 |
Оформление и формирование дел
|
|
|
|
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с НД. Признаки заведения дел – основные элементы формуляра документа – совокупность составных частей реквизитов документа.
Документы формируются по следующим признакам:
ü Номинальный – соединение в дела документов, имеющих одно и то же название разновидности («Приказы ректора…»).
ü Предметно-вопросный – объединение документов одного содержания («Документы по инвентаризации…», «Анализы финансово-хозяйственной деятельности организации»).
ü Авторский – документы одного автора («Правила внутреннего трудового распорядка министерства»).
ü Хронологический – документы за определенный период («Отчеты министерства о работе с кадрами за 2006 г»).
ü Корреспондентский – переписка с определенным корреспондентом.
ü Географический – содержание, автор, корреспондент связаны с определенной территорией («Отчеты предприятий Брестской области за 2006 г»).
Дело, которое сформировано по одному признаку будет ограничено его обозначением, но в практике используются несколько признаков (отчеты чьи? О чем? За какой период?).
Пример заголовка по номинальному принципу в сочетании с корреспондентским, предметно-вопросным и географическим признаками: «Переписка с филиалом предприятия в г. Молодечно об утверждении и уточнении балансов и отчетов».
При формировании дел необходимо соблюдать определенные правила:
1. Помещать в дело документы, которые по содержанию соответствуют наименованию дела по НД. Если документы, образованные в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в существующие дела, заводятся новые дела с внесением их в НД (резервные дела).
|
|
|
2. Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дел. Наиболее наглядно это можно показать на примере приказов. Так, предусматривается отдельное формирование их по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам (5 лет), по личному составу (75 лет, 3 года – в разные дела). В этих же целях при формировании приказов, поступивших из вышестоящих организаций, рекомендуется формировать их в отдельные дела: те, которые относятся к деятельности организации – постоянного хранения; те, которые присланы для сведения – отдельно.
С учетом данного требования подлинники формируются отдельно от копий. В НД предусматриваются для этого отдельные дела (хранятся 3 года). Годовые планы и отчеты формируются отдельно от полугодовых, квартальных, месячных планов и отчетов.
В порядке исключения допускается временное формирование в одно дело документов с разными сроками хранения в течении года, если они связаны с решением одного вопроса. В этом случае по окончании года эти документы расформировываются в отдельные дела по срокам хранения.
3. Рабочие варианты, проекты документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников и хранятся 1 год. Вместе с проектами в дело подшиваются и отдельные листы с замечаниями, дополнениями, предложениями к объектам. Например, штатное расписание хранится отдельно от его проектов и переписки по его составлению, уточнению и утверждению.
4. В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение не относящихся к делу документов, черновиков, копий.
5. Формируются документы только одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела (личные дела), которые включаются в опись по году заведения.
6. В каждое дело допускается формировать 250 листов. Толщина дела должна быть 3-4 см. По окончанию года указывается количество томов.
|
|
|
7. Приложения, не зависимо от их дат, присоединяются к документам тех лет, к которым относятся. Приложения большого объема (более 250 листов) могут составлять отдельный том или дело. В этом случае не документе делается отметка, что приложение к нему сформировано в отдельное дело.
8. Каждый документ, помещенный в деле, должен быть оформлен в соответствии со стандартом. В процессе передачи дел из структурного подразделения в архив это проверяется.
9. В дело должны быть сформированы только исполненные документы.
10. Следует учитывать, что и внутри дела документы располагаются в определенном порядке.
Основные принципы расположения документов в деле
1. Вопросно-логический. Документы располагаются в логической последовательности решения вопроса: в начале – инициативный документ; затем – приложения; потом – документы по решению этого вопроса.
2. Хронологический. Как правило, формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел. Принцип применяется, если дело формируется по номинальному признаку. При этом принципе документы постоянного хранения, наиболее ранние помещаются в начале дела, и не допускается обратный порядок хранения таких дел.
3. Нумерационный. Используется, когда формируемые документы имеют порядковую нумерацию. Поскольку регистрация осуществляется в течение делопроизводственного года, в следующем году дела начнутся с №1.
Следует обратить внимание на то, что при формировании дел, которые состоят из нескольких томов, в заголовках дел указываются номера документов, сформированных в данном деле.
Дело №1-2. т.1
Приказы №№1-50 ректора университета по основной работе
Начало____
Окончание _____
4. Алфавитный. Документы группируются в алфавитном порядке, как правило, по фамилии автора (в основном, обращения граждан и лицевые счета).
Обращения могут формироваться в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Повторные обращения и дополнительные документы подшиваются к данной группе документов.
В течении года документы могут формироваться по хронологическому принципу, а в конце года переформировываться по алфавитному, что облегчает поиск.
|
|
|
Если дело состоит из нескольких томов:
Дело № 5-6 т.1
Лицевые счета работников «А-М»
Дело №5-6 т.2
Лицевые счета работников «М-Я»
Оформление дел
В течение делопроизводственного года исполненные документы группируются в дела и хранятся в течение года в структурных подразделениях, где происходит подготовка дел к передаче в архив. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включающие документы по личному составу, подлежат оформлению и описанию. Личные дела и карточки считаются законченными делопроизводством со дня увольнения этих работников.
Оформление дел производится работниками СДОУ и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и оформление дел в соответствии с НД. Для этого в графе 5 НД указываются фамилии лиц, ответственных за ведение дел.
Виды работ по оформлению зависят от сроков хранения. Для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения предусмотрено полное оформление дел. Дела временного хранения (менее 10 лет) подлежат частичному оформлению.
Полное оформление предусматривает:
ü Нумерацию листов в деле;
ü Составление листа-заверителя;
ü Составление ВО в необходимых случаях;
ü Подшивку/переплет дел;
Оформление реквизитов обложки дела и внесение в них соответствующих изменений (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса, крайних дат, заголовков).
Нумерация листов
Проводится в целях закрепления порядка в деле, обеспечения его сохранности. Все листы, кроме лист-заверителя, нумеруются (в стандарте -- страницы) в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией, в правом верхнем углу, черным графитным карандашом.
Листы ВО, помещенные в начале дела, нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, самостоятельной валовой нумерацией.
При наличии иллюстративных документов их нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу листа (фото, чертеж и т.п.).
Лист любого формата, прошитый за один край, нумеруется как один лист. Если имеются сложенные листы и прошитые за середину, тогда они нумеруются отдельно.
|
|
|
Имеющиеся в деле листы с наглухо наклеенным документом нумеруются как один лист, но при этом в листе-заверителе дела указывается общее количество наклеенных фото и номера листов, на которых они расположены.
Сложенные листы А3 и А2 разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу.
Лист и наклеенный к нему одной стороной документ (резолюция) нумеруются как два самостоятельных листа или при креплении другим способом.
Подшитые конверты с надписями, нумеруются. Каждое вложение нумеруется вслед за конвертом.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (доклад, отчет) могут сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Листы, служащие разделителями между документами, подшитыми в дело, нумеруются, если на них имеются соответственные отметки. Например, «Документы к пятому вопросу повестки дня заседания правления банка».
Чистые листы, служащие разделителями не нумеруются. Например, если в одно дело подшито несколько дел, пронумерованных сквозной нумерацией, чистые листы не нумеруются, если на них нет отметок.
Когда при нумерации было допущено большое количество ошибок, листы нумеруются заново. При перенумерации старые номера зачеркиваются одной косой чертой, а рядом ставятся новые (20 25). В этом случае составляется новый лист-заверитель, который помещается в конце дела. Сведения в старом листе-заверителе зачеркиваются, но этот лист-заверитель сохранятся в деле.
При наличии отдельных ошибок при нумерации допускается употребление литерных номеров. При этом на непронумерованном листе ставится номер предыдущего листа с буквой (4а,4б). При повторе одного номера на нескольких рядом расположенных листах также добавляется буква. Иногда при нумерации отдельные листы оказываются пропущенными. В этом случае номера пропущенных листов указываются в листе-заверителе дела.
Эти недочеты отражаются в листе-заверителе.
Лист-заверитель дела №2-3
В деле подшито и пронумеровано 100 (сто) листов+5 листов внутренней описи.
В том числе
литерные 26а , 30а
пропущенные 50, 95
Количество листов ВО указывается в листе-заверителе после общего количества листов через знак «+».
Последние изменения состава и состояния дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответственный документ. Как правило, заверительная надпись оформляется на листе А4. В книгах заверительная надпись указывается на оборотной стороне последнего чистого листа. В картотеке – на отдельном чистом листе формата карточки.
|
|
|
Лист-заверитель подписывается составителем, который проставляет на нем дату составления.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку или чистый оборот листа документа.
В тех случаях, когда дело уже подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
ПОДШИВКА (ПЕРЕПЛЕТ) ДЕЛ
Все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются в 4 прокола, суровой нитью в обложку или переплет с учетом возможности свободного чтения, изымаются все металлические предметы.
Удостоверения и т.п. вкладываются в конверт, который подшивается в дело или приклеивается к внутренней стороне обложки. В таком деле наличие невостребованных документов оговаривается в листе-заверителе. При наличии большого их количества они изымаются и могут быть объединены в одно дело. В таком виде они формируются в алфавитном порядке по фамилии владельца.
Если в одно дело формируются несколько дел, рем оформляются по году увольнения.
Карточки Т2 подшиваются в алфавитном порядке и составляется только лист-заверитель. Запрещено подшиваться в личное дело личные карточки!
Лицевые счета формируются в алфавитном порядке и подшиваются с листом-заверителем за каждый год отдельно.
Не подшитыми, но помещенными в папки с клапанами, разрешается хранить состоящие из ценных или неформатных документов (приложения к основному документу, подшивка которых затруднена) дела.
Невостребованные трудовые книжки кладутся в конверт и помещаются в папку с клапанами с листом-заверителем и включаются в опись по личному составу. Может составляться ВО, в которой указано количество внесенных в нее трудовых книжек.
ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛА
На обложке указывается наименование вышестоящей организации в именительном падеже, самой организации (И.п.), структурного подразделения (в И.п.), индекс дела по НД, номер тома, заголовок, дата (крайние даты), количество листов, срок хранения, архивный шифр по годовому разделу сводной описи дел.
Если названия организаций имеют официально принятые сокращения, они указываются в скобках в именительном падеже. Если название меняется в течение периода, охваченного документами дела, то на обложке указываются оба названия: прежнее название берется в скобки, а новое пишется над ним. Зачеркивать не следует.
Если дело в течении года было заведено в одной организации, а закончено в другой, то на обложке предусматривается место для написания наименования архива, в который документы были приняты на хранение (сверху).
Заголовки дел и индексы переносятся на обложку из утвержденной НД. Если заголовок по НД не отражает реального содержания документов в деле, в него вносятся уточнения (как правило, приказов и протоколов): номера документов, подшитых в данном деле («Приказы №1-100 по основной деятельности. Т.1.»).
В заголовках дел, содержащих копии документов, после точки с прописной буквы указывается копийность документов (в одной строке с заголовком): «Приказы по основной деятельности. Копии». Подлинность не оговаривается.
При формировании дел более 250 листов указываются тома. На обложку должно выноситься указание номера тома: «Дело №3-5. т.1».
В заголовках дел, содержащих личные дела, счета, личные карточки, выносятся крайние начальные буквы фамилий работников в алфавитном порядке.
Индексом личного дела является порядковый номер по книге учета личных дел.
Дата пишется арабскими цифрами. Определение даты заведения и окончания проводится в строгом соответствии с документами, находящимися в деле. Датами заведения/окончания переписки считаются самые ранние и поздние даты регистрации: Начато _____
Окончено _____
Дела с нормативными и плановыми документами датируются по дате их утверждения.
Дела с протоколами, в т.ч. и сформированные вместе с документами коллегиальных органов, датированные с учетом проставления дат как протоколов, так и прилагающихся к ним документов.
Отчетная документация датируется по дате составления.
При оформлении дела, состоящего из нескольких томов, на обложке указывается начало и окончание каждого тома.
Если дело является журналом (книгой) регистрации, то датой будут календарные даты первой и последней записей в журнале.
Датами личных дел являются даты о подписании приказа о приёме и увольнении. Если несколько личных дел сформированы в одно, то указывается только дата увольнения. Точно так же проставляется дата и при оформлении личных карточек уволенных работников.
Дата может не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы, отчеты, т.к. их даты могут отражаться в заголовках. Иногда в деле могут отлаживаться документы с более ранними датами, чем даты всех остальных документов, находящихся в деле. В этом случае после указания на обложке крайних дат, с новой строки делается запись «Имеется документ за 20.01.2010».
Если дата или отдельные элементы определены приблизительно, указаны на основании содержания документа либо дата, другие элементы сомнительного происхождения, ставится знак «?» либо дата/ее части берется в квадратные скобки: [не ранее 2006 г.],[не ранее 25.08.2012 г],15.[12]. 2012.
В том случае, если дело было начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются 3 даты:
ü заведения в первой организации Начато: 01.12.2012
ü поступления в другую 10.05.2012
ü окончания дела Окончено: 31.12.2012
Количество листов выносится на обложку из листа-заверителя: «на 150 л.».
Срок хранения переносится из соответствующей НД: «Хранить…»
Полностью оформляются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения через год после завершения их в делопроизводстве и переданные по описи из структурных подразделений в архив организации. В архиве на основании описей структурных подразделений в течении следующего года составляются годовые разделы сводных описей дел организации.
При внесении дел в сводную опись каждому из них присваивается порядковый номер, под которым дело числится в архиве (фонд, опись, дело). После включения дела в опись в ведомственном архиве проставляется архивных шифр, номер фонда, номер описи номер дела по годовому разделу сводной описи дел.
Обложка оформляется в течение 3 лет: после заведения де по НД, по окончанию делопроизводственного года и после составления сводной описи. На обложке отражается установленный порядок хранения дела, суть которого заключается в следующем: за минусом 2 делопроизводственных лет дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу дела хранятся полностью оформленными и учтенными по описям.
Дела временного хранения (менее 10 лет) подлежат частичному оформлению. Допускается их не систематизировать, не нумеровать, не подшивать, не составлять лист-заверитель, крайние даты не выносить, а только годы, за которые сформированы документы. Все надписи делаются светостойкими чернилами, тушью.
|
|
|
