Начало письма (Der Briefanfang).

Когда мы читали самое начало AIDS-рецепта по составлению писем, было сказано, что начало письма должно привлечь к себе внимание. Поэтому любое затянутое вступление неудачно: "Sie schreiben uns, daß..." (он уже знает это); "Wir bekennen uns zum Empfang Ihres..."; "Wir haben Ihr Schreiben bestens dankend erhalten..." (но если бы мы

его не получили, не могли бы и отвечать); "Wir haben von Ihren Ausführungen Kenntnis genommen" (надо на­деяться - в противном случае был бы ответ бессмыс­лен). Равным образом излишне выражение "Unter Bezugnahme..." или "Bezugnehmend auf Ihr obiges Schreiben..." На что же еще мы можем ссылаться, как не на "obiges Schreiben" /"вышеупомянутое письмо"/, которое к тому же, вполне вероятно, уже было упо­мянуто в "Betreff" /"резюме"/? Наверное, такие фор­мулировки удобны, иногда они облегчают нам начало. Но после них мы должны все-таки приступить и к делу. Так почему бы не сразу? Старинное правило, что письмо не должно начинаться с "Ich" или "Wir" уже давно кануло в Лету: мнимая скромность, кото­рую оно когда-то предписывало, ныне воспринимает­ся как простое лицемерие. Правильно написанный ответ после краткой благодарности за предыдущее письмо сразу начинается с сути; только делом можно привлечь внимание своего корреспондента, а не трес­кучими фразами.

Содержание письма (Der Briefinhalt).

Введение мы даем абзацем, насколько возможно кратким. С его помощью мы создаем совместную основу: "Sie haben Recht. Ihre Überweisung vom 23.9. in Höhe von 23,70 DM haben wir erhalten. Vielen Dank." /"Вы были правы. Ваши перечисления от 23.9. в размере 23,70 DM мы получили, большое спасибо"/. Расхожий союз indem в качестве введения к "собственно" письму не следует использовать ни под каким видом, потому что он почти всегда тянет за собой бесконечно длинное предложение.

В следующем абзаце начинаются наши пояснения относительно самой темы, которая должна заинтере­совать или, по крайней мере, вызвать понимание у адресата: "In Ihrer Aufstellung haben Sie aber unsere

Rechnung vom 15.7. nicht berücksichtigt. Diese Rechnung ist bis heute noch nicht beglichen; daher der offene Betrag auf Ihrem Konto. Bitte vergleichen Sie den beiliegenden Kontoauszug mit Ihren Unterlagen. Sicher wird sich dann die Differenz leicht klären" /"В своей смете Вы не учли наш счет от 15.7. Этот счет до сих пор еще не опла­чен; оттого итог на вашем счете на закрыт. Пожалуй­ста, сравните прилагаемую выписку из счета с Вашей документацией. Несомненно, разница тогда станет очевидной"/.

Еще раз: мы начинаем с существа дела и с хода рас­суждений или аргументов корреспондента. Затем идут наши пояснения (в данном случае подкрепленные приложением). Все это должно убедить партнера и по­будить к действию: а именно, еще раз проверить доку­ментацию и перечислить остаток суммы. Следователь­но, в конце наше письмо должно потребовать оплаты; правда, часто это излишне.

Если нам необходимо коснуться и разъяснить в письме и другие вопросы, лучшим средством привле­чения внимания будет четкая градация письма. Если разные положения друг от друга независимы и, в то же время, равноправны между собой, то нам следует изложить их по пунктам. Тогда каждый абзац получа­ет свое заглавное слово, выделенное нами подчерки­ванием или разрядкой. При этом лучше всего различ­ные пункты излагать в том порядке, как это делал ваш партнер.

Если же различные вопросы зависят друг от друга, то нам следует построить письмо так, чтобы они ло­гично вытекали друг из друга. Для каждой новой темы требуется отдельный абзац.

Для формулирования содержания письма годны правила, приведенные выше. Еще раз хотелось бы ог­радить от употребления излишне длинных составных

слов (Inrechnungstellung, Nichtzahlungsfähigkeit); как по­казывает опыт, они имеют свойство незаметно вкра­дываться в деловые письма. Но и противоположность им, пристрастие к аббревиатурам, тоже нежелательна. Со времен Лейпцигской Bugra (Buch-und-Graphik-Ausstellung) 1913 г. аббревиатуры стали стремительно разрастаться, обильно питаемые военными языковы­ми традициями Второй мировой войны и русским и американским поветрием. Множество этих слов-сокращений стали для нас привычными (Agfa, AOK, GmbH, HSV, Kripo); в случаях, когда они звучат тя­желовесно или могут быть расшифрованы только спе­циалистами, из уважения к читателю следует по воз­можности избегать их употребления (то, что SLC оз­начает Super-Luxus-Coupe - автомобиль экстра-люкс с салоном купе - знают только те, кто может себе по­зволить купить его). Но главное, не следует самим плодить их.

Окончание письма (Der Briefschluß).

"Bitte, überweisen Sie den fälligen Betrag nun bis Ende dieses Monats" /"пожалуйста, переведите подлежащую оплате сумму не позднее конца этого месяца"/. Последнее предложение оставляет впечатление достаточной на­стойчивости; потому откажемся от грубого и уже за­тасканного слова "prompt" и не станем справедливо требовать "eine prompteste Erledigung" /"неза­медлительного исполнения"/. Пишите так, как хотели бы, чтобы вам писали ваши партнеры. Финальные пустые фразы (прощальные слова не должны выгля­деть пустопорожними!) также бесполезны, как и в на­чале; они только смазывают наш замысел, который мы преследуем своим письмом.

Данный пример мог бы послужить комментарием принципиальной схемы действенного успешного письма. Разумеется, в зависимости от вида и тематики

письма существуют бесчисленные вариации. Так, во многих письмах совершенно отсутствует побуждение партнера к действию, поскольку задачей этих писем является исключительно информирование своего партнера.

Слова прощания (Der Briefschluß).

Знакомо ли вам трехэтажное... прощание? "Mit den besten Empfehlungen grüße ich Sie hochachtungsvoll als Ihr sehr ergebener..." Из трех ступеней две бессмысленны и из­лишни. Как мы прощаемся? Как правило, мы обхо­димся одной из этих формулировок: "Mit herzlichen Grüßen" - "Mit besten Grüßen" - "Mit den besten Grüßen und Wünschen" - "Mit freundlichen Grüßen" - "Mit den besten Empfehlungen" - "Hochachtungsvoll" (однако, это выражение может употребляться в том же контексте, что и "Verehrung" в начале нашего письма. Эта заклю­чительная формулировка распространена главным об­разом в безличных письмах к незнакомым лицам). Соединение прощальных слов с содержанием письма посредством наречия "inzwischen" ("Inzwischen grüßen wir Sie...") как некрасиво, так и неуместно. Также. уродливо, назойливо и неуклюже звучат выражения вроде "Stets gern für Sie beschäftigt".

В письмах к лицам, занимающим более высокое общественное положение, несколько фамильярное "Mit freundlichen Grüßen" можно видоизменять, если мы того пожелаем: "Mit ergeben(st)en Grüßen", "Ich empfehle mich mit freundlichen Grüßen" или "Ich grüße Sie ergebenst" или что-либо тому подобное. Между тем, выражение "Ich grüße Sie" может находиться в тексте, в то время как "ergebenst" ставится под тек­стом. Выражение "Empfehlung" - более дистанцированно, чем "Gruß". Его можно использовать, когда желают выразить особое почтение к адресату или ко­гда "Gruß" воспринимается слишком фамильярным.

Некоторые составители писем свое искреннее распо­ложение стараются подчеркнуть в конце письма ("Ihr Ihnen aufrichtig [wirklich] ergebener..."). Есть ли в этом необходимость?

"Mit vorzüglicher Hochachtung" или даже "Mit dem Ausdruck meiner vorzüglichsten Hochachtung" - эта фор­мулировка прощания уже устарела для наших дней. Дадим ей возможность почить в Бозе.

Возьмите на заметку: в формуле приветствия ни­когда не используется восклицательный знак!