 |
Организационные документы: структура, особенности языка.
|
|
|
|
Документ - это деловая бумага, обладающая юридической силой. 1. Это деловая бумага, служащая доказательством ч-л, подтверждающая право на ч-л. 2. Письменное удостоверение, подтверждающее личность предъяви-теля. Документ существует только в письменном виде.
Структурой документа – реквизиты. Реквизиты - это постоянные элементы содержания какого-либо документа. К ним относятся:
1. Государственный герб Российской федерации.
2. Эмблема организации
3. Код организации (8 цифр) (ОКПО).
4. Код документа указывается по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) (из 7-ми цифровых знаков и кон-трольного числа.
5. Наименование организации - адресанта должно соответствовать на-именованию, закреплённому её учредительных документах.
6. Справочные данные об организации включают сведения, важные для организации при информационных контактах: почтовый адрес, номера теле-фонов, факсы, коды, электронный адрес.
7. Дата документа – дата его подписания или утверждения.
8. Регистрационный номер документа –даётся ему при регистрации.
9.Адресат – это организация, или её структурное подразделение, должностные и физические лица, которым направляется документ.
10. Адрес
11. Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа
12. Текст – основной реквизит документа, передающий его главное содержание. Состоит обычно из 2-х частей. В первой указываются мотивы, причины, цели создания документа, А во второй – решения, выводы, прось-бы, рекомендации.
13. Если есть приложения, названные в тексте, отметка о них оформ-ляется так: Приложение: на 10 л. в 3 экз.
14.Подпись. В состав этого реквизита входят: наименование должно-сти лица, подписывающего документ личная подпись и её расшифровка.
|
|
|
15. Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя (составителя) и но-мер телефона располагаются на лицевой стороне в левом нижнем углу или на оборотной стороне последнего листа документа.
16.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: крат-кие сведения об исполнении или ссылка на его дату и номер. «В дело», № дела, в котором будет храниться документ.
17. Отметка о поступлении документа проставляется от руки или в форме штампа в нижней части на его обороте: сокращённое наименование организации – адресата документа, дата поступления документа, индекс.
• Сокращения. При перечислении только в конце предложения допуска-ются сокращения т.д., т.п., пр. (прочие), и др., т.е.
Могут сокращаться названия учёных степеней и званий, наименования должностей: проф. Сидоров В.А., Или: канд. техн. Наук Петров И.С. Или: гл. бухгалтер Алексеева О.Л. Или: зам. директора Иванов А.Н.
70-летие, 10-тонный, 20% -ный раствор.
Употребление вводных слов снимает напряжение в изложении: Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам. Следует написать: к сожалению, Ваша просьба….
Лингвистические особенности делового стиля
Слово в тексте документа должно быть однозначным, не допускать разно-
чтения. В связи с этим затруднения могут вызвать слова – паронимы.
Следует различать:
Представить (предъявить, показать – документ. отчёт) – предоставит ь (дать что-то в пользование: представить справку)
Проводить (- совещание) – производить (изготовлять - товары)
Морфологические нормы.
Для деловой речи характерно преобладание имени над глаголом: для называния действия употребляют отглагольные существительные на -ние (указывание, возникновение и т. п.). Существительные, обозначающие долж-ности и звания, употребляются только в мужском роде, даже если относятся к женщине: директор, бухгалтер, почтальон, контролёр, лаборант Петрова.
|
|
|
Предпочтение отдаётся глагольно-именному сказуемому: принять участие, оказывать помощь, производить осмотр. Предписывающий характер делового стиля достигается с помощью употребления: 1.наречных слов: следует решительно искоренять; обязаны неукоснительно соблюдать. 2. глаголов в неопределённой форме в значении повелительного наклонения: не до-пускать таможенного оформления товаров в других таможенных органах.
Предлог «по» не может указывать на цель действия, его нельзя упот-реблять вместо предлога «для». Например:
Правильно: На заводе немало сделано для улучшения качества продукции.
Неправильно: На заводе немало сделано по улучшению качества продукции
Правильно: Указание не выполнено из-за плохой работы администрации Неправильно: Указание не выполнено по нераспорядительности админист-рации.
Исключение: по небрежности, по невниманию, по вине.
Согласование предлогов с существительными.
Употребляются с родительным падежом: в отношении, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, в следствие, в силу, впредь до, касательно, по мере. По причине, при посредстве.
С дательным падежом: благодаря, в отношении к, применительно к, сообраз-но, согласно.
Синтаксические нормы.
Существуют готовые конструкции для выражения стандартных элементов смысла, т. е. схем с определённым семантическим содержанием. Поэтому процесс составления стандартного письма можно свести к выбору синтаксических конструкций, передающих типовые действия и обстоятельства. Например ,глагол в личной форме+инфинитив: просим сообщить, требуем выслать и т.д .Глагол+существительное в винительном падеже: направляем письмо, гарантируем отправку, гарантируем качество и т. п. Глагол+при-
даточное изъяснительное: «доводим до вашего сведения, что..., напоминаем, что».
В связи с этим встаёт вопрос о сочетаемости ряда ключевых слов: при-каз всегда издаётся, должностной оклад - устанавливается, контроль - возла-гается или осуществляется, выговор - объявляется, а порицание – выносится.
Некоторые словесные формулы предполагают соответствующий порядок слов: «что сделать+кому+что сделать+когда(срок)». Например: «Приказываю тов. Иванову Н.К. представить отчёт к 10.02.08 г.». Следует обратить внимание на то, что по современным нормам слово "согласно" требует постановки существительного в дательном падеже: согласно приказу.
|
|
|
Логичность изложения находит своё выражение в употреблении слож-ноподчинённых предложений с союзной связью с придаточными причины, следствия, условия такое требование деловой речи. Например: Груз не был отправлен а намеченный срок, т.к. (из-за, по причине).
Особенностью синтаксиса деловой речи является также осложнение её деепричастными и причастными оборотами, имеющими уточняющее значе-ние. Следует избегать тавтологии при употреблении союзов и союзных слов (что, что...; который, который...). Начальник ЖЭКа дал указание диспетчеру, который был на дежурстве, которое началось со 2 на 3 октября с.г.
Официально-деловой стиль отличает:
· высокая степень использования экономико-правовых терминов (права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);
· частое употребление глагольных существительных (погашение кредита, решение вопроса, отсрочка платежа и т.п.),
· высокая частота применения отыменных предлогов (в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии и т.п.)
· регламентация лексической сочетаемости слов (контроль обычно возлагается, сделка - заключается, счет - выставляется, право - предоставляется и т.д.)
· стандартизация синтаксических единиц (в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренностью; в порядке оказания технической помощи).
|
|
|
