 |
Структура и участники проектной деятельности.
|
|
|
|
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО УправлениЮ проектами В ОБЛАСТИ
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
В Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, в государственном автономном учреждении Республики Коми «Центр информационных технологий», в государственном бюджетном учреждении Республики Коми «Центр безопасности информации»
| СОГЛАСОВАНО: Начальник Управления информационных технологий Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми | СОГЛАСОВАНО: Референт Главы Республики Коми | |
| Крючков Д.В. _______________ "___"_____________ 2017г. | Селютин А.В. _______________ "___" _____________ 2017г. |
Понятия и определения
1.1. Администратор Офиса управления проектами – сотрудник, отвечающий за прием, выдачу и хранение всей документации, полученной в ходе проектной деятельности, а также за организацию документооборота Офиса управления проектами.
1.2. Владелец процесса – исполнитель, несущий полную ответственность за качество выполнения процесса.
1.3. Главный конструктор – лицо, определяющее стратегическое развитие электронного правительства Республики Коми назначаемое распоряжением Главы Республики или распоряжением Правительства Республики Коми.
1.4. Заинтересованные стороны проекта – это лица или организации (например, заказчики, спонсоры, исполнитель или общественность), которые активно участвуют в проекте или интересы которых могут быть затронуты как положительно, так и отрицательно в ходе исполнения или в результате завершения проекта.
1.5. Заказчик - подразделение или должностное лицо, являющееся основным потребителем результатов продукта проекта.
|
|
|
1.6. Инициатор проекта – лицо, подающее заявку на открытие проекта.
1.7. Исполнитель – организация или подразделение, осуществляющее исполнение проекта (разрабатывающая Продукт проекта).
1.8. Консультант-методолог – сотрудник, отвечающий за методологическое наполнение проекта.
1.9. Куратор проекта – лицо, наделенное полномочиями по решению вопросов, выходящих за рамки полномочий Менеджера проекта и Рабочей группы проекта, и представляющее интересы проекта перед Главным конструктором.
1.10. Менеджер проекта – специально назначенный сотрудник, наделенный необходимыми полномочиями и выполняющий все функции и по организации исполнения проекта.
1.11. План-график проекта – документ утвержденный Главным конструктором, предназначенный для исполнения и управления проектом.
1.12. Постановка задачи проекта – документ (например, техническое задание) или комплект документов, описывающий постановку задачи на разработку Продукта проекта.
1.13. Офис управления проектами – специально образованное подразделение для организации, координации и руководства проектной деятельностью.
1.14. Оператор информационной безопасности – организация, определенная Постановлением Правительства Республики Коми от 31.12.2010 № 506 региональным оператором безопасности инфраструктуры электронного правительства в Республике Коми, ответственным за формирование и реализацию единой технологической политики построения инфраструктуры электронного правительства в Республике Коми.
1.15. Продукт проекта – объект, появляющийся в результате исполнения проекта (новый бизнес-процесс, предоставленная услуга, информационная система и пр.).
1.16. Проект – ограниченное во времени мероприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов.
1.17. Прямой руководитель – должностное лицо, которому подчиняется сотрудник или подразделение согласно организационно штатной структуре. Ближайший прямой руководитель называется непосредственным руководителем.
|
|
|
1.18. Пул менеджеров проектов – список из: штатных сотрудников отдела проектного управления и методологии Управления информационных технологий Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми; штатных сотрудников сектора управления проектами государственного автономного учреждении Республики Коми «Центр информационных технологий»; штатных и внештатных сотрудников государственного автономного учреждении Республики Коми «Центр информационных технологий» и государственного бюджетного учреждении Республики Коми «Центр безопасности информации», привлеченных для проектной деятельности.
1.19. Рабочая группа проекта – временно создающаяся организационная единица, являющаяся координационным центром управления отдельным проектом.
1.20. Региональный план – план мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Республике Коми.
1.21. Управление проектами – приложение знаний, навыков, инструментов и методов к операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту.
1.22. Устав проекта – документ утвержденный Главным конструктором, с описанием первоначальных требований, удовлетворяющих потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон проекта.
1.23. Участники проекта – лица или организации, либо активно участвующие в проекте, либо на чьи интересы могут повлиять результаты исполнения или завершения проекта. Участники также могут влиять на цели и результаты проекта.
1.24. Функциональный Заказчик – подразделение или должностное лицо, являющееся потребителем продукта проекта и предъявляющее к продукту проекта функциональные требования.
1.25. Эксперт проекта – профессионал, обладающий компетенцией в области, относящейся к проекту.
1.26. Эксплуатирующая (Сопровождающая) организация – организация, осуществляющая техническую эксплуатацию и функциональное сопровождение Продукта проекта после его ввода в промышленную эксплуатацию, определенная Постановлением Правительства Республики Коми от 30.12.10 № 497 уполномоченной организацией, ответственной за реализацию единой технологической политики построения инфраструктуры электронного правительства в Республике Коми (за исключением систем единого цифрового пространства доверия электронно-цифровых подписей и информационной безопасности), ответственной за обеспечение функционирования государственных информационных систем Республики Коми и инфраструктуры электронного правительства в Республике Коми.
|
|
|
Общие положения
2.1. В настоящем документе содержатся методические рекомендации по проектному управлению, включающие описание участников проектной деятельности, группы процессов управления проектами, процессы инициации проектов, группы процессов планирования проектов, мониторинга проектов, исполнения проектов, завершения проектов.
2.2. Документ разработан в рамках исполнения Распоряжения Правительства Республики Коми от 30.12.2010 № 609-р «О Единой службе заказчика».
2.3. Требованиями настоящего документа должны руководствоваться сотрудники при участии в реализации проектов в области информационных технологий, инициированных решением Главного конструктора и стоящих на контроле Управления информационных технологий Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, организации, выполняющие работы по разработке и/или внедрению информационных систем по заказу государственного автономного учреждение Республики Коми «Центр информационных технологий».
2.4. Формализованное описание процессов управления проектами, представленное в настоящих методических рекомендациях, является общим методологическим руководством. Применение данных методических рекомендаций для управления конкретным проектом может потребовать адаптации (уточнения и изменения) в соответствии со спецификой проекта. Выбор и адаптация конкретных процессов управления проектом находится в зоне ответственности Менеджера проекта и (или) Куратора проекта и зависит от объективных условий (масштаба, сложности, рисков проекта), - и от субъективных факторов (опыт команды проекта и наличие необходимых ресурсов).
|
|
|
2.5. Настоящие методические рекомендации описывают архитектуру процессов жизненного цикла проекта, но не определяют детали реализации или выполнения работ и задач, входящих в данные процессы.
Список сокращений
| АОУП | Администратор Офиса управления проектами |
| КМ | Консультант-методолог |
| КП | Куратор проекта |
| МП | Менеджер проекта |
| ОУП | Офис управления проектами |
| ФЗ | Функциональный Заказчик |
| РГП | Рабочая группа проекта |
| ТЗ | Техническое задание |
Структура и участники проектной деятельности.
Проектное управление предполагает использование трехуровневой модели управления представленной на Рис.1:
Рис. 1. Модель управления проектами.
На Рис.2 представлена общая схема взаимодействия между участниками проектной деятельности:
Рис. 2 Участники проектной деятельности.
4.1. Главный конструктор отвечает за разработку и реализацию стратегии проектной деятельности, а также отвечает за реализацию всех проектов перед Главой Республики Коми. Главный конструктор наделен следующими функциями:
а. Формирует стратегию проектной деятельности и обеспечивает ее выполнение;
б. Контролирует показатели работы Офиса управления проектами;
в. Принимает окончательные решения по всем вопросам, связанным с проектной деятельностью;
г. Принимает решения о дополнительном анализе заявок на проекты и решения об инициации проектов;
д. Утверждает Устав проекта и План-график проекта;
е. Назначает Куратора проекта;
ж. Является окончательным арбитром в разрешении всех споров связанных с проектной деятельностью.
4.2. Куратор проекта утверждается Главным конструктором. Куратор проекта несет ответственность перед Главным конструктором за достижение целей проекта. Функции Куратора проекта:
а. Совместно с Руководителем Офиса управления проектами назначает МП;
б. Инициирует смену МП;
в. Анализирует отчетность по проекту;
г. Принимает решения по вопросам, связанным с управлением проектом, выходящим за рамки компетенции Менеджера проекта;
д. Представляет интересы проекта перед Главным конструктором;
е. Инициирует процедуру изменения План-графика проекта;
ж. Согласует изменения содержания проекта;
з. Согласует изменение целей проекта;
и. Инициирует процедуру приостановления проекта;
к. Информирует Главного конструктора о ходе исполнения проекта.
4.3. В рамках проектной деятельности Офис управления проектами подчиняется Главному конструктору. Состав Офиса управления проектами:
|
|
|
а. Руководитель Офиса управления проектами;
б. Администратор Офиса управления проектами;
в. Менеджеры проектов.
4.3.1. Офис управления проектами осуществляет техническую и методологическую поддержку проектной деятельности, а также контроль над исполнением проектов. Функции Офиса управления проектами:
а. Определение и разработка методологии управления проектами;
б. Управление принципами, процедурами, шаблонами проектов и другой общей документацией;
в. Анализ исполнения проектов и соответствия процессов управления проектами принятым методологиям и шаблонам;
г. Централизованное управление для всех проектов ОУП;
д. Формирование и рассылка отчетности по проектной деятельности;
е. Ведение архива проектов – накопление, хранения и предоставление согласно утвержденному регламенту документации по проектам (Уставы, План-график, паспорта мероприятий).
4.3.2. Руководитель Офиса управления проектами отвечает за организацию работы Офиса управления проектами. Руководитель Офиса управления проектами несет ответственность перед Главным конструктором за результаты деятельности Офиса управления проектами. Руководитель Офиса управления проектами принимает оперативные решения по проектной деятельности. Функции руководителя Офиса управления проектами:
а. Обеспечивает работоспособность Офиса управления проектами;
б. Контролирует соблюдение общих методологических требований по управлению проектами;
в. Управляет сотрудниками Офиса управления проектами;
г. Совместно с Куратором проекта назначает МП;
д. Контролирует проектную деятельность МП, Администратора Офиса управления проектами;
е. Принимает решения по операционным вопросам проектной деятельности.
4.3.3. Администратор Офиса управления проектами назначается Руководителем Офиса управления проектами. Администратор Офиса управления проектами находится в прямом подчинении Руководителя Офиса управления проектами. Функции Администратора Офиса управления проектами:
а. Прием, выдача документов и поддержание Архива в актуальном состоянии;
б. Проверка правильности оформления проектной документации;
в. Подготовка и своевременное предоставление отчетности по проектной деятельности.
4.3.4. Менеджер проекта назначается Куратором проекта совместно с Руководителем Офиса управления проектами. Несет ответственность перед Куратором проекта, Руководителем проектного офиса и Заказчиком за результат исполнения проекта. Менеджер проекта отвечает за:
а. Достижение целей проекта;
б. Удовлетворение требований Заинтересованных сторон проекта в запланированные сроки, в рамках бюджета и с соответствующим качеством;
в. Своевременное предоставление отчетной информации по проекту всем Заинтересованным сторонам проекта в согласованные сроки;
г. Качество проектной документации;
д. Эффективное взаимодействие всех участников проекта.
4.3.5. В рамках руководства проектом Менеджер проекта находится в подчинении Куратора проекта. В рамках предоставления отчетности по проекту МП подчиняется Руководителю ОУП. Функции Менеджера проекта:
а. Уточняет содержание проекта;
б. Осуществляет совместно с Рабочей группой проекта детальное планирование проекта;
в. Формирует План-график проекта;
г. Разрабатывает Устав проекта;
д. Следит за соблюдением требуемого качества результатов проекта, организует необходимые экспертизы в проекте;
е. Организует работу с исполнителями;
ж. Контролирует сроки выполнения работ по проекту;
з. Участвует в подготовке и отслеживает бюджет проекта;
и. Управляет системой коммуникаций в проекте;
к. Принимает решения по оперативным вопросам в проекте;
л. Инициирует процедуру изменения содержания проекта;
м. Эскалирует решение проблем, находящихся вне зоны его компетенции, Руководителю Офиса управления проектами и Куратору проекта;
н. Организует документооборот Рабочей группы проекта;
о. Организует сбор, обработку и своевременное предоставление отчетности по проекту;
п. Готовит совещания Рабочей группы проекта (рассылка повестки дня, резервирование помещения при необходимости и пр.);
р. Обеспечивает наличие протоколов совещаний Рабочей группы.
4.4. Роль Консультанта-методолога выполняет сотрудник Отдела методологии и планирования Управления Информационных Технологий Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми. Ключевой задачей Консультанта-методолога является стратегическое взаимное увязывание всех проектов по содержательной части. Функции Консультанта-методолога:
а. Предпроектное обследование деятельности Заказчика и Функционального Заказчика, выявление их потребностей;
б. Разработка непротиворечивой и полной модели требований Функционального Заказчика;
в. Контроль непротиворечивости функциональных требований при участии в проекте нескольких Функциональных Заказчиков;
г. Документирование функциональных требований к проекту, консультирование по вопросам технических требований;
д. Формулирование и постановка технических заданий (ТЗ) Исполнителю и участие в контроле их исполнения;
е. Контроль непротиворечивости требований технического задания отдельного проекта к требованиям технических заданий других проектов;
ж. Анализ запросов на изменения на этапах проектирования и выполнения.
4.5. Исполнители по проектам определяются путем конкурсных процедур (в случае если исполнителем является внешняя организация) или по функциональной направленности деятельности подразделений участвующих в проектной деятельности согласно данным методическим рекомендациям. Основной задачей Исполнителя является реализация Продукта проекта. Функции Исполнителя:
а. Формирует План-график выпуска Продукта проекта в соответствии с План-графиком проекта;
б. Предлагает для рассмотрения Куратору проекта, Функциональному Заказчику и Менеджеру проекта обоснованные изменения к Продукту проекта;
в. Исполняет работы необходимые для получения Продукта проекта;
г. Передает Функциональному Заказчику промежуточные и окончательные результаты проекта согласно действующего План-графика.
4.6. Заказчик определяет цели и задачи проекта. Функции Заказчика:
а. Определяет цели и задачи проекта;
б. Формулирует технико-экономическое обоснование к Продукту проекта;
в. Согласует требования к продукту проекта (представленные в ТЗ);
г. Контролирует процесс реализации проекта (сроки, качество);
д. Согласовывает промежуточные результаты работ по проекту;
е. Принимает результаты проекта.
4.7. Функциональный Заказчик определяет назначение, технико-экономическое обоснование и функциональные требования к Продукту проекта. В проекте может присутствовать несколько Функциональных Заказчиков. Функции Функционального Заказчика:
ж. Формирует функциональные требования к Продукту проекта;
з. Согласует требования к продукту проекта (представленные в ТЗ);
и. Принимает результаты проекта;
к. Инициирует изменения целей проекта;
л. Согласовывает промежуточные результаты работ по проекту.
4.8. Рабочая группа проекта согласует тактические решения по проекту, выходящие за рамки обязанностей Менеджера проекта. Рабочая группа проекта формируется на этапе инициации проекта и является координирующим центром управления отдельным проектом. Совещания рабочей группы проводятся в форме заседаний, по результатам которых оформляется протокол. Функции Рабочей группы проекта:
а. Разрешает вынесенные на заседание Рабочей Группы проекта проблемы и конфликты проекта;
б. Рассматривает и утверждает изменения в содержании проекта в рамках своих полномочий;
в. Проводит приемку промежуточных и окончательных результатов проекта;
г. Протоколирование заседаний Рабочей Группы.
4.8.1. Рабочая группа проекта расформировывается по окончании проекта. Рабочая группа проекта имеет следующую структуру:
а. Руководитель Рабочей группы;
б. Заместитель руководителя Рабочей группы;
в. Секретарь Рабочей группы;
г. Члены Рабочей группы.
Членами Рабочей группы являются уполномоченные представители Офиса управления проектами, Заказчика, Функционального Заказчика, Исполнителя, Консультанта-методолога, Эксплуатирующей организации, Оператора информационной безопасности, при наличии специальных требований по информационной безопасности к продукту проекта, другие Заинтересованные стороны проекта. Любой член Рабочей группы может привлекать к работе над проектом экспертов и своих представителей. Эксперт проекта предоставляет независимые экспертные оценки по ходу проекта. (см. Рис.2)
|
|
|
