 |
Управление с помощью комитетов
|
|
|
|
Коммуникации в группах
Групповая коммуникация - это такой тип коммуникационного процесса, при котором общение происходит между двумя или большим количеством людей определенной социальной группы (территориальной, профессиональной, религиозной и др.) или организации (предприятия, учреждения, фирмы, банка и т.п.) в целях осуществления взаимозависимых действий и решения совместных задач. Такой коммуникационный процесс может выступать как в форме двух и более межличностных коммуникаций личностной или ролевой направленности, так и в форме взаимной коммуникации всех членов данной группы или организации. Совокупность коммуникационных взаимодействий может способствовать динамизму структуры, сплоченности группы, ее срабатываемости или, напротив, приводить к возникновению и возрастанию конфликтной напряженности между членами данной группы, подталкивать к внутригрупповому конфликту. Поскольку групповая коммуникация составляет основу коммуникационных взаимодействий в социальных организациях, руководителю и менеджеру важно знать особенности внутригрупповой динамики, уметь блокировать возникновение очагов внутригрупповой напряженности, оказывать управляющее воздействие на предупреждение и развитие внутригрупповых конфликтов, обладать способностью использовать конструктивные возможности таких конфликтов и нейтрализовать или ослаблять деструктивные их возможности.
^ Уровень групповой коммуникации часто разбивают, по меньшей мере, на две категории – личностно-групповую и межгрупповую коммуникацию. Лектор в аудитории студентов, политик на трибуне, пианист в концертном зале, чиновник, дающий пресс-конференцию – все это примеры личностно-групповой коммуникации. В данном случае один человек (лектор, политик, пианист, чиновник) транслирует смыслы в тех или иных формах некоторой группе людей (студентам, участникам митинга, публике в концертном зале, журналистам на пресс-конференции и т.п.). Здесь уже возможности диалога не так велики, как в межличностной коммуникации, и наблюдается своего рода асимметричность коммуникационного процесса: преимущественная возможность передавать информацию дается одному человеку, вступающему в коммуникацию с группой. Члены же группы имеют очень ограниченные возможности передавать собственную информацию этому человеку (например, журналист на пресс-конференции редко имеет возможность задать более двух-трех вопросов).
Межгрупповая коммуникация предполагает, что одна группа людей транслирует смыслы другой группе людей. Театральная труппа или оркестр на сцене, несколько представителей политической партии на митинге, группа топ-менеджеров на общем собрании акционеров – вот примеры межгрупповой коммуникации. Здесь также присутствует асимметричность коммуникации. Выступающая группа, находящаяся в активной коммуникационной позиции (театральная труппа, оркестр, представители политической партии, топ-менеджеры), имеет приоритет в передаче информации перед группами слушателей, находящихся в пассивной коммуникационной позиции (публика в театре или в концертном зале, толпа на митинге, акционеры на собрании).
На уровне групповой коммуникации возникает еще одно новое качество – понятие «аудитория», которое понимается именно как группа, занимающая относительно пассивную позицию в процессе коммуникации. Эта условная, относительная пассивность носит принципиальный характер, отражая ролевые отношения между участниками процесса коммуникации. Количество людей, включенных в коммуникацию группового уровня, измеряется уже не двумя-тремя-четырьмя, а довольно большим количеством людей – от единиц до сотен, а то и тысяч. Строго говоря, нет четкого теоретически обоснованного количественного критерия, который бы отделял групповой уровень коммуникации, с одной стороны, от межличностной, а с другой стороны, от массовой коммуникации. Однако в практике СМИ стараются определить хотя бы условно границы, начиная с которых коммуникация перестает быть межличностной и групповой и начинает быть массовой. Так, в российском законодательстве эти границы установлены для периодических печатных изданий – тираж такого издания должен быть не менее 1000 экземпляров. Если издание выходит меньшим тиражом, то данная ситуация расценивается как групповая, а вовсе не массовая коммуникация.
|
|
|
|
|
|
Управление с помощью комитетов
Комитет – это группа внутри фирмы, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания. Комитеты также называются советами, целевыми группами, комиссиями или командами. Комитет предполагает групповое принятие решений и осуществление действий. Это отличает его от других организационных структур. Комитеты создаются для заполнения пробелов в оргструктурах таким образом, чтобы решать задачи, не входящие в компетенцию ни одного из отделов, координировать деятельность отделов и выполнять специальные функции.
Имеются два основных типа комитетов: специальный и постоянный.
Специальный комитет – это временная группа, сформированная для выполнения определенной цели.
Постоянный комитет – это перманентно действующая группа внутри фирмы, имеющая конкретную цель (ученый совет, совет директоров и т.п.).
Комитеты обладают либо линейными, либо штабными полномочиями. Комитет с линейными полномочиями – это "множественный" руководитель. Комитет со штабными полномочиями занимается подготовкой комплексного решения.
Полномочия комитету делегируются так же, как и отдельному лицу.
Комитет должен отчитываться о выполнении порученного ему задания перед тем, кто делегировал ему полномочия.
Как и другие инструменты управления, комитет будет эффективным только тогда, когда большая часть факторов данной ситуации диктуют выбор именно этого инструмента. Большинство теоретиков управления советуют прибегать к этой форме управления, когда группа может выполнять эту работу лучше, чем один руководитель, или когда фирма, передавая всю власть в руки одного человека, подвергает себя риску авторитаризма.
|
|
|
Комитеты могут быть образованы для таких целей, как снижение себестоимости, совершенствование технологии и организации производства, решение социальных вопросов.
Управление с помощью комитетов может быть более предпочтительно в следующих ситуациях:
1) когда проблема требует большого опыта в какой-то определенной области. Здесь мнения членов комитета будут полезны (использование кредитов и другие);
2) когда предполагаемое решение наверняка окажется непопулярным, то использование комитета может способствовать ослаблению недовольства;
3) когда коллективное решение поможет поднять дух фирмы;
4) когда есть необходимость координировать работу разных подразделений фирмы;
5) когда нежелательно сосредоточивать всю власть в руках одного человека, комитет может распределить полномочия между несколькими лицами.
Своей печальной известностью неэффективного инструмента управления комитеты часто обязаны их неправильному использованию. Вот характерные ошибки использования комитетов и ситуации, где один руководитель добьется большей эффективности, чем группа:
1. Отсутствие четкого описания прав и обязанностей комитета. Руководство должно точно решить, с какой целью создается комитет. Он создается: для определения проблемы; для выработки и оценки альтернативных решений; для рекомендации соответствующего направления деятельности и т.п.
2. Неправильное определение численности комитета. Оптимальная численность от 5 до 10 человек. Если меньше 5, то это недостаточно для извлечения выгоды из разнообразия мнений. Если больше 10, то это ограничивает участие каждого в обсуждении вопроса.
3. Потери времени. Часто в комитетах люди тратят больше времени на обсуждение понятных всем членам вопросов, чем тех, которые отличаются большой сложностью.
|
|
|
Это происходит потому, что люди не хотят демонстрировать своего невежества, выступая на незнакомую или запутанную тему. Поэтому комитеты иногда ведут бесконечные споры на тривиальные темы, а решения по важнейшим вопросам принимают за несколько минут.
4. Замедленное принятие и исполнение решений. Ни одна группа не в состоянии действовать так же быстро и решительно, как компетентная личность, и это общепризнанно.
5. Компромисс порождает посредственное решение. Какой бы вопрос не обсуждался в группе, голосование редко бывает единогласным. Если расхождение во мнениях велико, то устраивающее всех компромиссное решение будет характеризоваться наименьшим конфликтом согласия в группе.
6. Чрезмерные затраты. Если решения принимаются группой, затраты на ее работу намного превосходят затраты на принятие решения одним лицом.
7. Единомыслие. Такое явление как конформизм (соглашательство) может помешать комитету критически проанализировать все альтернативные предложения.
Группа может проявить энтузиазм по поводу одного проекта, а отдельные лица постесняются высказать вслух свои сомнения.
Кроме всего этого нужно помнить, что комитеты – это группы, поэтому все характеристики, процессы и проблемы групп относятся также и к ним.
49. типы рабочих команд. Распространение командной работы.
Команда – это автономный самоуправляемый коллектив профессионалов, способный оперативно, эффективно и качественно решать поставленные перед ним задачи.
Основными признаками команды являются:
Эффективное конструктивное межличностное взаимодействие;
Профессионализм каждого из членов;
Положительное мышление – ориентация на общий успех;
Способность согласованно работать на общий результат;
«Нефиксированное», гибкое и мобильное распределение функций между членами команды.
Типы команд
Теоретики и практики менеджмента и, в частности, специалисты в области рабочих команд по-разному подходят к вопросу определения типов команд. Как правило, классификация команд проводится в контексте рассматриваемых вопросов, либо увязывается с результатами исследований некоторой узкой сферы деятельности.
Деятельность рабочих команд ориентирована на решение задач, цели сменяются по мере необходимости. Основное внимание уделяется достижению конкретных результатов: подходящие сотрудники и соответствующие ресурсы объединяются ради максимально быстрого и качественного выполнения задачи, сроки и этапы ее решения постоянно контролируются. Отношения между сотрудниками строятся на принципах взаимозависимости. Лидерство основывается на содействии контактам и сотрудничеству. Руководство действует как катализатор группового взаимодействия и сотрудничества. Эффективность деятельности группы определяется индивидуальной успешностью в сочетании с возможностью объединить личные цели сотрудников со стратегическими целями организации».
|
|
|
В производственной среде команда может состоять из групп рабочих, имеющих по несколько профессий, что позволяет им выполнять все операции, необходимые для выпуска определенного продукта. В секторе услуг, например в страховом деле, рабочая команда может включать специалистов по обработке требований о выплате страховых сумм, представителей обслуживания клиентов и страховщиков, работающих в определенном географическом регионе.
Примеры классификации команд:
В качестве основных критериев классификации рабочих команд предлагается использовать следующие:
1. Членство: какие категории сотрудников организации входят в состав рабочей команды;
2. Цели и функции: какие цели и задачи ставятся перед рабочей командой; какие функции выполняет команда;
3. Жизненный цикл: какова продолжительность периода времени существования рабочей команды;
4. Управление: каким образом осуществляется руководство рабочей командой;
5. Взаимодействие: какие формы отношений используются в процессе функционирования рабочей команды;
6. Методы: какими способами и средствами пользуются команды для достижения поставленных целей.
В соответствии с приведенными критериями можно выделить десять типов команд:
Интрафункциональные команды: информация и функции разделены между членами команды; структура и состав варьируются при изменении области приложения.
Оперативные команды: временное объединение специалистов различного профиля для решения актуальных проблем и выработки рекомендаций; периодические кратковременные встречи (1–2 часа в неделю); практическая деятельность не входит в компетенцию команды.
Кроссфункциональные команды: фокусируются на совершенствовании некоторого процесса; обычно привлекаются специалисты из различных подразделений организации; часто такие команды трансформируются в самоуправляемые или самонаправляемые команды.
Предпринимательские команды: специализируются на наблюдении за процессом производства специфического продукта или сегментом клиентов, поддержании и совершенствовании системы, ориентированной на потребителя.
Исполнительные команды менеджеров: создаются для выработки стратегических решений и руководства; лидером команды, как правило, является первое лицо организации.
Координационные команды менеджеров: создаются в условиях сетевой организации для выработки стратегических решений и координации рабочих команд нижнего уровня.
Самоуправляемые команды: имеют большие права, полномочия и ответственность по вопросам, не связанным с функциями постановки целей и планирования; внешние контакты обеспечиваются менеджерами или другими подразделениями.
Самонаправляемые команды в производстве и сервисе: обеспечивают производственный процесс или сервисные функции.
Самонаправляемые команды в интеллектуальной сфере: команды, связанные с разработкой новых изделий, процессов, технологий.
Виртуальные команды: интеллектуальные команды, контактирующие посредством компьютерных сетей.
|
|
|
