 |
Типы, формы и методы коммуникаций в организации
|
|
|
|
Среди специалистов по коммуникационным процессам принято различать следующие типы коммуникаций:
· Внутриличностные коммуникации – это коммуникации, возникающие внутри конкретного индивидуума. Он одновременно является и отправителем и получателем сообщения, которое является результатом его мыслей и чувств. При этом весь коммуникационный процесс происходит в его сознании.
· Межличностные коммуникации – это коммуникации, возникающие у двух людей, вступивших в информационный контакт. Они оба выступают и как отправители и как получатели сообщений. Каналами связи являются речь, слух, визуальный и тактильный каналы.
· Коммуникации в малой группе – это коммуникации, отличающиеся от межличностных коммуникаций большим количеством участников (как правило, от 3-х до 10-ти). Но основной принцип межличностных коммуникаций – ты всех слышишь и видишь и тебя все слышат и видят – здесь сохраняется.
· Общественные (массовые) коммуникации – это коммуникации, возникающие у человека, общающегося с большой аудиторией (более 10-ти человек). В этом случае выступающий слышит и видит только тех отдельных людей, которые чем-то смогли выделиться из большой аудитории. В результате с ними как бы формируется коммуникация в малой группе. Остальные присутствующие выполняют функции слушателей и зрителей и, как правило, проявляют слабую заинтересованность в происходящем.
· Внутренние оперативные коммуникации – это весь комплекс коммуникаций, действующих в пределах организации и направленных на достижение её целей. Этот тип коммуникаций является одним из обязательных направлений деятельности организации.
· Внешние оперативные коммуникации – это весь комплекс коммуникаций, действующих за пределами организации и направленных на достижение её целей. Этот тип коммуникаций также является одним из обязательных направлений деятельности организации.
|
|
|
Приведённая типология коммуникаций является достаточно распространённой. Отдельные авторы используют типологии, отличающиеся от приведённой.
В зависимости от используемых форм в организации различают коммуникации:
· вербальные, то есть языковые (речь, текст);
· невербальные, то есть жесты, мимика и звук.
Вербальные коммуникации являются высокоинформативными и высококонтролируемыми, то есть информация, передаваемая отправителем с их помощью, интерпретируется получателем практически однозначно, может быть повторена отправителем и уточнена получателем. Невербальные коммуникации не столь информативны, то есть информация, получаемая таким образом, может получателем трактоваться достаточно широко. Но, вместе с тем, невербальная коммуникация не столь тщательно контролируется отправителем и подготовленный получатель может с её помощью стать обладателем некоторой незапланированной информации вопреки желанию отправителя. Невербальные коммуникации среди менеджеров стали объектом повышенного интереса только в последнее время, в то время как вербальные коммуникации являются достаточно разработанными. Можно привести важнейшие технологии (методы) вербальных коммуникаций:
· деловой разговор – это относительно короткое речевое общение; может быть личным, по телефону, по видеотелефону, с использованием специальных систем Интернета и т.п.; служит, как правило, для личной передачи каких-то коротких сообщений и обозначения своих позиций;
· деловая беседа – это относительно длительное личное общение, как правило, специально подготовленное; также служит для личной передачи каких-то сообщений и обозначения своих позиций;
|
|
|
· деловое совещание или встреча – в отличие от деловой беседы всегда носит официальный характер, то есть оформляется протокол совещания, который затем вручается всем заинтересованным лицам; основная задача делового совещания – коллективная подготовка управленческого решения;
· деловые переговоры – это особая форма делового совещания, имеющая целью сближение позиций встречающихся сторон по каким-либо вопросам и, если возможно, подписание договора;
· симпозиум – это совещание по какому-либо значительному вопросу, носящее характер свободного, творческого обсуждения;
· семинар – это также совещание по какому-либо значительному вопросу, но носящее характер ознакомления собравшихся с чем-либо или обучения чему-либо.
Эффективность организационных коммуникаций
Эффективность организационных коммуникаций оказывает непосредственное влияние на результативность организационной деятельности. Причём это влияние постоянно возрастает в связи с растущей информатизацией общества и общим ускорением всех социально-экономических процессов. Эффективность организационных коммуникаций зависит от множества факторов, которые можно разделить на индивидуальные и организационные.
Индивидуальные факторы связаны с членами (сотрудниками) организации и проявляются через их способность эффективно участвовать в информационном обмене. Очевидно, что для этого члены организации должны уметь говорить и слушать, владеть соответствующим языком и терминологией, а также культурой общения и организационной культурой в целом. Совершенствование индивидуальных факторов производится, главным образом, через обучение, то есть, используя специальные занятия, у членов организации вырабатываются определённые навыки по формулированию своих мыслей, изложению их устно и письменно, по умению слушать и налаживать обратные связи. Также очень важным является обучение членов организации владению современной офисной техникой и информационными технологиями. Соответственно в организации должна развиваться культура, поощряющая владение перечисленными знаниями и навыками.
Организационные факторы связаны с существующей организационной структурой, сложившимися информационными потоками и техническим оснащением. Практически чем больше в организации иерархических уровней, тем больше вероятность потерь и искажений информации. Большое значение имеет статус сотрудников, обменивающихся информацией, так как при определённых условиях возникают психологические барьеры, также способствующие потерям и искажениям. Важным фактором является информационная перегруженность отдельных лиц и подразделений, что требует фильтрации поступающей информации. Фильтрация является очень тонким инструментом вмешательства в управление организацией, так как даже незначительное изменение объёмов и направлений потоков информаций может приводить к серьёзным последствиям для организации.
|
|
|
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ КУЛЬТУРА
Основные понятия организационной культуры
Термин «организационная культура» появился относительно недавно – в середине XX столетия. Мировой опыт тогда показал, что успешные, процветающие организации, как правило, обладают набором неких свойств, качеств, совокупность которых и получила позже название организационной культуры. Организационная культура конкретного предприятия, учреждения всегда тесно связана с общей культурой страны, региона, нации, под которыми понимается совокупность духовных, материальных и социальных достижений людей. Организационная культура – это система общих ценностей, правил и норм поведения, принимаемая подавляющим большинством членов организации. Впрочем, поскольку вопросами организационной культуры стали заниматься относительно недавно, то многое, в том числе и определение организационной культуре разные авторы дают несколько различные.
Параллельно с понятием организационной культуры существует понятие корпоративной культуры. Считается, что его ввёл в оборот германский военный теоретик фельдмаршал Хельмут фон Мольтке во второй половине XIX столетия в приложении к поведению офицерского корпуса (отсюда видна этимология этого термина – корпоративная или корпусная культура). Мольтке объяснял необходимость введения этого понятия в связи с формированием отношения государства и гражданского населения к армии вообще и офицерскому корпусу в частности, причём подчёркивалось именно внешнее восприятие. На современном этапе развитие корпоративной культуры возродилось в 1980-х годах в США в связи со значительным распространением понятия корпорации. Причём была воспринята трактовка понятия, данная именно Мольтке, то есть большое внимание уделялось таким внешним проявлениям как имидж корпорации, приверженность к корпорации, самоидентификация себя как члена корпорации, хотя и всё содержание, вытекающее из данного выше определения организационной культуры, также не отвергалось.
|
|
|
Организационная культура носит двойственный характер. С одной стороны на культуру организации влияют цели, господствующие идей и ценности, конкретные лидеры, принятые нормы, стандарты и правила. С другой – она сама формирует систему организационных ценностей, норм, стандартов и правил и, самое главное, выдвигает своих лидеров.
В основе организационной культуры лежит философия организации, которая разрабатывается в рамках общепринятых законов и положений: декларации прав человека, конституции, гражданского и трудового кодексов, коллективных договоров, уставов предприятий, религиозных учений и т.д. Философия организации представляет собой систему основных принципов, которые определяют протекающие в организации процессы и в соответствии с которыми организация формирует свою деятельность. Эти принципы (сформулированные в терминах "как", "каким образом") служат основой для разработки форм взаимоотношений между действующими субъектами – норм взаимоотношений между сотрудниками организации, норм отношения к клиентам, конкурентам, партнерам, системы стимулирования и мотивации персонала и т.д.
При разработке философии организации, как правило, учитывается национальный состав персонала, количество и индивидуальный культурный уровень работающих, региональную и отраслевую специфику, уровень жизни и т.п. Единая философия объединяет различных людей. Пренебрежение ею ведёт первоначально к снижению имиджа организации, а затем к снижению качества функционирования и в итоге к кризису.
Организационная культура является продуктом взаимодействия философии организации с отдельными индивидуумами, различными социальными группами и внешней средой. Причём все они предъявляют свои специфические требования к самой организации и её философии. Вместе с тем можно выделить ряд признаков организационной культуры, которые выполняются всегда:
|
|
|
· Всеобщность организационной культуры, то есть она пронизывает всю структуру организации, охватывает все виды действий и процессов. С одной стороны, она создаёт форму, в которой протекают все действия и процессы (производственные, финансовые, кадровые, сбытовые и т.п.), с другой – она наполняет содержанием эти действия и процессы. Очевидно, что организационная культура формирует микроклимат в организации.
· Неформальность организационной культуры, то есть её действия, влияние не связано с официальными распоряжениями, приказами, уставами, служебными инструкциями. Неформальность организационной культуры проявляется также и в том, что результаты её воздействия невозможно как-то измерить. В лучшем случае их можно только качественно оценить (лучше – хуже, интересно – неинтересно и т.д.).
· Устойчивость организационной культуры связана с формированием традиций, в которые включаются определённые оценки, нормы и правила, принятые в этой организации. Очевидно, что формирование традиций требует достаточно длительных усилий со стороны менеджмента и всего коллектива организации (иногда это усилия нескольких поколений). Впрочем, в современной быстро меняющейся среде глубоко укоренившиеся традиции нередко становятся тормозом в развитии организации. Нередко бывают случаи, когда организация, обладающая сильной организационной культурой, проявляет склонность к игнорированию изменений в окружающей среде. Организационная культура такой организации оказывается слишком консервативной и может привести к стратегическим ошибкам. Таким образом, организационная культура при всей своей устойчивости должна не мешать, а помогать организации вписываться в контекст природы и общества.
Очевидно, что организационная культура каждой организации отличается своей спецификой и, вообще говоря, их трудно между собой сравнивать. Вместе с тем процедура сравнения является достаточно востребованной. Для этого предложено несколько подходов. В частности американский социолог С. П. Роббинс предлагает использовать для сравнения культур различных организаций ряд характеристик:
· степени ответственности, свободы и независимости, которыми обладает человек в организации;
· готовность работника пойти на риск;
· координация и согласованность действий людей внутри организации;
· помощь и поддержка со стороны управленческих служб;
· виды контроля и наблюдения за поведением работников;
· степень отождествления работника со своей организацией;
· формы учёта выполненных работ и системы поощрения;
· готовность сотрудников открыто выражать своё мнение и идти на конфликт;
· соотношение формальной иерархии и подчинённости с неформальными взаимоотношениями.
|
|
|
