 |
Схема функциональной структуры
|
|
|
|
Перечень подсистем АС с указанием функций и (или) задач, реализуемых в каждой подсистеме показаны на рисунке 2.5.
Рисунок 2.5 - Функциональная структура АИС “Управление персоналом”
Процесс управления персоналом включает таки функции как:
- функцию планирования и учета помогают выполнять такие документы, как “Штатное расписание” (планирование потребностей в персонале), “Аттестация” (учет проведения аттестаций), “Затраты” (учет затрат), “Сдача экзаменов” (учет проведения экзаменов). Справочник “Сотрудники” – ведение картотеки сотрудников. Отчеты – “Потребность в кадрах”, “Экстренная подмена";
- при выполнении функции анализа и развития задействованы такие отчеты, как “Результаты аттестаций сотрудников и стажеров”, “Успеваемость”, “Результаты контроля точек” и документы – “Группы обучения”, “Сдача экзаменов”;
- функцию контроля выполняют такие отчеты, как “Контроль посещаемости”, “Успеваемость”, “Результаты контроля точек”.
Описание постановки задачи (комплекса задач)
Характеристики комплекса задач представлены в таблице 2.3.
Таблица 2.3 - Характеристики комплекса задач
| Комплекс задач | Периодич-ность и продолжи-тельность решения | Исполни-тель | Распределение действий между персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач |
| Внесение данных о кандидатах | По мере поступления анкет | Менеджер по персоналу | Данные поступают на бумажных носителях и вносятся исполнителем в справочник "Анкет". |
| Выбор по заданным параметрам всех подходящих для той или иной должности кандидатов | При появлении потребностей в кадрах | Менеджер по персоналу | Отчет "Наиболее подходящие кандидаты" позволяет выбрать все анкеты, соответствующие заданным параметрам. С выбранными кандидатами менеджер назначает собеседование. |
| Формирование статистики граждан, обратившихся по вопросу трудоустройства | Один раз в месяц | Менеджер по персоналу | Данную задачу решает отчет "Статистика граждан обратившихся по вопросу трудоустройства", где исполнитель задает интересующий его период. |
| Комплекс задач | Периодич-ность и продолжи-тельность решения | Исполни-тель | Распределение действий между персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач |
| Хранение информацию о всех сотрудниках когда-либо работавших в компании и информацию о кандидатах | Постоянно | Менеджер по персоналу | Информацию о сотрудниках хранит такой справочник, как "Сотрудники", о кандидатах - "Анкеты". |
| Формирование групп на обучение | При приеме сотрудников на работу, а для работающих сотрудников в зависимости от периодичнос-ти курса. | Менеджер по персоналу | Документ "Группы обучения" позволяет формировать группы, учитывая график работы сотрудников и периодичность курса. |
| Контроль успеваемость | При сдаче экзаменов | Тренинг-менеджер | Отчет "Успеваемость" позволяет выводить данные об успешной/неуспешной сдаче экзаменов, эти данные предварительно вносятся в документ "Сдача экзаменов". |
| Контроль посещаемость учащимися занятий и стажировки | Во время обучения. | Тренинг-менеджер | На основании данных, входящих в документы "Группы обучения" и "Посещаемость" формируется отчет "Контроль посещаемости". |
| Комплекс задач | Периодич-ность и продолжи-тельность решения | Исполни-тель | Распределение действий между персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач |
| Отслеживание окончаний стажировок и перевод стажера в статус продавца-консультанта со всеми последующими процедурами | По мере окончания стажировок. | Менеджер по персоналу | При входе в программу, если на данную дату заканчивается стажировка у сотрудника, то выходит соответствующее сообщение. Далее исполнитель создает документ "Окончание стажировки", который автоматически заполняется нужными данными, менеджеру необходимо внести только сумму оклада и статус сотрудника. |
| Внесение данных о контроле торговых точек, формирование отчетов по результатам контроля | Один раз в неделю | Менеджер по персоналу | Данные поступают на бумажных носителях и вносятся исполнителем в документ "Лист контроля". Отчет "Результаты контроля точек" выводит данные за определенный период по выбранному продавцу и торговой точке. |
| Отслеживание процесса и причин текучести кадров среди продавцов-консультантов, подсчет процента текучести | Один раз в месяц | Менеджер по персоналу | При увольнении сотрудника исполнителю необходимо внести в справочник причину увольнения. На основании этих данных можно сформировать отчет за выбранный период. |
| Комплекс задач | Периодич-ность и продолжи-тельность решения | Исполни-тель | Распределение действий между персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач |
| Учет затрат на персонал в различных аналитических разрезах: обучение, мотивация и т. д. | Один раз в месяц | Начальник отдела персонала | Если имели место затраты на персонал, то менеджеру необходимо внести эти данные с помощью документа "Затраты". |
| Планирование и учет проведения аттестаций | По мере необходимости | Начальник отдела персонала | При проведении аттестации менеджеру необходимо внести итоги проведения в документ "Аттестация". На основании этих данных можно сформировать отчет "Результаты аттестаций сотрудников и стажеров" за интересующий период. |
| Ведение развернутого штатного расписания и работа со штатной расстановкой сотрудников | При штатных изменениях | Начальник отдела персонала | Процесс определения неудовлетворенных потребностей в кадрах осуществляется путем анализа документа "Штатное расписание" |
|
|
|
|
|
|
Выходная информация представлена в таблице 2.4, входная в таблице 2.5.
|
|
|
Таблица 2.4 - Выходная информация
| Выходная информация | Идентификатор | Форма представления сообщения | Периодичность выдачи | Получатели выходной информа-ции |
| Статистика граждан обратившихся по вопросу трудоустройства | Статист | Документ | 1 раз в месяц | Менеджер по персоналу |
| Успеваемость | Успеваемость | Документ | 1 раз в месяц | Тренинг-менеджер |
| Результаты контроля точек | КонтрольТочек | Документ | 1 раз в неделю | Менеджер по персоналу |
| Контроль посещаемости занятий | КонтрольПосещаемости | Документ | каждый день | Тренинг-менеджер |
| Текучесть кадров | Текучесть | Документ | 1 раз в месяц | Тренинг-менеджер |
| Затраты по статьям | Затраты | Документ | 1 раз в месяц | Начальник отдела персонала |
| Результаты аттестаций сотрудников и стажеров | РезультатыАттестации | Документ | по мере необходимости | Начальник отдела персонала |
| Потребность в кадрах | ПотребностьВКадрах | Документ | по мере необходимости | Менеджер по персоналу |
| Наиболее подходящие кандидаты | ОтборКандидатов | Документ | по мере необходимости | Менеджер по персоналу |
Таблица 2.5 - Входная информация
| Входная информация | Идентификатор | Форма представления сообщения | Периодичность выдачи |
| Лист контроля | ЛистКонтроля | Документ | 1 раз в месяц |
| Окончание стажировки | ОконСтажир | Документ | По мере окончания стажировки у сотрудников |
| Сдача экзаменов | СдачаЭк | Документ | По мере необходимости |
| Найм | Найм | Документ | По мере необходимости |
| Группы обучения | ГруппыОбучения | Документ | По мере необходимости |
| Штатное расписание | ШтатноеРасписание | Документ | 1 раз в месяц |
| Увольнение | Увольнение | Документ | По мере необходимости |
| Затраты | Затраты | Документ | 1 раз в месяц |
| Аттестация | Аттестация | Документ | По мере необходимости |
| График работы | График работы | Документ | 1 раз в месяц |
|
|
|
