 |
Направления исследований организационных процессов
|
|
|
|
Жизнь любой организации сводится к двум группам процессов, направленных на ее поддержание: процессам функционирования и процессам развития.
Под функционированием можно понимать деятельность организации, непосредственно связанную с сохранением ее как целого на основе постоянного поддержания сложившихся отношений и связей, обмена ресурсами, энергией и информацией как внутри себя, так и с внешней средой.
В процессе же развития для этого создаются необходимые условия путем преобразования организации и ее отдельных элементов в соответствии с изменившимися требованиями внутренней и внешней среды. В результате таких постоянных преобразований и перехода к новому качественному состоянию организация восстанавливает нарушенное в результате накопившихся изменений внутреннее и внешнее равновесие, без которого ее нормальное функционирование невозможно.
В процессе развития организации отмирают прежние элементы и связи и возникают новые, в большей мере соответствующие изменившимся условиям. В зависимости от характера условий развитие может быть не только прогрессивным, но и нейтральным или даже регрессивным. Организационное развитие представляет собой систематическое планомерное совершенствование отдельных сторон деятельности организации, которое находит выражение в регламентации функций отдельных подразделений и работников, рационализации внутренних структур; упорядочении во времени и пространстве трудовых, производственных, социальных, управленческих процессов и их взаимодействии.
Развивающаяся организация привлекает больше способных людей, чем организация, находящаяся в застое. Здесь уменьшаются внутренние конфликты, так как возникает возможность повысить статус одних людей, не понижая статуса других.
|
|
|
Выделяют четыре основные формы организационного развития: структуризацию, композицию, регламентацию, ориентацию. Поскольку все они тесно взаимосвязаны, то чаще всего осуществляются параллельно, с учетом главных характеристик будущего состояния организации.
В процессе структуризации исходя из организационных целей определяются такие параметры, как состав подразделений, их внутренняя структура, задачи, стоящие перед ними и входящими в них рабочими местами и должностями.
Композиция заключается в разработке общей структурной схемы организации, учитывающей технологические, информационные и иные взаимосвязи между подразделениями и рабочими местами. В ее рамках формулируются общие требования к механизму функционирования и характеру взаимодействия отдельных элементов организации (кто кому подчиняется; кто кого контролирует; кто с кем согласовывает свою деятельность и пр.), принципам подбора и продвижения кадров, оплаты труда, материального и морального стимулирования.
Под регламентацией понимается разработка правил и процедур, которыми должны руководствоваться члены организации в своей повседневной деятельности (например, должностных инструкций), определение основных функций работников, круга их должностных обязанностей, нормативов выполнения тех или иных операций. Важным объектом регламентации является информация, ее содержание, периодичность поступления или предоставления.
Основными регламентирующими документами в организациях являются: устав, положения о самой организации, ее подразделениях, высших должностных лицах, штатное расписание, графики работы подразделений, руководства, приема посетителей, должностные инструкции и инструкции, регламентирующие отдельные стороны и виды деятельности.
|
|
|
Наконец, ориентация как форма организационного развития заключается в создании условий для упорядочения положения и движения субъектов и материальных объектов в рамках организации. В основе организационного развития лежат организационное проектирование и организационная рационализация.
В процессе проектирования происходит формирование, что называется, с нуля организационных структур, схем управления, процедур с учетом намечающихся технологических, информационных, административных, личных взаимосвязей тех, кто будет сотрудничать в рамках организации.
Под рационализацией понимается постоянное совершенствование упомянутых элементов в рамках действующих организаций, которое происходит в процессе их реорганизации. Последняя в зависимости от масштабов необходимых преобразований бывает элементной, частичной и общей. Элементная реорганизация может ограничиваться изменением порядка приема посетителей; частичная − преобразованием отдельных подразделений; общая затрагивает все объекты и стороны деятельности организации, предполагает коренное обновление ее структуры, системы управления, функций подразделений отдельных должностных лиц.
Успех или неуспех реорганизации зависит от ряда объективных и субъективных факторов. К объективным относится наличие необходимых материальных, кадровых, финансовых, информационных и прочих ресурсов; возможность быстрого маневра ими, придающего организации гибкость, способность легко преодолеть инерцию и приспособиться к изменению внутренних и внешних условий.
Главным субъективным фактором является уровень подготовки и способностей руководства, позволяющий безошибочно определить главный объект реорганизации, необходимые направления и темпы преобразований, обеспечить их преемственность, создать действенную систему стимулов для всех участников работы. Организационное проектирование и организационная рационализация во многом схожи, поскольку имеют общий объект – организацию, находящуюся, однако, на разных стадиях своего жизненного цикла. В процессе проектирования она только создается, а в процессе рационализации – совершенствуется.
В рамках проектирования организация рассматривается в идеальном состоянии, ориентированном на реальные условия. Поэтому люди здесь присутствуют лишь абстрактно, как некие среднестатистические субъекты, которым предстоит заполнить пока еще свободные места. Рационализации подлежат реальные структуры, в которых работают живые индивиды, обладающие определенными интересами, связями, и это обстоятельство приходится учитывать, придавая организации гораздо большую избирательность, индивидуализированность.
|
|
|
Поскольку проектирование начинается с нуля и охватывает все направления деятельности организации, оно является весьма трудоемкой работой, выполняемой специализированными фирмами, имеющими возможность привлечь к ней высококвалифицированных профессионалов. В результате создается документ, называемый организационным проектом.
Рационализация – это процесс постоянный, в каждый данный момент, касающийся лишь отдельных сторон деятельности организации. Поэтому она значительно менее трудоемка и зачастую может осуществляться собственными силами, находя свое воплощение в планах организационно-технических мероприятий.
Все многообразие подходов к исследованию организации как процесса можно представить в виде двух альтернатив (табл. 2.1).
Таблица 2.1
Характеристика альтернатив к исследованию организации
как процесса
| Альтернатива 1 | Альтернатива 2 |
| Исходным состоянием любой системы является беспорядок, хаос. Организация («организовывание») предполагает создание порядка из хаоса. Созданный порядок необходимо поддерживать, расходуя на это ресурсы, иначе снова наступит хаос | Реальным системам свойственна имманентная организация (изначально присущая как данность). Нет ничего более неестественного, чем хаос. Организация («организовывание») предполагает создание условий для развития системы. Необходимо ориентироваться на саморазвитие системы |
На интуитивном уровне эти подходы определяют деятельность менеджера в конкретной деловой организации и его отношение к методологическим основам менеджмента.
|
|
|
Практикующие менеджеры, придерживающиеся альтернативы 2, понимают, что стратегические аспекты управления современным автоматизированным, компьютеризированным, информатизированным, роботизированным предприятием, интегрированным с внешней средой, требует иной теоретической базы по сравнению, например, с принципами управленческого рационализма. Они найдут дополнительные возможности совершенствования своей деятельности в концепции всеобщей организационной науки. Однако следует понимать, что невозможно полностью надеяться на саморазвитие, не предпринимая для этого усилий и не затрачивая ресурсов.
Для любой организации характерны перманентные состояния ха-оса. Хаос даже необходим для развития. Поэтому первоочередная задача менеджера, в ведении которого находятся процессы планирования, организации, координации и контроля в организации, − научиться предвидеть разбалансировку, хаос в жизни организации, предупреждать развитие таких состояний, координируя деятельность сотрудников организации, и в случае невозможности предотвратить хаос – научиться им управлять.
Современные организации рассматриваются как совокупность различных потоков работ – бизнес-процессов. В этом случае организация представляется как динамическая система со своими входами и выходами.
Внешние входы и выходы, обеспечивая связь с внешней средой, определяют границы основных бизнес-процессов первого порядка. Вместе с этим внутри организации существуют потоки работ, обеспечивающие основные бизнес-процессы второго, третьего порядка и т.д. Они также имеют свои границы, свои входы и выходы. Содержание основных и вспомогательных бизнес-процессов определяется содержанием целей, достигаемых организацией.
Успешные организации, как уже отмечалось, ставят свои цели и задачи таким образом, что они совпадают с целями их сотрудников и наоборот. В этом случае человек более мотивирован на качественный труд, у сотрудника появляются новые ценностные ориентиры, включается самосознание. Всё это формирует новую концепцию организации, принципиально отличающуюся от традиционной.
Управление современной организацией требует нового управленческого мышления и, может быть, нового поколения менеджеров. Смысл управления заключается в эффективной реакции организации на запросы внешней и внутренней среды в условиях полной свободы от стереотипов.
Итак, сущностью новой концепции управления в организации и предпосылками реализации нового стиля управления являются следующие принципы:
- понимание сотрудниками организации всего потока работ, своей роли и уровня ответственности;
|
|
|
- предоставление сотрудникам максимальной свободы действий;
- высокий уровень организационной и гражданской культуры;
- надежные и эффективные связи на границах элементов бизнес-процесса;
- обмен информацией в реальном масштабе времени;
- возможность перегруппировки элементов бизнес-процесса, если того требуют интересы организации при решении определённой проблемы (подвижность границ субпроцессов);
- способность работников решать широкий круг задач;
- освобождение от управленческих стереотипов;
- нестандартное, творческое мышление работников;
- инициатива и импровизация вместо исполнительности;
- сильная и гарантированная мотивация.
Тема 3. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ
ОСНОВЫ ТЕОРИИ ОРГАНИЗАЦИИ
|
|
|
