Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

МОДУЛЬ 1. Основи самоменеджменту. Змістовий модуль 1. Вступ до самоменеджменту. Тема 1. Поняття і сутність самоменеджменту. Аналіз витрат робочого часу




МОДУЛЬ 1

 

Основи самоменеджменту

Змістовий модуль 1. Вступ до самоменеджменту

 

Тема 1. Поняття і сутність самоменеджменту. Аналіз витрат робочого часу

Навчальні цілі:

З'ясувати:

1. Сутність поняття «Самоменеджмент».

2. Значення самоменеджменту для особистої практичної діяльності.

3. Сутність і значення аналізу використання робочого часу.

4. Методика аналізу робочого часу.

План вивчення теми

 

1. Сутність поняття «самоменеджмент».

2. Функції самоменеджменту.

3. Сутність і значення аналізу використання робочого часу.

4. Методика аналізу використання часу.

Методичні рекомендації

 

Для роботи над темою слід ознайомитися по конспекту лекцій з основними поняттями, з’ясувати сутність і значення самоменеджменту, його переваги, функції [18, 22]

Слід звернути увагу на те, що організація діяльності як менеджера, так і будь-якого спеціаліста, фахівця є однією з найважливіших умов ефективної його роботи. Завдання щодо організації своєї роботи: не припускати витрачання часу зі своєї особистої провини, або з провини інших людей, чітко визначати свої цілі, розраховувати витрати часу на їх виконання і докладати максимум зусиль для їх досягнення.

Час є тим критерієм, який визначає ефективність використання інших ресурсів: фінансових, матеріальних, фізичних та духовних.

Особливо актуальна проблема ефективного використання та економії часу для управлінців, фінансистів, бізнесменів, яким щоденно доводиться вирішувати безліч різноманітних питань. Тобто у сучасних умовах фахівцям будь-якого профілю важливо вміти працювати в умовах дефіциту часу.

Мистецтво керувати собою, своїм часом, організувати свою роботу – це самоменеджмент. Самоменеджмент є новим напрямком у традиційному менеджменті. Він виник внаслідок потреби у більш повному використанні творчого потенціалу працівника.

Самоменеджмент являє собою послідовне і цілеспрямоване використання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці для того, щоб оптимально і зі змістом використовувати свій час.

Основна мета самоменеджменту полягає в тому, щоб: максимально використовувати власні можливості, свідомо керувати своїм життям (тобто, самовизначатися), переборювати зовнішні обставини як на роботі, так і в особистому житті.

Переваги самоменеджменту: виконання роботи з меншими витратами, краще результати праці, краща організація праці, менше поспіху і стресу, більше задоволення від роботи, велика мотивація праці, ріст кваліфікації, менше завантаженість роботою, менше помилок, досягнення професійних і особистих цілей найкоротшим шляхом.

Самоменеджмент має ряд функцій: постановка цілей, планування, прийняття рішень, реалізація і організація особистої діяльності, контроль, інформація і комунікації.

Для кожної функції самоменеджменту розроблені робочі прийоми і методи їхньої реалізації, а також очікуваний результат у виді виграшу в часі, що складають техніку самоменеджменту.

Кожен успішний фахівець цінує свій час. Для того, щоб заощаджувати час, треба насамперед знати, на що він витрачається. Тому слід регулярно проводити облік і аналіз використання свого часу. Це – основа самоменеджменту.

Методика аналізу витрат робочого часу

 

Найпростішим і ефективним методом обліку й аналізу є „самофотографія робочого часу”. Цей метод полягає в послідовному записі протягом дня усієї виконуваної роботи і фіксуванні часу, що витрачається на кожен вид роботи.

Таке „самофотографування” повинне здійснюватися систематично:

Виконувати аналіз зручно за допомогою таблиці, у яку заносять види діяльності, інтервал часу на їх виконання, а також передбачені стовпчики А, Б, В, Г, що служать для виконання аналізу витрат часу і визначення сильних і слабких сторін свого робочого стилю. Форма таблиці і приклад її заповнення бухгалтером із заробітної плати наведено нижче.

Щоб робота зі складання „фотографії робочого часу” була ефективною, треба виконувати 2 умови:

1) робити позначки відразу, не відкладаючи, тому що через деякий час забудуться „проколи” і буде здаватися, що увесь час йшла нормальна робота;

2) записи робити абсолютно чесно, нічого не прикрашаючи – записувати так, як воно є, а не так, як би того хотілося.

Щовечора треба робити аналіз фотографії дня, виявляти „утрати” часу, їх причини і заходи щодо їх усунення.

У таблиці є стовпчики А, Б, В, Г. Вони служать для виконання аналізу витрат часу і визначення слабких сторін.

Наприкінці дня, коли вже заповнені стовпчики 2, 3 і 4, у яких зазначені види Вашої діяльності і їх тривалість, Ви даєте оцінку кожного з видів Вашої діяльності за зазначеними нижче критеріями і заносите відповіді в стовпчики А, Б, В і Г:

А – чи була ця робота необхідна? Відповідь «Так» чи «Ні» занести в стовпчик 5. Відповідь «Ні» треба занести також у стовпчики Б і В.

Б – чи були виправдані витрати часу?

  – Так чи Ні.

В – чи було доцільним виконання роботи?

  – Так чи Ні.

Г - чи був свідомо визначений часовий інтервал для виконання роботи?

    – Так чи Ні.

Далі треба визначити загальну тривалість роботи за день (  ПД)*.

Далі треба порахувати по кожному стовпчику тривалість робіт, по яких Ви дали відповідь «Ні» ( Ан,  Бн, Вн, Гн). (Тривалість узяти з графи 4).

Потім проведіть розрахунки:

 

а)    б)     в)    г)

 

а) Якщо виявиться, що  10%, тобто Ваша діяльність була необов'язковою більш ніж у 10% випадків, то це означає, що у Вас є проблеми з передорученням справ (делегуванням) і встановленням пріоритетів.

б) Якщо  10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків витрати часу були занадто великими, то Ви повинні зайнятися аналізом причин (технічні прийоми у роботі, концентрація, самодисципліна).

в) Якщо  10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків виконання було недоцільним, то Вам необхідно приділити увагу плануванню, організації, самораціоналізації.

г) Якщо  10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків часовий інтервал не було визначено свідомо, то у Вас є проблеми з плануванням робочого часу (складання планів дня, підготовка до роботи і т. п. ).

Таким чином, зробивши аналіз даних таблиці, Ви визначите сильні сторони свого робочого стилю. А за допомогою аналізу колонок А, Б, В, Г Ви визначите слабкі сторони робочого стилю. Потім треба дати рекомендації для усунення слабких сторін і зміцнення сильних сторін.

Права частина таблиці служить для аналізу денних перешкод.

Щоб провести аналіз перешкод, визначте:

· які перешкоди були найбільш дорогоцінними;

· які відвідування були непотрібними?

· які телефонні розмови могли б бути більш короткими та ефективними?

· хто найчастіше відволікав Вас від справ?

· яких термінових заходів Вам слід вжити, щоб зменшити кількість перешкод?

Наступний етап – це аналіз часових утрат і „поглиначів” часу.

За допомогою тієї ж заповненої Вами таблиці «Аналіз видів діяльності і витрати часу» і «Денні перешкоди» Ви визначаєте критичні моменти, шкідливі звички і найбільш часто повторювані помилки Вашого робочого стилю на всіх етапах: постановки цілей, планування, вироблення рішень, через погану організацію праці, при складанні розпорядку дня, при обробці інформації.

Випишіть для себе 5 найважливіших ваших причин утрат часу і з наступного дня почніть працювати над собою.

Найбільш типові поглиначі часу:

 

· Нечітка постановка цілей

· Відсутність пріоритетів у справах

· Спроби дуже багато зробити за один раз

· Відсутність цілісного уявлення про завдання та шляхи їх вирішення

· Незадовільне планування робочого дня

· Особиста неорганізованість, “завалений” письмовий стіл

· Недостатня мотивація

· Пошук документів, пам’ятних записок, адрес, телефонних номерів

· Недоліки кооперації або розподілу праці

· Відволікаючі від справ телефонні дзвінки

· Незаплановані відвідувачі

· Нездатність сказати “ні”

· Неповна або запізнена інформація

· Відсутність самодисципліни

· Невміння довести справу до завершення

· Відволікання

· Тривалі наради

· Відсутність комунікативних зв’язків

· Занадта комунікабельність

· Відкладання справ

· Недостатнє делегування справ

Здолавши свої 5 найважливіших поглиначів часу, ви побачите, що у Вас з'явилося значно більше часу для інших справ і Ви стали більше встигати.

Ніхто краще Вас не знає Ваших проблем у частині організації своєї праці. Тому Ви вже зараз повинні починати практикувати активний самоменеджмент.


Поделиться:





Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...