Лекция 4.3. Использование интегрированных программных пакетов.

План

1.Понятие электронного офиса.

2. Понятие и состав интегрированного программного пакета

 

 

Вопрос 1. Понятие электронного офиса.

 

К офисным задачам можно отнести следующие

♦ делопроизводство;

♦ контроль исполнения документов;

♦ составление отчетов;

♦ поиск информации;

♦ ввод и обновление информации;

♦ составление расписаний;

♦ обмен информацией между отделами предприятия.

В перечисленных задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:

♦ обработка входящей и исходящей информации;

♦ сбор и последующий анализ данных;

♦ хранение информации.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

♦ персональные компьютеры, объединенные в сеть;

♦ печатающие устройства;

♦ средства копирования документов;

♦ сканер;

♦ проекционное оборудование для проведения презентаций.

В последнее время все большее распространение приобретают элек­тронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находить­ся в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных предприятия в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуаль­ных офисов.

Информационные технологии виртуальных офисов основываются:

♦ на возможности круглосуточного доступа к локальной сети офиса через глобальную компьютерную сеть;

♦ на мобильных компьютерных технологиях (ноутбуки, карманные, компьютеры, смартфоны).

В виртуальном офисе сотрудники организации, независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реаль­ного времени, выполнять свои должностные обязанности, решать офисные задачи.

Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм.

Для реализации указанных выше задач целесообразно воспользо­ваться не отдельными программами, а интегрированными программ­ными пакетами. В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.

 

Вопрос 2. Понятие и состав интегрированного программного пакета Пример интегрированного офисного пакета (Microsoft Office).

 

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегри­рованный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволя­ющий применять одни и те же приемы работы с различными приложе­ниями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложе­ний, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений [22].

Назначение интегрированных офисных пакетов — обеспечить со­трудников офиса и предприятия широким набором средств для по­вседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутин­ных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия.

Примером интегрированного офисного пакета может служить па­кет Microsoft Office, который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:

♦ Word — текстовый процессор;

♦ Excel — табличный процессор;

♦ Access — система управления базами данных;

♦ PowerPoint — система подготовки презентаций;Outlook — менеджер персональной информации;

♦ FrontPage — редактор, предназначенный для создания веб-страниц;

♦ PhotoDraw — графический редактор для создания деловой графики;

♦ Publisher — настольная издательская система;

♦ Small Business Tools — специализированный инструментарий для
осуществления бизнес-анализа;

♦ Internet Explorer — броузер (обозреватель веб-страниц).

Microsoft Word — это мощный текстовый процессор, являющийся удобным инструментом для создания сложных текстовых документов, включающих математические формулы, таблицы, рисунки, диаграм­мы, а также объекты, подготовленные в других приложениях пакета Microsoft Office.

Microsoft Excel — табличный процессор, предоставляющий мощные средства для создания сложных электронных таблиц и реализующий широкий спектр вычислений. Содержит развитые средства математи­ческой и логической обработки данных.

К функциям табличного процессора относятся [12]:

♦ создание и редактирование электронных таблиц;

♦ создание взаимосвязанных табличных документов;

♦ ввод формул, выполняющих математические и логические операции над данными, находящимися в ячейках электронных таблиц;

♦ структуризация и организация списков данных в электронных таблицах (по сути, реализация некоторых функций СУБД);

♦ построение диаграмм и графиков различных видов;

♦ создание сводных электронных таблиц, в том числе и с привлечением информации из внешних баз данных;

♦ разработка макрокоманд управления электронными таблицами;

♦ оформление электронных таблиц, их печать, импорт и экспорт файлов электронных таблиц и др.

С помощью табличного процессора в электронных таблицах можно, выполнять различные инженерные, статистические, экономические, бухгалтерские, финансовые расчеты, проводить сложный экономиче­ский анализ, моделировать и оптимизировать различные ситуации.

Microsoft Access — система управления базами данных. На сего­дняшний день является одним из самых популярных настольных при­ложений для работы с базами данных.

Мicrosoft Outlook — менеджер персональной информации, предо­ставляющий следующие возможности:

♦ обработка сообщений электронной почты;

♦ планирование встреч и собраний;

♦ управление контактами и задачами;

♦ доступ к документам, хранящимся в личных папках, и документам, размещенным на локальных и сетевых дисках.

Microsoft PowerPoint — система подготовки презентаций. Презен­тации могут использоваться в процессе обучения, проведения семи­наров, конференций и т. д.

Кроме офисных пакетов компании Microsoft, существуют также следующие пакеты:

♦ KOffice;

♦ Lotus SmartSuite (компания IBM, http://www.lotus.com);

♦ WordPerfect Office (корпорация Corel, http://www.corel.com);

♦ StarOffice (компания Sun Microsystems, http://www.sun.com);

♦ EasyOffice (http://www.e-press.com);

♦ OpenOffice.org (http://www.openoffice.org);

♦ Русский офис (фирма «Арсеналъ»).

 

 

⇐ Предыдущая45678910111213Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: