 |
Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки
|
|
|
|
Проекты исходящих документов совершают ряд перемещений. Это должно быть организовано таким образом, чтобы с документом совершалось минимальное количество перемещений наиболее рациональным способом.
Подготовка документа начинается с составления проекта. Много времени отнимает операция согласования. Для ускорения подготовки документов целесообразно сокращать время согласования (копии могут передаваться всем, с кем согласовывается документ; исполнитель собирает завизированные копии и докладывает руководителю). Порядок согласования должен быть четко расписан в ИПД.
Подготовленные проекты передаются на подпись руководителю. Перед этим исполнитель обязан проверить правильность составления и наличие необходимых виз и приложений. Проект предоставляется на подпись со всеми документами, на основании которых готовился. Нередко отправление документа задерживается из-за подписания, когда все исходящие документы подписывает руководитель. Целесообразно подписывать документы руководителями структурных подразделений, а документы по основным вопросов – руководителем организации.
Рационально составить перечень документов, подписываемых руководителями структурных подразделений (кто подписывает и какие документы и кто визирует). Подписанные документы передаются на отправку.
Обработка отправляемой корреспонденции заключается в сортировке по адресам и видам почтовых отправлений. На конверте проставляется адресат, определяется стоимость, делается фальцевание (складывание) документов, составляется список на заказную почту. Документы передаются в ДОУ полностью оформленными.
В канцелярии проверяется правильность и наличие приложений. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для исправления.
|
|
|
Документы, отправленные в один адрес, помещаются в один конверт. А на письмах с несколькими корреспондентами подчеркивается адресат, которому посылается данный документ.
Документ обрабатывается и отсылается в тот же день, когда передается на отправку. Отправка документов на машинных носителях должна проводиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранности носителя. К этим документам готовится сопроводительная документация.
Внутренние документы, их обращение на этапах подготовки и оформления организуются аналогично порядку подготовки исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов. Вместе с тем обращение отдельных видов документов имеет особенности. Например, проекты распорядительных документов после подготовки и согласования передаются в юридическую службу для проверки правильности оформления и соответствия законодательству. При подготовке протоколов отсутствует этап составления и согласования проектов (исключение – протоколы собрания акционеров).
Приказы, которые содержат несколько адресатов, передаются в виде размноженных экземпляров или выписки из них. Докладные записки, справки и другие документы рассматриваются должностными лицами, которым они направляются, а затем – в соответствующие структурные подразделения в общем порядке для исполнения или помещения в дело.
Прием и передачу входящих, исходящих и внутренних документов рекомендуется осуществлять без расписки в получении. Учет передаваемых документов производится путем проставления отметок в регистрационных формах. Расписка целесообразна при передаче контролируемых документов, документов, связанных с конфликтной ситуацией или по личному составу.
Контролируемые документы могут передаваться только с ведома службы, осуществляющей контроль за их исполнением.
|
|
|
СОКРАЩЕНИЕ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА
Объем документов зависит от количества документируемых действий и количества адресатов действий, т.е. возрастание/сокращение документооборота связано с процессом документирования. Причем, увеличение объема и сложности задачи объективно обусловливает рост документопотока. Могут встречаться факты неоправданного роста: перестраховка и создание документов на всякий случай.
Дополнительный документопоток рождается невыполнением некоторых задач, поручений, обязательств. Внедрение технологий в управление труда привело не к сокращению, а к росту документооборота.
Сокращение размера текста (физический объем документа также учитывается) имеет 2 цели:
1.Сокращение числа работников.
2. Экономия времени и бумаги.
Отмечается дублирование традиционных и электронных документов.
Упорядочение документопотоков является главным направлением по сокращению документооборота и заключается в создании надлежащих условий, строго установленного состава и регламента пользования документами.
Унификация сокращает число форм и размеры текстов документов. Создаются специальные унифицированные формы документации. Унификации подлежат и выходные машинные формы документов. При унификации унифицируются состав документа, формы и процессы работы с документами. В результате, исключаются формы документов, не вызванные потребностями документирования.
Для этого разрабатывается табель унифицированных форм документов – перечень разработанных к применению форм документов, закрепляющий юридический статус этих документов, этапы подготовки и прохождения документов. Табель утверждается руководителем организации, ежегодно пересматривается и корректируется.
Должно присутствовать высокое чувство ответственности за установленные обязательства.
Документ, регламентирующий действия, служит доказательством. Установленная договоренность, которая должна занять официальное место в администрировании, позволяет упорядочить образование документов, а, следовательно, и уменьшить документооборот.
Установление годовой потребности каждой формы документа влияет на изготовление бланков документов.
|
|
|
ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.
Работа с деловой документацией – важный элемент деятельности любой организации. От ее состояния зависит оперативность и качество, эффективность реализации документов.
ДОУ – создание документной информационной базы на различных носителях для использования управляющим аппаратом в процессе реализации его функций. Сферой деятельности по работе с документами является делопроизводство. Но в связи с тем, что информатика становится одним из ведущих элементов, понятие становится архаичным.
ДОУ
В результате использования компьютеров в терминологию вошли понятия, связанные с обеспечивающей частью этих технологий. Однако термин «делопроизводство» не вышел из активного обращения, а появилось новое содержание. В настоящее время в НПА эти термины используются как равнозначные. В действующем ГОСТе применяется термин «делопроизводство».
Делопроизводство -- деятельность, охватывающая документацию и организацию работы с документами. В настоящее время употребляется «документационное обеспечение» и производное от него «ДОУ» -- охватывает документы, используемые в аппарате управления. Понятие документационного обеспечения по своему объему близко к «управлению документацией», которое используется в международной терминологии, где трактуется как «область общего административного управления, связанная с достижением экономии и эффективности создания, ведения, использования и отбора документов в течении всего жизненного цикла».
Понятие ДО имеет несколько аспектов: информационный, юридический, экономический и др.
В области ДО имеется специальная терминология, которая закрепляется в словарях.
Обеспечение решения вопросов возлагается на специальный аппарат. Его структура, функции и наименование определяется непосредственно организациями. Подразделения аппарата (управление делами, управление документационным обеспечением, общий отдел, секретариат, канцелярия, бюро контроля, группа по работе с обращениями граждан) выполняют оформление, поиск, передачу документов и т.д. Они в целом называются службой ДОУ (СДОУ).
|
|
|
Существующие системы ДО отличаются разнообразием. Такое положение определяется реализацией уровней и компетенцией, численностью работников, направлением и масштабом деятельности организации, особенностями, связанными со структурой организации, технической оснащенностью, квалификацией сотрудников и др.
По своему качественному состоянию используемые системы охватывают весь спектр от самых современных до крайне архаичных. ДО в значительной степени связано с традициями. Изменения происходили в результате отказа от бюрократических методов управления, расширения возможностей приобретения и внедрения современной техники.
Сегодня наблюдается усиление негативных явлений, что связано с приходом большого числа работников, слабо владеющих приёмами ДО, недостаточно разработанной нормативно-правовой базой, противоречивостью документов. К сожалению, есть низкое качество подготовки, ставящее под сомнение правильность чтения, хранения и уничтожения документов.
Обычно попытки целенаправленно подменить работу по развитию ДО способами других организаций, как правило, не дает ожидаемого эффекта и приводит к тиражированию ошибок. Существующая во многих организациях практика работы характеризуется отсутствием комплексного подхода к организации и развитию ДО.
О несовершенстве ДО свидетельствует:
1. Отсутствие качественной нормативно-правовой и методической базы, должностных и технологических инструкций, регламентов и схем прохождения документов.
2. Нечеткое разграничение ответственности в области ДО между подразделениями и работниками.
3. Нерациональная система учёта и регистрации документов, не позволяющая вести быстрый поиск, отслеживать повторный и дублирующий документ и т.д.
4. Отсутствие качественной номенклатуры дел, четкой системной классификации и индексации дел.
5. Отсутствие методики разработок по оформлению дел.
6. Отсутствие альбомов унифицированных форм типовых, регулярно употребляемых документов (АУФД).
7. Неразработанность вопросов оказания информационных, справочных, консультационных услуг в области ДО подведомственным организациям и гражданам.
Совершенствование ДО осуществляется по следующим основным направлениям:
1. Создание нормативно-правовой базы ДО.
2. Установление рациональной организационной структуры и определяемого числа работников СДОУ, а также систем взаимосвязи с другими структурными подразделениями.
|
|
|
3. Упорядочение форм и состояния документации, технологий ее подготовки и оформления.
4. Внедрение рационального порядка прохождения и обработки документов.
5. Развитие, разработка, интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документов.
6. Создание механизма дальнейшего развития ДОУ, повышения квалификации работников, ведения методической работы по вопросам ДО.
Проведение комплекса мероприятий по совершенствованию работы с документами, позволяющее оптимизировать объем создаваемой документации, унифицировать формы документов, упорядочить пути прохождения документопотоков, повысить оперативность и полноту получения и обработки документной информации.
Создание рациональных систем ДОУ оказывает положительное влияние на эффективность, стиль и методы управленческого труда, сокращает трудозатраты на нетворческие, рутинные операции, повышает уровень исполнительской дисциплины.
ДО является сферой достаточно сложной, многогранной, которая регламентируется многочисленными законодательно установленными нормами, формируются столетними традициями делопроизводства. Для подготовки и оформления документов, их учета, регистрации, контроля исполнения поиска, систематизации, хранения используются разнообразные информационные, организационно-правовые, технические, программные и др. средства.
Созданием современных систем ДОУ требует привлечения квалифицированных специалистов, владеющих вопросами документоведения, права, организации управления, системного анализа, автоматизации информационных процессов.
|
|
|
