 |
Вопрос. Контроль исполнения документов
|
|
|
|
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документа возлагается на контрольную службу ДОУ.
5.1. Сроки исполнения документов
Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления.
Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.
Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Изменения вносятся в регистрационную карточку.
Документ считается исполненным и снимается с контроля поте выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
5.2. Система учета контрольных документов
Контроль исполнения документа строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год; по заданиям последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; по заданиям текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
|
|
|
Справки о состоянии исполнительской дисциплины составляются не реже одного раза в месяц. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа. Для удобства работы исполнители могут завести папки для исполнения документов: «Срочно», «На подпись», «На отправку» (или это ввести в программу компьютера).
Вопрос. Номенклатура дел
Эффективность организации оперативного хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Под номенклатурой дел понимают систематизированный в соответствии с потребностями предприятия перечень заголовков дел, содержащий сведения о сроках их хранения.
Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, а в конечном счете для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними. Общий порядок действий сотрудников служб ДОУ при разработке номенклатуры дел предприятия предусматривает (рис. 1.10)
· изучение требований документов, регламентирующих порядок и правила составления номенклатуры дел;
· изучение содержания номенклатур дел структурных подразделений предприятия;
· систематизацию заголовков дел;
· определение сроков хранения дел;
· согласование проекта номенклатуры дел предприятия;
· утверждение номенклатуры дел руководителем предприятия;
· тиражирование номенклатуры дел предприятия;
· последующее хранение и работа с номенклатурой дел предприятия (до момента ее пересоставления и переутверждения).
Номенклатура дел предприятия составляется уполномоченными сотрудниками отдела хранения документов службы ДОУ на основе сведений о составе номенклатур дел структурных подразделений предприятия. При составлении номенклатуры дел предприятия следует также руководствоваться сведениями о составе типовых и примерных номенклатур дел.
|
|
|
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, формирование и ведение которых обусловлено характером деятельности предприятия. Заголовки дел группируются в разделы по функциональному признаку, например: «Переписка по договорам за текущий год», «Переписка по персоналу», «Переписка с МНС» и т. п. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь номер. При образовании в деле нескольких томов номер дополняется отметкой о нумерации тома, например «Дело №25, том I» и т. д.
На этапе подготовки проект номенклатуры дел предприятия подлежит согласованию с экспертной (экспертно-проверочной) комиссией (ЭК, ЭПК) того ведомственного (государственного) архива, в который поступают документы предприятия по истечении сроков оперативного хранения, не подлежащие уничтожению. Согласованный проект номенклатуры дел предприятия утверждается его руководителем и вводится в действие, как правило, с 1 января. В дальнейшем номенклатура дел предприятия подлежит ежегодному пересоставлению (уточнению) и переутверждению. В течение года в нее могут вноситься необходимые уточнения, изменения и дополнения, заверяемые подписью начальника отдела делопроизводства службы ДОУ.
Утвержденная номенклатура дел предприятия тиражируется в обходимом количестве экземпляров. Контрольный (как правило, первый) экземпляр номенклатуры дел предприятия постоянно хранится в отделе хранения документов службы ДОУ, второй (третий и последующие) — используются в отделах службы ДОУ в качестве рабочих экземпляров.
Кроме того, один экземпляр передается для сведения в ведомственный (государственный) архив, с ЭК (ЭПК) которого производилось согласование проекта номенклатуры дел предприятия. При необходимости выписки из номенклатуры дел предприятия передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия.
Примерная форма номенклатуры дел предприятия представлена на рис. 1.11
|
|
|
