Отметка о контроле (реквизит 18) 2 глава

5.3.1 СПРАВКИ

- документы, содержащие текстовую и (или) таб­личную обобщенную информацию по какому-либо определенному воп­росу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверж­дение тех или иных фактов и событий.

Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным граж­данам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типо­вые, применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда фор­мы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам.

Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. Например, форма справки о доходах физического лица за год.

Текст справки обычно начинается с указания в именительном паде­же фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержа­щих ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно учит­ся" и т.д. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.

Справки информационного характера отражают индивидуальные си­туации. Они составляются по запросу и представляются в установлен­ные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформля­ются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения-автора будет указано структурное под­разделение.

Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизиты этих двух разновидностей справок. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справ­ке данные. Например, справка "О подведении итогов конкурса в 1997 г.". Справка должна объективно отражать состояние дел, поэто­му ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, со­поставления и анализа полученных данных. В ней могут быть приведе­ны таблицы, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные.

Пример оформления справки:

или

5.3.2 ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ

служат для передачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю дан­ного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложив­шейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руковод­ства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому её текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имев­шие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, информирующие руково­дителя о ходе работ, могут представляться регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Как и в справках, от адресата зависит оформление этого вида документов. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразде­ления или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Машинописным способом воспроизво­дятся реквизиты: наименование структурного подразделения-автора, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель, внешняя докладная записка, адресу­емая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреж­дения и подписывается руководством.

Пример оформления внутренней докладной записки

Пример оформления внешней докладной записки

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание от­дельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.)* или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступ­ка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдель­ных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные за­писки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок дол­жен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписывают­ся составителем.

 

* Единая государственная система делопроизводства. (Основные положения). М.: Главархив СССР, 1975, С. 77.

 

5.3.3 АКТ

- документ, составленный несколькими лицами для под­тверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назнача­емыми распорядительным документом (обычно приказом).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномочен­ным лицом или несколькими должностными лицами. Поводы для со­ставления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, орга­низаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, ма­териальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; ин­вентаризации; ревизии; расследования несчастных случаев, аварий и др. Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.

Прежде всего лица, составляющие акт, должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жа­лобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с "Типовым положением о ведении делопроизводства по предложени­ям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на пред­приятиях, в учреждениях и организациях". Знание этого документа по­может комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, порядок регистрации, хранения и т.д., наметить круг вопросов для про­верки. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составля­ется текст документа. Главное при составлении акта - установить фак­тическое состояние дел и объективно их отразить в документе.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, про­ставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту акти­руемого события.

Для актов с повторяющейся информацией следует разработать и при­менять бланки с трафаретным текстом. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы бланков. Например, актов, составляемых архивными учреждениями при провер­ке наличия и состояния архивных дел, актов о выделении к уничтоже­нию документов, не подлежащих хранению,* и т.п. Госкомстатом 30.10.97 утверждён ряд унифицированных форм актов по учёту основных средств и нематериальных активов; материалов; малоценных и быстроизнаши­вающихся предметов; работ в капитальном строительстве. Например, акт на списание основных средств (форма № ОС-4), акт о приёмке мате­риалов (форма № М-7), акт приёмки законченного строительством объекта (форма № КС-11) и др.

 

* Основные правила работы государственных архивов СССР.- М.: Главархив СССР, 1984.

 

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается ос­нование для составления акта (распорядительный документ, норматив­ный документ, договор и т.п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом "Основание", которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставятся две точки и указывается наименование распорядительного документа в именитель­ном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ директора школы от 17.04.97 №2 "О проведе­нии инвентаризации на складе школы"

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово "Составлен" и далее перечисляются фамилии с инициалами составите­лей акта или состав комиссии. Например:

 

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по ал­фавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установ­ленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформ­лена таблицей. В заключительной части акта делаются выводы или да­ются рекомендации, Эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересо­ванных в этом документе сторон или нормативными документами, рег­ламентирующими его составление. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Эта часть акта также не обязательна. Например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. направлен в Департамент образования

2-й экз.- в дело.

При наличии приложений на них делается ссылка. Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указыва­ются. Например:

Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своём несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога "О" ("Об") и формулируемый с помощью от­глагольного существительного: "О проверке", "О приеме-передаче", "О списании", "Об уничтожении".

Ряд разновидностей актов требует утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения. Утверждение оформляется гри­фом в соответствии с требованиями ГОСТа.

Пример оформления акта

 

5.3.4 СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА

- обобщенное название большой груп­пы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомле­ния о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных опе­ративных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, от­сюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомле­ния, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложе­ния, замечания, просьбы, требования и т.п.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между пред­приятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% вхо­дящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внима­ние на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в лич­ном разговоре).

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке пись­ма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанав­ливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует со­ставить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей, В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, пред­ложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информа­ции, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации, содержащейся в письме можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложе­ния текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказа­тельства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут со­стоять из одной основной части, без пояснений.

Например: "Просим выделить 15 компьютеров для конкурса опе­раторов ЭВМ".

Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткос­тью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа.

Приводимые факты должны быть объективны, обязательно провере­ны, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным.

В ГОСТе Р 6.30-97 указано: "В письмах используют следующие фор­мы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "на­правляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "про­шу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возража­ет", "ВНИИДАД считает возможным")".*

 

* ГОСТ Р 6.30-97 п. 3.19, С. 5.

 

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-пре­жнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа:

"внимательно рассмотрев Ваши предложения...", "Тщательно изучив Ваши замечания...".

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена...", "В порядке исключения...", "В связи...", "В соответствии... " и т.п.

Причины принятия решений также формулируются с помощью дееп­ричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т. д.

Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начи­нать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. Состави­тель документа кроме текста должен сформулировать заголовок пись­ма (для формата А4), отвечающий на вопрос "о чём", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).

Если письмо направляется более чем в 4 адреса, его составитель обязан представить список на рассылку.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы - иници­ативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указы­вает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа. При машинописном оформлении письма ма­шинистка руководствуется соответствующим разделом ГОСТа.

По характеру информации письма подразделяются на большое ко­личество разновидностей.

Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, кото­рый информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к пись­му документов. Составление сопроводительного письма допустимо в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к при­ложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Сопроводительное пись­мо составляется также, если направляемый документ не имеет адресу­ющей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов), или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем"» т. п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводитель­ного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет само­стоятельного заголовка. Например:

или

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не не­сет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составлять­ся.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в ка­ком-либо проводимом мероприятия. Они могут адресоваться как конк­ретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются слова­ми "Приглашаем Вас" или "Просим Вас принять участие".

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указывают­ся сроки проведения и условия участия в нем.

Например:

или

Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо фак­те или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных пи­сем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускае­мую продукцию, издаваемую литературу. Например:

или

Рекламное письмо - разновидность информационного письма, на­правляется конкретному адресату и содержит подробное описание рек­ламируемых услуг или товаров.

Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель - побудить адресата воспользо­ваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретнос­тью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или теле­фон организации-автора указывается отдельно. Ниже приводим пример оформления рекламного письма.

 

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглаше­ниям и информационным письмам. Составляется для конкретного адре­сата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: "Извещаем". "Сообщаем", "Ставим Вас в известность" и т.п., далее излагаются какие-либо факты. Например:

Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нём указывается фамилия, имя, отчество лица, которому оно посылается.

Письмо-подтверждение - содержит сообщение о получении како­го-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, това­ров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверж­дать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола "подтверж­дать". Например:

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять воп­рос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание - содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведе­ния мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

Эта разновидность писем, как правило, начинается словом "Напоми­наем", Например,

Или

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение из­ложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения ис­следований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Например:

Или

Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бух­галтера), на них проставляется печать.

Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адре­сату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная раз­новидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного реше­ния поставленного вопроса. Например:

Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме воп­роса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Например:

Или

5.3.5 Телеграмма

- вид документа, определяемый способом пере­дачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность пе­редачи и получения информации во многом предопределяют своевре­менность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для пе­редачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и ри­сунков используются фототелеграммы или факсы (факсимильные сообщения), электронная почта.

Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Напри­мер, "правительственная", "срочная", "заверенная", "с уведомлением о вручении", "с оплаченным ответом" и т.д. Чаще всего отправляют те­леграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая - до 6 часов.

В телеграмме дается точный адрес (перед ним обязательно про­ставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адре­сата), наименование учреждения, если известно - наименование дол­жности, фамилия (с инициалами или без них) получателя. Для удешевления стоимости телеграммы и упрощения ее обработки прави­тельственные учреждения и многие организации имеют зарегистриро­ванный на телеграфе условный или сокращенный адрес: "СТРЕЛА", "СОСНА", "СОКОЛ", "УТЁС" и т.д. Адрес в телеграмме печатается от­дельной строкой. Например:

"МОСКВА УТЁС МИРОШКИНУ"; "САРАТОВ ГРАНИТ СУЛТАНОВУ", "ИВАНОВО ТЕКСТИЛЬ БЛОНДИНСКОМУ".

В телеграмме, направляемой в несколько адресов (в том числе и в одном городе), каждый адрес указывается индивидуально. Если теле­грамма направляется в один город нескольким адресатам и при этом один из них основной, а к остальным пойдут копии, адрес оформляют следующим образом:

СМОЛЕНСК МЭРИЯ

КОПИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

Если телеграмма адресуется более чем в четыре адреса, прилагает­ся указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Печатается адресат прописными бук­вами.

Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной сто­роне через два интервала также прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается, начи­ная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента - заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания, смысловые оттенки слов и их связь передаются по­рядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если зна­ки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка -тчк; запятая -зпт; двоеточие -двтч; кавычки - квч; скобки - скб, номер - нр.

Словами в телеграмме всегда пишутся цифровые данные и такие зна­ки как № - номер (можно нр.); "-" минус; "+" - плюс;! - восклицательный знак;? -вопросительный знак: % - проценты;: -деление и др. Даты обо­значаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами раз­делительные знаки не ставятся. Например, 05 11 97. Заканчивается теле­грамма указанием ее индекса. Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается от­вет, без слов "Ваш", "На Ваш". Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должно­сти (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграм­му. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование структурного подразделения, указа­ние должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата под­писи, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется те­леграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для пе­редачи, а второй подшивается в дело. Пример телеграммы:

5.3.6 ТЕЛЕФОНОГРАММА

- обобщённое название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, пе­редаваемое по телефону, требует документального оформления. С по­мощью телефонограммы передают несложные тексты, такие, как при­глашение на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и слож­ные обороты. Диктуют телефонограмму, чётко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: