 |
МОДУЛЬ 1. Основи самоменеджменту. Змістовий модуль 1. Вступ до самоменеджменту. Тема 1. Поняття і сутність самоменеджменту. Аналіз витрат робочого часу
|
|
|
|
МОДУЛЬ 1
Основи самоменеджменту
Змістовий модуль 1. Вступ до самоменеджменту
Тема 1. Поняття і сутність самоменеджменту. Аналіз витрат робочого часу
Навчальні цілі:
З'ясувати:
1. Сутність поняття «Самоменеджмент».
2. Значення самоменеджменту для особистої практичної діяльності.
3. Сутність і значення аналізу використання робочого часу.
4. Методика аналізу робочого часу.
План вивчення теми
1. Сутність поняття «самоменеджмент».
2. Функції самоменеджменту.
3. Сутність і значення аналізу використання робочого часу.
4. Методика аналізу використання часу.
Методичні рекомендації
Для роботи над темою слід ознайомитися по конспекту лекцій з основними поняттями, з’ясувати сутність і значення самоменеджменту, його переваги, функції [18, 22]
Слід звернути увагу на те, що організація діяльності як менеджера, так і будь-якого спеціаліста, фахівця є однією з найважливіших умов ефективної його роботи. Завдання щодо організації своєї роботи: не припускати витрачання часу зі своєї особистої провини, або з провини інших людей, чітко визначати свої цілі, розраховувати витрати часу на їх виконання і докладати максимум зусиль для їх досягнення.
Час є тим критерієм, який визначає ефективність використання інших ресурсів: фінансових, матеріальних, фізичних та духовних.
Особливо актуальна проблема ефективного використання та економії часу для управлінців, фінансистів, бізнесменів, яким щоденно доводиться вирішувати безліч різноманітних питань. Тобто у сучасних умовах фахівцям будь-якого профілю важливо вміти працювати в умовах дефіциту часу.
Мистецтво керувати собою, своїм часом, організувати свою роботу – це самоменеджмент. Самоменеджмент є новим напрямком у традиційному менеджменті. Він виник внаслідок потреби у більш повному використанні творчого потенціалу працівника.
|
|
|
Самоменеджмент являє собою послідовне і цілеспрямоване використання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці для того, щоб оптимально і зі змістом використовувати свій час.
Основна мета самоменеджменту полягає в тому, щоб: максимально використовувати власні можливості, свідомо керувати своїм життям (тобто, самовизначатися), переборювати зовнішні обставини як на роботі, так і в особистому житті.
Переваги самоменеджменту: виконання роботи з меншими витратами, краще результати праці, краща організація праці, менше поспіху і стресу, більше задоволення від роботи, велика мотивація праці, ріст кваліфікації, менше завантаженість роботою, менше помилок, досягнення професійних і особистих цілей найкоротшим шляхом.
Самоменеджмент має ряд функцій: постановка цілей, планування, прийняття рішень, реалізація і організація особистої діяльності, контроль, інформація і комунікації.
Для кожної функції самоменеджменту розроблені робочі прийоми і методи їхньої реалізації, а також очікуваний результат у виді виграшу в часі, що складають техніку самоменеджменту.
Кожен успішний фахівець цінує свій час. Для того, щоб заощаджувати час, треба насамперед знати, на що він витрачається. Тому слід регулярно проводити облік і аналіз використання свого часу. Це – основа самоменеджменту.
Методика аналізу витрат робочого часу
Найпростішим і ефективним методом обліку й аналізу є „самофотографія робочого часу”. Цей метод полягає в послідовному записі протягом дня усієї виконуваної роботи і фіксуванні часу, що витрачається на кожен вид роботи.
Таке „самофотографування” повинне здійснюватися систематично:
|
|
|
Виконувати аналіз зручно за допомогою таблиці, у яку заносять види діяльності, інтервал часу на їх виконання, а також передбачені стовпчики А, Б, В, Г, що служать для виконання аналізу витрат часу і визначення сильних і слабких сторін свого робочого стилю. Форма таблиці і приклад її заповнення бухгалтером із заробітної плати наведено нижче.
Щоб робота зі складання „фотографії робочого часу” була ефективною, треба виконувати 2 умови:
1) робити позначки відразу, не відкладаючи, тому що через деякий час забудуться „проколи” і буде здаватися, що увесь час йшла нормальна робота;
2) записи робити абсолютно чесно, нічого не прикрашаючи – записувати так, як воно є, а не так, як би того хотілося.
Щовечора треба робити аналіз фотографії дня, виявляти „утрати” часу, їх причини і заходи щодо їх усунення.
У таблиці є стовпчики А, Б, В, Г. Вони служать для виконання аналізу витрат часу і визначення слабких сторін.
Наприкінці дня, коли вже заповнені стовпчики 2, 3 і 4, у яких зазначені види Вашої діяльності і їх тривалість, Ви даєте оцінку кожного з видів Вашої діяльності за зазначеними нижче критеріями і заносите відповіді в стовпчики А, Б, В і Г:
А – чи була ця робота необхідна? Відповідь «Так» чи «Ні» занести в стовпчик 5. Відповідь «Ні» треба занести також у стовпчики Б і В.
Б – чи були виправдані витрати часу?
– Так чи Ні.
В – чи було доцільним виконання роботи?
– Так чи Ні.
Г - чи був свідомо визначений часовий інтервал для виконання роботи?
– Так чи Ні.
Далі треба визначити загальну тривалість роботи за день ( 
ПД)*.
Далі треба порахувати по кожному стовпчику тривалість робіт, по яких Ви дали відповідь «Ні» ( Ан, Бн, Вн, Гн). (Тривалість узяти з графи 4).
Потім проведіть розрахунки:
а) 
б) 
в) 
г) 
а) Якщо виявиться, що 
10%, тобто Ваша діяльність була необов'язковою більш ніж у 10% випадків, то це означає, що у Вас є проблеми з передорученням справ (делегуванням) і встановленням пріоритетів.
б) Якщо 
10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків витрати часу були занадто великими, то Ви повинні зайнятися аналізом причин (технічні прийоми у роботі, концентрація, самодисципліна).
|
|
|
в) Якщо 
10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків виконання було недоцільним, то Вам необхідно приділити увагу плануванню, організації, самораціоналізації.
г) Якщо 
10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків часовий інтервал не було визначено свідомо, то у Вас є проблеми з плануванням робочого часу (складання планів дня, підготовка до роботи і т. п. ).
Таким чином, зробивши аналіз даних таблиці, Ви визначите сильні сторони свого робочого стилю. А за допомогою аналізу колонок А, Б, В, Г Ви визначите слабкі сторони робочого стилю. Потім треба дати рекомендації для усунення слабких сторін і зміцнення сильних сторін.
Права частина таблиці служить для аналізу денних перешкод.
Щоб провести аналіз перешкод, визначте:
· які перешкоди були найбільш дорогоцінними;
· які відвідування були непотрібними?
· які телефонні розмови могли б бути більш короткими та ефективними?
· хто найчастіше відволікав Вас від справ?
· яких термінових заходів Вам слід вжити, щоб зменшити кількість перешкод?
Наступний етап – це аналіз часових утрат і „поглиначів” часу.
За допомогою тієї ж заповненої Вами таблиці «Аналіз видів діяльності і витрати часу» і «Денні перешкоди» Ви визначаєте критичні моменти, шкідливі звички і найбільш часто повторювані помилки Вашого робочого стилю на всіх етапах: постановки цілей, планування, вироблення рішень, через погану організацію праці, при складанні розпорядку дня, при обробці інформації.
Випишіть для себе 5 найважливіших ваших причин утрат часу і з наступного дня почніть працювати над собою.
Найбільш типові поглиначі часу:
· Нечітка постановка цілей
· Відсутність пріоритетів у справах
· Спроби дуже багато зробити за один раз
· Відсутність цілісного уявлення про завдання та шляхи їх вирішення
· Незадовільне планування робочого дня
· Особиста неорганізованість, “завалений” письмовий стіл
· Недостатня мотивація
· Пошук документів, пам’ятних записок, адрес, телефонних номерів
· Недоліки кооперації або розподілу праці
· Відволікаючі від справ телефонні дзвінки
|
|
|
· Незаплановані відвідувачі
· Нездатність сказати “ні”
· Неповна або запізнена інформація
· Відсутність самодисципліни
· Невміння довести справу до завершення
· Відволікання
· Тривалі наради
· Відсутність комунікативних зв’язків
· Занадта комунікабельність
· Відкладання справ
· Недостатнє делегування справ
Здолавши свої 5 найважливіших поглиначів часу, ви побачите, що у Вас з'явилося значно більше часу для інших справ і Ви стали більше встигати.
Ніхто краще Вас не знає Ваших проблем у частині організації своєї праці. Тому Ви вже зараз повинні починати практикувати активний самоменеджмент.
|
|
|
