 |
Практическое домашнее задание
|
|
|
|
Составьте акт проверки состояния работы с документами в техническом отделе ОАО «Капиталстрой», расположенного в Москве. Проверку проводила комиссия в составе: председатель – зав. канцелярией Ефимова Н.И., члены комиссии: секретарь Краснова А.Б., менеджер Панкратов С.Т., ведущий инженер Хорошилова Е.К., зав. техническим архивом Петрова Т.Я.
При проверке присутствовала делопроизводитель технического отдела Назарова В.И.
Проверкой были выявлены недостатки в работе с документами в отделе: неправильное формирование дел, нарушение сроков хранения, отсутствие актов о выделении документов к уничтожению. К акту была приложена объяснительная записка делопроизводителя технического отдела на 2-х листах в 1-ом экземпляре.
Проверка проводилась 18.05.2012 (акт № 5) в соответствии с приказом генерального директора ОАО «Капиталстрой» Раевского М.И. от 11.05.2012 № 79 «О совершенствовании работы с управленческой документацией».
Акт был оформлен в день проведения проверки в 3-х экземплярах (в дело № 01-08, зав. техническим отделом, зав. техническим архивом, и в тот же день утвержден генеральным директором.
С актом 18.05.2012 была ознакомлена делопроизводитель технического отдела Назарова В.И., а 21.05.2012 – зав. техническим отделов Воронов И.Д. Секретарь канцелярии Краснова А.Б. подшила акт 22.05.2012 в дело № 01-08.
8. Семинарское (практическое) занятие (2 ч.)
Тема 1.10. Служебная переписка. Разновидности и правила оформления. Подготовка и выдача выписок из документов и копий документов (1 ч.)
Вопросы:
1. Какие разновидности служебных писем вы знаете?
2. Из каких основных частей состоит текс письма?
3. Что понимается под термином «деловой стиль» письма?
|
|
|
4. В чем особенность визирования исходящих писем в отличие от визирования внутренних документов?
5. Почему служебное письмо образно называют «визитной карточкой» организации?
6. Имеют ли строго установленную форму докладные и объяснительные записки?
7. В чем заключаются отличия в оформлении внешней и внутренней докладных записок?
8. Какой реквизит используется при оформлении выписок из документов и заверении копий документов?
Упражнение 1. Составьте письмо от имени директора ЗАО «Темп» Полякова С.Г. в адрес ОАО «Счетмаш» с просьбой о высылке каталога продукции этого предприятия. При составлении письма используйте следующие данные:
1. ЗАО «Темп» зарегистрировано по адресу: 286015, г. Москва, ул. Забайкальская, 5 (ОКПО 28314251, ОГРН 1027700380896, ИНН/КПП 7743021543/732501001).
2. В секретариат ЗАО «Темп» можно позвонить по тел. (495) 122-1516, факс (495) 122-1517, E-mail: mail@temp.ru.
3. Письмо-запрос было подготовлено Антоновым Григорием Александровичем, менеджером ЗАО «Темп» (служебный тел (495) 122-1526, и зарегистрировано 17.02.2012, № 76/05-08.
4. ОАО «Счетмаш» расположено в г. Ульяновске (ул. Филатова, 32, почтовый индекс 432067.
5. Письмо-запрос было адресовано Генеральному директору ОАО «Счетмаш» Яковлеву Олегу Николаевичу.
6. Письмо поступило в ОАО «Счетмаш» 24.02.2012. и зарегистрировано в журнале регистрации входящей корреспонденции под № 31/04-03.
7. Прочитав письмо, Яковлев О.Н. дал поручение начальнику отдела маркетинга Попову С.А. выслать в ЗАО «Темп» каталог продукции в срок до 01.03.2012.
Упражнение 2. Составьте и оформите докладную записку заместителя начальника отдела кадров ЗАО «Электрон» Свиридова Алексея Петровича на имя генерального директора организации Назарова Григория Николаевича, в которой он доводит до сведения генерального директора, что отдел кадров подготовил дела длительных сроков хранения к сдаче в архив и просит выделить средства для оплаты переплетных работ согласно прилагаемым данным.
|
|
|
К докладной записке прилагается справка о количестве дел, подлежащих сдаче в архив в 2011 г. на 1 листе в 1 экземпляре.
Докладная записка составлена 22 ноября 2011 г., зарегистрирована под № 15.
Упражнение 3. Составьте и оформите объяснительную записку начальника отдела ценных бумаг ОАО «Автобанк» Соколова Владимира Викторовича на имя председателя банка Сидорова Олега Федоровича о несвоевременном представлении отчета за Ш квартал 2010 г. в связи с отсутствием отчетных данных Тверского филиала банка из-за повреждения факс-модемной связи.
Объяснительная записка составлена 22 ноября 2011 г., зарегистрирована под № 10.
Упражнение 4. Отредактируйте текс объяснительной записки. Состарьте правильный вариант
| П.О. Карпову Декану факультета Объяснительная записка О причинах неявки на экзамен Я, Тимофеева Анна Павловна, не была на экзамене по истории не потому, что не выучила предмет и боялась завалиться, как говорят, а потому, что накануне упала и сильно подвернула ногу. Поэтому я решила, что лучше сдам его, когда будет пересдача. С уважением, Студентка группы П-11 Тимофеева |
Упражнение 5. Определите, правильно ли заверена копия приказа
| Текст Приказа Генеральный директор личная подпись Б.С. Сидорчук Верно Секретарь личная подпись В.С. Золотарева |
Нормативные правовые акты
Постановление правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Российская газета, 24 июня 2009 г.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.: ВНИИДАД, 1993
Литература
Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект. 2008
Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления. Учебник. М: МЦФЭР, 2007
Тема 3.1. Организация оперативного хранения документов.
Номенклатура дел, методика ее составления. Формирование дел. (1 ч.)
Вопросы:
1. Какой документ необходимо разработать для правильной систематизации других документов при формировании их в дела?
|
|
|
2. Какие типы номенклатур вы знаете?
3. Какие графы включает таблица, содержащаяся в номенклатуре дел?
4. Кем разрабатывается номенклатура дел организации?
5. По каким признакам документы формируются в дела?
6. Можно ли подшивать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения?
7. В каком порядке располагаются документы при формировании личных дел?
Упражнение 1. Определите, правильно ли систематизированы заголовки дел в проекте номенклатуры дел канцелярии, если нет – составьте правильный вариант:
1. Приказы по основной деятельности
2. Положение о канцелярии
3. Должностные инструкции работников
4. Штатное расписание
5. Протоколы общего собрания участников общества
6. Протоколы совещаний дирекции
7. Годовой план работы на 2008 г.
8. Переписка с Ассоциацией предпринимателей о развитии сотрудничества
9. Журнал регистрации приказов
10. Докладные записки сотрудников
11. Отчет о работе за 2007 г.
12. Журнал регистрации поступающих документов
13. Журнал регистрации отправляемых документов
14. Журнал регистрации докладных записок
Нормативные правовые акты
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. 2004. № 43. Ст. 4169
Постановление правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Российская газета, 24 июня 2009 г.
ГОСТ Р 7.0.8.-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. М.: Изд-во стандартов. 1984
Литература
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления, Учебное пособие. М.: ИНФРА-М. 2008
Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М.: Восток-Запад. 2005
|
|
|
