 |
Оформление реквизитов документов
|
|
|
|
3.3.1. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на верхнем поле документа (письмо, постановление, распоряжение, протокол и др.).
3.3.2. Наименование организации указывается в полном соответствии с положением о ней (или уставом).
3.3.3. Справочные данные об организации включают почтовый, электронный адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на бланках служебного письма, справок.
3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмотренным УСОРД.
3.3.5. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год - четырьмя арабскими цифрами.
Например: 05.01.2004. Допускается оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например: 8 апреля 2004 г.
3.3.6. Подпись документа
Документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются руководителем, а в его отсутствие - исполняющим обязанности руководителя. Документы, направляемые сторонним Организациям, подписываются руководителем или его заместителем. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.
|
|
|
Например: Начальник управления Подпись Г.В. Петров.
Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности вошедших в нее лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лица- ми их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности. При подписании.документа несколькими лицами равных должностей их подписи; располагаются на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.
3.3.7. Согласование документа
При необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри организации, так и вне ее.
Гриф согласования документа оформляется ниже подписи должностного лица, подписавшего документ, и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», указания должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организаций), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Глава территориальной администрации
_________________________ района
наименование района
Личная подпись А.С. Сидоров
Дата
При внешнем согласовании подпись заверяется печатью.
Если согласование осуществляется письмом, протоколами и др., гриф согласования необходимо оформить следующим образом:
|
|
|
СОГЛАСОВАНО
Письмо Сибирской академии
государственной службы
от 10.02.2004 №305/10
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ученого совета
Сибирской академии государственной
Службы
от 15.03.2004 №12
3.3.8. Согласование проектов документов
Оформляется, путем визирования должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего. Например:
Начальник контрольно-правового управления
Личная подпись В.А.Петров
20.01.2004
При наличии замечаний к документу визу необходимо оформить следующим образом:
Замечания прилагаются
Личная подпись А.П.Аксенов
12.02.2004
или Замечания прилагаются
Начальник финансового управления
Личная подпись Г.В.Иванов
20.02.2004
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
3.3.9. Утверждение документа
Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями.
Грифы утверждения оформляются следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
_________________ района
наименование
Личная подпись И.И. Завьялов
01.12.2004
или
УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН
Постановлением главы
администрации _______ района
наименование
от 20 01.2004 №45
3.3.10. Адресование документа
Документы адресуются в организации, их структурные Подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:
Администрация ____________области
наименование
Контрольно-правовое управление
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:
Министерство образования РФ
Управление делами
Главному специалисту
А.В. Григорьеву
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.
|
|
|
Например:
Главе администрации
____________ области
наименование
И.И. Иванову
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия необходимо указывать обобщенно. Например:
Руководителям предприятий
Новосибирской области
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например:
Редакция газеты
«Советская Сибирь»
ул. Немировича-Данченко, 102
г. Новосибирск, 630105
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.
Адрес не проставляется на документах в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам.
Слово «Копия» в адресате не указывается.
3.3.11. Резолюция
В резолюции дается указание на исполнение документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы:
фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, указана в резолюции первой.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
3.3.12. Оформление приложений к документу. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется следующим образом:
Приложение: на 12 л. в 4 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого. Например:
Приложение: 1. Положение о комитете по начальному
профессиональному образованию - на 6 л. в 1 экз.
2. Положение об отделе воспитательной работы vi социальной
защиты комитета - на 4 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. 1
При наличии нескольких приложений они нумеруются,
|
|
|
Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:
Приложение 2
к постановлению главы
администрации
от 12.02.2004 №205
3.3.13. Отметка об исполнителе включает фамилию и инициалы исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
М.В. Кирсанова
17 33 55
Такая отметка обязательна в служебных письмах, кроме инициативных писем, направляемых в вышестоящие организации.
|
|
|
