 |
Способы описания бизнес-процессов
|
|
|
|
1. Вербальное описание на естественном языке (должностные инструкции, положения, регламенты) – логистическое администрирование
2. Формальное описание с использованием графических форм на основе внутренних стандартов (графики, таблицы, формы)
3. Формальное описание с применением методов структурного анализа и синтеза (IDEF, ARIS)
Методология IDEF
Методология ARIS
Построение карты процесса
Для того чтобы проанализировать процесс и построить карту, необходимо данный процесс разбить на отдельные виды деятельности. Например, проанализируем процесс размещения заказа (закупка МР). В нём можно описать следующие виды деятельности: 1. Получение запроса на закупку товара → 2. Проверка бюджета и получение разрешения на использование средства → 3. Отправка запроса на цены возможным поставщикам → 4. Анализ полученных цен и выбор лучшей из них → 5. Обсуждение условий закупок в ходе переговоров с поставщиком → 6. Размещение заказа на закупку → 7. Осуществление любых необходимых последующий действий и экспедирование заказа → 8. Осуществление платежа по счёту-фактуре поставщика → 9 и т.д.
Затем можно составить серию видов деятельности и описать точно, что в процессе их реализации происходит. Для этого можно воспользоваться следующими шагами.
Шаг 1. Перечислить все виды деятельности в нужной последовательности с начала до завершения процесса.
Шаг 2. Классифицировать каждый вид деятельности как операцию (что-то фактически делается), инспекцию (проверка уровня качества, цены), задержку (товары ожидают, что с ними что-то произойдёт), хранение (товары хранятся на складе, аптеке). Определить необходимое для этого время и расстояние, на которое осуществляется перемещение.
|
|
|
Шаг 3. Обобщить все виды деятельности, установить общее время, интенсивность выполнения каждого вида деятельности и получить любую другую нужную информацию.
Шаг 4. Критически проанализировать каждый вид деятельности, задавая, к примеру, такие вопросы: почему эта деятельность делается именно так? Можем ли мы устранить этот вид деятельности? Как мы можем его улучшить? Можем ли мы объединить виды деятельности?
Шаг 5. Пересмотреть процесс, чтобы иметь меньше видов деятельности, сократить время их выполнения, перемещать товары на меньшие расстояния и т.д.
Шаг 6. Проверить новые процедуры, подготовить организацию к осуществлению изменений, провести подготовку персонала, выполнить другие необходимые действия и осуществить изменения.
Процесс «Закупка МР»
Виды деятельности
1. Получение заказа на закупку (необходимо решить, кто, когда и почему. Т.е. выяснить, почему МТС отправляет заказ на закупку)
2. Проверка бюджета подразделения и выдача разрешения на закупку
3. Составление списка возможных поставщиков и отправка запросов на цены
4. Анализ полученных цен и выбор лучшей из них
5. Обсуждение условий закупок в ходе переговоров с поставщиком
6. Размещение заказа на закупку
7. Осуществление любых необходимых последующих действий и экспедирование заказа
Карта процесса «Управление заказом»
| Вид деятельности | Описание | Необходимая документация | Возможные проблемы | Возможные решения | Время |
План мероприятий проведения изменений
| Название мероприятия | Форма отчётности | Ответственное лицо | Дата осуществления | Примечания |
Показатели эффективности бизнес-процессов
|
|
|
Показатели выполнения процесса
Суммарное время процесса (время ожидания плюс время выполнения).
Время ожидания выполнения процесса.
Время выполнения процесса.
Количество занятых в процессе работников.
Количество и состав используемого в процессе оборудования.
Количество дублирующих функций.
Количество контрольных функций.
Показатели стоимости
Суммарная стоимость процесса.
Затраты на амортизацию оборудования, используемого в процессе.
Затраты на оплату труда персонала, занятого в процессе (включая отчисления с ФОТ).
Затраты на поддержание процесса в рабочем состоянии (затраты на расходные материалы, электроснабжение, тепло- водоснабжение, телекоммуникации, техническое обслуживание складских зданий и сооружений, складского и транспортного оборудования).
Показатели качества
Частота возникновения ошибок при выполнении операций грузообработки.
Частота возникновения ошибок при оформлении товаросопроводительных документов.
Степень удовлетворенности клиента (искусственная шкала и балльная система).
Количество рекламаций (например, по поврежденному товару в результате неправильной загрузки в транспортное средство).
Количество поврежденного на складе товара.
Количество товара, поврежденного в пути.
Показатели наблюдаемости
Оперативность получения информации по количеству товарных запасов и товаров в пути.
Оперативность получения информации по качеству товарных запасов и товаров в пути.
Оперативность получения информации по состоянию складского и транспортного оборудования.
Оперативность получения информации по персоналу.
Глубина аналитической информации по ассортименту товарных запасов.
|
|
|
