МОДУЛЬ 1. Основи самоменеджменту. Змістовий модуль 1. Вступ до самоменеджменту. Тема 1. Поняття і сутність самоменеджменту. Аналіз витрат робочого часу
МОДУЛЬ 1
Основи самоменеджменту Змістовий модуль 1. Вступ до самоменеджменту
Тема 1. Поняття і сутність самоменеджменту. Аналіз витрат робочого часу Навчальні цілі: З'ясувати: 1. Сутність поняття «Самоменеджмент». 2. Значення самоменеджменту для особистої практичної діяльності. 3. Сутність і значення аналізу використання робочого часу. 4. Методика аналізу робочого часу. План вивчення теми
1. Сутність поняття «самоменеджмент». 2. Функції самоменеджменту. 3. Сутність і значення аналізу використання робочого часу. 4. Методика аналізу використання часу. Методичні рекомендації
Для роботи над темою слід ознайомитися по конспекту лекцій з основними поняттями, з’ясувати сутність і значення самоменеджменту, його переваги, функції [18, 22] Слід звернути увагу на те, що організація діяльності як менеджера, так і будь-якого спеціаліста, фахівця є однією з найважливіших умов ефективної його роботи. Завдання щодо організації своєї роботи: не припускати витрачання часу зі своєї особистої провини, або з провини інших людей, чітко визначати свої цілі, розраховувати витрати часу на їх виконання і докладати максимум зусиль для їх досягнення. Час є тим критерієм, який визначає ефективність використання інших ресурсів: фінансових, матеріальних, фізичних та духовних. Особливо актуальна проблема ефективного використання та економії часу для управлінців, фінансистів, бізнесменів, яким щоденно доводиться вирішувати безліч різноманітних питань. Тобто у сучасних умовах фахівцям будь-якого профілю важливо вміти працювати в умовах дефіциту часу. Мистецтво керувати собою, своїм часом, організувати свою роботу – це самоменеджмент. Самоменеджмент є новим напрямком у традиційному менеджменті. Він виник внаслідок потреби у більш повному використанні творчого потенціалу працівника.
Самоменеджмент являє собою послідовне і цілеспрямоване використання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці для того, щоб оптимально і зі змістом використовувати свій час. Основна мета самоменеджменту полягає в тому, щоб: максимально використовувати власні можливості, свідомо керувати своїм життям (тобто, самовизначатися), переборювати зовнішні обставини як на роботі, так і в особистому житті. Переваги самоменеджменту: виконання роботи з меншими витратами, краще результати праці, краща організація праці, менше поспіху і стресу, більше задоволення від роботи, велика мотивація праці, ріст кваліфікації, менше завантаженість роботою, менше помилок, досягнення професійних і особистих цілей найкоротшим шляхом. Самоменеджмент має ряд функцій: постановка цілей, планування, прийняття рішень, реалізація і організація особистої діяльності, контроль, інформація і комунікації. Для кожної функції самоменеджменту розроблені робочі прийоми і методи їхньої реалізації, а також очікуваний результат у виді виграшу в часі, що складають техніку самоменеджменту. Кожен успішний фахівець цінує свій час. Для того, щоб заощаджувати час, треба насамперед знати, на що він витрачається. Тому слід регулярно проводити облік і аналіз використання свого часу. Це – основа самоменеджменту. Методика аналізу витрат робочого часу
Найпростішим і ефективним методом обліку й аналізу є „самофотографія робочого часу”. Цей метод полягає в послідовному записі протягом дня усієї виконуваної роботи і фіксуванні часу, що витрачається на кожен вид роботи. Таке „самофотографування” повинне здійснюватися систематично:
Виконувати аналіз зручно за допомогою таблиці, у яку заносять види діяльності, інтервал часу на їх виконання, а також передбачені стовпчики А, Б, В, Г, що служать для виконання аналізу витрат часу і визначення сильних і слабких сторін свого робочого стилю. Форма таблиці і приклад її заповнення бухгалтером із заробітної плати наведено нижче. Щоб робота зі складання „фотографії робочого часу” була ефективною, треба виконувати 2 умови: 1) робити позначки відразу, не відкладаючи, тому що через деякий час забудуться „проколи” і буде здаватися, що увесь час йшла нормальна робота; 2) записи робити абсолютно чесно, нічого не прикрашаючи – записувати так, як воно є, а не так, як би того хотілося. Щовечора треба робити аналіз фотографії дня, виявляти „утрати” часу, їх причини і заходи щодо їх усунення. У таблиці є стовпчики А, Б, В, Г. Вони служать для виконання аналізу витрат часу і визначення слабких сторін. Наприкінці дня, коли вже заповнені стовпчики 2, 3 і 4, у яких зазначені види Вашої діяльності і їх тривалість, Ви даєте оцінку кожного з видів Вашої діяльності за зазначеними нижче критеріями і заносите відповіді в стовпчики А, Б, В і Г: А – чи була ця робота необхідна? Відповідь «Так» чи «Ні» занести в стовпчик 5. Відповідь «Ні» треба занести також у стовпчики Б і В. Б – чи були виправдані витрати часу? – Так чи Ні. В – чи було доцільним виконання роботи? – Так чи Ні. Г - чи був свідомо визначений часовий інтервал для виконання роботи? – Так чи Ні. Далі треба визначити загальну тривалість роботи за день ( ПД)*. Далі треба порахувати по кожному стовпчику тривалість робіт, по яких Ви дали відповідь «Ні» ( Ан, Бн, Вн, Гн). (Тривалість узяти з графи 4). Потім проведіть розрахунки:
а) б) в) г)
а) Якщо виявиться, що 10%, тобто Ваша діяльність була необов'язковою більш ніж у 10% випадків, то це означає, що у Вас є проблеми з передорученням справ (делегуванням) і встановленням пріоритетів. б) Якщо 10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків витрати часу були занадто великими, то Ви повинні зайнятися аналізом причин (технічні прийоми у роботі, концентрація, самодисципліна).
в) Якщо 10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків виконання було недоцільним, то Вам необхідно приділити увагу плануванню, організації, самораціоналізації. г) Якщо 10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків часовий інтервал не було визначено свідомо, то у Вас є проблеми з плануванням робочого часу (складання планів дня, підготовка до роботи і т. п. ). Таким чином, зробивши аналіз даних таблиці, Ви визначите сильні сторони свого робочого стилю. А за допомогою аналізу колонок А, Б, В, Г Ви визначите слабкі сторони робочого стилю. Потім треба дати рекомендації для усунення слабких сторін і зміцнення сильних сторін. Права частина таблиці служить для аналізу денних перешкод. Щоб провести аналіз перешкод, визначте: · які перешкоди були найбільш дорогоцінними; · які відвідування були непотрібними? · які телефонні розмови могли б бути більш короткими та ефективними? · хто найчастіше відволікав Вас від справ? · яких термінових заходів Вам слід вжити, щоб зменшити кількість перешкод? Наступний етап – це аналіз часових утрат і „поглиначів” часу. За допомогою тієї ж заповненої Вами таблиці «Аналіз видів діяльності і витрати часу» і «Денні перешкоди» Ви визначаєте критичні моменти, шкідливі звички і найбільш часто повторювані помилки Вашого робочого стилю на всіх етапах: постановки цілей, планування, вироблення рішень, через погану організацію праці, при складанні розпорядку дня, при обробці інформації. Випишіть для себе 5 найважливіших ваших причин утрат часу і з наступного дня почніть працювати над собою. Найбільш типові поглиначі часу:
· Нечітка постановка цілей · Відсутність пріоритетів у справах · Спроби дуже багато зробити за один раз · Відсутність цілісного уявлення про завдання та шляхи їх вирішення · Незадовільне планування робочого дня · Особиста неорганізованість, “завалений” письмовий стіл · Недостатня мотивація · Пошук документів, пам’ятних записок, адрес, телефонних номерів · Недоліки кооперації або розподілу праці · Відволікаючі від справ телефонні дзвінки
· Незаплановані відвідувачі · Нездатність сказати “ні” · Неповна або запізнена інформація · Відсутність самодисципліни · Невміння довести справу до завершення · Відволікання · Тривалі наради · Відсутність комунікативних зв’язків · Занадта комунікабельність · Відкладання справ · Недостатнє делегування справ Здолавши свої 5 найважливіших поглиначів часу, ви побачите, що у Вас з'явилося значно більше часу для інших справ і Ви стали більше встигати. Ніхто краще Вас не знає Ваших проблем у частині організації своєї праці. Тому Ви вже зараз повинні починати практикувати активний самоменеджмент.
Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...
|