Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

Порядок приема, прохождения и исполнения входящих документов




ПОЛОЖЕНИЕ О СДОУ

ДОУ в организации осуществляется, как правило, специальной службой, действующей на правах структурного подразделения. Где ее нет, там эту функцию осуществляет секретарь или специально назначенное лицо.

В зависимости от объема документооборота, задач и функций ДОУ, структуры организации могут выделяться следующие службы:

ü управление делами;

ü канцелярия;

ü общий отдел;

ü секретариат;

ü отдел делопроизводства.

Сегодня отсутствуют типовые структуры и штат СДОУ. В состав управления делами включается канцелярия, экспедиция, копировально-множительное бюро, секретариат, в который включается приемная руководителя, секретариат руководителя, секретариат заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро, отдел по работе с документами, отдел писем или по работе с обращениями граждан, архив.

В составе канцелярии могут выделяться функции по учету, регистрации документов, может быть отдел по работе с обращениями граждан, может быть отдельное бюро стенографии, группа контроля, протокольная группа, копировально-множительная служба, архив.

СДОУ осуществляет функции:

ü внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;

ü разработка и внедрение рациональных форм документов и организация работы с этими формами;

ü контроль за соблюдением стандартов;

ü экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям;

ü регистрация документов;

ü контроль исполнения документов;

ü формирование, оформление, хранение и выдача дел для использования;

ü оформление, издание и рассылка документов;

ü копирование и размножение;

ü организационно-методическое руководство и контроль структурных подразделений.

Работа СДОУ регламентируется положением о нем, в котором указывается порядок образования, права, обязанности и организация работы структурных подразделений. Положение разрабатывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с отделом организации труда и зарплаты, кадровой службой, юридической службой, управлением качества, отделом охраны труда. Подписывается положение руководителем структурного подразделения.

Положение определяет статус СДОУ, отражает её место в системе управления, раскрывает ее внутреннюю организацию. Положение определяет штаты, которые закрепляются в штатном расписании, и важность возложенных на СДОУ задач и функций. При разработке используются предварительные результаты изучения объема выполняемых функций, специфики деятельности организации, учитываются особенности организации труда и управления.

Положение о СДОУ разрабатывается с учетов требований Примерной инструкции, СТБ 6.38-2004, УСОРД 1999 г. Положение оформляется в соответствии со стандартом и имеет следующую структуру:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Взаимоотношения и связи.

Раздел 1. В нем указывается полное наименование СДОУ, ее место в системе управления организации, степень самостоятельности, основные задачи, направления и цели деятельности. В нем определяется руководитель СДОУ, порядок его назначения и освобождения от должности. Устанавливается внутренняя структура СДОУ. Здесь же указывается подчиненность и взаимодействие работников, порядок распределения обязанностей между ними. Вопрос о структуре СДОУ формируется в общей форме, т.к. она может меняться при сохранении основных направлений. В этом разделе дается перечень нормативно-методических документов, которыми руководствуется СДОУ.

Раздел 2. Формирует задачи подразделения, с помощью которых СДОУ выполняет свои функции. При этом обращается внимание на согласованность задач для различных подразделений. Основными являются установление единого порядка документирования и организация работы с документами в целом:

1. Формирование и развитие комплексной системы ДОУ, которая предусматривает:

ü Установление единого порядка работы с документами;

ü Установление организационно- правового положения, структуры, функций, прав и ответственности служб;

ü Определение должностного состава и требований (квалификации) к работникам.

2. Создание нормативно-методической базы, разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию ДОУ.

3. Обеспечение единства информационных технологий в подразделениях с помощью современных программно-технических комплексов подготовки и оформления документов.

Раздел 3. Главный раздел, отражающий характеристику деятельности СДОУ. Функции формируются на основе организации деятельности организации в целом, с учетом распределения работ между подразделениями. Кроме того, указывается степень самостоятельности СДОУ в решении вопросов.

Раздел 4. Включает перечень прав, предоставленных руководителю и другим лицам в соответствии с распределением труда между ними. Также излагаются права, необходимые для выполнения функций, связанные с деятельностью других функциональных служб организации и сторонних организаций. Представляемые права должны соответствовать законодательству, а также документам, регламентирующим деятельность организации. Устанавливается ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций и обязанностей.

Права:

ü Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся состояния работы с документами, усовершенствования методики и форм работы;

ü Вносить предложения по совершенствованию ДОУ;

ü Подписывать и визировать документы в пределах компетенции;

ü Взаимодействовать с другими структурными подразделениями по вопросам организации и совершенствования ДОУ;

ü Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения правил работы с документами;

ü Проводить проверки состояния ДОУ в структурных подразделениях, подведомственных органах и доводить результаты до руководителя;

ü Запрашивать в структурных подразделениях и подведомственных органах сведения

ü Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке документов;

ü Возвращать исполнителям на доработку документы с нарушениями установленных требований;

ü Направлять обращения граждан в соответствующие органы;

ü Вносить предложения о привлечении к работе на договорной основе специалистов других организаций для выполнения работ по профилю службы;

ü Совместно со структурными подразделениями участвовать в оформлении заказа, разработки контракта на приобретение технических средств.

Раздел 5. Определяются взаимоотношения СДОУ с другими структурными подразделениями, сторонними организациями, взаимные обязательства. Указывается в наименованиях документов (плановых, отчетных и т.д.) периодичность их представления. Указываются структурные подразделения, которые представляют и получают данную информацию.

Положение разрабатывается руководителем структурного подразделения и им подписывается. Подписанное положение передается на согласование. Положение о СДОУ, как правило, визируется юристом, руководителями структурных подразделений, которые указываются в последнем разделе положения. Затем оно направляется руководителю на утверждение.

Положение должно быть зарегистрировано в организациях, передающих документы в госархив. В негосударственных организациях срок хранения положения определяются как постоянные. Для организаций, не передающих документы в госархивы, срок хранения положения 10 лет после замены норм положения. Подлинник положения хранится в соответствующем структурном подразделении. Копии хранятся в той службе, деятельность которой они регламентируют. В случае необходимости внесения изменений, дополнений руководителем организации издается соответствующий приказ.

При необходимости внесения большого количества изменений положение перерабатывается. СДОУ может иметь простую печать, которая используется для заверения умноженного результата положения.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

ДИ – локальные НПА, действия которых ограничиваются одной или несколькими организациями. Разрабатываются в целях установления правил, регламентирующих организационно-правовое положение должностных лиц, их обязанности, права и ответственность, и обеспечивающих условия для их эффективной работы.

ДИ для руководителя разрабатывается и утверждается вышестоящей организацией по подчиненности.

ДИ обеспечивает разделение труда между работниками, единство при определении должностных обязанностей работников и предъявляет к ним квалификационные требования.

ДИ обеспечивает решение вопросов подготовки, повышения квалификации, подбора, расстановки и использования кадров.

ДИ обеспечивает решение вопросов оплаты труда. Обеспечивает проведение аттестации и оценки результатов деятельности персонала, поддержание и укрепление дисциплины, правильность применения мер дисциплинарной ответственности, материального и морального воздействия к лицам, не выполняющим возложенные на них обязанности.

При разработке ДИ основой служат квалификационные характеристики должностей служащих, разработанные и утвержденные Минтруда РБ.

При разработке ДИ нужно руководствоваться нормативными документами, которые содержат:

1. Квалификационные характеристики массовых должностей служащих, общих для всех отраслей экономики. Излагаются в квалификационном справочнике «Должности служащих для всех отраслей экономики».

2. квалификационные характеристики должностей служащих, общих для всех отраслей промышленности, изложенных в квалификационном справочнике «Должности служащих для всех отраслей промышленности».

3. квалификационные характеристики деятельностей служащих, специфичных для конкретных отраслей, изложенные в справочниках отраслевого характера.

Во всех квалификационных характеристиках есть 3 раздела:

1. должностные обязанности;

2. должен знать;

3. квалификационные требования

ДИ позволяет дать объективную оценку деятельности работника, которая является нормативной основой для применения к нему мер воздействия в случаях невыполнения им своих должностных обязанностей.

Несмотря на то, что ДИ не является нововведением, в некоторых организациях ДИ отсутствуют, в других составляются Функциональные обязанности, Должностные обязанности, Положения.

При разработке ДИ должен соблюдаться единый подход к их построению, формулировке содержания разделов и последовательности их изложения.

В тексте ДИ формулировки должны быть краткими и четкими, с распорядительными словами «должен», «обязан», «не допускается», «следует», «необходимо».

ДИ оформляется на общем бланке А4.

Заголовок: кому?

Форма ДИ дана в УСОРД. Текст ДИ разбивается по определенной логичной схеме на разделы:

1. общие положения;

2. функции;

3. должностные обязанности;

4. права;

5. взаимоотношения и связи;

6. оценка работы и ответственность.

При изложении текста не рекомендуется повторять наименование должности, т.к. она является заголовком ДИ. Для сокращения текста ДИ рекомендуется текст каждого раздела начинать глаголом изъявительного наклонения: «назначается; руководствуется; подготавливает».

Раздел 1. Определяет:

ü сферу деятельности работника;

ü основные сведения о должности;

ü правовые акты и нормативные документы;

ü квалификационные требования;

ü подчиненность;

ü порядок назначения и освобождения от должности;

ü замещение по должности во время отсутствия.

Раздел 2. Определяет основные функции, установленные в соответствии с заключенным контрактом. Как правило, функции определяются, исходя из положения о структурном подразделении.

Раздел 3. Содержит конкретные виды работ, возложенные на работника. Указывается участок работ, закрепленный за сотрудником, и перечень видов работ, из которых состоит его трудовая деятельность, который определяется не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру выполняемых действий («выполняет; обеспечивает; подготавливает»).

При перечислении обязанностей их разбивают на группы:

ü по разработке, подготовке, участию в составлении документов по конкретным вопросам, которые входят в ДИ работника;

ü по качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации;

ü по использованию организационных, методических, контрольных и других форм работы (участие в совещаниях, проведение консультаций, семинаров и т.д.);

ü по соблюдению сроков выполнения конкретных действий, т.е. контроль за сроками исполнения документов.

Раздел 4. Определяет права, предоставленные работнику для выполнения возложенных на него функций и обязанностей:

ü право давать указания по конкретным вопросам (например, по организации ДОУ);

ü обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;

ü требовать необходимую информацию;

ü требовать определенных действий от работников (например, соблюдение стандартов);

ü участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его деятельности.

Раздел 5. Включает круг функциональных служб и должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные отношения и обменивается информацией.

В нем указывается, от кого,в какие сроки и какую информацию получает работник, кому и в какие сроки представляет информацию; с кем согласовываются проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляется совместная подготовка документов (НД, сводки об исполнении).

Раздел 6. Определяются критерии оценки работы, устанавливаются меры персональной ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение своих обязанностей и неиспользования предоставленных ему прав; несоблюдение конфиденциальности сведений, т.е. тех сведений, которые стали ему известны в процессе работы.

ДИ подписывает руководитель структурного подразделения. Проект визируется составителем, кадровой службой и юридической службой. После визирования передается руководителю/его заместителю, курирующему данное направление работы, на утверждение. Экземпляр ДИ передается работнику, который должен быть ознакомлен с ней под расписку. При внесении изменений издается приказ руководителя организации о внесении изменений.

 

ПОРЯДОК ПРИЕМА, ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Полный цикл прохождения входящих документов включает прием и первоначальную обработку корреспонденции, предварительное рассмотрение и распределение документов, регистрацию документов, рассмотрение руководством, доставку документов исполнителям, непосредственное использование или исполнение документов, распределение документов по логическим комплексам (делам).

Прием и первоначальная обработка производятся в СДОУ и проводятся централизованно. Это позволяет организовать всю последующую работу с документами, производить их учет. При поступлении проверяется целостность упаковки и правильность доставки. На поврежденных конвертах делается отметка и составляется акт. При невозможности использования составляется 2 акта, один из которых вместе с корреспонденцией возвращается отправителю (с пометкой «Ошибочно доставлено»). Не вскрываются конверты, отправленные в общественные организации и с пометкой «Лично». Исполнитель обязан после этого отправить документ для учета и регистрации. Проверяется правильность вложения и наличие основного документа и приложения. Конверты сохраняются, когда по ним можно установить адрес и время отправления. Затем фиксируется факт поступления документа (регистрационным штампом). Если пакеты не вскрываются, то штамп ставится на конверте. Завершается первоначальная обработка сортировкой:

1. На регистрируемые и нерегистрируемые документы.

2. Документы, регистрируемые в СДОУ и в структурных подразделениях, в соответствии с перечнями.

При составлении перечня выявляются виды документов, не требующих ответа, и документов, регистрируемых в структурных подразделениях в самостоятельных формах (в основном, бухгалтерская документация, договорно-правового характера).

Задача предварительного рассмотрения состоит в том, чтобы направить документ лицу, принимающему по нему решение. Нужно руководствоваться положением о делопроизводстве, ДИ, НД.

Иногда время ожидания документа во много раз превосходит время его исполнения. Предварительное рассмотрение документов целесообразно осуществлять до их регистрации. Знакомясь с содержанием документов, работник определяет, куда и кому передать документ. При этом рекомендуется составлять перечень, в котором указаны виды документов, содержащиеся в них вопросы и структурные подразделения, в которые их следует отправить. Наличие перечней позволяет исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

Рекомендуется разработать перечень документов, подлежащих рассмотрению руководством (декреты, указы и др.), по принципиальным вопросам деятельности организации.

Для большей информированности руководителя можно составлять список, в котором указывается, какие документы поступили за день, неделю и кому они направлены на исполнение. Руководитель может ознакомиться с документами, представляющими определенный интерес; подписывая документы.

В процессе предварительного рассмотрения выясняется, не было ли переписки по вопросам. Если запрос поступает повторно, то подбираются ранее написанные документы и направляются руководителю. Документы передаются на рассмотрение в день получения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Документы, не требующие рассмотрения руководства, после регистрации вместе с РКК передаются в структурное подразделение соответствующему работнику. РКК помещается в контрольно-справочную картотеку, а документ передается руководителю структурного подразделения. После этого на РКК может быть перенесена его резолюция, а документ передан исполнителю. Как правило, передача дел производится под расписку, в той или иной регистрационной форме.

 

Поделиться:





Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...