 |
Методические указания и упражнения
|
|
|
|
3.7.1. Определения и основные понятия баз данных
В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список. Список в Excel – это таблица, сформированная по принципу базы данных. Для обработки данных в списке используются функции, аналогичные функциям баз данных. Поэтому, прежде чем создавать список в Excel, постараемся понять, что такое база данных, для чего она нужна, и как с ней работать; дадим определения СУБД и реляционной модели данных; рассмотрим, чем отличается реляционная база данных от списка.
База данных (БД)– это совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. Базы данных предназначены для хранения и обработки всевозможной информации. К обработке информации в базе данных относятся, например, такие действия, как сортировка и фильтрация:
§ сортировка данных – вы можете расположить информацию в определенном порядке; например, фамилии – по алфавиту;
§ фильтрация данных – вы можете выбрать из БД информацию, соответствующую каким-либо условиям; например, из базы данных «Студенты РАП» (предположим, что такая БД существует) – сведения о студентах мужского пола, ростом выше 185 см., с голубыми глазами.
Базы данных создаются (а в некоторых странах уже созданы) во всех областях деятельности человека. База данных, созданная на персональном компьютере, сохраняется на диске и обрабатывается средствами СУБД.
Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программ и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и использования баз данных. Системы управления базами данных на персональных компьютерах поддерживают в основном реляционную модель данных.
|
|
|
Реляционная модель данных – это множество таблиц-отношений (relation – отношение), к которым применимы операции реляционной алгебры (алгебры отношений). Реляционная алгебра – это математический аппарат для выполнения действий над таблицами-отношениями, включающий операции объединения, пересечения, вычитания и другие. Реляционная база данных – это совокупность взаимосвязанных таблиц-отношений или база данных, в которой реализована реляционная модель данных. Применение реляционной алгебры в СУБД позволяет создавать базы данных из нескольких взаимосвязанных таблиц, выполнять различные операции над таблицами, организовывать связи между таблицами.
База данных в MS Excel – это список, хранимый в одной таблице. Такая таблица в MS Excel представляет собой непрерывный диапазон ячеек (строк и столбцов). В списке реализована файловая модель данных. При такой модели база данных, разработанная для конкретной предметной области, представляет собой совокупность не связанных между собой (независимых) файлов из однотипных записей с линейной (одноуровневой) структурой. Таким образом, отличие реляционной базы данных от списка MS Excel заключается в следующем:
§ в реляционной базе данных основным объектом действий является таблица, в списке MS Excel основной структурной единицей является запись;
§ в реляционной базе данных информация хранится и обрабатывается в нескольких взаимосвязанных таблицах, в то время как данные списка Excel помещаются и обрабатываются в одной таблице.
Создание базы данных в MS Excel
Основные термины
§ Список (база данных) – это таблица на рабочем листе, состоящая из строк с однотипными данными и организованная по принципу базы данных.
§ Поле – столбец таблицы, элементами которого являются однотипные данные (реквизиты). Каждый столбец базы данных является полем. Поле данных обязательно должно иметь заголовок, имя.
|
|
|
§ Имя поля – уникальный заголовок поля столбца базы данных. Каждое имя поля должно помещаться в отдельной ячейке. Все имена полей должны находиться в ячейках одной и той же строки над данными списка.
§ Запись – строка базы данных; совокупность полей, соответствующих логически связанным реквизитам. Каждая строка списка (запись) содержит информацию об отдельном объекте базы данных.
§ Диапазон – это диапазон ячеек, содержащий записи базы данных.
Основные правила создания списка
§ На отдельном рабочем листе создавайте только одну базу данных.
§ Не вставляйте в базу данных пустые строки. Если пустая строка вставлена между именами полей и данными, то Excel не определит имена полей. Пустые строки между записями воспринимаются Excel как конец БД.
§ При вводе данных любого типа (текст, число и т.д.) не допускайте пробелов ни в начале, ни в любой другой позиции вводимых данных.
§ Имена полей вводите в ячейки только одной (первой) строки базы данных. Имена, занимающие несколько строк, не распознаются Excel.
§ Имена полей должны отличаться от других данных списка, например, жирным шрифтом или курсивом.
§ Не используйте в качестве имен полей даты, формулы или пустые ячейки.
§ Теоретически размер базы данных в Excel ограничен размерами листа (65536 строк и 256 столбцов). Но если вы хотите использовать для базы данных это пространство полностью, то лучше воспользуйтесь реляционными базами данных, например Access или Visual FoxPro, так как Excel не обработает такой объем информации.
Основные правила подготовки информации для создания базы данных
Для решения конкретных задач список Excel представляет собой удобную и эффективную форму работы с данными. Пользователь может создать в Excel базу данных, отвечающую его интересам, и организовать профессиональную работу со своей информацией. Но прежде чем вводить информацию в компьютер, вам необходимо хорошо продумать и спланировать будущую базу данных, соблюдая следующие правила.
§ Обдумайте содержание вашей базы данных, ее назначение, размеры, название, расположение на рабочем листе.
§ Определите содержание и все необходимые элементы записей, для того, чтобы запись наиболее полно отражала содержание БД. Например, для почтового адреса нужны поля: индекс, страна, область, район, город, улица, дом, номер квартиры.
|
|
|
§ Определите ширину поля для каждого элемента записи, число полей, количество записей.
§ Имена полей должны быть точными, короткими и понятными. Определите, в каком порядке должны стоять имена полей в строке заголовков. Расположение полей должно быть удобным для использования базы данных.
§ Предусмотрите возможность ввода новых записей, полей и элементов базы данных.
§ Не вводите непонятные или не принятые сокращения слов.
§ Спланируйте внешний вид базы данных. Для того чтобы ее легко было читать, не применяйте слишком много шрифтов и расцветок.
В следующих упражнениях будем создавать базу данных Зарплата ( рисунок 3.16 ), а затем работать с ней.
Список в MS Excel создается как обычная электронная таблица, но при выполнении операций Д анные, Excel автоматически воспринимает таблицу как базу данных.
|
|
|
