 |
Белорусский государственный университет
|
|
|
|
БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ
И СОЦИАЛЬНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
Кафедра управления финансами и недвижимостью
ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР
MICROSOFT EXCEL
Учебное пособие в 2-х частях
Часть 1. Теоретические сведения
МИНСК
ГИУСТ БГУ
А в т о р – с о с т а в и т е л ь:
Т. В. Борздова, кандидат технических наук, доцент
Утверждено Ученым советом
государственного института управления и социальных технологий БГУ
28 октября 2009 года, протокол № 2
Рецензенты:
кандидат экономических наук, доцент Кобзик Е. Г.
кандидат физико-математических наук, доцент Прокашева В. А.
Табличный процессор Microsoft Excel. Учебное пособие в 2-х частях. Часть 1. Теоретические сведения// Сост. Т. В. Борздова. – Мн.: БГУ, 2009. – 112 c.
Часть 1 учебного пособия рассчитана на студентов 1 курса государственного института управления и социальных технологий. Она ориентирована на поддержку лабораторных и практических занятий по курсам “Информационные технологии” и “Основы информационных технологий”; содержит основные теоретические сведения, описывающие возможности программы Microsoft Excel, входящей в состав пользовательского пакета Microsoft Office.
УДК 330. 115: 681. 14(075. 8)
ББК 65с. я73
© БГУ, 2009
ВВЕДЕНИЕ
Настоящее пособие предназначено для студентов Государственного института управления и социальных технологий Белорусского государственного университета и ориентировано на поддержку дисциплин “Основы информационных технологий”, “Современные информационные технологии” и “Информационные технологии”.
|
|
|
Часть 1 данного пособия содержит основные теоретические сведения о возможностях программы Microsoft Excel, входящей в состав пользовательского пакета Microsoft Office. Эта часть состоит из десяти разделов, содержащих информацию о средствах табличного редактора Microsoft Excel по составлению и форматированию таблиц, вычислениям в таблицах, разработке шаблонов и макросов, построению диаграмм, работе со списками, подбору параметра и др. В ней приводятся примеры выполнения некоторых заданий, а также иллюстративный материал.
Данное пособие ориентировано на поддержку в дальнейшем лабораторных и практических занятий в компьютерных классах; может также использоваться для самостоятельной работы, индивидуального и дистанционного обучения.
1. СОЗДАНИЕ, ЗАПОЛНЕНИЕ
И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ. АВТОЗАПОЛНЕНИЕ
Основные термины
1. Лист – это массив ячеек, в которых хранятся данные. Листы являются блоками, из которых образуются книги.
2. Ячейка – минимальный элемент листа, образуемый на пересечении строк и столбцов. Ячейки объединяются в таблицы, которые используются для анализа, хранения и обработки данных. Ячейка имеет адрес, определяющий местоположение ячейки в таблице. Этот адрес задается именем столбца ( А, В, С,..., Z, AA, ... ) и номером строки. Например, В4.
3. Книга – это файл, в котором хранятся листы. Книга состоит из листов. По умолчанию в каждой книге Excel содержится 3 листа: " Лист 1", " Лист 2" и " Лист 3". При создании нового документа в Excel создается новая книга. Каждая новая книга по умолчанию имеет имя " Книга 1", " Книга 2" и т. д.
4. Окно листа.
Лист обычно состоит из 256 столбцов и 65536 строк. На экране видна всегда лишь небольшая часть листа. Точное количество строк и столбцов, видимых на экране, зависит от размера экрана монитора, видеодрайвера и установленного разрешения. Отображается лишь верхний левый угол всего листа со строкой заголовков столбцов и столбцом заголовков строк. Общий вид окна программы приведен ниже.
|
|
|
Ввод данных
В Excel можно вводить следующие основные типы данных:
➢ значения (числа);
➢ текст (например, заголовки таблиц; пояснительная информация);
➢ функции (например, синус или косинус, сумма);
➢ формулы (сочетание значений, функций и текста).
Есть два способа ввода данных в ячейку:
1) прямой ввод данных. Для такого ввода следует установить указатель мыши на ячейку и выполнить одинарный щелчок по ней (либо переместить указатель мыши с помощью клавиатуры). При этом активная ячейка будет обведена толстой границей. После этого можно начать ввод данных; они одновременно будут появляться в ячейке и в строке формул (в строке окна листа, расположенной над строкой заголовков столбцов и снабженной символом " fx" ). После окончания набора следует нажать клавишу Enter, чтобы подтвердить ввод данных, или клавишу Esc, чтобы отменить операцию;
2) ввод данных через строку формул. Вначале необходимо щелкнуть мышью на ячейке, в которую следует ввести данные. Затем следует щелкнуть в строке формул и начать набор данных. При этом в строке формул появляются 3 кнопки:
➢ с изображением " Х" – отменяет введенные данные;
➢ с изображением " ✓ " – подтверждает (завершает) ввод данных;
➢ с изображением " fx " – вызов Мастера функций.
Excel анализирует вводимые данные, чтобы определить их тип. В одну ячейку можно ввести до 255 символов текста. Если нужно ввести число как текст, следует поставить перед ним апостроф. При вводе чисел в виде десятичной дроби разделителем является десятичная запятая. При вводе дат разделителем является точка или символ " /". Например, 12/03/99. При вводе времени разделителем является ": ". Например, 14: 25: 30.
Замечание 1. При вводе даты и времени Excel преобразует это значение в некоторое специальное числовое представление. Отсчет дат ведется с 1 января 1900 года. Любые две последовательные даты интерпретируются как два последовательных числа. Однако информация в ячейке отображается в стандартном формате даты и времени. Над ними можно производить вычисления так же, как и над любыми числами.
|
|
|
Замечание 2. Если текст не помещается в одной ячейке, он отображается поверх следующей, если она пустая. Если же в следующей ячейке уже находятся данные, то отображение текста как бы обрезается на границе между ячейками. Чтобы увидеть всю информацию, находящуюся в ячейке, следует выделить ее и взглянуть на строку формул. Кроме того, можно просто сделать ячейку шире.
Способы выделения ячеек на листе
Выполнение большей части команд становится возможным после выделения ячеек, с которыми необходимо произвести те или иные действия.
Группа смежных ячеек называется диапазоном. Диапазон задается путем указания ссылок на левую верхнюю и правую нижнюю ячейки. Между ссылками ставится двоеточие. Например, А3: B9, D3: H16.
a) Выделение диапазона ячеек осуществляется протаскиванием мыши;
b) выделение нескольких несмежных диапазонов ячеек осуществляется способом a) при нажатой клавише Ctrl;
c) выделение строк. При выделении одной строки следует щелкнуть на ее заголовке. При выделении нескольких строк следует щелкнуть по их заголовкам, удерживая нажатой клавишу Ctrl;
d) выделение столбцов осуществляется аналогично (с);
e) выделение всех ячеек текущего листа осуществляется щелчком по " чистой" ячейке, образованной пересечением столбца заголовков строк и строки заголовков столбцов.
Изменение данных в ячейках
Изменить содержимое ячейки можно двумя способами:
➢ с помощью строки формул. Следует сделать ячейку активной (щелкнуть по ней мышью), а затем щелкнуть в строке формул. После этого можно внести необходимые изменения или дополнения, а затем нажать клавишу Enter. Excel обновит содержимое нужной ячейки;
➢ непосредственно в ячейке. Следует дважды щелкнуть по нужной ячейке; появится текстовый курсор; внести изменения и нажать клавишу Enter.
Автоматический ввод значений в ячейки – Автозаполнение
Предположим, необходимо ввести данные, представляющие собой некоторый ряд: числовой (например, 1; 3; 5; ... ), текстовый (например, январь; март; май; ... ) или смешанный (например, 2000 год; 2001 год; 2002 год; ... ). Для этих целей используется Автозаполнение (заполнение смежных ячеек в одной строке или столбце).
|
|
|
Маркер заполнения – это правый нижний угол рамки активной ячейки (или диапазона). Точнее, это небольшой квадратик, расположенный в этом углу. Указатель мыши при подведении к маркеру заполнения превращается в черный крестик. Перетаскивание маркера заполнения влево, вправо, вверх или вниз позволяет заполнить ячейки выделенного при этом диапазона значениями в возрастающем или убывающем порядке.
Для заполнения последовательности данных в блоке соседних ячеек необходимо выполнить следующие действия:
1) ввести первый (или первые два) элемент последовательности. В случае ввода двух элементов выделить их протаскиванием мыши;
2) перетащить маркер заполнения в нужном направлении на нужное число ячеек;
3) отпустить кнопку мыши для автоматического ввода данных.
В распоряжении пользователя имеются следующие режимы Автозаполнения:
a) простое дублирование данных. Следует вести значение числа или некоторый текст (за исключением элементов стандартного списка) в активную ячейку и выделить с помощью маркера заполнения требуемый диапазон. Введенная информация (например, слово Доходы) будет продублировано в этом диапазоне. Если в активную ячейку введен элемент стандартного списка (например, слово Январь) или введена информация, которую Excel может расценивать как " растущую" (например, Проект 1), то для дублирования данных в соседние ячейки необходимо нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, перетащить маркер заполнения;
b) простая числовая последовательность. Следует ввести первое число последовательности в активную ячейку, нажать клавишу Ctrl и протащить маркер заполнения до конца диапазона. Последовательность начнется с введенного числа, каждая следующая ячейка будет содержать число, на единицу большее, чем предыдущее;
c) числовые ряды. Следует ввести в соседние ячейки 2 элемента ряда, выделить их и перетащить маркер заполнения через заполняемые ячейки.
Для построения рядов по типу Прогрессия необходимо выполнить следующие команды Excel: Правка – Заполнить – Прогрессия. Открывается диалоговое окно Прогрессия, в котором можно задать тип прогрессии (арифметическая, геометрическая), шаг изменения значений элементов ряда, расположение данных (по строкам или по столбцам), а также предельное значение. Перед использованием режима Прогрессия в активную ячейку необходимо ввести значение первого элемента;
|
|
|
d) список дат (или временной список). Следует ввести в активную ячейку первую дату (или время) в любом формате и выделить необходимый диапазон путем протаскивания маркера заполнения. При построении списков дат шагом по умолчанию являются одни сутки (например, после ввода 1. 01. 97 и выделения диапазона вы увидите значения 11. 01. 97, 12. 01. 97 и т. д. ), а при построении временных списков – один час;
e) списки. Часто используемые последовательности значений оформляются в Excel в виде списков. Например, список месяцев года или список дней недели. Чтобы просмотреть все стандартные списки, имеющиеся в памяти Excel, необходимо выполнить команду Сервис – Параметры и выбрать вкладку Списки .
Для того, чтобы создать пользовательский список, необходимо выполнить следующие действия:
➢ выполнить команду Сервис - Параметры и выбрать вкладку Списки;
➢ в поле " Списки" выбрать строку " Новый список";
➢ ввести данные в поле " Элементы списка", разделяя их друг от друга нажатием клавиши Enter;
➢ щелкнуть по кнопке Добавить.
Чтобы получить доступ к списку в рабочей таблице, необходимо ввести название элемента из списка в активной ячейке и протащить маркер заполнения на нужный диапазон;
f) формула. При копировании формул в соседние ячейки при помощи маркера заполнения происходит автоматическая модификация адресов ячеек, входящих в формулу, а именно: происходит приращение значения строки при копировании вверх/вниз или приращение значения столбца при копировании влево/вправо.
Замечание. Для получения доступа к командам контекстного меню Автозаполнение необходимо набрать первые элементы данных и протащить маркер заполнения правой (а не левой) кнопкой мыши до необходимой ячейки. При этом заполнения ячеек не произойдет, а появится меню с соответствующими командами:
➢ копировать ячейки;
➢ заполнить ряды;
➢ заполнить форматы;
➢ заполнить значения;
➢ заполнить по дням;
➢ заполнить по рабочим дням;
➢ заполнить по месяцам;
➢ заполнить по годам;
➢ ряд значений (или Прогрессия ).
Работа с листами книги
Каждый лист книги имеет свой ярлычок. Ярлычки играют роль закладок, разделяющих страницы книги, служат для идентификации листов и содержат их имена. Ярлычками удобно пользоваться при поиске конкретных листов в книге. Они видны в нижней части экрана.
a) Активизация листа. Осуществляется щелчком по ярлычку листа.
b) Переименование листов.
Имена " Лист 1", " Лист 2", ..., используемые по умолчанию на ярлычках, совершенно не информативны. Работа будет эффективной, если присвоить листам более содержательные имена типа " Доходы", " Расходы" или " Итоги".
Для переименования листа необходимо щелкнуть на нужном ярлычке и выполнить команду Формат – Лист – Переименовать. Возможен вариант использования контекстно-зависимого меню. При этом достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке и выбрать команду Переименовать.
c) Вставка нового листа. Следует активизировать лист, перед которым необходимо вставить новый лист, и выполнить команду Вставка – Лист.
d) Удаление листов из книги. Следует выделить лист и выполнить команду Правка – Удалить лист. Для того чтобы удалить несколько листов, следует их выделить. Для этого при щелчке на ярлычке каждого выделяемого листа, кроме первого, должна быть нажата клавиша Ctrl. Затем можно открыть контекстно-зависимое меню (щелчком правой кнопки мыши) и выбрать команду Удалить.
e) Перемещение листа. Сделать лист активным, а затем перетащить его мышью в нужное место (указатель мыши приобретает вид стрелки с листом бумаги).
f) Копирование листа. Аналогично e), но при этом должна быть нажата клавиша Ctrl (указатель мыши при этом приобретает вид стрелки с листом бумаги, на котором изображен знак плюс). Копируемый лист получит имя оригинала, к которому добавлено " (2)".
g) Копирование листа из одной книги в другую.
При выполнении этой операции удобно использовать контекстно-зависимое меню. Из него следует выбрать команду Переместить/Скопировать. В диалоговом окне Переместить или Скопировать следует указать книгу, в которую копируется лист, выбрав ее из списка Переместить выбранный лист в книгу.
В этом списке перечислены книги, открытые в приложении Excel в данный момент. Следует также указать место расположения листа, выбрав элемент из списка Перед листом. Если выполняется копирование, а не перемещение, нужно установить флажок Создавать копию.
Замечание. При выделении более чем одного листа в книге, весь ввод или изменение данных, которые были выполнены на текущем листе, повторяются на всех остальных листах.
|
|
|
