Понятие информации и ее классификация.

Информационное обеспечение — одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. Существенным моментом в принятии решения является сбор и анализ информации. Информационные ресурсы являются в настоящее время одними из наиболее дорогостоящих и важных для успешного функционирования организации.

Информация — обмен сведениями с помощью различных коммуникационных систем. Информация обладает двумя свойствами, делающими ее незаменимой в процессе управления:

1) способностью отображать события, процессы, явления;

2) возможностью преобразовываться, обрабатываться, храниться, многократно использоваться, обеспечивая тем самым возможность получения сведений о прошлом, настоящем и будущем.

Предлагается следующая классификация информации:

• по форме передачи — вербальная (словесная) информация и

невербальная. Невербальная информация: мимика, движения, физические качества лица, передающего и получающего информацию, играет огромную роль при принятии управленческих решений. При устной передаче информации 37% восприятия зависит от тональности голоса и 55% — от выражения лица, т.е. факторов, которые не могут быть зафиксированы на сколько-нибудь длительное время, но могут противоречить содержанию речевого послания. При этом во многих случаях получатель информации воспринимает невербальную информацию значительно внимательнее, чем вербальную. Основное внимание, тем не менее, уделяется вербальной информации;

• по изменчивости во времени — условно-постоянная и условно- переменная (недолговечная);

• по способу передачи — спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;

• по режиму передачи — в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;

• по назначению — экономическая, техническая, социальная,

организационная и др.;

• по отношению объекта управления к субъекту — между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.

Внешняя информация — это, информация:

во-первых, являющаяся результатом деятельности других организаций и зафиксированная в монографиях, статьях в журналах и сборниках, в докладах на семинарах и совещаниях;

во-вторых, сведения, которые получены в ходе деловых встреч и переговоров, проводимых сотрудниками функциональных подразделений, о состоянии дел у партнеров и конкурентов. Такого рода информация может быть получена и от третьих лиц: покупателей, сотрудников государственных и частных кредитных, страховых, инвестиционных организаций;

в-третьих, официальные публикации законодательных актов, инструкций, отчетов крупнейших банков и акционерных обществ о состоянии баланса, размерах прибыли и т.п.;

в-четвертых, сведения из Интернета.

Специфическим источником информации является коммерческий шпионаж, т.е. скрытый сбор сведений об инновационном, маркетинговом, финансовом потенциале конкурента, объекта инвестирования или кредитования, которые не могут быть получены из других источников. Коммерческий шпионаж использует как официальные документы, не предназначенные к открытой публикации, так и конфиденциальные беседы, слухи и другую неформально полученную информацию.

Внутренняя информация — это информация о результатах (положительных или отрицательных) предыдущих решений, являющаяся следствием обратной связи — отчетов нижестоящих работников и организаций, поступающих в процессе контроля: бухгалтерская и статистическая отчетность, внутренний аудит.

Ее можно классифицировать с точки зрения:

1) содержания (экономическая, правовая, техническая и пр.);

2) назначения (отчетная, например, статистическая, т.е. собираемая в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, служит для анализа; оперативная — для корректировки деятельности организации);

3) возможности закрепления и хранения (фиксируемая на носителях информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, свидетельством чего являются наскальные надписи и рисунки; нефиксируемая хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает);

4) степени важности (особо важная, включающая сведения, необходимые для выполнения задачи: указания, предписания, инструкции; желательная: об итогах работы, перспективах на будущее, внутренней жизни, без которой можно обойтись);

5) полноты (частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения);

6) характера потребления (постоянная информация используется в неизменной форме в течение длительного времени, например, законодательные акты, нормативы; она фиксируется на более стойких носителях и должна быть общедоступной; переменная используется в течение короткого срока и часто бывает одноразовой);

7) степени надежности (достоверная и вероятностная информация. Характер последней может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить из существующего источника надежные сведения, так как имеющиеся методы не позволяют это сделать из-за неизбежных искажений при их передаче, распространения заведомо ложных сведений);

8) способа распространения (устная, письменная и комбинированная информация. Форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие, например, устная информация, как правило, эффективнее письменной).

Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную, эмоционально значимую для них ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, переходя от одного работника к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80—90%.