................................................................................................. 107

ГЛАВА 8 ОБРАБОТКА ДЕЛ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО ХРАНЕНИЯ.............................................................................. 108

8.1 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.............................................................................................................. 109

8.3 ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛ.................................................................................................................................... 115

8.4 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ................................................................................................................................................ 116

8.5 СДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ.............................................................................................................. 119

ГЛАВА 9 ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ................................................................... 120

ГЛАВА 10 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ И РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН 136

10.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА.............................................................................................................................................. 136

10.2 РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН............................................................................. 138

ГЛАВА 11 ПОДГОТОВКА И ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ.................................................................................... 145

11.1 ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЙ...................................................................................................................................... 145

11.2 ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ.............................................................................................................................. 152

11.3 ПРОТОКОЛ......................................................................................................................................................................... 153

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ.................................................................................. 157

ПРИЛОЖЕНИЯ............................................................................................................................................................................... 160

ВВЕДЕНИЕ

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни прихо­дится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обра­боткой и хранением. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит сво­евременность и правильность принятия управленческого решения.

Слово " дело - производство " появилось несколько веков назад и означало "дело производить" (делать дело) т.е. решать вопрос. В про­цессе решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую договорённость, принятое решение.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или выс­шее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими ак­тами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеюще­го дело с документами. Эти акты рассматриваются в первой главе.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональ­ных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в неболь­ших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари). Орга­низация работы службы делопроизводства выделена в отдельный раз­дел книги.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распоряди­тельных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организа­ции или фирмы зафиксирована.

Требования к составлению документов и порядок их оформления подробно рассмотрены в главе 3 и 4. Главы написаны на основе нового стандарта - ГОСТ Р 6.30-97, введённого в действие с 1 июля 1998 года.

Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, прото­кол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои прави­ла работы с ними. Вот почему составление и оформление наиболее ча­сто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов выделено в специальную главу. Кроме того одна из глав книги посвящена специфике работы с кадровыми документами. В ней учтены только что введённые Госком­статом новые унифицированные формы первичной учётной кадровой документации (приказов о приёме на работу, переводе, увольнении и др.), приводятся новые формы личных карточек (форма № Т-2 и № Т-4).

В книге показано, насколько важно оперативно работать с докумен­тами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотре­ние, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти на первый взгляд простые действия в современных условиях ры­ночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.

Движение документа и его обработка с момента получения и до от­правки может быть разложена на этапы: получение и первичная обра­ботка, регистрация, контроль за исполнением, информационно-справоч­ная работа, отправка. Каждый из этих этапов рассмотрен и подробно разобран в специальном разделе книги.

После исполнения документов надо организовать их хранение так, чтобы в случае необходимости их можно было быстро найти. Порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенк­латуры дел достаточно подробно регламентирован нормативно-методи­ческими актами, опираясь на требования которых написана глава книги, посвящённая текущему хранению документов.

Ещё более регламентирован этап обработки документов для архи­вного хранения. Помимо оперативного значения часть документов име­ет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по кри­териям, установленным архивными органами. Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в ар­хиве учреждения они передаются на вечное хранение в государствен­ный архив. Лица, виновные в утрате или гибели документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности. Готовя дела к сдаче в архив надо хорошо знать и соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями. Порядок подготовки дел для архивного хранения, про­ведения экспертизы ценности документов и их уничтожения изложены в главе 8.

Свои особенности имеет работа с обращениями граждан. Она всегда выделяется в самостоятельную функцию службы делопроизводства и ведётся специальным подразделением (бюро) или назначенным работ­ником. В небольшой организации (фирме) эта работа может быть пору­чена как отдельная функция секретарю-референту (секретарю). Учиты­вая специфику этой категории документов, работа с письмами и обращениями граждан и организация личного приёма рассмотрены от­дельно.

Службе делопроизводства часто поручается подготовка и обслужи­вание совещаний. Так как в этом виде управленческой деятельности участвует значительное количество работников, он наиболее дорогосто­ящ и требует особо тщательной подготовки и чёткости в проведении. Порядок подготовки, обслуживания совещаний, ведения и оформления протокола подробно освещены в последней главе книги.

Следует обратить внимание на приложения в конце книги. В них со­браны не только образцы форм, но даны и законодательно-нормативные акты и методические документы, которые могут потребоваться в работе службы делопроизводства.

Книга предназначена для всех работников управленческого аппара­та.

Руководители организаций, фирм, предприятий, на которых возлага­ется ответственность за организацию Делопроизводства, найдут в этой книге требования к постановке этого вида деятельности и порядок орга­низации работы служб и сотрудников, занимающихся делопроизвод­ством.

Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляе­мые к составлению и оформлению служебных документов должен знать каждый управленец.

Для работников службы делопроизводства, занятых делопроизвод­ственным обслуживанием, в книге описана технология каждого этапа работы с документами, порядок их хранения и уничтожения.

ГЛАВА 1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию ра­боты с документами",* т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

 

* ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

 

Появляется термин первоначально в устной речи (предположитель­но в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - "дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорён­ность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употреб­ляется слово дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу".* Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксиро­вано в документах в 1584 г.

 

* Словарь русского языка (XI-XVII вв.), вып. 4; М.: Институт русского языка АН СССР, 1977,с. 207.

 

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказатель­ство, свидетельство.

Закон об информации, информатизации и защите информации опре­деляет информацию как "сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

По определению специалистов - документоведов документ пред­ставляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, яв­лений объективной действительности и мыслительной деятельности че­ловека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специ­альном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания рег­ламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информа­ции, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес­печивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во вре­мени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непремен­ного элемента внутренней организации любого учреждения, предприя­тия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация явля­ется основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой дея­тельности документ выступает и как предмет труда, и как результат тру­да, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистичес­кой, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - изданием распорядительных документов; организация - организаци­онных документов; инструктирование - в виде инструкций, методичес­ких указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом документация, будучи тесно связана со всеми фор­мами управленческой деятельности, используется аппаратом управле­ния в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного уп­равления.

Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зареги­стрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

- обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);

-организация работы с документами: получение-передача, обра­ботка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, унич­тожение.

Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десяти­летия используется термин "документационное обеспечение управления". Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в ком­пьютерных программах и литературе в области делопроизводства ана­логично стал использоваться термин "документационное обеспечение управления", который по существу является синонимом термина "де­лопроизводство". Например, в названиях нормативных документов: "Го­сударственная система документационного обеспечения управления" и "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".

Более широкий термин, применяемый сегодня - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традицион­ной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.

Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюцион­ный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, был "Генеральный регламент", утверж­дённый Петром I 28 февраля 1720 года,* "Учреждение для управления губернией" 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были установлены основные принципы работы с доку­ментами, действующие сегодня (например, обязательный учёт докумен­тов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива учреж­дения и т.д.).

 

* «Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не толь­ко во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданейше поступать имеют».

 

Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документиро­вания и нормативно-методические документы, регламентирующие ве­дение делопроизводства издавались, и в советский период.

Сегодня обязательность документирования информации определена Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите ин­формации". В нём указано: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию, делопроизводства, стандартизацию документов и их мас­сивов, безопасность Российской Федерации".

Федеральный закон "О бухгалтерском учёте", указав, что бухгалтер­ский учёт осуществляется путём "сплошного, непрерывного и докумен­тального учёта всех хозяйственных операций", специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учётных документов. В ней под­чёркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организаци­ей, должны оформляться оправдательными документами. Эти докумен­ты служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт. При этом закон уточняет, что "первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машин­ных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носите­лях для других участников хозяйственных операций, а также по требо­ванию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законода­тельством Российской Федерации, суда и прокуратуры".

Таким образом внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установлен­ными правилами.

Представление о том, что внедрение компьютеров и подключение их в сеть позволит передавать информацию произвольно в виде отдель­ных показателей и избавит от составления документов, является глубо­ко ошибочным.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других за­конодательных актов. Так, например, Гражданский кодекс Российской Федерации в ст. 47 предписывает обязательность документирования рождения, смерти, заключения, расторжения брака, усыновления, удо­черения и т.п. "Регистрация актов гражданского состояния производится органами записи актов гражданского состояния путём внесения соответ­ствующих записей в книги регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам свидетельств на основании этих записей".

В законодательно-нормативных актах в отдельных случаях указыва­ется и состав информации, которая должна быть отражена в документе (его структура). Например, в ст. 878 в Гражданского кодекса РФ, часть II, определено - "чек должен содержать:

1) наименование "чек", включённое в текст документа;

2) поручение плательщику выплатить определённую денежную сум­му;

3) наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведён платёж;

4) указание валюты платежа;

5) указание даты и места составления чека;

6) подпись лица, выписавшего чек, - чекодателя.

Отсутствие в документе какого либо из указанных реквизитов лишает его силы чека."

В Постановлении правительства Российской Федерации от 12 декаб­ря 1995 года № 1227 "Об удостоверении беженца" не только перечисле­но, какие сведения и на основании чего в него вносятся, но и даётся форма удостоверения, утверждённая этим постановлением, соблюде­ние которой является обязательным.

Однако формы документов, установленные законом, редки. Это обыч­но наиболее массовые виды документов, чаще всего удостоверяющих личность.

Документ является средством укрепления законности и контроля.

Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие докумен­ты наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 авгус­та 1997 г. № 1009 утверждены "Правила подготовки правовых актов фе­деральных органов исполнительной власти и их государственной регис­трации". В этих правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утвержде­ния, оформления, сроки подготовки и детально расписан порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нор­мативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в министерстве юстиции. При нарушении требований, изложенных в пра­вилах, документ не вступает в силу.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соот­ветствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Но один до­кумент - это единичный акт документирования. Деятельность учрежде­ния оформляется совокупностью определенным образом взаимодейству­ющих документов, обычно соответствующих функциям управления.

Ряд функций управления является типовым, присущим любому уп­равленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, про­гнозирование и планирование, организационно-распорядительная дея­тельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систе­му документации.

Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систе­му документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.

В условиях научно-технической революции произошло резкое уве­личение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций, увеличением номенк­латуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовле­ния, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установ­ления необходимого и достаточного количества видов документов, вы­полняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механи­зации, эффективность их использования находятся в прямой зависимо­сти от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования докумен­тации является унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой систе­ме, форме, единообразию".*

 

* Большой энциклопедический словарь, М.: Изд-во Советская энциклопедия, 1991, т.2. с. 526.

 

Стандарт определяет унификацию как "выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров".*

 

* ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Основные положения. - М.: Госстандарт России, 1994, п.3.22.

 

Стандартизация - это процесс установления и применения стан­дартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимае­мые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается ком­петентным органом».* Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

 

* Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991, т. 2. с. 407. Более пространное и детальное определение стандартизации даётся в ГОСТе Р 1.0-92. «Государственная система стандартизации РФ. Основные положения».

 

Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифици­рованных форм, их информационных элементов и систем документации возложена в стране на Комитет Российской Федерации по стандартиза­ции, метрологии и сертификации (в настоящее время Государственный комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации включён в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Результатом работы по унификации документов могут быть:

-общероссийские унифицированные формы;

-отраслевые унифицированные формы;

-унифицированные формы документов предприятия;

"Унифицированная система документации состоит из взаимоувязан­ных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечива­ющих документированное представление данных в определенных ви­дах хозяйственной деятельности".*

 

* ПР50-733-93 п.2.4.

 

Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем до­кументации являются Министерства (ведомства), возглавляющие ту от­расль деятельности, документы которой унифицируются.

Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы бланков документов, при этом обязательно учитывая возможность их компью­терной обработки. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерс­кие документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет Российской Федерации по статистике за уни­фицированные формы первичной учётной документации. Новые унифи­цированные формы первичной учётной документации утверждены Гос­комстатом 30 октября 1997 года.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществля­ют архивные органы, так как наиболее ценные документы после исполь­зования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

В Положении "О государственной архивной службе России", утверж­дённом Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552 в числе главных задач государственной архивной службы России (Росархив) указано: "координация деятельности федеральных органов го­сударственной власти в области... делопроизводства, развития совме­стно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации". Росархив в соответствии с возложенными на него задачами "осуществляет межотраслевое органи­зационно-методическое руководство и контроль за... организацией до­кументов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти". Росархив "проверяет выполнение учреждениями, организация­ми и предприятиями независимо от их ведомственной подчинённости требования законодательства в области организации документов в де­лопроизводстве". Росархиву предоставлено право согласовывать отрас­левые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по орга­низации документов в делопроизводстве.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методичес­кие документы по организации делопроизводства должны быть в каж­дой организации. К ним относятся:

• Государственная система документационного обеспечения уп­равления. Основные положения. Общие требования к документам и служ­бам документационного обеспечения. М.,1991.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой про­граммой ведётся разработка новой редакции ГСДОУ - системы поло­жений, определяющих основные правила работы с документами в орга­низациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В норма­тивной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, её пример­ная структура; порядок подготовки и оформления документов; все эта­пы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учёт, регистра­ция, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; органи­зация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного докумен­тирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизи­рованного документооборота (включая электронную почту), баз дан­ных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).*

 

* Банасюкевич В.Д., Ларин М.В. Разработка государственной системы докумен­тационного обеспечения управления — актуальная задача / / Делопроизводство, 1998, № 1.

 

• Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ве­домствах Российской Федерации. - М., 1994.

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции Российс­кой Федерации. Она включает как общий порядок подготовки и оформ­ления документов, так и особенности подготовки отдельных видов до­кументов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на ар­хивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практи­чески все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназ­начена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроиз­водства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

• ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению докумен­тов. М.: Госстандарт России, 1997.

Стандарт распространяется на документы "которые фиксируют ре­шения административных и организационных вопросов, а также воп­росов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования де­ятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государ­ственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, орга­нов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности".

• Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

Правила условно можно разделить на две части. В первой (разде­лы 2-4) детально освещены вопросы делопроизводственные:

- требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их состав­ления, заполнения, ведения;

- порядок формирования дел в делопроизводстве;

- организация и порядок проведения экспертизы ценности доку­ментов в делопроизводстве;

- порядок выделения документов к уничтожению;

- подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумера­ция, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил (раздел 5-14) подробно раскрывается рабо­та с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не предающих документы на госу­дарственное хранение, <

12345678910Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: