 |
Практическая работа №7. Работа с массивами информации
|
|
|
|
Цель: ознакомиться с функциональными возможностями MS Access и общей методологией использования его в профессиональной деятельности, связанной с организацией хранения и обработки больших объемов данных. Изучить способы защиты информации в БД.
Изучив данную тему, студент должен:
иметь представление о:
· функциональных возможностях MS Access и общей методологии использования ее в профессиональной деятельности;
знать:
· возможности программы MS Access, предназначенные для хранения анализа и обработки информации;
уметь:
· использовать средства программы MS Access для разработки таблиц, отчетов, форм, запросов; работать в режиме конструктора;
владеть навыками:
· проектирования реляционных баз данных;
· создания простых и многотабличных запросов на выборку;
· разработки форм для ввода информации в таблицы базы данных;
· создания сложных форматированных отчетов для распечатки на принтере;
· защиты информации в БД.
При освоении темы необходимо:
11. Выполнить задание, пользуясь теоретическими сведениями.
12. Оформить выполненное задание в тетради для практических занятий.
13. Результат работы предъявить преподавателю.
14. Ответить на вопросы самоконтроля.
15. Защитить выполненную работу у преподавателя.
Краткие теоретические сведения по теме:
Для успешного функционирования различных организаций требуется наличие развитой информационной системы. Информационная система представляет собой систему, реализующую автоматизированный сбор, обработку и манипулирование данными и включающая технические средства обработки данных, программное обеспечение и обслуживающий персонал.
База данных обеспечивает хранение информации и представляет собой поименованную совокупность данных, организованных по определенным правилам, включающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.
|
|
|
Система управления базами данных представляет собой пакет прикладных программ и совокупность языковых средств, предназначенных для создания, сопровождения и использования баз данных.
В зависимости от вида организации данных различают следующие основные модели представления данных в базе: иерархическую, сетевую, реляционную, объектно-ориентированную.
Типы данных, которые могут иметь поля в Microsoft Access
| Тип поля | Назначение |
| Текстовый | Текст или комбинация текста и чисел, например, адреса, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, инвентарные номера или почтовые индексы. Сохраняет до 255 знаков. Свойство Размер поля (FieldSize) определяет максимальное количество знаков, которые можно ввести в поле. |
| Поле МЕМО | Длинный текст или числа, например, примечания или описания. Сохраняет до 65 536 знаков. |
| Числовой | Данные, используемые для математических вычислений, за исключением финансовых расчетов. Конкретный тип числового поля определяется значением свойства Размер поля (FieldSize). |
| Дата/время | Значения дат и времени. Сохраняет 8 байтов. |
| Денежный | Используется для денежных значений и для предотвращения округления во время вычислений. |
| Счетчик | Автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. |
| Логический | Данные, принимающие только одно из двух возможных значений, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл». |
| Поле объекта OLE | Объекты OLE (такие как документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звукозапись или другие данные в двоичном формате), созданные в других программах, использующих протокол OLE. |
| Гиперссылка | Гиперссылка может иметь вид пути UNC либо адреса URL. |
| Мастер подстановок | Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля. |
|
|
|
Создание базы данных
1. При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. В диалоговом окне выберите параметр Новая база данных, а затем нажмите кнопку ОК.
2. Если база данных уже была открыта или уже закрыто окно запуска, нажмите кнопку Создать базу данных 
на панели инструментов и дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на значок новой базы данных.
3. Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку ОК.
4. После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных.
Создание новой таблицы
К созданию новой таблицы можно приступить сразу после открытия базы данных.
1. В окне базы данных откройте вкладку Таблицы.
2. Выполните щелчок на кнопке Создать. В результате на экране появится окно Новая таблица, в правой части которого перечисляются способы создания таблицы.
3. Выберите способ Конструктор. После нажатия кнопки ОК откроется окно конструктора таблицы. Состав таблицы определяется в области проекта таблицы. Проект таблицы состоит из трех колонок – Имя поля, Тип данных и Описание. В первой колонке указывается имя поля, во второй – его тип, а в третьей вводится информация о назначении поля.
Обязательным условием нормальной работы с БД является однозначная идентификация каждой записи. Для этого каждой записи Access автоматически назначает индивидуальный номер. Автоматическая нумерация записей выполняется в том случае, если таблица включает поле с типом данных Счетчик. Чтобы значение в таком поле увеличивалось на 1 для каждой новой записи, свойство Новые значения должно иметь значение Последовательные.
4. Закрыть окно конструктора, в ответ на вопрос «Сохранить изменения?» – щелкнуть мышью на кнопке Да и ввести название таблицы.
Определение связей между таблицами
Для определения связи между таблицами необходимо выполнить следующие действия:
|
|
|
1. Выбрать из меню Сервис команду Схема данных либо щелкнуть на кнопке 
(Схема данных) на панели инструментов.
2. В диалоговом окне Добавление таблицы по очереди выбрать все таблицы;
3. Установить связи между таблицами (Рис. 1).
Рис. 1. Создание связи между таблицами Сотрудники и Происшествия
В результате получим схему данных, представленную на рис. 2.
Рис. 2. Схема данных
|
|
|
