Регуляция коммуникационных потоков и организация коммуникаций для решения текущих задач

1.

Управление формальными коммуникациями в организации имеет два основных аспекта:

1) построение коммуникационных и информационных потоков,

2) регуляция коммуникационных и информационных потоков.

Требования к формальным коммуникационным и информационным потокам были описа­ны Барнардом («Понимание коммуникаций в различных школах управления»).

Построение информационных потоков осуществляется для типичных заранее заданных задач и функций организации.

Построение коммуникационных потоков совпадает и происходит совместно с проектирова­нием организационной структуры. Назначение формальных коммуникаций (линий связи) — регламентировать и нормировать труд персонала.

Основа формальных коммуникаций — регламенты.

Регламенты фиксируют правила и нормы формальных коммуникаций.

Регламент – это совокупность правил, положений, определяющих поря­док работы организации.

Формальное регламентирование процессов управления обеспечивает:

1) четкое определение взаимоотношений, прав и ответственности горизонтальных и верти­кальных органов управления в различных сферах их деятельности,

2) установление обязанностей, прав и ответственности структурных подразделений и отдель­ных работников аппарата управления,

3) формирование на нормативно-правовой основе контура систем управления (определение количества уровней и звеньев, их взаимосвязей, подчиненности, количества работников на каждом уровне и по каждой функции управления, их должностных окладов и т.п.),

4) упорядочение приемов и методов решения отдельных управленческих задач,

5) определение условий экономического стимулирования организаций и отдельных работников.

Регламентирование в управлении проявляется в двух аспектах:

1) в статике,

2) в динамике.

Регламентирование в статике определяет:

1) статус звеньев системы управления или самой системы,

2) цели и задачи каждого звена,

3) место в системе управления,

4) взаимосвязи с другими звеньями.

Уставы, положения о производственно-хозяйственных системах и о структурных подразделе­ниях, должностные инструкции в основном статичны.

Регламентирование в динамике позволяет определить использование рабочего времени или протекание процессов управления во времени. Регламенты выполнения отдельных функций, проце­дур в процессе управления, распорядок рабочего дня руководителей, специалистов и служащих, ра­бота подразделений аппарата управления, регламент совещаний — все они динамичны.

 

2.

Формальные коммуникации, задающие нормы взаимодействия в организации с помощью рег­ламентов, должны иметь соответствующее информационное обеспечение, происходить в определен­ном информационном пространстве.

При анализе и проектировании информационного обеспечения формальных взаимодействий необходимы выявление недостатков действующей системы и разработка меро­приятий по ее совершенствованию. Целью совершенствования является максимальное сокращение документооборота, трудоемкости обработки документов и ускорение их движения в аппарате управления.

Одновременно с выявлением комплекса задач по информационному обеспечению деятельности организации возникает проблема установления методов формирования, обработки и передачи ин­формации, т.е. технологии выполнения управленческих работ по регламентации. Цель анализа технологии управленческих работ — поиск резервов сокращения трудоемкости процессов путем их рационализации и автоматизации.

Построение оперограмм. Оперограмма устанавливает последовательность операций по заданной процедуре с указанием конкретных исполнителей, трудоемкости и используе­мых технических средств. Оперограмма отдельных операций позволяет определить:

1) дублируемые операции,

2) наиболее трудоемкие операции,

3) усложненные маршруты,

4) рациональное использование технических средств.

Таким образом, анализ процессов управления с помощью оперограмм позволяет разработать мероприятия по рационализации процессов управления.

 

3.

Система коммуникаций, построенная для выполнения типичных функций, не может обеспечить решение всех задач управления. Необходимо не только построение единой системы связи, опреде­ленной и закрепленной в описанных регламентах, но и регуляция коммуникационных потоков в свя­зи с решением новых нестандартных задач или изменением ситуации. К способам регуляции комму­никаций можно отнести следующие:

I. Сбор оперативной информации для решения нестандартной задачи.

II. Построение системы взаимодействий для решения текущих задач.

Очень часто имеющиеся регламенты, в частности должностные инструкции и положения об отделах не обеспечивают организацию взаимодействий для решения текущих задач. Руководитель образует для решения таких задач временные рабочие группы…

III. Делегирование полномочий.

IV. Искажения информации возможны в результате существования следующих барьеров:

1) языковой,

2) предвзятого отношения,

3) специализации.

4) несовпадения сфер компетенции,

5) различия статусов, культурных различий,

6) связанный с недостатками технической связи,

7) связанный с недостаточностью делового общения,

8) связанный с избыточностью информации,

9) «самозащиты инициатора информации»,

Борьба с искажениями передаваемой информации состоит:

1) в фиксации искажения с помощью обратной связи,

2) в определении причин искажений — выявлении типов коммуникационных барьеров, пре­пятствующих эффективной коммуникации.

V. Регуляция горизонтальных формальных коммуникаций. Регуляция формальных коммуника­ций внутри группы осуществляется через распределение временных обязанностей в пределах компетенции и должностных полномочий служащих. Методы регуляции аналогичны методам формирова­ния временных рабочих групп и технологии делегирования полномочий. Классические подходы к решению этой проблемы рассмотрены­ ранее («мостика Файоля», «соединительной оси Ликерта»). При создании дополнительных связей между подразделениями необходимо:

1) выявление потребности в дополнительных коммуникациях или фиксация уже существующих неформальных коммуникаций,

2) определение времени действия дополнительной связи,

3) определение назначения дополнительных коммуникаций и ответственных лиц,

4) оповещение всех заинтересованных лиц о новой информационной связи.

VI. Организация согласования решений. Коммуникационная система должна обеспечивать воз­можность для консультирования и согласования решений:

1) организовать экспертизу,

2) обеспечить соответствие законодательству,

3) обеспечить координацию с действиями других организаций,

4) информировать уча­стников процесса о сути предложения.

Стандартной процедурой согласования является правила подписи. «Правила подписи» содержатся в форме распорядительной документации. Они могут быть зафиксированы, например, в оперограмме процедуры подготовки и оформления распорядительного до­кумента.

Однако ситуация зачастую требует дополнительного согласования. Оно может проходить в форме совещаний, экспертиз, переговоров. Существует практика создания подразделений экспертной оценки и несколько принципов согласования.

Первый предполагает внесения поправок в документ до тех пор, пока не будет выработана версия, с которой согласны все. Этот метод дает каждому участнику право свободного вето в отношении рассматриваемого предложения и может породить бесконечные отсрочки. Кроме того, длительные переговоры могут привести к выработки пустого документа.

В случае, если решение должно быть принято быстро целесообразно:

1) передать предложение для одновременного анализа всеми участниками процесса согласо­вания.

2) установить предельный срок принятия решения,

3) передача участниками согласования своих предложений руководителю для окончательного решения.

Когда решение требует согласования нескольких точек зрения, оказывается необходимым, что­бы все участвующие в подготовке решения были собраны вместе для непосредственного обсуждения на совещаниях. Когда желательно формализовать процедуру совещаний и в серии совещаний участ­вует одна и та же группа людей, на определенный срок может быть создан комитет. Важное преиму­щество совещаний и комитетов состоит в том, что все участники могут прямо и непосредственно об­щаться друг с другом. Это создает максимальную возможность для свободного обмена информацией и идеями. Комитеты работают успешно в том случае, когда они становятся средством формализации неформальной системы коммуникации, системы, которая уже в значительной степени действовала.

VII. Организация внешнего и внутреннего консультирования в органах государственной вла­сти.

Консультант – лицо, обладающее по своему положению и в соответствии с уровнем компетенции определенным влиянием на личность, группу или организацию, но не имеющее прямой власти, чтобы произвести изменения или реализовать программу совершенствования.

Внешние консультан­ты обладают специальными знаниями, необходимыми только в данном конкретном случае, более
объективны и независимы, заинтересованы в высоких темпах реализации проекта, их использование не увеличивает штат госслужащих.

Внутренний консультант хорошо знает организацию, нуждающуюся в консультировании.

VIII. Создание «памяти» организации. В любой организации возникает проблема хранения ин­формации в таком виде, чтобы она была доступна в случае необходимости. Поэтому необходимо ис­пользование системных методов регистрации и хранения документов и бумаг.

⇐ Предыдущая9101112131415161718Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: