 |
2. 1. Система электронного обмена данными
|
|
|
|
2. 1. СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ОБМЕНА ДАННЫМИ
Система электронного обмена данными – EDI (Electronic Data Interchange) – позволяет автоматизировать создание, отправку, получение и обработку любых электронных документов и интегрировать их с действующими бизнес-приложениями.
История применения EDI как технологии насчитывает уже более 50 лет. Её изобретателем считается мастер-сержант армии США Эд Гилберт, который придумал, как оптимизировать оформление документов, сопровождающих поставки американской гуманитарной помощи для жителей Берлина. Он разработал стандартную систему коротких сообщений-накладных, предоставляющую возможность конвертировать документы, составленные на разных языках, и передавать их по телефону, телетайпу и телексу. Эта система кодирования операций стала предком современной EDI.
Принцип, на котором она строится, весьма прост. Например, его же использовали биржевые маклеры, обменивающиеся информацией с помощью пальцев, и тонущие корабли, передающие сигналы в виде морзянки.
Начало коммерческого использования EDI относится к 80-м годам XX века. Пионерами применения EDI стали крупные розничные сети Швеции, Великобритании и США.
С 1987 года началась реализация общеевропейского проекта EDI – EANCOM, позволившего связать производителей, ритейлеров, брокеров, оптовиков, перевозчиков, таможенников, владельцев складов и т. д.
Процесс работы EDI выглядит довольно просто: система извлекает данные для отправки из программного приложения отправителя и автоматически пересылает их от одного контрагента к другому (рис. 6).
Рис. 6. Функционирование EDI
При этом бизнес-партнеров может быть неограниченное количество. Процесс пересылки EDI обеспечивает перевод информации в стандартный формат, сохраняя содержание. Совместимость бизнес-приложений различных контрагентов не играет никакой роли. Сообщение отображается и создается в удобном для пользователя интерфейсе. Документы для конечного пользователя выглядят как обычная форма, которую предлагают заполнить для регистрации на сайтах, либо как по формам информационных систем (например, 1С, Microsoft Axapta, Sap).
|
|
|
Следует помнить, что принципиальное отличие рассматриваемой технологии от систем внутреннего документооборота заключается в том, что EDI – межкорпоративная и даже межотраслевая система обмена электронными документами.
В России EDI начал использоваться с 2004 года. Первопроходцами стали крупные западные ритейлеры и ряд мультинациональных производителей, имеющих филиалы в России.
В среднем более 200 поставщиков обслуживают каждую сеть. EDI способствует слаженной работе всех магазинов сети и значительно повышает эффективность взаимоотношений с поставщиками. Технология незаменима, когда ритейлер планирует активное расширение: например, с ее помощью ритейлер может запускать новый магазин в эксплуатацию в течение одного дня.
На рис. 7. показано, как упрощается документооборот при использовании электронной технологии по отношению к традиционной.
Рис. 7. Варианты обмена данными при закупке
2. 2. ПЛАТФОРМЫ. СОЕДИНЕНИЯ И СТАНДАРТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ОБМЕНА ДАННЫМИ
EDI функционирует на любых платформах:
- «облако» - мэйнфрейм - клиент-сервер - персональный компьютер.
Облачные вычисления (англ. cloud computing) — это модель обеспечения повсеместного и удобного сетевого доступа по требованию к общему пулу конфигурируемых вычислительных ресурсов. А именно, сетям передачи данных, серверам, устройствам хранения данных, приложениям и сервисам — как вместе, так и по отдельности, которые могут быть оперативно предоставлены и освобождены с минимальными эксплуатационными затратами и/или обращениями к провайдеру.
|
|
|
Мейнфрейм (также мэйнфрейм, от англ. mainframe) — большой универсальный высокопроизводительный отказоустойчивый сервер со значительными ресурсами ввода-вывода, большим объёмом оперативной и внешней памяти, предназначенный для использования в критически важных системах (англ. mission-critical) с интенсивной пакетной и оперативной транзакционной обработкой.
Клиент-сервер (англ. Client-server) — вычислительная или сетевая архитектура, в которой задания или сетевая нагрузка распределены между поставщиками услуг, называемыми серверами, и заказчиками услуг, называемыми клиентами. Нередко клиенты и серверы взаимодействуют через компьютерную сеть и могут быть как различными физическими устройствами, так и программным обеспечением.
Однако выбор платформы для EDI зависит от конкретных потребностей компании, объема транзакций и количества партнеров, участвующих в EDI-проекте.
Например, торговые сети и их поставщики активно пользуются услугами EDI-провайдера, работающего на платформе Microsoft BizTalk Server 2000.
Чтобы EDI правильно функционировал, требуется единый или совместимый компьютерный язык, поэтому форматы сообщений образуют стандарты EDI. Документы передаются с определённой скоростью через конкретное оборудование.
Российский стандарт отличается от европейского EDI - стандарта, в котором тысячи сообщений, в каждом сообщении – сотни полей.
В российской накладной или счете-фактуре есть поля, такие как ГТД. Их нет, например, во Франции или в Германии, но в европейском стандарте достаточно много полей: Франция использует 15; Англия – 20.
Россия будет использовать 30, занимая часть текстовых полей. Поэтому здесь главное – договориться о единых правилах чтения этих сообщений.
При прямых EDI-соединениях используются сети:
·VPN (Virtual Private Network);
·FTP (File Transfer Protocol);
·EDIINT (EDI over the Internet);
·VAN (Value-added Network) - сети с дополнительными услугами.
Для построения VAN компания, решившая предоставлять EDI-услуги, арендует линии связи у обычного поставщика коммуникационных услуг, затем улучшает их, применяя средства выявления и исправления ошибок, уменьшения времени ответа, резервирования, обеспечения высокой надежности передачи данных и т. п., позволяет другим использовать эти линии за определенную плату. Различия между частными системами и сетями VAN показаны на рис. 8.
|
|
|
Известно, что круглосуточно работающие VAN не бывают плохими. Но следует помнить, что VAN – привилегия крупных и очень крупных компаний с огромными мэйнфреймами (за 50 – 250 тыс. долларов), которые платят немалые деньги за пересылку документов в частных сетях.
В некоторых случаях стоимость отправления одного электронного документа может составить $ 0, 7. Однако с точки зрения качества у VAN пока не существует конкурентов.
EDI может работать на различном программном обеспечении. Существует множество разработчиков этого продукта: это и гиганты вроде Microsoft и IBM, и менее известные компании (ACT Data Services Inc., blueVertical Inc., ENTRACK; ComArch-ECOD).
Рис. 8. Типичные конфигурации EDI
По большому счету, серьезных отличий в ПО для EDI нет: все дело в профессионализме поставщиков технологии, в их способности подстроить универсальный софт под нужды конкретного бизнеса, в умении прислушиваться к пожеланиям клиента, в опыте работы на рынке.
Все они сводятся к главному достоинству – экономичности, которая проявляет себя и в не столь очевидных моментах, как снижение затрат в расчете на одну транзакцию. Например, EDI расширяет возможности прогнозирования и оптимизирует управление финансовыми потоками за счет упрощения и ускорения процессов сбора финансовой информации. А также высвобождает время руководящего персонала для стратегического планирования вместо решения мелких текущих проблем.
Передачу EDI-данных характеризуют:
· конфиденциальность информации – гарантия безопасности передачи коммерческой информации обеспечивается благодаря шифрованию данных и использованию интернет - стандартов для EDI – AS1 (позволяет надежно передавать документы электронного обмена по сети интернет через протокол SMTP [e-mail]) и AS2 (объединяет EDI и интернет, позволяет обмениваться цифровыми данными через протокол http);
|
|
|
· достоверность – обеспечивается использованием MDN (оповещений о местонахождении сообщений) для контрольных сумм, что полностью исключает возможность внесения изменений в документ без ведома получателя;
· гарантии доставки – отрицать получение сообщения невозможно, поскольку система автоматически оповещает отправителя о доставке;
· оперативность – около 170 видов сообщений (с их помощью можно описать практически все бизнес-процессы) обрабатываются и передаются в течение 10 минут. Пример: документация по складу хранится в электронной форме и обновляется ежедневно, система автоматически сообщает о сокращающихся запасах. Менеджеры анализируют эту информацию и тут же отправляют заказ поставщику в виде списка, составленного в стандартизированной форме (это исключает возможность несовпадения форматов документации ритейлера и поставщика). В итоге на складе ритейлера не бывает избытка или недостатка страховочных запасов, что позволяет ему сократить издержки и гибко менять ассортиментную политику;
· точность – система выступает в качестве контролера: встроенные интеллектуальные механизмы обеспечивают обработку содержания передаваемых документов и при совершении ошибки в заполнении формы она мгновенно об этом сообщает. Таким образом, достигается полное устранение ошибок уже при вводе данных, что значительно сокращает время на обмен информацией между контрагентами. Например, с помощью EDI процесс согласования цен между ритейлером и поставщиками ускоряется в несколько раз;
· экономичность – потребность в задействованном персонале сокращается минимум на 70 %, а затраты на расходные материалы – на 80 %. Иными словами, внедрение EDI позволяет минимизировать расходы, связанные с составлением документов, до 7–10 % от общей стоимости сделки.
Однако преимущества EDI напрямую связаны только с теми процессами, для которых эта технология используется: оформление заказов; контроль входящих счетов; условия контрактов; финансовые транзакции; каталогизация и т. д.
Решение всех проблем предприятия с помощью EDI не удастся, так как в её основе лежит диверсифицирующий подход и понимание взаимосвязи отдельных бизнес-процессов.
Максимальный эффект достигается при наличии двух составляющих: электронного обмена документами и электронной цифровой подписи (ЭЦП). Поэтому вопрос ЭЦП весьма существенный, так как при его решении можно полностью перейти на безбумажную технологию документооборота.
Но если организация EDI – это задача, которую компании могут решить самостоятельно, то ЭЦП напрямую зависит от законодательства.
|
|
|
