 |
Раздел 2. Организация работы с управленческими документами
|
|
|
|
Тема 2.1. Служба документационного обеспечения управления.
Требования к организации документооборота.
Студент должен
знать:
- состав нормативных документов, регламентирующих организацию работы службы документационного обеспечения управления (службы ДОУ);
- типовые структуры и должностной состав служб ДОУ;
- перечень основных этапов работы с документами в организациях;
- факторы, влияющие на организацию и технологию документационного обеспечения управления;
- основные принципы организации документооборота;
уметь:
- составлять и оформлять положение о службе ДОУ;
- составлять и оформлять должностные инструкции работников службы ДОУ;
- применять правила организации документооборота;
Ключевые слова и основные термины по теме: организация работы с документами, документооборот, входящие документы, исходящие документы.
Организационные формы документационного обеспечения управления. Служба ДОУ, основные задачи, функции, типовые структуры, должностной состав. Регламентация работы службы ДОУ. Положение о службе ДОУ. Должностные инструкции работников службы ДОУ.
Понятие документооборота, общие принципы организации документооборота, его структура, необходимость учета объема документооборота. Нормативные документы, регламентирующие организацию документооборота.
Современные автоматизированные системы документооборота: основные характеристики, сфера применения, перспективы развития.
Тема 2.2. Прием, регистрация, рассмотрение и исполнение документов.
Информационно-справочная работа
Студент должен
знать:
- значение предварительного рассмотрения документов;
- задачи регистрации документов;
|
|
|
- технологию выполнения работ при приеме, рассмотрении и регистрации документов;
- этапы исполнения документов;
- перечень средств офисной техники, применяемой на данном этапе работы;
- цели и задачи рациональной организации информационно-справочной работы;
- технологию информационно-справочной работы с помощью справочных картотек и регистрационно-контрольных карточек;
- возможности компьютерных технологий в информационно-справочной работе;
- особенности учета и систематизации нормативно-правовых актов;
уметь:
- распределить документы на группы в ходе их предварительного рассмотрения;
- принять и зарегистрировать документ;
- проставить на документе необходимые реквизиты в ходе его исполнения;
- осуществлять поиск информации по традиционным картотекам;
- осуществлять поиск информации в автоматизированных системах документооборота;
Ключевые слова и основные термины по теме: первичная обработка документов, регистрация документов, формы регистрации документов, обязательный для регистрации состав реквизитов, предварительное рассмотрение документов, учет количества документов, объем документооборота, автоматизированные системы документооборота.
Способы поступления документов в организацию. Прием и первоначальная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов. Рассмотрение документов руководством организации.
Регистрация документов как составная часть технологии документационного обеспечения управления, как процесс создания банка данных о документах организации. Формы регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная). Требования к составу регистрационных индексов.
Передача документов исполнителям. Работа исполнителя с документами. Этапы исполнения. Особенности подготовки нормативных правовых актов.
Функции и права подразделений службы ДОУ, осуществляющих прием, предварительное рассмотрение, регистрацию и доставку документов в организации и осуществляющих информационно-справочную работу.
|
|
|
Взаимосвязь регистрации документов и информационно-справочной работы. Организация работы с помощью справочных картотек. Информационно-справочная работа в условиях применения компьютерных технологий.
Общие сведения об учете и систематизации нормативно-правовых актов (консолидация, кодификация, инкорпорация). Организация информационно-справочной работы по действующему законодательству РФ, использование информационно-справочных правовых систем.
Тема 2.3. Контроль исполнения документов.
Отправка исходящих документов
Студент должен
знать:
- цели и виды контроля исполнения документов;
- технологию контроля исполнения документов;
- сроки исполнения документов и их виды;
- порядок снятия документов с контроля;
- функции, права и обязанности подразделения службы ДОУ, осуществляющего контроль исполнения документов;
- технологию обработки исходящих документов в организации;
- порядок составления описи рассылки документов;
уметь:
- оформлять контрольные карточки при традиционной системе контроля исполнения документов;
- вести контроль исполнения документов в автоматизированном режиме;
- анализировать состояние исполнительской дисциплины и разрабатывать предложения по повышению ее уровня;
- подготавливать документы к отправке;
- регистрировать исходящую корреспонденцию;
- составлять описи рассылки документов;
- пользоваться телефаксом и электронной почтой для отправки корреспонденции.
Ключевые слова и основные термины по теме: контроль исполнения документов, срок исполнения документов, постановка на контроль, контрольная картотека, снятие с контроля, анализ исполнительской дисциплины.
Цели и задачи контроля исполнения документов. Принципы организации контроля. Понятия: «срок исполнения», «типовой срок», «индивидуальный срок». Нормативные документы, устанавливающие типовые сроки исполнения. Виды контроля: предупредительный, формально-сроковый.
Технология ведения контроля, традиционная и автоматизированная системы контроля исполнения документов. Основные этапы контроля исполнения документов: постановка документов на контроль, ведение контроля, снятие документов с контроля, анализ исполнительской дисциплины. Особенности контроля исполнения распорядительных документов, переписки, протокольных решений.
|
|
|
Подразделения службы ДОУ, осуществляющие контроль исполнения документов, их функции, права, обязанности и ответственность.
Процесс приема и обработки исходящих документов, состав выполняемых работ при традиционном способе отправки (почтой): проверка правильности оформления, наличия приложения, адресата, сортировка по адресатам и видам отправлений, адресование, конвертование, заклеивание конвертов, взвешивание, маркировка, составление описи рассылки.
Отправка документов с помощью телефона (телефонограмма), телефакса, электронной почтой. Типы систем электронной почты (глобальные, корпоративные).
|
|
|
