 |
Общее управление изменениями
|
|
|
|
Внесение изменений — это цикличный процесс, который повторяется в течение всего исполнения проекта. Внесение изменений включает процесс контроля выполнения плана проекта, анализ полученных данных и отчетности, принятие решений по результатам анализа и внесение изменений в план при необходимости (табл. 3.5).
Таблица 3.5. Общее управление изменениями
| Входы в процесс | Методы и инструменты | Выходы из процесса |
| План управления проектом Информация об исполнении работ Запросы на изменения Факторы внешней среды предприятия Активы организационного процесса | Совещания по управлению изменениями Экспертная оценка | Обновление статуса запроса на изменение Обновления плана управления проектом Обновление документации проекта |
Менеджер проекта несет ответственность за полное и своевременное обновление плана проекта в соответствии с возникшими изменениями. Менеджер проекта должен обновлять план проекта ежедневно. Источниками отклонений могут служить как внутренние факторы проекта (срыв сроков, болезнь исполнителей и т.п.), так и внешние (новые запросы заказчика с дополнительными требованиями).
Анализ внесения изменений проводится с целью учета последствий изменений плана проекта.
Анализ может производиться менеджером проекта по показателям:
· отклонения от плана по срокам;
· отклонения по качеству проекта. Контроль качества результатов проекта в соответствии с Планом управления качеством проекта и Описанием содержания проекта;
· отклонения от Плана по составу и содержанию работ;
· отклонения от Бюджета;
· доступность и потребность в ресурсах;
· показатели рисков;
· выполнение обязательств по контрактам.
|
|
|
Если показатели выходят за допустимые ограничения, Менеджер проекта должен инициировать процедуру согласования изменений с руководителем программы проектов, портфеля проектов, заказчиком, спонсором и так далее.
Если изменение не выходит за рамки ограниченных параметров, менеджер проекта сам принимает решение по изменению.
Менеджер проекта отслеживает статус Запроса на изменение (инициирован, на анализе, отклонен, принят, закрыт). Запросы на изменение обычно регистрируются в Регистрационном журнале изменений. Регистрационный журнал изменений содержит перечень всех Запросов на изменения по проекту, дату их поступления, статус, сроки выполнения, инициатора изменения и другую справочную информацию.
Пример Запроса на изменение приведен в Приложении 3.
Пример Регистрационного журнала изменений приведен в Приложении 4.
Если изменение согласовано руководством (например, по запросу заказчика добавляется новый блок работ в проект), руководитель проекта меняет базовый план проекта (увеличивает сроки, планирует новые работы и бюджет). В проектах для внешнего заказчика главной целью команды проекта при управлении изменениями является ограничение разрастания рамок работ по проекту. Если же изменение действительно необходимо, желательно, чтобы спонсор (заказчик) проекта финансировал дополнительные работы и заключил дополнительное соглашение к контракту на данные работы.
Закрытие проекта (или фазы)
Закрытие проекта или фазы — это процесс завершения всех выполненных операций во всех группах процессов управления проектом для формального закрытия проекта или проектной фазы. Процесс закрытия проекта также определяет процедуры исследования и документирования причин отклонений (табл. 3.6).
Таблица 3.6. Закрытие проекта или фазы
| Входы в процесс | Методы и инструменты | Выходы из процесса |
| План управления проектом Одобренные результаты проекта Активы организационного процесса | Экспертная оценка | Окончательный продукт, услуга или результат Обновление активов организационного процесса |
Необходимо отметить, что процессу формального завершения проекта очень часто не уделяется достаточно внимания, что ведет к серьезным проблемам в работе с заказчиками. Самая распространенная ситуация, когда результат проекта передается заказчику в недоработанном виде или с заказчиком остаются невыполненные договоренности о доделках каких-либо работ. Например, команда проекта реализует проект открытия нового торгового центра. Торговый центр должен открыться к определенной заранее дате, так как именно к этой дате приурочена рекламная компания и церемония открытия, перенести сроки которых очень сложно. Сроки выполнения работ по проекту задерживаются, и команда проекта к открытию доделать все работы не успевает. Торговый центр открывается с небольшими недоделками — не работает лифт, не установлена система кондиционирования в рабочих помещениях и т.д. Все недостатки собственными силами доделывает служба эксплуатации здания, что приводит к дополнительным затратам времени и средств. Команда проекта не несет ответственности за свои недоработки, но получает положенную премию и считает проект завершенным.
|
|
|
Таким образом, на этапе завершения проекта должны быть проанализированы критерии закрытия проекта:
· все работы проекта завершены, подписаны акты сдачи-приемки работ;
· заказчик оплатил все работы, все финансовые обязательства с подрядчиками закрыты;
· нет договоренностей с заказчиком о доделке работ;
· документация проекта заархивирована;
· полученные уроки проекта учтены;
· команда проекта распущена;
· премия по проекту рассчитана;
Только после выполнения всех требований к завершению проект может быть закрыт.
Тема 4 Управление сроками проекта
Планирование сроков
Определение состава и взаимосвязей операций
Оценка ресурсов и длительности операций
Разработка расписания
Контроль расписания
_____________________________________________________________________________
Управление сроками проекта включает в себя процессы, обеспечивающие своевременное завершением проекта.
|
|
|
Управление сроками по PMI включает в себя шесть процессов, пять из которых касаются планирования сроков. Однако в большинстве случаев результатом планирования сроков является расписание, то есть календарно-сетевой график проекта. Поэтому многие компании рассматривают процесс планирования сроков проекта как единый процесс, не разбивая его на подпроцессы.
В нашем курсе мы будем рассматривать процесс планирования сроков как единый процесс с учетом входов, выходов и инструментов по всем пяти процессам PMI.
Планирование сроков
Планирование сроков (табл. 4.1) включает в себя следующие процессы:
· определение состава операций — определение конкретных плановых операций, которые необходимо выполнить для получения различных результатов проекта;
· определение взаимосвязей операций — выявление и документирование зависимостей между плановыми операциями;
· оценка ресурсов операций — оценка типов и количества ресурсов, необходимых для выполнения каждой плановой операции;
· оценка длительности операций — оценка количества рабочих периодов, необходимых для выполнения отдельных операций;
· разработка расписания — составление расписания проекта с учетом последовательностей операций, их длительности, требований к ресурсам и ограничений на сроки.
Так как в реальности все эти процессы происходят одновременно, причем для их выполнения чаще всего используется информационная система, мы будем рассматривать процессы как единое целое и в одном разделе.
Таблица 4.1. Планирование сроков
| Входы в процесс | Методы и инструменты | Выходы из процесса |
| Определение состава операций | ||
| Факторы внешней среды предприятия Активы организационного процесса Базовый план по содержанию | Декомпозиция Шаблоны Планирование методом набегающей волны Экспертная оценка | Список операций Параметры операций Список контрольных событий |
| Определение взаимосвязей операций | ||
| Список операций Параметры операций Список контрольных событий Описание содержания проекта Активы организационного процесса | Метод диаграммы предшествования Определение видов зависимостей Применение опережений и задержек Шаблоны сетевых диаграмм расписаний | Сетевые диаграммы расписания проекта Обновления документации проекта |
| Оценка ресурсов операций | ||
| Список операций Параметры операций Календари ресурсов Факторы внешней среды предприятия Активы организационного процесса | Экспертная оценка Анализ альтернатив Опубликованные оценочные данные Оценка «снизу-вверх» Программное обеспечение для управления проектами | Требования к ресурсам Иерархическая структура ресурсов Обновления документации проекта |
| Оценка длительности операций | ||
| Список операций Параметры операций Требования к ресурсам Календари ресурсов Описание содержания проекта Факторы внешней среды предприятия Активы организационного процесса | Экспертная оценка Оценка по аналогам Параметрическая оценка Оценка по трем точкам Анализ резервов | Оценки длительности операций Обновления документации проекта |
| Разработка расписания | ||
| Список операций Параметры операций Сетевые диаграммы расписания проекта Требования к ресурсам Календари ресурсов Оценки длительности операций Описание содержания проекта Факторы внешней среды предприятия Активы организационного процесса | Анализ сети расписания Метод критического пути Метод критической цепи Выравнивание ресурсов Анализ возможных сценариев Применение опережений и задержек Сокращение расписания Инструмент календарного планирования | Расписание проекта Данные для модели расписания Базовый план по расписанию Обновления документации проекта |
Итогом выполнения всех процессов является Расписание проекта (которое в России из-за неудачного перевода PMI чаще всего называют Графиком работ проекта).
|
|
|
Пример графика проекта (рис. 4.1).
Пример сетевой диаграммы (рис. 4.2).
Пример диаграммы контрольных точек (отображены только вехи проекта) (рис. 4.3).
|
|
|
