Требования оформления и утверждения «инструкции».

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, об­щественные объединения действуют на основе устава.

Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность орга­низаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в оп­ределенной сфере государственной или хозяйственной деятельно­сти. Существуют, например, Устав добровольного спортивного об­щества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с огра­ниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятель­ности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).

Общие уставы утверждаются высшими органами государствен­ной власти и управления, а уставы общественных организаций при­нимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими орга­нами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администра­циями, частных —- соответствующими владельцами, коллектива­ми, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие рек­визиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрирова­но). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разде­лы, как общие положения, основные функции, права и обязаннос­ти, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хо­зяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрыто­го либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добав­ляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный ка­питал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формиро­вание фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя. Образец оформления уставов приведен в прилож. 6.1.

Положение — это нормативный акт, устанавливающий поря­док образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Поло­жение об общем отделе администрации области и т.д.) либо струк­турного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность орга­низационных, трудовых и других отношений по конкретному воп­росу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государствен­ных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее много­численны разновидности положений о проведении конкурсов, смот­ров и т.д.).

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые раз­рабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (пре­амбула), основные функции, права, порядок образования и орга­низации работы и др. в зависимости от характера положения.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организа­ции, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наи­менование вида документа, место издания, гриф утверждения, за­головок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании. Образцы положения даны в прилож. 6.2.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждения­ми-разработчиками.

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государ­ственного управления (или утверждаемый его руководителем) в це­лях установления правил, регулирующих организационные, науч­но-технические, технологические, финансовые и иные специаль­ные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан*. Инст­рукции издаются также в целях разъяснения и определения поряд­ка применения законодательных актов и распорядительных доку­ментов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (на­пример, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате Ад­министрации Новосибирской области», «Должностная инструкция ин­спектору по контролю...»).

Текст инструкции разбивается по определенной логической схе­ме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начи­нается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера. Инструкция является докумен­том постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими рас­порядительное значение, типа «должен», «следует», «необходи­мо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запре­щается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (на­пример, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и органи­заций должны систематически анализировать, обобщать предложе­ния, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...») или в безличной форме (например, «Повторным пред­ложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении при­сваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регист­рационные индексы первого предложения, заявления, жалобы...»).

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно ру­ководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок вве­дения инструкции, перечисляются необходимые организацион­ные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Например: в распоряжении главы Администрации Новосибир­ской области от 01.03.93 № 90-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству» присутствует такой текст:

«В целях упорядочения работы с документами, совершенство­вания делопроизводства в аппарате администрации области:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате ад­министрации области.

2. Общему отделу Администрации (Кирсанова М.В.) обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства в аппа­рате администрации и установить контроль за соблюдением тре­бований Инструкции».