Проектирования организационных систем

Понятие проектирования является очень многоплановым (например, см. [10]) и потому требующим дополнительной конкретизации в каждом конкретном случае. Согласно интернет-энциклопедии «Википедия» [4] проектирование – это процесс создания проекта, то есть некоторого прообраза предполагаемого объекта или прообраза его будущего состояния. Сам процесс проектирования предполагает проведение разнообразных технических и экономических расчётов, построение графиков, схем, чертежей, составление смет и калькуляций, оформление описаний и пояснительных записок и т.д. Конечный продукт процесса проектирования – проект, который предполагает взаимоувязанный и взаимосогласованный набор вышеприведённых документов, на основании которого можно начинать создание нового объекта или трансформацию существующего. Согласованный всеми заинтересованными лицами (заказчиком, подрядчиками, контрольными и надзорными органами, финансирующей организацией, общественностью и т.д.) проект является основанием для расходования ресурсов, в том числе финансовых на его реализацию.

Всё вышесказанное касается также и проектирования организаций, хотя трудно представить себе какой-либо технический, научно-исследовательский, социальный, коммерческий или экологический проект, в котором не предусматривались бы организационные изменения.

Считается, что данная концепция проектирования в приложении к организациям была развита в 1960-1970-х годах в работах, главным образом, американских специалистов. В частности Д. Вудворт показал связь организационной структуры и функций отдельных элементов с технологиями, используемыми в данной организации. А. Чандлер сформулировал принцип, согласно которому проектирование организации должно исходить из её стратегии. В работе Д. Росса «Методология структурного анализа и проектирования» (1969 г.) впервые был сделан очень смелый для того времени прогноз о решающем значении использования ЭВМ в проектных процессах. Дж. Гелбрейт и его школа определили все основные элементы современного организационного проектирования, в частности связь дизайна (структуры) организации с выбранной стратегией и влиянием внешней среды. Именно тогда были сформулированы основные три направления, которые должны в той или иной мере разрабатываться при проектировании любой организаций:

· Идеология управления, принятая высшим руководством, которая может решающим образом повлиять на такие характеристики организации, как число уровней иерархии, развитие горизонтальных связей, масштаб управляемости, централизация и децентрализация управления и т.п.

· Адаптация организации под основных потребителей (принцип «организация под заказчика»), которых предполагается обслуживать. Это обязывает предусмотреть в структуре и функциях организации соответствующие элементы, задачей которых является удовлетворение конкретных требований потребителей, даже если они не являются профильными для данной организации.

· Учёт особенностей рынков сбыта, особенно международных рынков, которые также могут потребовать каких-то особенностей в структуре и функциях организации. В частности рынки сбыта могут поставить жёсткие условия по территориальному размещению складов сырья и готовой продукции, отдельных производств, штаб-квартиры, научно-исследовательских и проектных подразделений и т.п.

Как уже упоминалось выше, проектирование организации начинается с анализа её основополагающих характеристик: миссии, цели и стратегии. Затем в процессе проектирования, исходя из указанных характеристик, формируется организационная система управления, которая собственно и будет обеспечивать реализацию стратегии и достижение целей организации. Иначе говоря, проектирование организации или организационное проектирование сводится к проектированию организационной системы управления, которая, пытаясь реализовать стратегию организации, формирует необходимую организационную структуру и наделяет элементы этой структуры необходимыми функциями. В результате вновь созданная или трансформированная таким образом организация получает возможность движения по пути реализации заданной стратегии. Из выстроенной логической цепочки следует, что понятия организационного проектирования и проектирования организационных систем, используемые различными авторами, являются идентичными.

Процесс реализации стратегии является длительным, нередко многолетним. За такой период в окружающей среде могут произойти существенные изменения. Поэтому и стратегию организации нередко приходится корректировать, адаптируя под происходящие изменения. Соответственно и организационная система управления также корректирует структуру и функции элементов организации, адаптируя их под изменения стратегии, то есть трансформирует организацию. Как крайний случай организационная система управления может принять решение о ликвидации организации и / или о создании новой.

Целью организационного проектирования является разработка проектов новых организационных систем или изменению существующих систем.

Предметом организационного проектирования на уровне организаций (предприятие, учреждение, общественная, детская, спортивная или иная организация) является система производства, труда и управления в организации в целом, её отдельных подразделениях и отдельных видах деятельности.

Результатом организационного проектирования, как уже упоминалось выше, является проект, то есть комплект технической, планово-экономической и организационной документации, необходимой для реализации на практике организационных и производственно-технических изменений.

Подходов к проектированию организаций существует довольно много, но можно выделить два основных:

1. Структурный подход, то есть проектирование организации рассматривается как задача синтеза требуемой структуры из набора элементов с известными свойствами. Обычно здесь решается две взаимодополняющих группы задач:

А. Формирование производственной структуры на основе особенностей технологического процесса. Например, пошив костюма состоит из раскроя тканей, собственно пошива, отделки, контроля и сдачи готовой продукции. Причём возможен только такой технологический процесс создания костюма. Соответственно производственная структура должна предусматривать последовательно расположенные участки кроя, пошива, отделки, контроля и сдачи, которые все вместе составляют цех пошива костюмов.

Б. Формирование структуры управления путём группировки работ, должностей, информации и т.п. Используя тот же пример, это означает, что элементами структуры управления будут бригада закройщиков, бригада швей-мотористок, бригада отделочников-сдатчиков, которые будут соответственно подчиняться начальникам участков кроя, пошива и отделки-сдачи, которые все вместе будут подчиняться начальнику цеха пошива костюмов.

2. Процессный подход, то есть проектирование организации рассматривается как задача синтеза наиболее эффективного организационного процесса из имеющихся технологических процессов с известными свойствами. Используя тот же пример, можно в цехе пошива костюмов внедрить бригаду сквозного качества, то есть группу людей, отвечающих за весь костюм в целом и потому самостоятельно, не прибегая ни к чьей помощи производящую раскрой, пошив, отделку, контроль и сдачу готовой продукции. Очевидно, что главным в этом случае является процесс создания костюма. Поэтому отпадает необходимость в участках и цехах и, соответственно, в их руководителях, зато неизмеримо возрастает роль службы маркетинга и сбыта, которые своевременно вносят предложения по каким-либо изменениям, улучшающим сбыт, и службы снабжения, которая должна успевать обеспечивать все потребности подобной бригады.